Cuentas por pagar: retos comunes y soluciones

Las cuentas por pagar se refieren al dinero que debes a tus proveedores por los bienes o servicios que compraste a crédito. Prestar atención a este proceso es fundamental: si algo falla en tu sistema de cuentas por pagar, toda tu operación puede verse afectada.

Imagina que tu proveedor entrega los productos que solicitaste y, al revisar la factura, notas que te están cobrando más de lo acordado. Buscas la orden de compra para comprobarlo, pero no la encuentras. Resulta que uno de tus empleados se saltó el proceso de emitirla porque obtener la aprobación tomaba demasiado tiempo y no quería perder el descuento por pronto pago que ofrecía el proveedor. Ahora estás en un dilema: ¿pagas o no pagas? Un pequeño error puede desordenar todo tu sistema de cuentas por pagar y dañar la relación con tu proveedor.

Tu proceso de cuentas por pagar tiene un gran impacto en el flujo de efectivo de tu empresa. Optimizarlo también te ayuda a mantener buenas relaciones con tus proveedores, lo que puede jugar a tu favor. Si todavía no has encontrado un flujo de trabajo que funcione, aquí te contamos los problemas más comunes y cómo resolverlos. Siempre hay espacio para mejorar.

Problemas comunes en las cuentas por pagar 

1. Ingreso manual de datos 

Un proceso típico de cuentas por pagar implica ingresar los datos de la factura, obtener la aprobación y realizar el pago. Si todo esto se hace de forma manual, aumentan las probabilidades de cometer errores: cálculos incorrectos, pagos erróneos y una cadena de consecuencias negativas en tus finanzas. Corregirlos implica revisar hojas de cálculo una por una, lo cual consume mucho tiempo que podrías aprovechar mejor.

2. Gestión de facturas de proveedores 

Cuando manejas muchas transacciones y facturas, es fácil perder el control de los documentos y sus fechas de vencimiento. Si detectas una factura extraviada, puedes pedir a tu proveedor que la reenvíe, pero ¿qué pasa si ni siquiera notas que falta? Probablemente te enteres cuando el proveedor te llame exigiendo el pago. Esto puede dañar la relación, afectar tu reputación e incluso complicar futuras auditorías.

3. Falta de órdenes de compra 

Generar órdenes de compra es esencial para evitar pedidos duplicados o no autorizados. También te permiten rastrear lo que has solicitado y el monto acordado. Sin embargo, muchos negocios omiten este paso porque crear órdenes manualmente puede ser tedioso y lento.

4. Problemas en la gestión de proveedores 

Mantener una buena relación con tus proveedores es clave. Los pagos tardíos pueden hacerte perder su confianza y beneficios como plazos flexibles o pedidos urgentes. Si tu proceso es manual, puedes terminar gastando mucho tiempo en seguimientos y reparaciones de relaciones comerciales dañadas.

5. Procesos lentos e ineficientes 

Procesar las cuentas por pagar manualmente lleva tiempo. En empresas medianas, puede requerirse la aprobación de varios empleados antes de emitir un pago. Si estas aprobaciones se envían por correo o en papel, los retrasos son inevitables. Cuando finalmente se procesa el pago, quizá ya hayas perdido un descuento o incluso recibido una penalización por pago tardío. Además, la falta de reglas claras sobre qué se puede comprar, cuánto gastar y quién autoriza cada compra puede causar compras no autorizadas y afectar tu presupuesto.

6. Errores en los pagos 

¡Cuidado con los pagos duplicados! A veces los proveedores envían una segunda factura si la primera no se liquida pronto, y podrías terminar pagando ambas. Si tu empresa tiene varias sucursales, puede haber confusión sobre quién paga qué. Los pagos duplicados afectan el flujo de efectivo y, si no los detectas a tiempo, ese dinero se pierde.

7. Registros manuales 

Un estudio de CFO muestra que procesar facturas en papel aumenta hasta un 62% los costos laborales. Cada compra genera al menos dos documentos: la factura y la orden de compra; pero este número crece rápidamente. Conforme tu negocio crece, también lo hace el volumen de documentos, y con ello el problema del almacenamiento y la trazabilidad. ¿Podrías encontrar rápidamente una factura del mes pasado? Aun con buena organización, guardar, buscar y actualizar documentos físicos es tedioso y costoso. Además, el papel es vulnerable: incendios, inundaciones, daños o pérdidas pueden dejarte sin registros.

Mejores prácticas y soluciones para tus cuentas por pagar 

Si tu proceso es complejo, propenso a errores o abrumador, es momento de mejorarlo.

Automatiza tus cuentas por pagar 

La solución común a todos los problemas anteriores es la automatización. Al automatizar tu proceso, mejoras su calidad, precisión y velocidad. Dejas atrás la pérdida de facturas, los pagos tardíos o duplicados y los errores que afectan tu flujo de efectivo.

Por ejemplo, puedes eliminar la entrada manual de datos al optar por facturas digitales que se importan directamente a tu software contable. Algunos sistemas incluso permiten escanear una factura y convertirla automáticamente en una transacción registrada. Además, el software de contabilidad suele incluir recordatorios automáticos de pago, lo que evita retrasos o duplicidades. Menos tareas manuales significan menos errores.

No omitas las órdenes de compra 

Con un software contable, crear órdenes de compra es mucho más rápido. También puedes convertirlas en facturas de proveedor y vincularlas fácilmente, en lugar de buscarlas entre montones de papeles. Si el sistema lo permite, establece como obligatorio emitir órdenes de compra para cada transacción. Esto facilita el control y la verificación de las facturas recibidas.

Gestión de proveedores 

Elige proveedores confiables, revisa su eficiencia, tiempos de respuesta y disposición a negociar precios y plazos. Mantén actualizados tus contratos y acuerdos de nivel de servicio. Un portal de proveedores donde almacenes información de contacto, facturas y notas de crédito o débito puede ayudarte a gestionar mejor la relación. Así, ambos pueden consultar el estado de pagos o entregas sin necesidad de seguimientos manuales.

Diseña un flujo de trabajo eficiente 

Cada transacción debe fluir sin fricciones, desde la emisión de la orden de compra hasta el pago final. Un software contable automatizado te permite agilizar todo el proceso, aumentar la productividad del equipo y reducir retrasos. Además, la automatización se adapta a tus necesidades: si ya tienes un flujo funcional, simplemente digitalízalo.

Conserva registros digitales 

Usar contabilidad en línea te permite mantener registros digitales de todas tus transacciones, reduciendo costos de almacenamiento y facilitando la búsqueda o recuperación de documentos. Los registros en la nube ofrecen seguridad, copias de respaldo automáticas y cumplimiento legal, ya que muchos países exigen conservar la documentación contable durante varios años.

Consejos adicionales 

• Aprovecha los descuentos por pronto pago: prioriza las facturas que te ofrezcan beneficios al pagar antes del vencimiento.

• Verifica siempre tus facturas: revisa que los productos o servicios recibidos coincidan con lo facturado antes de realizar el pago.

En resumen 

Si tu empresa enfrenta problemas por un proceso desorganizado de cuentas por pagar, este es el momento de actuar. Los pagos tardíos o duplicados pueden generar pérdidas y afectar tu reputación. Adoptar un sistema automatizado basado en software contable en línea traerá orden, eficiencia y control. Con un flujo de trabajo optimizado, reducirás errores y podrás dedicarte a fortalecer tus relaciones comerciales, no a repararlas.

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