Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist ein wichtiges Instrument für ein effektives Projektmanagement. Er ist ein Leitfaden für Projektmanager, Teammitglieder, Partner, Kunden und Stakeholder und der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Er erfasst jedes einzelne Element des Projekts bis ins kleinste Detail, sodass das Projekt reibungslos durchgeführt und bei Abweichungen gesteuert werden kann.

Warum benötigen Projektteams eine Projektplanungssoftware?

Eine Projektplanungssoftware hilft Projektteams, ihre Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass sie ihre Projektziele erreichen.

Ihr Projekt kann beispielsweise Folgendes sein:

  • Entwickeln eines neuen Produkts oder Services
  • Errichten eines Hauses oder eines anderen Gebäudes
  • Entwickeln von Designs für Markenmarketing, PR-Firmen, Architekten, Webdesigns
  • Beraten kleiner Unternehmen zum Erreichen ihrer Geschäftsziele

Um die Planung für Projekte dieser Art durchzuführen, müssen Sie die angestrebten Ergebnisse festlegen, Ressourcen zuweisen, die Dauer von Aktivitäten erfassen und die Kosten einschätzen. Dafür benötigen Sie eine effektive Projektplanungssoftware, die benutzerfreundlich und vor allem bezahlbar ist.

Um zu verstehen, warum Teams eine Projektplanungssoftware benötigen, müssen wir zunächst wissen, was Projektplanung eigentlich ist. Projektteams können den Umfang oder das "Warum" ihres Projekts verfolgen, um zu sehen, ob ihre Ziele erreicht werden. Mithilfe einer Projektplanungssoftware können sie außerdem festlegen, "was" zu tun ist, damit der Auftrag erfüllt wird, "wer" beteiligt sein soll und "wann" die verschiedenen Projektphasen abgeschlossen werden sollen.

Hauptmerkmale einer Projektplanungssoftware

01 Projektbaselines festlegen

Die Performance des gesamten Projekts wird anhand der folgenden drei Projektausgangspunkte gemessen: Umfang, Zeitplan und Kosten. Diese bilden die Eckpfeiler des Projekts und sind ein Anhaltspunkt dafür, ob das Projekt planmäßig verläuft. Sie fungieren als Baseline für die korrekte Ausführung von Projekten.

02 Projektumfang entwickeln

Die Umfangsbeschreibung ist wohl der wichtigste Faktor im Projektplan und sollte Folgendes beinhalten: geschäftliche Anforderungen, Ziele, Umfang und Nutzen der Fertigstellung des jeweiligen Projekts. Sie kann wie ein Vertrag zwischen dem Projektmanager und den Stakeholdern betrachtet werden, der nur mit Zustimmung der Stakeholder geändert werden kann.

03 Projektbaselines planen

Sobald die Projektergebnisse in der Umfangsbeschreibung vereinbart wurden, müssen sie in eine Arbeitsaufschlüsselung aller Ergebnisse übertragen werden. Der Umfang beinhaltet alle Ergebnisse, die im Rahmen des Projekts erzielt werden müssen, und legt somit die gesamte zu erledigende Arbeit fest.

04 Projektressourcen verwalten

Der nächste Schritt der Projektplanung besteht in der Zuweisung des Budgets und anderer Ressourcen zu den einzelnen Bereichen des Projektumfangs. Dazu gehört auch die optimale Verteilung der Aufgaben auf alle Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie weder über- noch unterbeschäftigt sind. Diese Phase ist mit der Projektterminierung verknüpft, wobei sich beide gegenseitig beeinflussen können.

05 Projektplan kommunizieren

Ein wichtiger Aspekt des Projektplanung ist der Kommunikationsplan. Ein Kommunikationsplan muss Folgendes angeben: welche Projektbeteiligten wie häufig welche Berichte erhalten sollen, wie Probleme eskaliert werden, wer diese wann löst, wo und in welchem Format Projektinformationen aufbewahrt werden und wer darauf zugreifen kann.

Vorteile von Projektplanungstools

  • Projektverfolgung

    Bessere Kenntnis des Projektstatus durch Einsatz eines Projekttrackers, um eine rechtzeitige Berichterstattung an das Management zu gewährleisten

  • Verwaltung des Projektumfangs

    Eindeutiges Verständnis, wer wann was erledigt und zu welchem Preis

  • Verwaltung des Zeitplans

    Relevante Zeitpläne, kontinuierlicher, ununterbrochener Workflow ohne Verzögerungen und fristgerechter Projektabschluss

  • Zuweisung von Ressourcen

    Schnelles Zuweisen von Aufgaben und geeigneten Ressourcen und Festlegen der Verantwortlichkeiten

  • Effizientes Arbeiten

    Die Projektplanung beseitigt die Notwendigkeit, alle Aufgaben im Kopf zu behalten, und erhöht Ihre Produktivität durch zeitnahe Erinnerungen.

  • Sicherstellung der Qualität

    Integration der gesamten Arbeit, um für Kunden ein Projekt mit hoher Qualität bei verringerten Kosten zu gewährleisten

Wie erstelle ich online einen Projektplan?

