Configuración de grupo personalizada - Opciones avanzadas

Personalización de la configuración del grupo

Lista de grupos

Puede ver una lista de todos los grupos creados en su organización; para ello, inicie sesión en mailadmin.zoho.com y vaya a la sección Grupos. Como alternativa, también puede acceder al menú Grupos mediante este enlace.

Puede buscar grupos específicos en la barra de herramientas de búsqueda en la esquina superior derecha de la página Grupos.

En caso de tener varios dominios configurados para su organización, verá una opción de Filtro junto a la barra de herramientas de búsqueda. Haga clic en la lista desplegable junto al ícono de filtro para ver los dominios enumerados. Puede hacer clic en cualquier dominio para ver los grupos relacionados.

Opciones de listado de grupos

Zoho Mail ofrece muchas opciones en la página de listado de grupos, lo que facilita la realización de ciertas funciones en los grupos. Puede agregar nuevos grupos, exportar detalles de los grupos, aplicar políticas de correo electrónico y eliminar grupos.

Nota:

  • Los detalles de los grupos exportados se guardan como archivo .cvs. Durante la exportación, puede encriptar el archivo .cvs con una contraseña si marca la casilla Encrypt with Password (Encriptar con contraseña) en el mensaje emergente Encriptado de la contraseña.
  • El archivo CSV se exportará como archivo ZIP. Debe descomprimir el archivo exportado para acceder al archivo CSV.

Agregar grupo:

Puede utilizar la opción Add Group (Agregar grupo) para agregar grupos a la organización. Puede elegir los detalles del grupo y agregar el grupo.

Exportar grupo(s):

En caso de que necesite exportar detalles de los grupos, puede hacer uso de la opción Export Groups(s) (Exportar grupo(s)) desde la página de listado de grupos. Verá tres opciones en el menú de exportación.

  1. Si hace clic en la opción Export Group (Exportar grupo), todos los grupos asociados a su organización se exportarán como archivo .csv.
  2. Si seleccionó ciertos grupos con la casilla de verificación y hace clic en la opción Export Group (Exportar grupo), verá la opción adicional Export selected Groups (Exportar grupos seleccionados). De esta manera, se exportarán solo los grupos que haya seleccionado.
  3. Si filtró grupos por dominio y luego seleccionó la opción Export Group (Exportar grupo), verá la opción adicional Export all filtered Groups (Exportar todos los grupos filtrados). Así se exportarán todos los grupos creados para el dominio seleccionado.

Aplicar política:

Puede aplicar políticas de correo electrónico a los grupos de la lista. Cuando haga clic en esta opción, se mostrarán todas las políticas configuradas. Puede seleccionar la política requerida y aplicarla a los grupos de la lista. También puede agregar una política nueva; para ello, haga clic en la opción Add New (Agregar política nueva) en el listado.

Eliminar:

Puede seleccionar grupos con la casilla de verificación correspondiente y hacer clic en la opción Delete (Eliminar) del menú superior.

Detalles del grupo

Desde la página de listado de grupo, puede hacer clic en un grupo en particular para ver los detalles específicos de un grupo. 

Grupos de Zoho Mail

Creación de alias de los grupos:

  1. Inicie sesión en mailadmin.zoho.com
  2. Vaya a la pestaña Groups (Grupos) y seleccione General.
  3. En la opción de ID de correo electrónico del grupo, haga clic en Create Mail Alias (Crear alias de correo).
  4. Introduzca las direcciones de correo electrónico en la ventana emergente, seleccione el dominio correspondiente de la lista desplegable y haga clic en Ok (Aceptar). 

Miembros del grupo

Los administradores o los moderadores del grupo pueden agregar miembros al grupo. El administrador puede cambiar la información detallada sobre la configuración de los miembros o cambiar su función en la sección de miembros.

