Datenschutz – DSGVO – Zoho Mail ist bereit!

Zoho Mail ist DSGVO-konform

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine europäische Verordnung, die von der EU-Kommission durchgesetzt wird, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu regulieren.  Die DSGVO ist seit 25. Mai 2018 in Kraft. Jedes Unternehmen, das auf irgendeine Weise mit personenbezogenen Daten von EU-Einwohnern arbeitet, ist ungeachtet seines Standorts dazu verpflichtet, diese Daten zu schützen. Auf dieser Seite können Sie die Antworten auf einige der Fragen unserer Benutzer zur DSGVO finden, sowie Details der Maßnahmen von Zoho Mail, mit denen wir die Grundlagen für die Umsetzung der DSGVO geschaffen haben, um unseren Benutzern die Erfüllung Ihrer Compliance-Pflichten zu vereinfachen. 

Gesetzeskonforme Sammlung personenbezogener Daten

Bei Zoho Mail halten wir die Privatsphäre für wichtig, und eine unserer höchsten Prioritäten ist, dass persönliche Daten und die Nutzerprivatsphäre nie verletzt werden dürfen. Daher begrüßen wir die Durchsetzung der DSGVO. Wie unsere Benutzer wissen, sind wir vollständig frei von Werbung und haben uns nie auf Werbeeinnahmen als Einnahmequelle verlassen. Wir mussten noch nie und werden niemals persönliche Informationen unserer Benutzer sammeln, die über das hinausgehen, was für den Benutzer erforderlich ist, um unseren Service nutzen zu können. An jeder Stelle, an der wir die Benutzerinformationen erhalten, geben wir den eindeutigen Zweck der Daten an, und auch, wie sie verwendet werden.

Der Benutzer kann dann entscheiden, die spezielle Funktion zu verwenden oder nicht.

Zoho Mail ist DSGVO-konform

Da wir bereits die Privatsphäre der Nutzer respektieren, haben wir eine Reihe von klaren Regeln und Strategien, die für die Verarbeitung persönlicher Daten gelten. Hier sind einige der Punkte, die im Zusammenhang mit der DSGVO stehen. 

Datensicherheit

In jeder Schicht von Zoho Mail sind Sicherheitsmaßnahmen integriert. Insbesondere haben wir bewiesen, dass wir uns dem Datenschutz und der Datensicherheit verpflichten, wie unsere Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II beweisen. Zoho Corporation nimmt zudem am EU-US-Privacy Shield teil und hat sich die Einhaltung des Privacy Shield bei Datenübertragungen in die USA zertifizieren lassen. Wir vertrauen darauf, dass die Einhaltung der DSGVO uns zur Einhaltung der höchsten Standards zum Schutz der Kundendaten bewegt.

Daten-Hosting (Ort)

Die Zoho-Server befinden sich in den sichersten Rechenzentren in den USA, der EU, China und Indonesien. Die Region, in der wir Ihre Servicedaten hosten, hängt von der Zoho-Domäne ab, über die der Administrator das Konto auf Zoho Mail registriert hat. 

In der folgenden Tabelle werden die Zoho-Domänen und der jeweilige Hosting-Standort aufgeführt.

Datenverschlüsselung: Als Teil der DSGVO-Compliance können wir Ihnen helfen, die Servicedaten von unseren Rechenzentren in den USA in die EU zu migrieren. Die Migration kann auf Grundlage einer Benutzeranfrage verarbeitet werden und kann bis zu 5 Werktage ab dem Beginn der Migration dauern. Es sollte keine Ausfallzeit der Services während der Datenmigration auftreten. 

Die Übertragungen von Daten bei der Verwendung von Zoho Mail per POP/IMAP/SMTP werden mit dem TLS-Protokoll (Transport Layer Security) verschlüsselt. Außerdem nutzen wir die neuesten und sicheren Verschlüsselungsverfahren wie AES_CBC/AES_GCM 256-Bit-/128-Bit-Schlüssel für die Verschlüsselung. Diese stellen sicher, dass Ihre Zoho Mail-Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung und Änderung geschützt sind. Alle Datentransfers im Web finden im sicheren Modus (https) statt. 

