Kontakttypen

Persönliche Kontakte

Standardmäßig sind alle Kontakte, die Sie hinzufügen, Persönliche Kontakte. Sie können sie in Ihrem Konto anzeigen, ändern oder exportieren. Alle persönlichen Kontakte werden automatisch in Ihrem Adressbuch angezeigt. Sie können Ihre persönlichen Kontakte in Kategorien einteilen, um sie in Gruppen zusammenzufassen und beim Verfassen von E-Mails mehrere Kontakte gleichzeitig hinzuzufügen.

Organisationskontakte

Wenn der Organisationsadministrator einen Benutzer oder eine Gruppe hinzufügt, wird die E-Mail-Adresse automatisch den Organisationskontakten hinzugefügt. Alle Organisationskontakte werden automatisch beim automatischen Ausfüllen angezeigt, wenn Sie E-Mails verfassen. Wenn der Organisation ein neuer Benutzer hinzugefügt wird, kann dieser mithilfe der Organisationskontakte ganz einfach nach E-Mails suchen oder E-Mails an Kollegen schreiben.

Die Organisationskontakte sind für alle Benutzer der Organisation gleich. Alle Mitglieder können die Kontakte anzeigen und verwenden. Allerdings können nur die Organisationsadministratoren die Organisationskontakte hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Abgesehen von den Benutzern der internen Organisation kann der Organisationsadministrator auch einen gemeinsamen externen Kontakt hinzufügen, auf den die Benutzer dann problemlos zugreifen können. Dies ist nützlich für Kontakte mit Drittparteien, wie z. B. Versicherungsunternehmen, Partnern der gesamten Organisation oder anderen Dienstleistern, die für die Organisation tätig sind.

Die von Ihnen hinzugefügten Organisationskontakte werden an verschiedenen Stellen verwendet, wie z. B. Suchen, Streams, Aufgaben, E-Mail-Freigabe, Ordnerfreigabe usw.

Gruppenkontakte

Zoho Mail unterstützt Gruppen, um den verschiedenen Teams, zu denen ein Benutzer gehört, eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Gruppenkontakte sind hilfreich, wenn Sie einen Satz gemeinsamer Kontakte für die gesamte Gruppe, aber nicht für das gesamte Unternehmen haben möchten. Die Gruppenkontakte sind nur für die Gruppenmitglieder zugänglich.

Nur die Moderatoren der Gruppe können Kontakte hinzufügen, sie ändern oder aus den Gruppenkontakten entfernen.

Kontaktkategorien

Sie können eine feste Gruppe von Kontakten zu einer Gruppe zusammenfassen, indem Sie sie einer Kategorie hinzufügen. Mit den Kategorien haben Sie die Möglichkeit, beim Verfassen Ihrer E-Mails die Kontakte massenweise hinzuzufügen. Persönliche Kategorien und Organisationskategorien sind im "Adressbuch" aufgeführt, damit Sie beim Verfassen einer E-Mail problemlos darauf zugreifen können.

Kategorien erstellen

Sie können eine neue Kategorie erstellen, indem Sie im linken Fensterbereich im Abschnitt Views auf die Option Add Category klicken. Sie können Kontaktkategorien auch direkt vom Adressbuch im Editor zum Verfassen von E-Mails aus erstellen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.

Kontakte hinzufügen

Sie können Kontakte zu Kategorien hinzufügen, indem Sie sie per Drag-and-Drop in der gewünschten Kategorie ablegen. Sie können einer Kategorie mehrere Kontakte gleichzeitig hinzufügen, indem Sie die entsprechenden Kontakte auswählen und auf das Symbol Add to klicken.

Wenn Sie einen Kontakt aus seiner Kategorie entfernen möchten, klicken Sie in der Kategorieliste auf den entsprechenden Kontakt und wählen dann das Symbol Clear contact .

Weitere Optionen

Sie können mit der rechten Maustaste auf die Kategorie klicken, um sie umzubenennen (Rename) oder zu löschen (Delete). Per Rechtsklick können Sie die Option Export anwählen, um nur die Kontakte in dieser Kategorie zu exportieren.