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail como Administrador o Moderador del grupo. 
  2. Seleccione Panel de control >> Groups (Grupos) si usted es un administrador.
  3. Seleccione el grupo para el que desea gestionar miembros.
  4. Seleccione la pestaña Members (Miembros) para ver la lista de miembros en el grupo.
  5. Las opciones para añadir nuevos miembros al grupo está disponible en el panel de la derecha. 
  6. Haga clic en "Select and add users from Org (Seleccionar y añadir usuarios desde la organización)" para ver y seleccionar a los usuarios desde una ventana emergente.
  7. Puede hacer clic en "Select all members from the Org (Seleccionar a todos los miembros desde la organización)" para seleccionar a todos los usuarios de la organización al grupo. Le recomendamos que verifique si desea que todos los miembros de la organización se agreguen al grupo antes de utilizar esta opción. 
  8. También puede proporcionar las direcciones de correo electrónico de los usuarios, separadas por coma, para agregar usuarios por sus direcciones de correo electrónico directamente.
  9. Cuando agregue miembros externos a los grupos, el miembro externo recibirá un correo electrónico de confirmación para aceptar la membresía al grupo.  

Editar detalles de los miembros del grupo

Una vez que haya agregado todos los usuarios a un grupo, puede realizar acciones como cambiar funciones, eliminar de forma masiva a usuarios, etc.

Cambiar función:

Puede seleccionar algunos de los miembros del grupo y asignar una función específica.

  1. Seleccione a los usuarios cuyas funciones del grupo le gustaría cambiar.
  2. Haga clic en la lista desplegable Change Role (Cambiar función), y seleccione la función necesaria. 

Vista:

En general, aparecen todos los miembros del grupo al ver los detalles del grupo.

Si desea ver a los moderadores o a los miembros del grupo solos en esa vista, haga clic en la opción View (Vista) y elija a los Moderators, Members (Moderadores, Miembros) Pending Invitations (Invitaciones pendientes) desde el listado.

Exportación:

Puede exportar los detalles del grupo para algunos de los miembros. Elija la opción Export (Exportación) y elija si desea exportar los detalles de todos los usuarios, miembros o moderadores. Los datos correspondientes se exportarán en un archivo .csv.

Nota:

  • Los detalles del miembros del grupo exportados se guardan como archivo .csv. Durante la exportación, puede encriptar el archivo CSV con una contraseña si marca la casilla Encriptar con contraseña en el mensaje emergente Encriptado de la contraseña.
  • El archivo CSV se exportará como archivo ZIP. Debe descomprimir el archivo exportado para acceder al archivo CSV.

Eliminar usuarios:

Seleccione un grupo de usuarios de la lista y haga clic en la opción Remove (Eliminar) para quitar a los usuarios seleccionados del grupo.

Listado de grupos en los Detalles del usuario:

Se mostrará una lista de todos los grupos de los que es parte un usuario en la sección de Detalles del usuario del miembro específico.

Para ver los grupos a los que pertenece un usuario, siga estas instrucciones:

  1. Inicie sesión en mailadmin.zoho.com
  2. Vaya a la sección User Details (Detalles del usuario) y seleccione el usuario correspondiente.
  3. Seleccione la pestaña Cuentas de correo.
  4. En Member of (Miembro de), podrá ver todos los grupos a los que pertenece el usuario seleccionado.
  5. Si desea agregar este usuario a un grupo, haga clic en la opción Add Group (Agregar grupo).
  6. Se mostrarán todos los grupos que se han creado en la organización.
  7.  Seleccione las casillas de verificación en los grupos pertinentes y haga clic en Add (Agregar).

Moderaciones de correo

Cuando los grupos son grupos moderados o grupos privados/de organización con restricciones, los correos electrónicos se retendrá para su moderación, en función de los permisos y la configuración de entrega del grupo. Los moderadores del grupo o los administradores de la organización pueden moderar el grupo para borrar los correos electrónicos retenidos para moderación. 

Los correos electrónicos que aparecen resaltados son posibles correos no deseados y se indican mediante el ícono de correo no deseado. Los encabezados de correo electrónico aparecerán en una ventana emergente si hace clic en la columna From (Desde). Según los encabezados, los correos electrónicos se pueden Aprobar o Rechazar.  