Projektpläne können online mit einer beliebigen Arbeitsplanungssoftware erstellt werden. Die einzelnen Schritte der Projektplanung lauten wie folgt:

01. Projektstrukturplan erstellen

Sobald der Umfang definiert ist, muss er in überschaubare Abschnitte aufgeteilt werden. Mit einem Projektplanungstool können Sie diese Phasen einfach erfassen und verfolgen. Die Meilensteine oder Hauptziele, die alle zum endgültigen Ziel beitragen, die Aufgaben, die zur Erreichung jedes Meilensteins erforderlich sind, und die Unteraufgaben für jede dieser Aufgaben können mit Projektplanungstools in Minutenschnelle festgelegt werden.

Aufschlüsselung

02. Projekte mithilfe von Gantt-Diagrammen zeitlich planen

Der nächste Schritt in der Projektplanung besteht in der Terminierung des Projekts. Wichtig ist auch, dass die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Arbeitsaufgaben berücksichtigt werden. Hier kommen die Gantt-Diagramme ins Spiel. Verwenden Sie das Gantt-Diagramm, um Aufgaben zu planen, Abhängigkeiten festzulegen, den kritischen Pfad zu analysieren und Baselines zum Vergleich mit dem Echtzeitfortschritt festzulegen.

Gantt

03. Ressourcen optimal zuweisen

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Team und andere Stakeholder in das Projekt einzubinden. Unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und Spezialisierungen Ihres Teams ist es wichtig, die Arbeit den richtigen Personen oder dem richtigen Team zuzuweisen. Eine Arbeitsplanungssoftware stellt sicher, dass dies optimal geschieht, indem sie die Auslastung der Mitarbeiter analysiert und prüft, wann diese verfügbar sind, bevor sie die Arbeit zuweist.

zuweisen

04. Geplantes Budget festlegen

Legen Sie ein geplantes Budget fest, das sich mit den tatsächlichen Kosten oder Echtzeitausgaben abgleichen lässt. Vermeiden Sie eine Überschreitung des Budgets, indem Sie den ausgegebenen Betrag ständig überwachen und Techniken wie Budgetprognosen, EVM und Plan-Ist-Berichte verwenden. Aus diesem Grund ist die Festlegung eines Anfangsbudgets für Ihre Aufgaben wichtig für die Projektplanung und das Projektmanagement.

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05. Effektive Kommunikation planen

Der größte Vorteil virtueller Tools ist die breite Palette interaktiver Funktionen für die Zusammenarbeit, die in diesen Tools verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass das Wissen zu jedem einzelnen Stakeholder des Projekts fließt, indem Sie regelmäßige Statusupdates, Anrufe, virtuelle Meetings und mehr einplanen. Funktionen wie "Foren" oder soziale Medien wie "Feeds" stellen außerdem sicher, dass Gespräche organisch stattfinden.

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Warum ist Zoho Projects die beste Projektplanungssoftware?

Zoho Projects ist nicht nur eine einfach zu bedienende Projektplanungssoftware, sondern diese Lösung enthält auch Funktionen, die allen Aspekten Ihres Projektmanagementprozesses gerecht werden. Erstellen Sie einen detaillierten Projektstrukturplan mit dem umfassenden Aufgabenverwaltungsmodul, das Funktionen wie benutzerdefinierte Ansichten und Statusangaben, Erinnerungen, Wiederholungen und eine Statuszeitleiste enthält. Unsere intuitiven Gantt-Diagramme mit einfacher Drag-and-drop-Oberfläche verfügen über Funktionen wie Abhängigkeitsmanagement, kritische Pfade, Baseline und Diagrammskalierung.

Effiziente Ressourcenzuweisung durch flexible Arbeitszeiten und Ressourcennutzungsdiagramme, Budgetverwaltung mit Plan-Ist-Berichten, Budgetprognosen und EVM sowie mühelose Zusammenarbeit über integrierte Chats, Meetings, Feeds und Foren sind einige der Gründe, warum Zoho Projects die beste Projektplanungssoftware auf dem Markt ist. Sie besticht durch eine ausgezeichnete Zugänglichkeit, da sie in mobilen Anwendungen nutzbar und darüber hinaus auch kostengünstig ist. Schon gewusst? Sogar in unserem kostenlosen Tarif ist ein Gantt-Diagramm-Viewer enthalten! Hier finden Sie die Preisinformationen.

"The Tasks and Milestones features in Zoho Projects keep projects and deliverables organized and manageable in a single, easy-to-access location." - Jan Hendrik Mensen, ClearDrop

Einfache Projektplanungsvorlagen

Vorlagen sparen viel Zeit bei der Erstellung Ihres Projektplans, insbesondere wenn Ihr Unternehmen an ähnlichen Projekten arbeitet. In Zoho Projects stellen wir Ihnen nicht nur eine Einführungsvorlage zur Verfügung, die Sie bearbeiten und zu Ihrer eigenen machen können, sondern bieten auch branchenspezifische Vorlagen. Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie aus Vorlagen für das Baugewerbe, die Softwareentwicklung und die Automobilherstellung auswählen!

Wir glauben zudem an die Einzigartigkeit Ihrer geschäftlichen Anforderungen. Deshalb können Sie in Zoho Projects einen Projektplan einmal von Grund auf neu erstellen und ihn als Vorlage speichern, die Sie dann beliebig oft verwenden können. Dabei kann es sich um eine einfache Vorlage für die Aufgabenzuordnung oder eine detaillierte Kostenaufstellung handeln – es liegt ganz bei Ihnen! Weitere Informationen zu Projektvorlagen finden Sie hier.