E-Mails importieren/exportieren

E-Mails importieren/exportieren

In Zoho Mail können Sie E-Mails importieren/exportieren (Migration von/zu), wobei jede einzelne E-Mail im Standard-EML-Format in ein .ZIP-Archiv gepackt wird.

E-Mails importieren

Zoho Mail unterstützt den Import von E-Mails von anderen Dienstleistungsanbietern mit zwei Methoden. 

Wenn Ihre E-Mails als EML-Dateien vorliegen, können Sie den EML-Import nutzen. Wenn die E-Mails lokal auf Ihrem System gespeichert sind, können Sie sie mit dieser Methode importieren und von Ihrem Zoho Mail-Konto aus auf sie zugreifen.  Sie können ZIP-Dateien mit mehreren .EML-Dateien erstellen und sie in Zoho Mail importieren. Die maximale Größe der ZIP-Datei, die in Zoho Mail importiert werden kann, beträgt 500 MB. Wenn Sie .EML-Dateien haben, die größer sind, empfehlen wir Ihnen, die EMLs in mehrere ZIP-Dateien mit einer Größe von 500 MB oder weniger aufzuteilen. Sie können auch einen Ordner in Zoho Mail wählen, in den Sie diese E-Mails importieren möchten. 

Statt über einen EML-Import können Sie E-Mails auch direkt aus der Quelle über IMAP importieren. Hierzu müssen Sie den Namen des Quellservers, die E-Mail-Adresse und das Passwort des Quellkontos angeben. 

Import mit EML-Dateien:

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Rufen Sie die Einstellungen auf.
  3. Navigieren Sie zu Import/Export 
  4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Konto aus, in das Sie die E-Mails importieren möchten. (Nur, wenn Sie POP-Konten konfiguriert haben.)
  5. Klicken Sie im Abschnitt "Import" auf die Schaltfläche Datei wählen, um eine zu importierende Datei mit E-Mails zu wählen, und klicken Sie dann auf Auswählen.
  6. Die Datei sollte eine .EML-Datei oder eine .ZIP-Datei mit gepackten .EML-Dateien sein.
  7. Im Menü "Importoptionen" haben Sie zwei Optionen.
    • Wenn Sie die Option Import im gewählten Ordner auswählen, werden alle E-Mails in Ihrer Datei in den ausgewählten Ordner importiert, unabhängig von der E-Mail-Struktur in Ihrer .ZIP-Datei.

      Falls Sie die genaue Ordnerstruktur in Ihrer .ZIP-Datei unter einem bestimmten Ordner replizieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordnerstruktur der ZIP-Datei beibehalten. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie den Ordner, unter dem die Ordnerstruktur angelegt werden soll, und klicken Sie dann auf OK

    • Wenn Sie Direkt in Ihr Konto importieren auswählen, wird die Ordnerstruktur in Ihrem Postfach repliziert.

  8. Nach der Auswahl Ihrer bevorzugten Importoption klicken Sie auf Importieren.
  9. Der Importvorgang beginnt, und die E-Mails werden im gewählten Ordner angezeigt. 
  10. Wenn der Import von bestimmten E-Mails nicht möglich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit Details zu den fehlgeschlagenen E-Mails und den jeweiligen Fehlermeldungen.

Hinweis:

  1. Wenn die Ordner der ZIP-Datei bereits in Zoho Mail vorhanden sind, werden die E-Mails aus der ZIP-Datei in den jeweiligen Zoho Mail-Ordner eingefügt. Wenn nicht, werden fehlende Ordner wie in der ZIP-Datei in Zoho Mail erstellt und die E-Mails in die neu erstellten Ordner importiert.
  2. Falls Ihre E-Mails in Form von PST- oder EML-Dateien vorliegen und Sie diese in Zoho Mail importieren möchten, befolgen Sie die Anweisungen dieser Hilfeseite für eine PST-Migration und die Anweisungen dieser Hilfeseite für eine EML-Migration.

Import über IMAP:

Wenn Sie Ihre E-Mail Daten über IMAP importieren möchten, müssen Sie die Details Ihres Quellkontos angeben und den Importvorgang starten. Hierbei werden die E-Mails aus dem jeweiligen Konto auf dem Quellserver direkt in Ihr Zoho Mail-Konto importiert. 

