Configuración de organización - Panel de control de Zoho Mail

Ajustes de la organización

El administrador puede controlar los parámetros de toda la organización en la configuración de la organización. Configuración de correos electrónicos salientes de toda la organización, como agregar una Exención de responsabilidad de dominio y Claves de dominio, también están disponibles en la configuración de la organización.  

Sincronizar contactos de la organización para EAS

Cuando se crean usuarios o grupos en una organización, sus direcciones de correo electrónico y los detalles en su cuenta de Exchange se agregan automáticamente a los contactos de la organización o libreta de direcciones global. Las direcciones de correo electrónico aparecerán automáticamente en el autorrelleno y su libreta de direcciones cuando los usuarios redactan correos electrónicos. 

Cuando los contactos del usuario se sincronizan mediante Active Sync, los contactos de la organización también se pueden sincronizar con los dispositivos.  El administrador puede optar por habilitar o deshabilitar la sincronización de contactos de organizaciones para la sincronización activa en un dispositivo móvil en la sección. 

  1. Inicie sesión en el panel de control de Zoho Mail.
  2. Haga clic en Control Panel (Panel de control), seleccione Organization Settings (Configuración de la organización), y seleccione General (General)
  3. Seleccione Enable/Disable (Habilitar/Deshabilitar) en Sync Org Contacts for EAS (Sincronización de contactos de la organización para EAS) para sincronizar los contactos de la organización a los dispositivos móviles de los usuarios. 

Los contactos de la organización o de la libreta de direcciones global estarán disponibles para los contactos de dispositivos móviles para los usuarios si la configuración está habilitada. De lo contrario, los usuarios podrán sincronizar solo los contactos personales mediante Exchange Active Sync (Sincronización activa de Exchange) para móviles. 

Filtro de correo no deseado de la organización

Los filtros de correo no deseado en Zoho Mail analizan los correos electrónicos a diversos niveles. Hay algunas listas negras universales, que se basan en ciertas direcciones IP que tienen contenido clasificado como correo no deseado. Un correo electrónico se puede clasificar como correo no deseado si llega desde una dirección IP en la lista negra o aparece como un dominio de correo electrónico falsificado, o si el contenido del correo electrónico coincide con los patrones de suplantación de identidad o correo no deseado. Esto se realiza para garantizar la seguridad de su cuenta y para luchar contra el correo no deseado. 

Sin embargo, el administrador puede elegir el nivel de filtrado de correo no deseado que se requiera para toda la organización. Existen diferentes niveles de opciones de control de correo no deseado disponibles para elegir. La clasificación de correo no deseado se puede desactivar completamente o configurar a otros niveles intermedios.

  • Off (Desactivado): el filtrado de correo no deseado está desactivado para todos los usuarios de la organización y todos los correos electrónicos se entregarán a la carpeta Inbox (Bandeja de entrada).
  • Content only (Solo contenido): el contenido del correo electrónico solo se procesará para el correo no deseado. La dirección IP de origen o los remitentes no se procesarán para correo no deseado. Asimismo, no se realizará la validación de SPF y el filtrado de correo no deseado se realizará únicamente según el contenido de los correos electrónicos. El correo electrónico se moverá a correo no deseado, solo si el contenido se considera correo no deseado. El contenido del correo no se revisará en busca de correo no deseado.
  • Sender only (Solo el remitente): se verificará el remitente del correo electrónico, el dominio o la IP de origen en las listas negras personalizadas de nuestros filtros contra los correos no deseados y, de acuerdo con eso, el correo electrónico se clasificará como correo no deseado o deseado. En este caso, incluso si falla SPF para el remitente, el correo electrónico se marcará como correo deseado. 
  • Sender and Headers (Remitente y encabezados): los correos electrónicos se clasificarán como correo no deseado según el remitente, la validación de SPF/clave de dominio y según los datos de los encabezados del correo electrónico; se verificará la dirección IP en la lista negra. El contenido del correo no se revisará en busca de correo no deseado.
  • Complete (Completo): los correos electrónicos se procesarán en búsqueda de correos no deseados, según las rutinas normales y nuestros filtros de correos no deseados clasificarán los correos electrónicos como correo deseado o no deseado.

Seleccione la opción preferida de la lista y haga clic enSave (Guardar).

Nombre de visualización preferido y formateo de correo electrónico

En la configuración de la organización, puede elegir el formato preferido para mostrar un nombre de usuario y el formato en el que desea que se cree la dirección de correo electrónico. 

Formato de visualización del nombre: 

  • Si desea que aparezca el nombre seguido por el apellido, seleccione la opción (First Name) Nombre, (Last Name) Apellido.
  • Si desea que aparezca el apellido seguido por el nombre, seleccione la opción (Last Name) Apellido, (First Name) Nombre.

Seleccione una de las opciones disponibles y haga clic enSave (Guardar).

Los nombres de los usuarios de su organización se mostrarán en el orden preferido en la sección User Details (Detalles del usuario).

Formato de correo electrónico preferido: 

Cuando introduce el nombre y el apellido en la sección User Details (Detalles del usuario), se rellenará automáticamente una dirección de correo electrónico en el campo dirección de correo electrónico basado en el formato preferido.

Este formato también se tomará en cuenta si importará los detalles de usuario a la cuenta de su organización. Si se presentan los campos First Name (Nombre) y Last Name (Apellido), pero no se presenta el campo Username (Nombre de usuario), se creará una dirección de correo electrónico para cada usuario basado en el formato dado.

Vaya aOrg Settings (Configuraciones de la organización) >General (General) > Preferred Email Format (Formato de correo electrónico preferido), y haga la selección preferida de los tres campos de las listas desplegables y haga clic en Save (Guardar).