Configuración personalizada - Opciones avanzadas

La configuración avanzada para el grupo se puede utilizar para personalizar las opciones de Entrega de correo electrónico, Configuración de notificaciones, opciones del Tipo de grupo (Nivel de acceso). El administrador también puede definir las direcciones de correo electrónico o dominios que necesitan restringirse o incluso moderarse en público u otros grupos. Además, el administrador también puede agregar los dominios o direcciones de correo electrónico externas que deben estar directamente permitidos para enviar correos electrónicos, incluso en grupos moderados. 

Configuración del nivel de acceso:

La configuración del nivel de acceso se basa en el tipo de grupo requerido para la organización. Hay opciones personalizadas disponibles para gestionar los grupos y los niveles de acceso. 

  1. Todos - Grupo público 
    • Cualquiera puede enviar un correo electrónico al grupo.
    • Todos los correos electrónicos se entregarán a los miembros del grupo. 
  2. Miembros de la organización - Grupo de la organización 
    • Solo los miembros de la misma organización pueden enviar correos electrónicos al grupo.
    • Cuando otros envían correos electrónicos a este grupo, el correo electrónico se puede moderar/devolver a los emisores, en función de la opción elegida en la sección Moderación de correos electrónicos.
  3. Miembros del grupo - Grupo privado
    • Solo los miembros del grupo pueden enviar correos electrónicos al grupo.
    • Cuando otros envían correos electrónicos a este grupo, el correo electrónico se puede moderar/devolver a los emisores, en función de la opción elegida en la sección de Moderación de correos electrónicos. 
  4. Solo moderadores - Grupo restringido
    • Solo los moderadores del grupo pueden enviar correos electrónicos directamente al grupo.
    • Cuando otros envían correos electrónicos a este grupo, el correo se moderará. Sin embargo, los permisos individuales del miembro/moderador también se pueden personalizar en la sección de miembros. 

Configuración de notificaciones:

Notify Moderator(s) when an email is held in Moderation (Notificar al/los Moderador(es) cuando un correo electrónico se mantenga en moderación): si selecciona esta opción, todos los moderadores del grupo recibirán una notificación por correo electrónico, siempre que un correo electrónico se mantenga en moderación. Los moderadores podrán ver el contenido del correo electrónico en la notificación y aprobar o rechazar los correos electrónicos. 

Notify Author when his email is rejected (Notificar al autor cuando su correo electrónico sea rechazado): si selecciona esta opción, cuando el moderador rechace un correo electrónico a un grupo moderado, el remitente recibirá una notificación por correo electrónico sobre el rechazo del correo electrónico enviado al grupo. 

Notify Moderator(s) after an email has been approved or rejected (Notificar al/los Moderador(es) después de que un correo electrónico haya sido aprobado o rechazado): cuándo hay varios moderadores en un grupo, esta opción se puede usar para saber cuando otro moderador haya aprobado o rechazado un correo electrónico que retuvo para su moderación. 

Suppress email notification on member addition or deletion (Suprimir la notificación por correo electrónico sobre la adición o eliminación de los miembros): los usuarios reciben un correo electrónico automático, cada vez que se agregan a un nuevo grupo o se eliminan de un grupo. Si se selecciona la opción, se suprimirá la notificación por correo electrónico sobre la membresía al grupo.  

Permisos y entrega de correos electrónicos:

Deliver Email only if the group email address is in To or Cc (Enviar un correo electrónico solo si la dirección de correo electrónico del grupo está en A o CC): si selecciona esta opción, los correos electrónicos con la dirección de correo electrónico del grupo en CCO se mantendrán en moderación. Solo se enviarán los correos electrónicos que se dirigen al grupo y en A/CC. 

