Zoho Mail – Archivierungsrichtlinie

Optionen für die automatische Archivierung

 Archivierungsprozess

Zoho Mail archiviert die E-Mails auf Grundlage der konfigurierten Archivierungsrichtlinie, um die Leistung der E-Mail-Clients zu verbessern und den Benutzern bei der Organisation ihres Postfachs zu helfen. Archivierte Nachrichten werden in einem gemeinsamen Ordner gespeichert und können in den Archivansichten angezeigt werden.  Archivierte Nachrichten werden IMAP-Clients und neuen POP-Clients nicht zur Verfügung gestellt. Sie können ausgewählte einzelne Nachrichten oder Ordner manuell archivieren.

Die Archivierung von E-Mails ändert nicht den von Ihrem Postfach oder Ihren Ordnern verwendeten Speicherplatz. 

Weitere Informationen zur manuellen Archivierung von Nachrichten und Archivordnern finden Sie auf der Hilfeseite Archive

 Standardrichtlinie für die Archivierung

Bei Erstellung eines neuen Ordners wird die Standardrichtlinie auf ihn angewendet. Für alle Ordner gilt die Standardrichtlinie, solange keine anderen Optionen angewendet werden.

  1. Melden Sie sich bei mail.zoho.com an.
  2. Klicken Sie auf "Settings" » "Archive Policy".
  3. Sie können die in der Standardrichtlinie vorgegebenen Werte anzeigen. 
  4. Sie können die Standardrichtlinie nicht ändern, aber Sie können benutzerdefinierte Richtlinien erstellen und auf die verschiedenen Ordner anwenden. 

 Benutzerdefinierte Archivierungsrichtlinie

Sie können benutzerdefinierte Archivierungsrichtlinien festlegen, die auf der Dauer oder Anzahl der Nachrichten oder der Größe der E-Mails beruhen. 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf "Settings" >> "Archive Policy".
  3. Klicken Sie auf Create New, um eine neue Richtlinie mit benutzerdefinierten Werten zu erstellen.
  4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die zu erstellende benutzerdefinierte Richtlinie an.
  5. Wählen Sie je nach Bedarf eine der verfügbaren Optionen aus.
    1. Archive Messages older than _ months  
      Bei dieser Option werden E-Mails auf Grundlage ihres Alters archiviert. Dabei werden solche E-Mails archiviert, die vor "n" Monaten eingegangen sind, wobei "n" die gewählte ausgewählte Zahl ist. 
    2. Archive all messages, but the most recent _ messages 
      Bei dieser Option werden Nachrichten auf Grundlage ihrer Anzahl archiviert. Sie können angeben, dass die letzten "n" eingegangenen Nachrichten im Ordner verbleiben und die restlichen E-Mails archiviert werden sollen. 
    3. Individual message size exceeds _ MB and older than _ days.
      Bei dieser Option werden Nachrichten auf Grundlage ihrer Größe und ihres Alters archiviert. Wenn eine E-Mail größer als die angegebene Größe und älter als n Tage ist, wird sie archiviert. 
  6. Nachdem Sie die Richtlinie hinzugefügt haben, können Sie die Ordner auswählen, auf die Sie die erstellte, benutzerdefinierte Richtlinie anwenden möchten. 

Sie können die ungelesenen/markierten Nachrichten von der Archivierung ausschließen, indem Sie die Kontrollkästchen unter den Optionen aktivieren. 

 Richtlinie für einen Ordner anwenden

Nachdem Sie die Richtlinie erstellt haben, klicken Sie auf "Apply policy for Folder", um sie auf einen Ordner anzuwenden.

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf "Settings" >> "Archive Policy".
  3. Klicken Sie neben der entsprechenden Richtlinie auf Apply.
  4. Sie können auswählen, wie die Richtlinie angewendet werden soll:
    • For all folders: Die ausgewählte Richtlinie wird auf alle E-Mail-Ordner angewendet.
    • For selected folders: Die ausgewählte Richtlinie wird auf die von Ihnen festgelegten Ordner angewendet. Klicken Sie auf Add folders, und wählen Sie alle erforderlichen Ordner aus.
  5. Klicken Sie auf Apply.

 Richtlinie "Do Not Archive"

Sie können für einen bestimmten Ordner die Richtlinie "Do Not Archive" auswählen, um ihn von der Archivierung auszuschließen. 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf "Settings" >> "Archive Policy".
  3. Klicken Sie neben Do not Archive auf Apply.
  4. Klicken Sie auf Add folder, und wählen Sie die entsprechenden Ordner aus, die nicht archiviert werden sollen.
  5. Klicken Sie auf Apply.

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Schreib uns: support@zohomail.com