Einstellungen für benutzerdefinierte Gruppen – Erweiterte Optionen

Anpassen von Gruppeneinstellungen

Nach der Erstellung der Gruppe kann die Gruppenkonfiguration unter "Advanced Settings" angepasst werden. In den erweiterten Optionen können Sie unter anderem Gruppentypen ändern, die Rollen der Gruppenmitglieder ändern, E-Mail-Moderationen einrichten usw.

Gruppenliste

Sie können eine Liste aller Gruppen anzeigen, die in Ihrem Unternehmen erstellt wurden, indem Sie sich bei mailadmin.zoho.com anmelden und zum Abschnitt Groups navigieren. Alternativ können Sie auch über diesen Link auf das Gruppenmenü zugreifen.

Auf der Seite "Groups" können Sie über die Suchleiste oben rechts nach bestimmten Gruppen suchen.

Falls für Ihr Unternehmen mehrere Domänen konfiguriert sind, sehen Sie neben der Suchleiste eine Filteroption. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Filter-Symbol, um die aufgeführten Domänen anzuzeigen. Sie können auf eine beliebige Domäne klicken, um die zugehörigen Gruppen anzuzeigen.

Optionen für Gruppenliste

Zoho Mail bietet auf der Seite "Group listing" viele Optionen, die es leicht machen, bestimmte Funktionen für Gruppen durchzuführen. Sie können neue Gruppen hinzufügen, Gruppendetails exportieren, E-Mail-Richtlinien anwenden und Gruppen löschen.

Hinweis:

  • Die exportierten Gruppendetails werden als CSV-Datei gespeichert. Beim Export können Sie die CSV-Datei mit einem Passwort verschlüsseln, indem Sie das Kontrollkästchen Encrypt with Password im Popup-Fenster "Password Encryption" aktivieren.
  • Die CSV-Datei wird als ZIP-Datei exportiert. Sie müssen die exportierte Datei entpacken, um auf die CSV-Datei zuzugreifen.

Gruppe hinzufügen:

Mit der Option Add Group können Sie dem Unternehmen Gruppen hinzufügen. Sie können die Gruppendetails auswählen und die Gruppe hinzufügen.

Gruppen exportieren:

Falls Sie Gruppendetails exportieren müssen, können Sie die Option "Export Groups(s)" auf der Seite "Groups listing" verwenden. Sie finden drei Optionen im Export-Menü.

  1. Wenn Sie auf die Option Export Group klicken, werden alle Gruppen, die Ihrem Unternehmen zugeordnet sind, als CSV-Datei exportiert.
  2. Wenn Sie bestimmte Gruppen über das Kontrollkästchen ausgewählt haben, klicken Sie auf die Option Export Group. Dann wird die zusätzliche Option Export selected Groups angezeigt. So werden nur die Gruppen exportiert, die Sie ausgewählt haben.
  3. Wenn Sie Gruppen nach Domäne gefiltert und dann die Option Export Group ausgewählt haben, wird die zusätzliche Option Export all filtered Groups angezeigt. Dadurch werden alle Gruppen exportiert, die für die ausgewählte Domäne erstellt wurden.

Richtlinie anwenden:

Sie können E-Mail-Richtlinien auf Gruppen aus der Liste anwenden. Wenn Sie auf diese Option klicken, werden alle konfigurierten Richtlinien aufgeführt. Sie können die erforderliche Richtlinie auswählen und sie auf die Gruppen in Ihrer Liste anwenden. Sie können auch eine neue Richtlinie hinzufügen, indem Sie in der Liste auf die Option Add New klicken.

Löschen:

Sie können Gruppen auswählen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Klicken Sie dann im Menü oben auf die Option Delete.

Gruppendetails

Auf der Seite Group listing können Sie auf eine bestimmte Gruppe klicken, um die spezifischen Details dieser Gruppe anzuzeigen. 

Zoho Mail-Gruppen

Erstellen eines Gruppen-Alias:

  1. Melden Sie sich unter mailadmin.zoho.com an.
  2. Navigieren Sie zur Registerkarte Groups, und wählen Sie "General" aus.
  3. Klicken Sie oberhalb der Option "Group Email ID " auf Create Mail Alias.
  4. Geben Sie im Popup-Fenster die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie im Dropdown-Menü die relevante Domäne aus, und klicken Sie auf "OK". 

Gruppenmitglieder

Administratoren oder Gruppenmoderatoren können der Gruppe Mitglieder hinzufügen. Der Administrator kann im Abschnitt "Members" die Detailinformationen der Mitgliederkonfiguration oder ihre Rolle ändern.