Allow members of the group to send email using Group Email Address as From address (Permitir que los miembros del grupo envíen correos electrónicos usando una dirección de correo electrónico de grupo como dirección de remitente): en algunos casos, los miembros del grupo deben responder desde las direcciones de correo electrónico del grupo y no desde sus cuentas de usuario individuales. Esto es muy aplicable para clientes públicos orientados a grupos como soporte/ventas y grupos especializados, como el de RR. HH., redes sociales, etc. Si se selecciona la opción, la dirección de correo electrónico del grupo se agregará como dirección de remitente para todos los miembros del grupo. Cuando responda a los correos electrónicos enviados al grupo, la dirección de correo electrónico del grupo se configurará como la dirección de remitente de forma automática. 

Configuración para miembros: 

Los administradores pueden anular ciertas configuraciones para miembros utilizando la configuración personalizada para miembros del grupo. 

Después de la aprobación, seleccione "Aceptar" para permitir a los miembros enviar correos electrónicos a un grupo moderado. Haga clic en "Hold (Retener)" para conservar los correos electrónicos en moderación. 

En Send as Group (Enviar como grupo), seleccione Allowed (Permitido), para agregar la dirección de correo electrónico del grupo como un alias de correo electrónico del grupo para los miembros y para utilizarla como dirección de remitente. Seleccione Not allowed (No permitido) para no permitir al miembro utilizar la dirección de correo electrónico del grupo en la sección de dirección de remitente. 

En el caso de los miembros de grupos externos, cualquier error de 10 los inactivará. El administrador puede hacer clic en Restablecer para restablecer el recuento de errores y reactivar el envío de correos electrónicos a los miembros externos. 

Control de correo no deseado:

En el control de correo no deseado de grupos, el administrador o moderador puede agregar los dominios/direcciones de correo electrónico de la lista negra para el grupo. De manera similar, algunas direcciones de correo electrónico se pueden incluir en la lista blanca para el grupo, para que los correos electrónicos se entreguen en la Bandeja de entrada de los usuarios. 

Generalmente, la lista negra/lista blanca de la organización tiene preferencia sobre las listas negras/listas blancas del grupo/individuales. 

Pasos para definir la lista negra/lista blanca para los grupos:

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail y acceda a la configuración para grupos (desde el Panel de control/Inicio del grupo)
  2. Seleccione el ícono Edit (Editar), para cambiar la configuración del grupo 
  3. Seleccione Spam Control (Control de correo no deseado) para agregar algunos correos electrónicos/dominios a la lista blanca o lista negra.
  4. En la sección "Quick Add (Agregar rápidamente)" en la derecha, seleccione Black List (Lista negra) o White List (Lista blanca).
  5. Introduzca las direcciones de correo electrónico/dominios en el cuadro de texto
  6. Haga clic en Save (Guardar)

Permitir/rechazar listas (dirección de correo electrónico/dominios): 

Las listas blancas y negras ayudan a determinar si los correos electrónicos entrantes de los dominios/direcciones de correo electrónico específicas se deben clasificar como correo no deseado o no. Además de las listas blancas y negras, el administrador también puede agregar dominios/direcciones de correo electrónico a las listas de aceptar o rechazar. Las listas de aceptar y rechazar están disponibles para todos los tipos de grupos. 

Lista de Aceptar:  

Cuando un grupo es un grupo moderado o privado o grupos de nivel de organización, existen algunas restricciones cuando los usuarios externos envían correos electrónicos a las cuentas de grupo. Esto hace que algunos correos electrónicos se muevan a moderación cuando se envían desde dominios externos o direcciones de correo electrónico. Sin embargo, el administrador tendrá algunas excepciones, donde deben permitir automáticamente correos electrónicos desde algunas cuentas externas directamente, sin las demoras provocadas por la moderación o grupos que no reciben los correos electrónicos debido a los rebotes. 

En este caso, el administrador debe agregar la dirección de correo electrónico o el dominio a la lista de "Aceptar". 

