Unternehmenseinstellungen – Steuerkonsole von Zoho Mail

Unternehmenseinstellungen

Unter "Organization Settings" kann der Administrator unternehmensweite Parameter steuern. Auch die unternehmensweiten Einstellungen für ausgehende E-Mails wie ein Haftungsausschluss für die Domäne und Domänenschlüssel sind unter den Unternehmenseinstellungen verfügbar.  

Unternehmenskontakte für EAS synchronisieren

Wenn in einem Unternehmen Benutzer oder Gruppen erstellt werden, werden ihre E-Mail-Adressen und Details in ihrem Exchange-Konto automatisch den Unternehmenskontakten bzw. dem globalen Adressbuch hinzugefügt. Diese E-Mail-Adressen werden automatisch beim automatischen Ausfüllen berücksichtigt und im Adressbuch angezeigt, wenn Benutzer E-Mails verfassen. 

Wenn die Benutzerkontakte mit Active Sync synchronisiert werden, können auch die Unternehmenskontakte mit den Geräten synchronisiert werden.  Der Administrator kann die Synchronisierung der Unternehmenskontakte mit Active Sync für Mobilgeräte aktivieren oder deaktivieren. 

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole von Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf Control Panel, wählen Sie Organization Settings, und wählen Sie General
  3. Klicken Sie oberhalb von Sync Org Contacts for EAS auf Enable/Disable, um die Unternehmenskontakte mit den Mobilgeräten der Benutzer zu synchronisieren. 

Wenn die Einstellung aktiviert ist, stehen die Unternehmenskontakte oder das globale Adressbuch in den Kontakten der Mobilgeräte der Benutzer zur Verfügung. Andernfalls können Benutzer mit Exchange Active Sync für Mobilgeräte nur die persönlichen Kontakte synchronisieren. 

​​Spam-Filter des Unternehmens

Die Spam-Filter in Zoho Mail analysieren E-Mails auf verschiedenen Ebenen. Es gibt einige universelle Blacklists, auf deren Basis die Inhalte bestimmter IP-Adressen grundsätzlich als Spam klassifiziert werden. Eine E-Mail kann als Spam klassifiziert werden, wenn sie von einer auf der Blacklist geführten IP-Adresse stammt, die E-Mail-Domäne gefälscht zu sein scheint oder der Inhalt der E-Mail Phishing- oder Spam-Mustern entspricht. Dies dient der Sicherheit Ihres Kontos und der Bekämpfung von Spam. 

Der Administrator kann allerdings die für die Spam-Filterung im gesamten Unternehmen erforderliche Ebene auswählen. Es stehen verschiedene Ebenen der Spam-Kontrolloptionen zur Auswahl. Die Spam-Klassifizierung kann auch ganz abgeschaltet oder auf Zwischenebenen verschoben werden.

  • Off: Die Spam-Filterung ist für alle Benutzer des Unternehmens ausgeschaltet; alle E-Mails werden im Posteingang zugestellt.
  • Content only: Nur die E-Mail-Inhalte werden in Bezug auf Spam verarbeitet. IP-Ursprungsadresse und Absender werden nicht hinsichtlich Spam untersucht. Es erfolgt auch keine SPF-Prüfung; eine Spam-Filterung findet nur auf Grundlage der E-Mail-Inhalte statt. Die E-Mail wird nur dann in den Spam verschoben, wenn der Inhalt als Spam betrachtet wird. Der E-Mail-Inhalt wird nicht auf Spam geprüft.
  • Sender only: E-Mail-Absender, Domäne oder IP-Ursprungsadresse werden in den spezifischen Blacklists unserer Anti-Spam-Filter geprüft. Auf Basis dieser Prüfung werden die E-Mails als Spam oder Nicht-Spam klassifiziert. Selbst wenn SPF für den Absender fehlschlägt, wird die E-Mail in diesem Fall als Nicht-Spam klassifiziert. 
  • Sender and Headers: Die E-Mails werden abhängig vom Absender, von der Validierung von SPF/Domänenschlüssel und von den Daten in der E-Mail-Kopfzeile als Spam klassifiziert; außerdem wird die IP-Adressen-Blacklist überprüft. Der E-Mail-Inhalt wird nicht auf Spam geprüft.
  • Complete: Die E-Mails werden gemäß den normalen Routinen auf Spam geprüft von unseren Spam-Filtern als Spam oder Nicht-Spam klassifiziert.