  1. Melden Sie sich unter www.zoho.com/mail als Administrator oder Moderator der Gruppe an. 
  2. Wählen Sie als Administrator "Control Panel" >> "Groups".
  3. Wählen Sie die Gruppe aus, deren Mitglieder Sie verwalten möchten.
  4. Wechseln Sie zur Registerkarte "Members", um die Liste der Mitglieder in der Gruppe anzuzeigen.
  5. Die Optionen zum Hinzufügen neuer Mitglieder zur Gruppe sind im rechten Fensterbereich verfügbar. 
  6. Klicken Sie auf "Select and add users from Org", um Benutzer in einem Popup-Fenster anzuzeigen und auszuwählen.
  7. Sie können auf "Select all members from the Org" klicken, um der Gruppe sämtliche Benutzer des Unternehmens hinzuzufügen. Vor der Verwendung dieser Option wird empfohlen, zu prüfen, ob Sie der Gruppe wirklich alle Mitglieder des Unternehmens hinzufügen möchten. 
  8. Sie können auch die durch Komma getrennten E-Mail-Adressen von Benutzern angeben, um Benutzer direkt anhand ihrer E-Mail-Adressen hinzuzufügen.
  9. Wenn Sie den Gruppen externe Mitglieder hinzufügen, erhalten die externen Mitglieder eine E-Mail-Bestätigung, um die Mitgliedschaft zur Gruppe zu akzeptieren.  

Bearbeiten von Gruppenmitgliederdetails

Sobald Sie einer Gruppe alle Benutzer hinzugefügt haben, können Sie Aktionen wie Ändern der Rolle, Löschen mehrerer Benutzer usw. ausführen.

Rolle ändern:

Sie können einige Gruppenmitglieder auswählen und ihnen eine spezifische Rolle zuordnen.

  1. Wählen Sie die Benutzer aus, deren Gruppenrollen Sie ändern möchten.
  2. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Change Role, und wählen Sie die gewünschte Rolle aus. 

Anzeige:

In der Regel sind alle Gruppenmitglieder aufgelistet, wenn Sie Gruppendetails anzeigen.

Wenn Sie möchten, dass in der Ansicht nur die Moderatoren oder die Gruppenmitglieder zu sehen sind, klicken Sie auf die Option View , und wählen Sie in der Liste entweder Moderators, Members oder Pending Invitations aus.

Exportieren:

Sie können die Gruppendetails einiger Mitglieder exportieren. Wählen Sie die Option Export, und legen Sie fest, ob Sie die Details für alle Benutzer, Mitglieder oder Moderatoren exportieren möchten. Die entsprechenden Daten werden in eine CSV-Datei exportiert.

Hinweis:

  • Die exportierten Gruppenmitgliederdetails werden als CSV-Datei gespeichert. Beim Export können Sie die CSV-Datei mit einem Passwort verschlüsseln, indem Sie das Kontrollkästchen Encrypt with Password im Popup-Fenster "Password Encryption" aktivieren.
  • Die CSV-Datei wird als ZIP-Datei exportiert. Sie müssen die exportierte Datei entpacken, um auf die CSV-Datei zuzugreifen.

Benutzer entfernen:

Wählen Sie in der Liste eine Gruppe von Benutzern aus, und klicken Sie auf die Option Remove, um die ausgewählten Benutzer aus der Gruppe zu entfernen.

Gruppenliste in Benutzerdetails:

Im Abschnitt "User Details" wird eine Liste aller Gruppen angezeigt, deren Mitglied der entsprechende Benutzer ist.

Um die Gruppen anzuzeigen, in denen der Benutzer Mitglied ist, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich unter mailadmin.zoho.com an.
  2. Navigieren Sie zu User Details, und wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus.
  3. Wechseln Sie zur Registerkarte Mail Accounts.
  4. Unter Member Of können Sie alle Gruppen anzeigen, in denen der Benutzer Mitglied ist.
  5. Wenn Sie diesen Benutzer einer Gruppe hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Option Add Group.
  6. Alle im Unternehmen erstellten Gruppen werden aufgelistet.
  7.  Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Gruppen, und klicken Sie auf Add.

E-Mail-Moderationen

Wenn es sich bei den Gruppen um moderierte Gruppen oder Unternehmensgruppen/private Gruppen mit Einschränkungen handelt, werden die E-Mails je nach Berechtigungen und Einstellungen für die Gruppenzustellung zur Moderation zurückgehalten. Die Moderatoren der Gruppe oder die Administratoren des Unternehmens können die Gruppe moderieren, um die zur Moderation zurückgehaltenen E-Mails zu klären. 

