Projektplanungssoftware

Warum benötigen Sie eine Projektplanungssoftware?

Das Erstellen eines Projektplans ist das Erste, was Sie bei jedem Projekt tun sollten. Oft ignorieren wir einen Projektplan, um stattdessen mit der Arbeit voranzukommen. Wir verkennen die Bedeutung eines Projektplans bei der Einsparung von Zeit, Geld, Ressourcen usw. Um Unsicherheiten bei der Ausführung des Projekts weitgehend zu reduzieren, ist eine gründliche Planung entscheidend.

Bevor Sie das eigentliche Projekt erstellen, hilft Ihnen der Projektplan, zu entscheiden, was der Zweck des Projekts ist, welchen Umfang es haben wird und wie Sie diese Ziele durch das Projekt erreichen können.

Ein Projektplan

Ihr Projekt kann beispielsweise Folgendes sein:

Um Projekte dieser Art zu planen, müssen Sie die angestrebten Ergebnisse festlegen, Ressourcen zuweisen, die Dauer von Aktivitäten erfassen und die Kosten einschätzen. Dafür benötigen Sie eine effektive Projektplanungssoftware, die benutzerfreundlich und vor allem bezahlbar ist. Mit Zoho Projects als Projektplanungssoftware haben Sie mehr Zeit, sich um die eigentlichen Aufgaben zu kümmern, und müssen weniger Zeit für die Verwaltung aufwenden.

Geschäftliche Hauptvorteile einer Projektplanungssoftware

Entscheidende Merkmale

Projektbasis festlegen

Die Performance des gesamten Projekts wird anhand der drei Projektausgangspunkte gemessen: Umfang, Zeitplan und Kosten. Dies sind die Säulen des Projekts und werden verwendet, um während der Ausführung zu ermitteln, ob das Projekt planmäßig verläuft. Sie fungieren als Basis für die korrekte Ausführung des Projekts.

Der Projektmanager muss genau wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, und mit dem Team abstimmen, wer sie erledigt. Der Manager muss über die Entscheidungen jedes Stakeholders/Kunden informiert sein und wissen, wie diese im Verlauf des Projekts umgesetzt werden.

Projektumfang entwickeln

Die Umfangsbeschreibung ist wohl der wichtigste Faktor im Projektplan und sollte Folgendes beinhalten: Geschäftliche Anforderungen, Ziele, Umfang und Leistungen bei Abschluss des Projekts. Sie kann als Vereinbarung zwischen Projektmanager und Stakeholder behandelt werden, die nur nach Genehmigung durch den Stakeholder geändert werden kann.

Projektbasis planen

Sobald die Projektergebnisse in der Umfangsbeschreibung vereinbart wurden, müssen sie in eine Arbeitsaufschlüsselung aller Ergebnisse übertragen werden. Der Umfang umfasst alle Ergebnisse, die im Rahmen des Projekts erzielt werden müssen, und legt somit alle zu erledigenden Arbeiten fest.

Projektplan kommunizieren

Ein wichtiger Aspekt des Projektplans ist der Kommunikationsplan. Ein Kommunikationsplan muss Folgendes angeben: Welche Projektbeteiligten wie häufig welche Berichte erhalten sollen, wie Probleme eskaliert werden, wer diese wann löst, wo und in welchem Format Projektinformationen aufbewahrt werden und wer darauf zugreifen kann.