Wählen Sie in der Liste die gewünschte Option aus, und klicken Sie auf Save.

Einstellungen für Anzeigename und E-Mail-Format

In den Unternehmenseinstellungen können Sie das gewünschte Format für die Anzeige des Benutzernamens sowie das Format zum Erstellen von E-Mail-Adressen auswählen. 

Format der Namensanzeige: 

  • Wenn zuerst der Vorname, dann der Nachname angezeigt werden soll, wählen Sie die Option First Name, Last Name.
  • Wenn zuerst der Nachname, dann der Vorname angezeigt werden soll, wählen Sie die Option Last Name, First Name.

Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus, und klicken Sie auf Save.

Die Namen der Benutzer Ihres Unternehmens werden im Bereich "User Details" in der gewünschten Reihenfolge angezeigt.

Bevorzugtes E-Mail-Format: 

Wenn Sie in den Benutzerdetails den Vor- und Nachnamen eingeben, wird im Feld für die E-Mail-Adresse automatisch eine E-Mail-Adresse im bevorzugten Format eingetragen.

Dieses Format wird auch verwendet, wenn Sie Benutzerdetails in Ihr Unternehmenskonto importieren. Wenn die Felder "First name" und "Last Name" angegeben wurden, das Feld "Username" aber nicht, wird für jeden Benutzer eine E-Mail-Adresse im angegebenen Format erstellt.

Navigieren Sie zu Org Settings > General > Preferred Email Format, wählen Sie in den drei Feldern die gewünschten Optionen aus den Dropdown-Listen aus, und klicken Sie auf Save.

Catch All

Das "Catch All"-Konto ist ein gemeinsames Konto oder Postfach, in dem, wie der Name schon sagt, alle E-Mails an nicht vorhandene E-Mail-Adressen der Domäne gesammelt werden. In der Regel kann ein "Catch All"-Konto verwendet werden, um keine E-Mails zu verpassen, in denen die Empfänger-E-Mail-Adresse falsch geschrieben wurde. Wenn es konfiguriert ist, werden E-Mails, die an eine beliebige, mit der Domäne verknüpfte falsche E-Mail-Adresse gesendet wurden, nicht zurückgesendet. Dem konfigurierten "Catch All"-Konto werden selbst die E-Mails an "nicht existierende" oder "ungültige" E-Mail-Adressen der Domäne zugestellt. Catch All stellt des Weiteren eine Prävention gegen mit der Brute-Force-Methode gesendete Spam-E-Mails dar. Dabei werden die gültigen und ungültigen E-Mail-Adressen einer Domäne klassifiziert, indem die zugestellten und zurückgesendeten E-Mails ermittelt werden.

Beispiel: Wenn eine E-Mail an abc_d@ihredomäne.com anstatt an abc.d@ihredomäne.com gerichtet ist, wird die E-Mail nicht zurückgesendet. Sie wird im "Catch All"-Postfach zugestellt. Der Administrator oder der Benutzer für das "Catch All"-Konto kann sie kurz validieren und die E-Mail an abc.d@ihredomäne.com leiten.

Gehen Sie zum Konfigurieren einer "Catch All"-E-Mail-Adresse wie folgt vor:

In Zoho Mail können Sie ein vorhandenes Konto als "Catch All" konfigurieren. Wenn Sie ein exklusives Konto verwenden möchten, erstellen Sie im Abschnitt "User details" ein Konto, und fahren Sie mit den folgenden Schritten fort. 

  1. Melden Sie sich unter https://www.zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie auf Control Panel, und wählen Sie Org Settings und anschließend Catch All aus.
  3. Klicken Sie auf Add Catch All.
  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Domäne aus.
  5. Geben Sie das Unternehmenskonto an, das Sie als "Catch All"-Adresse hinzufügen möchten.

Wenn mehrere Domänen vorhanden sind, wiederholen Sie die Schritte für jede Domäne. Sie können für alle Domänen dasselbe "Catch All"-Konto konfigurieren. 