Die durch die das Spam-Symbol gekennzeichneten E-Mails sind mögliche Spam-E-Mails. Wenn Sie auf die Spalte "From" klicken, werden die E-Mail-Kopfzeilen in einem Popup-Fenster angezeigt. Die E-Mails können auf Grundlage der Kopfzeilen entweder genehmigt oder abgelehnt werden.  

Benutzerdefinierte Einstellungen – Erweiterte Optionen

In den erweiterten Gruppeneinstellungen können Sie beispielsweise Optionen für E-Mail-Zustellung, Benachrichtigungen und Gruppentyp (Zugriffsebene) anpassen. Der Administrator kann auch in öffentlichen oder anderen Gruppen E-Mail-Adressen oder Domänen definieren, die eingeschränkt oder moderiert werden sollen. Außerdem kann der Administrator auch die externen E-Mail-Adressen oder Domänen hinzufügen, an die auch in moderierten Gruppen E-Mails direkt gesendet werden dürfen. 

Einstellungen der Zugriffsebene:

Die Einstellungen der Zugriffsebene sind vom für das Unternehmen erforderlichen Gruppentyp abhängig. Für die Verwaltung von Gruppen und Zugriffsebenen stehen angepasste Optionen zur Verfügung. 

  1. Everyone – Öffentliche Gruppe 
    • Alle Mitglieder können eine E-Mail an die Gruppe senden.
    • Den Mitgliedern der Gruppe werden alle E-Mails zugestellt. 
  2. Organization Members – Unternehmensgruppe 
    • Nur die Mitglieder desselben Unternehmens können E-Mails an die Gruppe senden.
    • Wenn andere Personen E-Mails an die Gruppe senden, können die E-Mails je nach im Abschnitt "Email Moderation" ausgewählter Option moderiert/an die Absender zurückgesendet werden.
  3. Group Members – Private Gruppe
    • Nur die Mitglieder der Gruppe können E-Mails an die Gruppe senden.
    • Wenn andere Personen E-Mails an die Gruppe senden, können die E-Mails je nach im Abschnitt "Email Moderation" ausgewählter Option moderiert/an die Absender zurückgesendet werden. 
  4. Only Moderators – Eingeschränkte Gruppe
    • Nur die Moderatoren der Gruppe können E-Mails direkt an die Gruppe senden.
    • Wenn andere Personen E-Mails an die Gruppe senden, wird die E-Mail moderiert. Allerdings können die Berechtigungen einzelner Mitglieder bzw. des Moderators im Mitgliederabschnitt auch angepasst werden. 

Benachrichtigungseinstellungen:

Notify Moderator(s) when an email is held in Moderation: Wenn diese Option ausgewählt ist, erhalten alle Moderatoren der Gruppe eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn eine E-Mail zur Moderation zurückgehalten wird. Die Moderatoren können den Inhalt der E-Mails in der Benachrichtigung anzeigen und die E-Mails genehmigen oder ablehnen. 

Notify Author when his email is rejected: Wenn diese Option ausgewählt ist, erhält der Absender einer E-Mail an eine moderierte Gruppe, die vom Moderator abgelehnt wird, eine Benachrichtigung über die Ablehnung der an die Gruppe gesendeten E-Mail. 

Notify Moderator(s) after an email has been approved or rejected: Wenn eine Gruppe mehrere Moderatoren besitzt, kann mit dieser Option festgelegt werden, dass die anderen Moderatoren über die Genehmigung oder Ablehnung einer zur Moderation zurückgehaltenen E-Mail informiert werden. 

Suppress email notification on member addition or deletion: Benutzer erhalten eine automatische E-Mail, wenn Sie einer neuen Gruppe hinzugefügt oder aus einer Gruppe entfernt werden. Wenn die Option aktiviert ist, wird die Benachrichtigungs-E-Mail über die Gruppenmitgliedschaft unterdrückt.  

E-Mail-Zustellung und Berechtigungen:

Deliver Email only if the group email address is in To or Cc: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden E-Mails, die in "Bcc" an die Gruppen-E-Mail-Adresse adressiert sind, zur Moderation zurückgehalten. Es werden nur E-Mails zugestellt, die in "To"/"Cc" an die Gruppe adressiert sind. 

Allow members of the group to send email using Group Email Address as From address: In einigen Fällen antworten die Gruppenmitglieder nicht von ihrem individuellen Benutzerkonto aus, sondern von der Gruppen-E-Mail-Adresse. Das trifft in hohem Maße für öffentliche kundenorientierte Gruppen wie Support/Vertrieb und spezielle Gruppen wie HR, Social Media usw. zu. Wenn die Option ausgewählt ist, wird die Gruppen-E-Mail-Adresse für alle Mitglieder der Gruppe als Adresse eingefügt. Beim Beantworten von E-Mails an die Gruppe wird die Gruppen-E-Mail-Adresse automatisch als Absenderadresse eingestellt. 