Lista de Rechazar: 

Incluso en los casos en que se trata de un grupo público que necesita recibir correos electrónicos de todas partes, el administrador puede necesitar restringir los correos electrónicos de determinados dominios o direcciones de correo electrónico, ya sea rebotándolos o haciendo que alguien modere los correos electrónicos. Tales direcciones de correo electrónico o dominios se pueden agregar a la lista de rechazar.  

Retener para su aprobación: 

Si no está seguro de si desea rechazar los correos electrónicos desde la dirección de correo electrónico/dominio específico, y no desea enviar directamente correos electrónicos desde estas direcciones a los grupos, puede agregarlos a la lista de moderación y retenerlos para su aprobación. 

Pasos para agregar dominios/dirección de correo electrónico a las listas:

  1. Inicie sesión en el panel de control en https://mailadmin.zoho.com
  2. Haga clic en Groups (Grupos) y seleccione la pestaña Advanced (Configuración avanzada). 
  3. En las listas de Accept/Reject (Aceptar/Rechazar), seleccione "Add Email Address (Agregar dirección de correo electrónico)" o "Add domain (Agregar dominio)".
  4. Proporcione los dominios o direcciones de correo electrónico para agregarlos a la lista. 
  5. Puede agregar varias direcciones de correo electrónico o dominios separándolos con una coma.
  6. Seleccione si desea agregarlos a las listas de Aceptar/Rechazar o Retener para su moderación. 
  7. Haga clic en Add (Agregar) para completar la acción.

Opciones de correo

En esta sección se puede especificar el contenido de varios mensajes automáticos enviados a diversos usuarios activados por eventos diferentes. Los diversos eventos que activan los correos electrónicos son los siguientes:

  • Nuevo usuario agregado al grupo - correo de suscripción
  • Usuario quitado del grupo - correo de cancelación de suscripción
  • Correo rechazado por el moderador - correo de rechazo
  • Correo devuelto - correo rebotado
  • Correo recibido - acuse de recibo
  • Mensaje en la cola de moderadores - aprobación de contenido del correo
  • Enviar correo al administrador, cuando un miembro del grupo envía correo - aprobación de contenido del correo de parte de un administrador miembro 
  • Enviar correo al administrador, cuando una persona que no es miembro envía correo - aprobación de contenido del correo de parte de un administrador no miembro
  • Cuando un correo identificado como correo no deseado se encuentra en cola - texto de aprobación del correo no deseado
  • Cuando la ID de correo electrónico del grupo no está en A o CC - no está en A o Cc

En función del tipo de grupo elegido, solo algunos de los contenidos son válidos para el grupo. Proporcione contenido personalizado y haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Configuración del calendario:

La configuración del calendario de grupo lo puede alterar el Administrador del grupo desde el Panel de control. Hay varias opciones con respecto a la creación de eventos y otros niveles de acceso que tienen los miembros del grupo al calendario.

Superposición de eventos:

Puede elegir si desea permitir o no permitir varios eventos del calendario que se crearán para la misma fecha y hora. 

Permiso para invitar a usuarios externos al grupo de eventos:

Cuando se crea un evento de grupo, puede restringir a los miembros a los que se les permite ser invitados al evento. Puede establecer los permisos para que las invitaciones se envíen solo a los usuarios del grupo, a los usuarios del grupo y organización o a todos en la organización.

Aprobación del administrador para la creación de eventos:

Los miembros pueden crear eventos en los calendarios del grupo de forma predeterminada. Puede elegir si estos eventos requieren aprobación por el administrador del grupo antes de que se agregue el evento al calendario del grupo.

Compartir calendarios personales al grupo:

Los calendarios personales creados por los miembros del grupo se pueden compartir al grupo si es necesario. El permiso se puede activar, desactivar o configurar de tal forma que el calendario se comparta tras la aprobación por el administrador.

Activar/desactivar notificaciones de calendario de grupo:

Puede activar o desactivar las notificaciones de actividades tales como adición de eventos, actualización de eventos o cuando se elimina un evento de un calendario de grupo. 

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