Bevor Sie mit dem Importieren Ihrer E-Mails in Zoho Mail beginnen, achten Sie bitte darauf, dass folgende Punkte geklärt sind:

  • Wenn Ihre Zugangsdaten für das Quellkonto nicht validiert werden, obwohl das korrekte Passwort angegeben wurde, prüfen Sie, ob die zweistufige Authentifizierung für Ihr Konto aktiviert ist. Wenn ja, müssen Sie ein anwendungsspezifisches Passwort in Ihrem Quellkonto generieren und es in das Feld "Passwort" eintragen. Anweisungen bezüglich der Erzeugung anwendungsspezifischer Passwörter finden Sie in der Dokumentation des jeweiligen E-Mail-Dienstanbieters.
  • Stellen Sie sicher, dass der IMAP-Zugriff in Ihrem Quellkonto für die Ordner aktiviert ist, die Sie migrieren möchten.

  • Bei einigen E-Mail-Providern müssen Sie sich möglicherweise über das Web anmelden und die IMAP-Aktivität in Ihrem Konto authentifizieren. Erst dann können Sie mit dem Import der E-Mails fortfahren.

Schritte zum Import über IMAP:

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Rufen Sie Einstellungen auf. 
  3. Navigieren Sie zu Import/Export 
  4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Konto aus, in das Sie die E-Mails importieren möchten. (Nur, wenn Sie POP-Konten konfiguriert haben.)
  5. Wählen Sie Ihren Quell-E-Mail-Anbieter aus den Optionen unten, um die spezifischen Anweisungen für Ihr Konto anzuzeigen:

Gmail:

Wenn Ihr Quellserver Gmail ist, befolgen Sie die Anweisungen unten:

  1. Wählen Sie Gmail aus den gegebenen Optionen. 
  2. Das Feld "Servername" wird automatisch ausgefüllt.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Gmail-Kontos in dasFeld E-Mail-Adresse ein.
  4. Geben Sie das Passwort Ihres Gmail-Kontos in das Feld Passwort ein. 
  5. Klicken Sie nach Eingabe der Details auf Authentifizieren.
  6. Im nächsten Schritt müssen Sie die Importdetails angeben.
  7. Fügen Sie unter Liste mit auszuschließenden Ordnen die Ordner hinzu, die bei der Migration übersprungen werden sollen. Geben Sie die Namen der Ordner mit doppelten Anführungszeichen ("Ordner1") an. So wird sichergestellt, dass genau dieser Ordner übersprungen wird. Wenn Sie möchten, dass alle Unterordner eines übergeordneten Ordners migriert werden, geben Sie den Namen des Ordners ein, gefolgt von /*  innerhalb von doppelten Anführungszeichen ("Ordner1/*"). Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.
  8. Aktivieren Sie unter Optionen wählen die Kontrollkästchen der entsprechenden Felder:
    • Wichtige mit Markierung versehen: E-Mails, die in Gmail als "Wichtig" markiert wurden, werden in Zoho Mail mit einer Markierung versehen.
    • Sternchen als Markierung übernehmen: E-Mails, die in Gmail mit Sternchen versehen wurden, werden in Zoho Mail markiert.
    • Postfach-E-Mails mit mehr als einem Label ausschließen: In Gmail können Sie jeder E-Mail mehrere Label hinzufügen. Wenn eine E-Mail in Ihrem Gmail-Postfach mehr als ein Label hat, können Sie solche E-Mails über diese Option ausschließen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass eine einzelne E-Mail nicht zu viel Platz in Anspruch nimmt, weil eine E-Mail mit mehreren Labeln in Gmail mehrfach importiert wird.
  9. Datumsbereich: Wenn Sie die Option "Alle E-Mails" wählen, werden alle Ihre E-Mails unabhängig von den Daten importiert. Falls Sie die Option für einen bestimmten Datumsbereich wählen, können Sie den gewünschten Bereich einstellen, und nur die E-Mails, die in diesen Zeitraum fallen, werden importiert.
  10. Nach dem Ausfüllen der notwendigen Details klicken Sie auf Hinzufügen.
  11. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Option Details anzeigen und dann auf die Schaltfläche Start neben der jeweiligen Migration.
  12. Sobald der Import abgeschlossen ist, können Sie sich Statistiken über die Anzahl der verarbeiteten und der fehlgeschlagenen E-Mails ansehen. 
  13. Wenn Sie auf die Gesamtzahl des jeweiligen Imports klicken, werden die Ordnerdetails für diesen Import angezeigt.
  14. Sie können den Grund für fehlgeschlagene E-Mail-Importe ansehen, indem Sie auf die Zahl neben "Fehlgeschlagen" klicken.
  15. Detaillierte Fehlerdetails, wie E-Mails, die nicht in das Zoho Mail-Konto importiert werden konnten, können durch Klicken auf die Option Fehlerdetails ansehen angezeigt werden.