Benachrichtigungs-E-Mail

Standardmäßig werden alle Warnungen des Servers bezüglich des Unternehmens an das bei Zoho registrierte Konto des Superadministrators gesendet. Im Unternehmens-Setup gibt es möglicherweise die Anforderung, die Warnungen an eine andere E-Mail-Adresse zu senden, ohne das Superadministrator-Konto zu ändern. Das kann in diesem Abschnitt konfiguriert werden. 

Sie können verschiedene E-Mail-Adressen für die Benachrichtigung der jeweiligen Domäne konfigurieren. 

Gehen Sie zum Konfigurieren einer Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse wie folgt vor:

Um eine E-Mail-Adresse als Benachrichtigung-E-Mail-Adresse zu konfigurieren, muss diese bei Zoho Mail bereits als domänenbasiertes Konto eingerichtet sein. 

  1. Melden Sie sich unter https://www.zoho.com/mail an.
  2. Klicken Sie auf Control Panel, und wählen Sie Org Settings und anschließend Notification aus.
  3. Klicken Sie auf Add Notification.
  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Domäne aus.
  5. Geben Sie das Unternehmenskonto an, das Sie als Benachrichtigungsadresse hinzufügen möchten.

Wenn Sie mehrere Domänen haben, müssen Sie die gleichen Schritte für alle Domänen wiederholen, da die Benachrichtigung domänenspezifisch sein kann. Sie können jedoch für alle Domänen dasselbe Konto als Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse einrichten. Wenn keine Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse angegeben ist, werden Benachrichtigungs-E-Mails standardmäßig an die E-Mail-Adresse des Superadministrators gesendet.

S/MIME

Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) bietet durch digitale Signaturen und Verschlüsselung des E-Mail-Inhalts Authentizität und Schutz Ihrer E-Mails. S/MIME basiert auf asymmetrischer Kryptographie und nutzt öffentliche und private Schlüssel, um Ihre E-Mails digital zu signieren oder zu verschlüsseln. 

Digital Signature: Die von einem Benutzer gesendete E-Mail wird mit dem privaten Schlüssel des Benutzers digital signiert. Auf diese Weise wird durch den Nachweis des Eigentümers die Authentizität Ihrer E-Mails gewährleistet.

Email Encryption: Der Inhalt der E-Mails wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Benutzers verschlüsselt. Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Mail nur von berechtigten Personen gelesen wird, die Ihren öffentlichen Schlüssel kennen.

Aktivieren von S/MIME 

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole von Zoho Mail an.
  2. Navigieren Sie zu Control Panel >> Organization Settings >> General.
  3. Aktivieren Sie S/MIME für Ihr Unternehmen über den ON/OFF-Schalter. 

S/MIME wird für Ihr Unternehmen aktiviert. Sie können das Kontrollkästchen Allow users to upload their own certificates neben der Umschaltfläche aktivieren, wenn Sie möchten, dass Benutzer ihre eigenen Zertifikate hochladen.

Hinzufügen von benutzerspezifischen Zertifikaten

Über die Steuerkonsole können Administratoren und Superadministratoren S/MIME-Zertifikate für Benutzer hinzufügen. 

  1. Melden Sie sich unter mailadmin.zoho.com an.
  2. Navigieren Sie zu Control Panel >> Mail Accounts.
  3. Klicken Sie in der Benutzerliste auf den Benutzer, für den Sie Zertifikate hochladen möchten.
  4. Klicken Sie im Abschnitt S/MIME auf Add, um ein Zertifikat für den Benutzer hochzuladen.
  5. Wählen Sie im Dropdown-Menü die zugehörige E-Mail-Adresse aus, laden Sie das Zertifikat hoch, und geben Sie das Passwort ein.
  6. Klicken Sie auf Upload.

Das ausgewählte Zertifikat wird für die angegebene E-Mail-Adresse des Benutzers hochgeladen. Für eine bestimmte E-Mail-Adresse können insgesamt 5 Zertifikate hochgeladen werden. Zu jedem Zeitpunkt ist jeweils eines davon aktiv.

Share this post : FacebookTwitter

Finden Sie immer noch nicht, wonach Sie suchen?

Schreib uns: support@zohomail.com