Die in Zoho Mail gespeicherten Servicedaten sind im Ruhezustand verschlüsselt (Encrypted at Rest, EAR). Alle Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt. Wir glauben, dass unsere hoch sicheren physischen Kontrollen in Rechenzentren und die Verschlüsselung während der Übertragung dafür sorgen, dass Ihre Daten immer gut geschützt sind. 

Datenzugriff

Jeder Benutzer kann nur auf das für ihn erstellte E-Mail-Konto zugreifen. Wenn der Benutzer einer Gruppe angehört, die von den Admins erstellt wurde, erhält der Benutzer Zugriff auf die E-Mails an die Gruppe, der vom Administrator über die Moderationseinstellungen für die Gruppen gesteuert werden kann. Abgesehen davon, erhält der Benutzer Zugriff auf Daten, wenn E-Mails oder Ordner ausdrücklich für ihn freigegeben werden, bis der Besitzer diesen Zugriff storniert.

Datenberichtigung

Benutzer können ihre persönlichen Daten in ihrem Profil bearbeiten, ausgenommen die E-Mail-Adresse, die vom Administrator zur Verfügung gestellt wird. Der Unternehmensadministrator hat die Berechtigung, E-Mail-Aliase hinzuzufügen oder zu entfernen oder die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers zu ändern. 

Löschen von Daten

Wir haben Funktionen in die Weboberfläche integriert, mit denen der Benutzer seine Daten löschen kann. Sie können Ihre E-Mail-Daten mit der Option "Löschen" entfernen. Wenn Sie Benutzer löschen, wird die Löschung der mit dem Anwender verknüpften Daten vorgemerkt und innerhalb von 30 Tagen nach der tatsächlichen Löschung des Benutzers ebenfalls gelöscht. 

Datenübertragbarkeit

Zoho Mail bietet eine Funktion zum Export von E-Mail-Daten aus Ihrem Konto. Die exportierten E-Mails stehen im ZIP-Format bereit. Der Administrator kann Daten von Benutzern im Unternehmen exportieren, oder die Benutzer exportieren selbst. Der Administrator kann steuern, ob die Daten durch den Benutzer exportiert werden können oder nicht. 

Datenaufbewahrung

Wenn Sie E-Mails löschen, werden sie in den Papierkorb verschoben. Die Dateien im Papierkorb können wiederhergestellt werden, bis sie automatisch durch das System entfernt werden. Der Datenaufbewahrungszeitraum in Zoho Mail beträgt 30 Tage. Danach werden E-Mails dauerhaft gelöscht. 

Offenlegung von Daten

Die Datenoffenlegung ist die Ebene des Zugriff innerhalb des Diensts, in dem nur befugte Benutzer auf Servicedaten zugreifen oder diese löschen oder ändern können. In einer Unternehmensumgebung hat der Administrator Berechtigungen zur Änderung einiger Teile der Benutzerdaten wie Namen, Profilbilder usw. Zudem kann er als Administrator den Benutzer löschen, ihn zu Gruppen hinzufügen oder aus Gruppen entfernen, Aliase erstellen und entfernen, E-Mail-Richtlinien einrichten und Benutzerdaten zu Sicherungs- oder Compliance-Zwecken exportieren. 

Auditprotokolle

Datenaudits helfen Ihnen dabei, das System zu sichern und die Administrationsaktivitäten auf Unternehmensebene in der Systemsteuerung oder den Nutzungstrend der Systemsteuerung zu überwachen. Die Aktivitätsprotokolle des Administrators zeichnen die Aktionen auf, die vom Administrator in der Systemsteuerung durchgeführt werden, und bieten Informationen über verschiedene Aktivitäten in der Systemsteuerung, die auch aus der Systemsteuerung im CSV-Format exportiert werden können. 

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Schreib uns: support@zohomail.com