Office 365:

Wenn Ihr Quellserver Office 365 ist, folgen Sie den Anweisungen unten:

  1. Wählen Sie Office 365 aus den gegebenen Möglichkeiten.
  2. Das Feld "Servername" wird automatisch ausgefüllt.
  3. Geben Sie die E-Mail Adresse Ihres Office 365-Kontos in das Feld E-Mail-Adresse ein.
  4. Geben Sie das Kontopasswort für Ihr Office 365 in das Feld Passwort ein. 
  5. Klicken Sie nach Eingabe der Details auf Authentifizieren.
  6. Im nächsten Schritt müssen Sie die Importdetails angeben.
  7. In der Option Import von E-Mails aus können Sie aus den Optionen Alle Ordner und Bestimmte Ordner wählen. 
    • Wenn Sie die Option Alle Ordner auswählen, können Sie Ordner bei der Migration überspringen, die in der Liste mit auszuschließenden Ordnen aufgeführt werden.
    • Geben Sie die Namen der Ordner mit doppelten Anführungszeichen ("Ordner1") an. So wird sichergestellt, dass genau dieser Ordner übersprungen wird. Wenn Sie möchten, dass alle Unterordner eines übergeordneten Ordners migriert werden, geben Sie den Namen des Ordners ein, gefolgt von /*  innerhalb von doppelten Anführungszeichen ("Ordner1/*"). Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.
    • Wenn Sie die Option Ordnerspezifisch wählen, können Sie die Ordner angeben, die in der Liste mit einzuschließenden Ordnern enthalten sein müssen. 
    • In der Liste mit einzuschließenden Ordnern geben Sie die Namen der Ordner mit doppelten Anführungszeichen ein ("Ordner1"). So wird sichergestellt, dass nur diese Ordner eingeschlossen werden. Wenn Sie möchten, dass alle Unterordner eines übergeordneten Ordners migriert werden, geben Sie den Namen des Ordners ein, gefolgt von /*  innerhalb von doppelten Anführungszeichen ("Ordner1/*"). Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.
  8. Datumsbereich: Wenn Sie die Option "Alle E-Mails" wählen, werden alle Ihre E-Mails unabhängig von den Daten importiert. Falls Sie die Option für einen bestimmten Datumsbereich wählen, können Sie den gewünschten Bereich einstellen, und nur die E-Mails, die in diesen Zeitraum fallen, werden importiert.
  9. Nach dem Ausfüllen der notwendigen Details klicken Sie auf Hinzufügen.
  10. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Option Details anzeigen und dann auf die Schaltfläche Start neben der jeweiligen Migration.
  11. Sobald der Import abgeschlossen ist, können Sie sich Statistiken über die Anzahl der verarbeiteten und der fehlgeschlagenen E-Mails ansehen. 
  12. Wenn Sie auf die Gesamtzahl des jeweiligen Imports klicken, werden die Ordnerdetails für diesen Import angezeigt.
  13. Sie können den Grund für fehlgeschlagene E-Mail-Importe ansehen, indem Sie auf die Zahl neben "Fehlgeschlagen" klicken.
  14. Detaillierte Fehlerdetails, wie E-Mails, die nicht in das Zoho Mail-Konto importiert werden konnten, können durch Klicken auf die Option Fehlerdetails ansehen angezeigt werden.

Andere E-Mail-Anbieter

Wenn Ihr Quellserver ein anderer E-Mail-Anbieter als Gmail oder Office 365 ist, folgen Sie den Anweisungen unten:

  1. Wählen Sie Andere aus den gegebenen Möglichkeiten.
  2. Geben Sie den Servernamen Ihres Quellkontos in das Feld Servername ein.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Quell-E-Mail-Kontos in das Feld E-Mail-Adresse ein.
  4. Geben Sie Ihr Passwort für das Quellkonto in das Feld Passwort ein. 
  5. Klicken Sie nach Eingabe der Details auf Authentifizieren.
  6. Im nächsten Schritt müssen Sie die Importdetails angeben.
  7. In der Option Import von E-Mails aus können Sie aus den Optionen Alle Ordner und Bestimmte Ordner wählen. 
    • Wenn Sie die Option Alle Ordner auswählen, können Sie Ordner bei der Migration überspringen, die in der Liste mit auszuschließenden Ordnen aufgeführt werden.
    • Geben Sie die Namen der Ordner mit doppelten Anführungszeichen ("Ordner1") an. So wird sichergestellt, dass genau dieser Ordner übersprungen wird. Wenn Sie möchten, dass alle Unterordner eines übergeordneten Ordners migriert werden, geben Sie den Namen des Ordners ein, gefolgt von /*  innerhalb von doppelten Anführungszeichen ("Ordner1/*"). Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.
    • Wenn Sie die Option Ordnerspezifisch wählen, können Sie die Ordner angeben, die in der Liste mit einzuschließenden Ordnern enthalten sein müssen. 
    • In der Liste mit einzuschließenden Ordnern geben Sie die Namen der Ordner mit doppelten Anführungszeichen ein ("Ordner1"). So wird sichergestellt, dass nur diese Ordner eingeschlossen werden. Wenn Sie möchten, dass alle Unterordner eines übergeordneten Ordners migriert werden, geben Sie den Namen des Ordners ein, gefolgt von /*  innerhalb von doppelten Anführungszeichen ("Ordner1/*"). Ausführliche Informationen dazu finden Sie hier.
  8. Datumsbereich: Wenn Sie die Option "Alle E-Mails" wählen, werden alle Ihre E-Mails unabhängig von den Daten importiert. Falls Sie die Option für einen bestimmten Datumsbereich wählen, können Sie den gewünschten Bereich einstellen, und nur die E-Mails, die in diesen Zeitraum fallen, werden importiert.
  9. Nach dem Ausfüllen der notwendigen Details klicken Sie auf Hinzufügen.
  10. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Option Details anzeigen und dann auf die Schaltfläche Start neben der jeweiligen Migration.
  11. Sobald der Import abgeschlossen ist, können Sie sich Statistiken über die Anzahl der verarbeiteten und der fehlgeschlagenen E-Mails ansehen. 
  12. Wenn Sie auf die Gesamtzahl des jeweiligen Imports klicken, werden die Ordnerdetails für diesen Import angezeigt.
  13. Sie können den Grund für fehlgeschlagene E-Mail-Importe ansehen, indem Sie auf die Zahl neben "Fehlgeschlagen" klicken.
  14. Detaillierte Fehlerdetails, wie E-Mails, die nicht in das Zoho Mail-Konto importiert werden konnten, können durch Klicken auf die Option Fehlerdetails ansehen angezeigt werden.

Vorgehen zum Einschließen von Ordnern:

  • Falls Sie einen bestimmten übergeordneten Ordner (z. B. "Berichte") einschließen möchten, geben Sie ihn als "Berichte" ein.
  • Wenn es mehrere Unterverzeichnisse unter "Berichte" gibt und Sie alle Unterordner einschließen möchten, geben Sie "Berichte/*" ein.
  • Falls es einen Unterordner unter Berichte mit dem Namen 2016 gibt und Sie diesen bestimmten Unterordner einschließen möchten, geben Sie das Folgende ein: "Berichte/2016". 
  • Wenn Sie alle Unterverzeichnisse unter dem Posteingang einschließen möchten, nur den Ordner Marketing ohne Unterordner sowie einen bestimmten Unterordner, 2012, des Ordners Verkaufsberichte, müssen Sie die Liste der Ordner wie folgt eingeben: "Posteingang/*", "Marketing", "Verkaufsberichte/2012".

 E-Mails exportieren

Sie können auch wählen, E-Mails aus Ihrem Zoho Mail-Konto im EML-Format zu exportieren, um sie lokal oder als Backup zu speichern. Sie können die E-Mails eines gesamten Ordners exportieren oder die E-Mails eines bestimmten Zeitraums oder der letzten Monate (bis zu einem Jahr).

Schritte zum Exportieren von E-Mails aus Zoho Mail/anderen konfigurierten E-Mail-Konten:

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Rufen Sie die Einstellungen auf.
  3. Navigieren Sie zu Import/Export.
  4. Wählen Sie unter "Export" den Ordner, aus dem Sie die E-Mails exportieren möchten.
    1. Wählen Sie die Dauer (in Monaten) aus der Dropdown-Liste aus.
    2. Sie können auch den Zeitraum wählen, aus dem Sie die E-Mails exportieren möchten.
    3. Um stattdessen den ganzen Ordner zu exportieren, wählen Sie Alle E-Mails im Ordner exportieren.
  5. Klicken Sie auf Exportieren.
  6. Der Export der E-Mails im entsprechenden Ordner beginnt basierend auf den von Ihnen gewählten Parametern.
  7. Nach einiger Zeit erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link, unter dem Sie die exportierten E-Mails als .ZIP-Datei herunterladen können.
  8. Die E-Mail wird an das gleiche Konto gesendet, von dem aus Sie gerade E-Mails exportieren.
  9. Stellen Sie sicher, dass Sie auf den Link von Ihrer Webmail aus zugreifen und sich bei Ihrem Zoho-Konto angemeldet haben. 

Hinweis:

Wenn Sie den Datumsbereich oder bestimmte Monate für E-Mails in diesem Ordner wählen, ist es besser, zu prüfen, ob sich E-Mails aus dem angegebenen Zeitraum in diesem Ordner befinden. Sie können die Suchfunktion verwenden, um dies zu prüfen, bevor Sie exportieren.

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Schreib uns: support@zohomail.com