Recepción general

La cuenta "Catch All (Recepción general)" se refiere a una cuenta común o buzón que, como sugiere el nombre, recibe todos los correos electrónicos enviados a direcciones de correo electrónico inexistentes del dominio. Por lo general, se puede utilizar una cuenta de recepción general para no perderse los correos electrónicos que tengan direcciones de correo electrónico de los destinatarios mal escritas. Cuando se configura, no se rebotarán los correos electrónicos enviados a cualquier dirección de correo electrónico errónea relacionada con el dominio. Incluso las direcciones de correo electrónico a direcciones de correo electrónico "no existentes" o "no válido" del dominio se entregarán a la cuenta "Recepción general" configurada. La opción "Catch All (Recepción general)" ayuda a desalentar los correos no deseados enviados usando el método de fuerza bruta para clasificar las direcciones de correo válidas y no válidas de un dominio mediante el rastreo de los correos electrónicos entregados y devueltos.

Por ejemplo, si un correo se dirigió a abc_d@yourdomain.com en vez de abc.d@yourdomian.com, no se devolverá el correo electrónico. Se enviará al buzón de recepción general. El administrador o el usuario de la cuenta de recepción general puede validar fácilmente y enviar el correo a abc.d@yourdomain.com.

Pasos para configurar la dirección del correo de "Recepción general":

Puede configurar una cuenta existente como Catch All (Recepción general) en Zoho Mail. Si desea utilizar una cuenta exclusiva, cree una cuenta desde la sección User details (Detalles del usuario) y continúe con los siguientes pasos. 

  1. Inicie sesión en https://www.zoho.com/mail
  2. Haga clic en Control Panel (Panel de control), seleccione Org Settings (Configuración de la organización), y elija Catch All (Recepción general)
  3. Haga clic en Agregar recepción general
  4. Seleccione el dominio en la lista desplegable
  5. Proporcione la cuenta de la organización que desee agregar como dirección de Catch All (Recepción general).

Si tiene varios dominios, repita los pasos para cada dominio. Puede configurar la misma cuenta como recepción general para todos los dominios. 

Correo de notificación

De forma predeterminada, cualquier alerta del servidor relacionada con la organización se envía a la cuenta de superadministrador registrado con Zoho. En una configuración de empresa, podría haber un requisito para que se transmitan las alertas a una dirección de correo electrónico diferente sin cambiar la cuenta de superadministrador. Esto se puede configurar en esta sección. 

Puede configurar distintas direcciones de correo electrónico para la notificación de cada dominio. 

Pasos para configurar la dirección del correo de "Notificación":

Para configurar una dirección de correo electrónico como dirección de correo electrónico "Notification (Notificación)", ya la debería haber configurado como una cuenta basada en un dominio en Zoho Mail. 

  1. Inicie sesión en https://www.zoho.com/mail
  2. Haga clic en Control Panel (Panel de control), seleccione Org Settings (Configuración de la organización), y elija Notification (Notificación)
  3. Haga clic en Agregar notificación
  4. Seleccione el dominio en la lista desplegable
  5. Proporcione la cuenta de la organización que desee agregar como la dirección de Notificación.

Si tiene varios dominios, debe repetir los mismos pasos para todos los dominios, ya que la notificación puede ser específico del dominio. También puede configurar la misma cuenta como dirección de correo electrónico de notificación para todos los dominios. Si no se especifica la dirección de correo electrónico de notificación, los correos electrónicos de notificación se envían a la dirección de correo electrónico del superadministrador por defecto.

S/MIME

Las extensiones de correo de internet multipropósito/seguras (S/MIME) ofrecen autenticidad y protección a sus correos electrónicos en firmas digitales y encriptado del contenido del correo electrónico. S/MIME se basa en la criptografía asimétrica y utiliza claves públicas y privadas con el fin de firmar digitalmente o encriptar sus correos electrónicos. 

Firma digital: el correo electrónico enviado por un usuario está firmado digitalmente con la clave privada del usuario. Le brinda autenticidad a sus correos electrónicos probando la propiedad.

Encriptado de correo electrónico: el contenido de los correos electrónicos está encriptado con la clave pública del usuario, asegurando así, que el correo electrónico solo es leído por el personal autorizado que cuenta con su clave pública.

Habilitar S/MIME 

  1. Inicie sesión en el panel de control de Zoho Mail.
  2. Vaya aControl Panel (Panel de control) >>Organization Settings (Configuración de la organización) >>General (General)
  3. Utilice la opción ON/OFF (Activar/Desactivar) S/MIME para habilitar S/MIME para su organización. 

Se habilitará S/MIME para su organización. Puede marcar el cuadro Allow users to upload their own certificates (Permitir a los usuarios cargar sus propios certificados) junto a la opción si desea que sus usuarios carguen sus propios certificados.

Agregar certificados específicos de usuario

Los administradores y superadministradores pueden agregar certificados S/MIME para los usuarios desde el Control Panel (Panel de control). 

  1. Inicie sesión en mailadmin.zoho.com
  2. Vaya a Control Panel (Panel de control) >> Mail Accounts (Cuentas de correo)
  3. Desde la lista de usuarios, haga clic en el usuario para el que desea cargar certificados.
  4. En la sección S/MIME, haga clic en Add (Agregar) para cargar un certificado para el usuario.
  5. Seleccione la dirección de correo electrónico asociada desde la lista desplegable, cargue el certificado e introduzca la contraseña.
  6. Haga clic en Upload (Cargar).

Se cargará el certificado seleccionado para la dirección de correo electrónico especificada del usuario. Se pueden cargar un total de cinco certificados para una dirección de correo electrónico particular. Uno de los cuales está activo en cualquier momento.

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