E-Mail-Planung und wiederkehrende E-Mails

E-Mails planen und senden

E-Mails für späteren und wiederkehrenden Versand planen 

Mit der Funktion "Schedule and Send" (Planen und Senden) von Zoho Mail können Sie Zeitpläne für Ihre E-Mails festlegen und die E-Mails zum ausgewählten Zeitpunkt in der Zukunft senden. Geplante E-Mails sind äußerst praktisch, wenn Sie möchten, dass bestimmte E-Mails, z. B. Arbeitszeiterfassungsbögen oder wöchentliche Berichte, an denen Sie am Wochenende oder nachts gearbeitet haben, so gesendet werden, dass Ihr Manager, der in einer anderen Zeitzone arbeitet, diese zu einem optimalen Zeitpunkt ansehen kann, etwa am Montag, um 11:00 Uhr. 

Oder auch der Klassiker des vergessenen Geburtstag: letzte Woche haben Sie noch dran gedacht haben, doch am betreffenden Tag vergessen Sie dann, der Person Glückwünsche zu schicken. Sie können die Geburtstagsgratulation mit Datum und Uhrzeit für den Zeitpunkt planen, zu dem der Glückwunsch gesendet werden soll.

Planen von E-Mails

Gehen Sie zum Planen und Versenden einer E-Mail wie folgt vor: 

  1. Melden Sie sich unter www.zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie auf New Mail (Neue E-Mail), um den Editor zu öffnen.
  3. Verfassen Sie die E-Mail wie gewohnt.
  4. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu.
  5. Klicken Sie auf das Symbol Schedule/Recurring (Planen/wiederkehrend), um einen Zeitplan für die E-Mail einzurichten.
  6. Die verfügbaren Optionen lauten: "After 1 hour" (Nach 1 Stunde), "After 2 hours" (Nach 2 Stunden), "After 4 hours" (Nach 4 Stunden), "Tomorrow morning" (Morgen früh) und "Tomorrow afternoon" (Morgen Nachmittag) sowie "Custom date and time" (Datum und Zeit benutzerdefiniert).
  7. Wenn Sie die Option zur benutzerdefinierten Angabe von Datum und Uhrzeit auswählen, können Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone festlegen. 
  8. Klicken Sie auf Save (Speichern)
  9. Sobald Sie auf Send (Senden) klicken, wird die E-Mail in den Postausgang verschoben und verbleibt dort, bis der von Ihnen geplante Zeitpunkt erreicht ist. 

Wiederkehrende E-Mails planen

Sie können außerdem wiederkehrende E-Mails planen, bei denen Sie die E-Mail zum wiederholten Versand planen können (mit einem bestimmten Wiederholungsmuster, bis zu einem Enddatum oder mit einer bestimmten Häufigkeit). Wiederkehrende E-Mails sind nützlich, wenn Sie Ihre Kunden an Rechnungen oder Ihre Kollegen an die vorzulegenden wöchentlichen Berichte erinnern möchten.  

  1. Gehen Sie zum Planen und Versenden einer E-Mail wie folgt vor: 
  2. Melden Sie sich unter www.zoho.com/mail an.
  3. Klicken Sie auf New Mail (Neue E-Mail), um den Editor zu öffnen.
  4. Verfassen Sie die E-Mail wie gewohnt.
  5. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu.
  6. Klicken Sie auf das Symbol Schedule/Recurring (Planen/wiederkehrend), um einen Zeitplan für die E-Mail einzurichten.
     
  7. Folgende Wiederholungsmuster sind möglich: 
    1. Täglich – Alle _ Tage/an jedem Wochentag.
    2. Wöchentlich – Alle _ Wochen, am ausgewählten Tag. 
    3. Monatlich – Alle _ Monate am ausgewählten Tag/Am festgelegten Tag der festgelegten Woche
    4. Jährlich – Am ausgewählten Tag des gewählten Monats/Am n-ten Tag der festgelegten Woche.
  8. Wählen Sie mit den vorhandenen Optionen das gewünschte Wiederholungsmuster aus. 
  9. Klicken Sie auf "Send" (Senden).
  10. Die geplante E-Mail verbleibt im Postausgang und wird gemäß dem Wiederholungsmuster und der Häufigkeit der Konfiguration für die E-Mail gesendet. 

Geplante E-Mails – Postausgang

Die geplanten und wiederkehrenden E-Mails sind im Postausgang verfügbar, bis Datum und Uhrzeit gemäß Zeitplan erreicht sind. Die Benutzer können die E-Mail im Postausgang bearbeiten und beliebige Änderungen an der E-Mail vornehmen. Die Benutzer können auch die Zeitpläne der E-Mails im Postausgang ändern. 

Wenn Sie eine E-Mail planen und ein Wiederholungsmuster festlegen, wird der Zeitplan durch die Wiederholung außer Kraft gesetzt.

Ebenso gilt: Wenn Sie eine Wiederholung für eine E-Mail festgelegt haben und dann auf das Uhrsymbol klicken und einen Zeitplan festlegen, wird das Wiederholungsmuster entfernt.

Plan anhalten

Sie können den Zeitplan für eine E-Mail im Postausgangsordner anhalten. Klicken Sie neben der entsprechenden E-Mail aus der Liste im Postausgang auf das Planungssymbol. Die Schaltfläche Stop Schedule (Plan anhalten) wird angezeigt. Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, wird der Plan angehalten, und die E-Mail wird als Entwurf gespeichert. Sie können auch beschließen, die E-Mail sofort zu senden, indem Sie neben der Schaltfläche Stop Schedule (Plan anhalten) die Option Send right now (Jetzt senden) auswählen.

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