Verwenden von Notes in Zoho Mail

Verwenden von Notes in Zoho Mail

In Zoho Mail kann Notes ganz leicht hinzugefügt werden. Mit Zoho Notes in Ihrem Postfach lassen sich Ideen problemlos kurz notieren. Diese Notizen können angezeigt und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Notiz hinzufügen

Notiz im linken Fensterbereich hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie im Posteingang neben "New Mail" (Neue E-Mail) auf die Dropdown-Liste, und wählen Sie New Note (Neue Notiz) aus.
  3. Geben Sie den gewünschten Titel für die Notiz sowie eine Beschreibung ein.
  4. Mit den verfügbaren Optionen können Sie auch die Farbe der Notiz ändern und Bilder oder andere Anhänge in die Notiz einfügen.
  5. Nachdem Sie der Notiz wie gewünscht angepasst haben, klicken Sie auf Add (Hinzufügen).

Alternativ können Sie auch in den linken Menübereich der Anwendung Notes navigieren und auf New Note (Neue Notiz) klicken.

Notiz in der E-Mail-Ansicht hinzufügen 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie in einer beliebigen E-Mail oben rechts im Fenster auf das Symbol More Actions (Weitere Aktionen).
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Add To (Hinzufügen zu) und dann Notes (Notizen) aus.
  4. Das Fenster "Create new Note" (Neue Notiz erstellen) wird geöffnet.
  5. Legen Sie einen geeigneten Titel fest, geben Sie die Beschreibung ein, und klicken Sie auf Add (Hinzufügen).

Eine neue Notiz können Sie auch über die Liste der vorhandenen Notizen hinzufügen, indem Sie auf die Option Notes Quick Add (Notizen schnell hinzufügen) klicken.

Um eine neue Notiz hinzuzufügen, können Sie auch das Menü "Smart Create" (Intelligente Erstellung) verwenden. Wählen Sie den Teil der E-Mail aus, den Sie als Notiz hinzufügen möchten, und klicken Sie im eingeblendeten Popup-Fenster "Smart Create" (Intelligente Erstellung) auf das Symbol "Create Note" (Notiz erstellen). Der ausgewählte Text wird als Beschreibung der Notiz hinzugefügt.


Alle diese Notizen werden in der Anwendung Notes gespeichert. Sie können die E-Mail, auf deren Basis die Notiz erstellt wurde, über die Option Open Linked email (Verknüpfte E-Mail öffnen) in Notes anzeigen.

Notizen in Zoho Mail unterstützen RTF-Formatierung. Als Formatierungssymbole am unteren Rand der Notiz sind die Optionen Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Einrückung und Aufzählungszeichen verfügbar. Über das Symbol Remove formatting (Formatierung entfernen) können Sie das RTF-Format des Inhalts auch in Nur-Text-Format umwandeln.

Gruppennotizen hinzufügen

Alle von Ihnen hinzugefügten Notizen werden im Abschnitt "My Notes" (Meine Notizen) gespeichert, es sei denn, Sie wählen eine bestimmte Gruppe aus. Um Notizen zu Gruppen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Navigieren Sie im Postfach zur Anwendung Notes.
  3. Klicken Sie auf eine beliebige Gruppe, der Sie die Notiz hinzufügen möchten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche New Note (Neue Notiz).
  5. Das Fenster "Add Note" (Notiz hinzufügen) wird geöffnet.
  6. Geben Sie Titel und Beschreibung an, und klicken Sie auf Add (Hinzufügen).
  7. Die Notiz wird unter der spezifischen Gruppe gespeichert.

Alternativ können Sie eine beliebige Methode zum Hinzufügen einer Notiz verwenden und im unteren Fensterbereich auf My Notes (Meine Notizen) klicken. Die Liste aller Gruppen, denen Sie angehören, wird angezeigt. Wählen Sie die Gruppe aus, der Sie die Notiz hinzufügen möchten. 

Über das Menü "More Options" (Weitere Optionen) können Sie die Notiz auch in eine andere Streams-Gruppe kopieren oder verschieben. Nur der Administrator/Moderator der Gruppe oder der Aufgabeneigentümer kann die Notiz von einer Gruppe in eine andere verschieben.

Haftnotiz

Haftnotizen sind ein nützliches Instrument, mit dem Sie flüchtige Gedanken und Ideen festhalten können, die ansonsten leicht verloren gehen. Bestimmte Notizen, an die Sie erinnert werden möchten, wenn Sie das Postfach öffnen, können auch als Haftnotizen angelegt werden. Diese Notizen werden an den Bildschirm Ihres Postfachs angebracht und können je nach Erfordernis minimiert, hervorgehoben, in der Größe angepasst oder geschlossen werden. 

Erstellen einer Haftnotiz:

  1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf New Note (Neue Notiz), genauso wie beim Erstellen einer neuen Notiz.
  2. Klicken Sie oben links in der neuen Notiz auf das Symbol Make it as sticky note (Als Haftnotiz anlegen).
  3. Die Notiz wird an Ihrem Postfach angebracht.
  4. Ausgehend von der Haftnotiz können ähnlich wie bei normalen Notizen alle Arten von Aktionen ausgelöst werden.

Sie können eine vorhandene Notiz in eine Haftnotiz umwandeln, indem Sie auf dasselbe Symbol Make it as sticky note (Als Haftnotiz anlegen) klicken, wenn die entsprechende Notiz in der Pop-out-Ansicht dargestellt wird.

Hinweis:

Haftnotizen können per Drag-&-Drop an der bevorzugten Position auf der E-Mail-Benutzeroberfläche platziert werden.

Minimierte Haftnotizen können rechts unten im Postfach mit dem Symbol für Haftnotizen aufgerufen werden. Die Zahl auf dem Symbol gibt die Anzahl der minimierten und gespeicherten Haftnotizen an.

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Sie können eine Notiz auch in der Vorschau der App Notes in eine Haftnotiz umwandeln. Klicken Sie im unteren Bereich der Notiz, die Sie in eine Haftnotiz umwandeln möchten, auf More Actions (Weitere Aktionen), und wählen Sie die Option Make it as sticky note (Als Haftnotiz anlegen) aus. Die betreffende Notiz wird an Ihrem Postfach angebracht.

Dies kann sowohl in der Notizenvorschau von Notes als auch im E-Mail-Anzeigebereich erfolgen (wenn die Notiz aus einer E-Mail erstellt wurde).

Hinweis:

Haftnotizen sind auch nach der Aktualisierung der Seite in der E-Mail-Oberfläche sichtbar.

Notizen drucken

In der Notes App können Sie Notizen und Haftnotizen drucken, wenn Sie diese in Papierform benötigen. Notizen in der Box-Ansicht können über die Option Print (Drucken) unter More Actions (Weitere Aktionen) der entsprechende Notiz gedruckt werden. 

Notizen in der Pop-out-Ansicht können Sie über die Option "Print" (Drucken) im Dropdown-Menü More Options (Weitere Optionen) drucken.

Notiz kopieren

Mit den folgenden Schritten können Sie Notizen in andere Gruppen in Zoho Mail kopieren: 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail >> Notes an, und öffnen Sie die Notiz, die Sie in Ihre Streams-Gruppe kopieren möchten.
  2. Klicken Sie im Menü auf das Symbol , und wählen Sie Copy Note (Notiz kopieren)
  3. Wählen Sie im Popup-Fenster in den jeweiligen Abschnitten die Gruppe und das Buch als Ziel für die kopierte Notiz aus, und klicken Sie auf OK.

Sie können die Notiz auch in eine andere Streams-Gruppe verschieben, indem Sie im Menü "More Options" (Weitere Optionen) die Option Move Note (Notiz verschieben) auswählen.

Alternativ können Sie, wenn Notes in der Box-Ansicht angezeigt wird, im unteren Fensterbereich auf My Notes (Meine Notizen) klicken. Die Liste aller Gruppen, denen Sie angehören, wird angezeigt. Wählen Sie die Gruppe aus, in die Sie die Notiz verschieben möchten.  

Hinweis: Sie können die Kommentare der ursprünglichen Notiz ausschließen, indem Sie das Kontrollkästchen "Include comments" (Kommentare einbeziehen) deaktivieren.

Notizenansicht

Mit der Option "Notes View" (Notizenansicht) können Sie die Darstellung Ihrer Notizen ändern. Notizen können je nach Ihren Präferenzen in der Raster- oder Listenansicht angezeigt werden.

Notizen können auf einer separaten Registerkarte angezeigt werden, indem Sie in der Vorschau von Notes unter More Actions (Weitere Aktionen) die Option Open in tab (In Registerkarte öffnen) verwenden. 

Zusammenarbeit in Notes

Nach dem Hinzufügen einer Notiz sind in Zoho Mail Optionen verfügbar, mit denen Sie zusammenarbeiten und kommunizieren können, ohne dass der Kontext der Notiz verloren geht. Das ist sowohl für private Notizen als auch für Gruppennotizen möglich. 

In beiden Fällen können Sie Mitglieder des Unternehmens einladen, damit diese die Notiz anzeigen können, oder Sie können die Mitglieder in einem Kommentar kennzeichnen, damit sie Ideen diskutieren können, oder Sie können die Mitglieder in Hinblick auf Projekte auf dem Laufenden halten, an denen verschiedene Teams beteiligt sind.

Die Notizen, die Sie einer Gruppe hinzufügen, werden direkt auf der jeweiligen Streams-Seite gespeichert (wenn Streams für diese Gruppe aktiviert sind). Sie können in den Kommentaren zu allen Gruppennotizen auf den Anzeigenamen klicken, um die Kontaktkarte anzuzeigen. In der Kontaktkarte können Sie die Option View notes by this member (Notizen von diesem Mitglied anzeigen) auswählen, um alle Notizen von diesem Gruppenmitglied anzuzeigen.

Hinweis:

Wenn ein Mitglied des Unternehmens, das nicht Teil der betreffenden Gruppe ist, in einer Gruppennotiz mit Tags versehen wird, dann wird das Mitglied der Liste der eingeladenen Teilnehmer hinzugefügt.

Notizen verwalten

Erstellen von Büchern

In den einzelnen Gruppen und im Abschnitt mit Ihren persönlichen Notizen können Sie Bücher erstellen und Ihre Notizen in den relevanten Büchern besser kategorisieren. 

Erstellen von Büchern:

  1. Navigieren Sie im Posteingang zur Anwendung Notes.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste entweder auf My Notes (Meine Notizen) oder auf eine der Gruppen, denen Sie angehören.
  3. Wählen Sie aus den Optionen Create Book (Buch erstellen).
  4. Geben Sie einen Namen für Ihr Buch ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
  5. Das neue Buch wird unter der übergeordneten Notizkategorie gespeichert.
  6. Sie können im linken Listenbereich zu einem bestimmten Buch navigieren, um Notizen unter dieser Kategorie hinzuzufügen.

Die unter jeder Kategorie erstellten Bücher können angezeigt werden, indem Sie das Dreieck links neben dem Gruppennamen erweitern.

Als Favoriten markieren

Sie können die Notizen, die Sie häufig benötigen, als Favoriten markieren. Diese finden Sie in Notes ganz einfach im Menü "Favourites" (Favoriten).

Um Notizen als Favoriten zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Notiz, und klicken auf das Symbol Mark/Unmark Favourite (Als Favoriten markieren/Markierung als Favorit aufheben). Alle als Favoriten markierten Notizen können im Menü "Favourites" (Favoriten) auf einem einzigen Bildschirm angezeigt werden. 

Notizen kennzeichnen

Durch das Kennzeichnen von Notizen mit Tags können Sie diese in bestimmte Kategorien einordnen. In Zoho Mail können Sie Tags erstellen und den Notizen zuweisen, sodass sie leicht zu identifizieren sind. 

Klicken Sie zum Kennzeichnen rechts unten im Bereich der Notiz auf das Symbol Tags, und wählen Sie das Tag aus, das Sie auf die Notiz anwenden möchten.

Sie können alle Notizen unter einem bestimmten Tag auf Ihrer Streams-Seite anzeigen. Klicken Sie auf der Streams-Seite Ihrer Gruppe auf das Tags-Symbol, und wählen Sie das erforderliche Tag aus. Alle Notizen unter diesem Tag werden im Bildschirm aufgelistet. 

Notizen farblich kennzeichnen

Sie können Notizen auch auf der Kategorie basierende Farben zuweisen, um sie schneller identifizieren zu können. Um einer Notiz eine Farbe zuzuweisen, klicken Sie auf das Symbol Change color (Farbe ändern), und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Eine von anderen Gruppenmitgliedern zugewiesene Farbe für Gruppennotizen können Sie nicht ändern.

Notizen löschen

Um die Notizenansicht übersichtlich zu halten, können Sie mehrere Notizen gleichzeitig löschen. Wählen Sie die Notizen aus, die gelöscht werden sollen, und klicken Sie im Menü in der Kopfzeile auf das Symbol Delete (Löschen).

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Schreib uns: support@zohomail.com