Einstellungen für Mitglieder: 

Mit den benutzerdefinierten Einstellungen für Mitglieder können Administratoren bestimmte Einstellungen für Mitglieder überschreiben. 

Wählen Sie unter "Post Approval" die Option "Accept" aus, um den Mitgliedern das Senden von E-Mails an eine moderierte Gruppe zu erlauben. Klicken Sie auf "Hold", um die E-Mails zur Moderation zurückzuhalten. 

Wählen Sie unter "Send as Group" die Option "Allowed" aus, um die Gruppen-E-Mail-Adresse für das Mitglied als Gruppen-E-Mail-Alias hinzuzufügen und als Absenderadresse zu verwenden. Wählen Sie "Not allowed" aus, um dem Gruppenmitglied die Verwendung der Gruppen-E-Mail-Adresse als Absenderadresse zu untersagen. 

Externe Gruppenmitglieder werden bei jedem 10. Fehler deaktiviert. Der Administrator kann auf "Reset" klicken, um die Anzahl der Fehler zurückzusetzen und die Zustellung von E-Mails an das externe Mitglied wieder zu aktivieren. 

Spam-Kontrolle:

Unter "Groups Spam Control" kann der Administrator oder Moderator die Blacklist-E-Mail-Adressen/Domänen für die Gruppe hinzufügen. In analoger Weise können bestimmte E-Mail-Adressen in die Gruppen-Whitelist für die Zustellung der E-Mails in den Posteingang der Benutzer eingetragen werden. 

Im Allgemeinen hat die Blacklist/Whitelist des Unternehmens Vorrang vor der Blacklist/Whitelist der Gruppe/einer Einzelperson. 

Gehen Sie zum Definieren einer Blacklist/Whitelist für Gruppen wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich unter www.zoho.com/mail an, und rufen Sie die Gruppeneinstellungen auf (über die Steuerkonsole/Startseite der Gruppe).
  2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um die Gruppeneinstellungen zu ändern. 
  3. Klicken Sie auf "Spam Control", um der Whitelist oder Blacklist E-Mail-Adressen/Domänen hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie im Abschnitt "Quick Add" rechts "Black List" oder "White List" aus.
  5. Geben Sie die E-Mail-Adressen/Domänen in das Textfeld ein.
  6. Klicken Sie auf "Save".

Zulassungs-/Ablehnungslisten (E-Mail-Adressen/Domänen): 

Whitelists und Blacklists helfen dabei zu bestimmen, ob eingehende E-Mails von bestimmten Domänen/E-Mail-Adressen als Spam eingestuft werden müssen oder nicht. Zusätzlich zu Whitelists und Blacklists kann der Administrator auch Zulassungs- oder Ablehnungslisten für Domänen/E-Mail-Adressen hinzufügen. Zulassungs- und Ablehnungslisten gibt es für alle Arten von Gruppen. 

Zulassungsliste:  

Wenn es sich bei einer Gruppe um eine moderierte Gruppe oder eine Gruppe auf privater oder Unternehmensebene handelt, gelten einige Einschränkungen, wenn externe Benutzer E-Mails an die Gruppe senden. Das führt dazu, dass einige von externen Domänen oder E-Mail-Adressen gesendete E-Mails zur Moderation zurückgehalten werden. Allerdings werden Administratoren einige Ausnahmen haben, bei denen sie E-Mails von externen Konten automatisch direkt zulassen, sodass die Verzögerungen vermieden werden, die durch Moderation oder durch Gruppen entstehen, die E-Mails zurücksenden. 

In diesem Fall muss der Administrator die E-Mail-Adresse oder Domäne auf der Zulassungsliste hinzufügen. 

Ablehnungsliste: 

Auch bei öffentlichen Gruppen, die E-Mails von überall empfangen müssen, müssen Administratoren gegebenenfalls E-Mails von bestimmten Domänen oder E-Mail-Adressen einschränken, indem Sie sie entweder zurücksenden oder moderieren lassen. E-Mail-Adressen oder Domänen dieser Art können der Ablehnungsliste hinzugefügt werden.  

Für Genehmigung zurückhalten: 

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die E-Mails von bestimmten Domänen/E-Mail-Adresse ablehnen möchten und E-Mails von diesen Adressen den Gruppen auch nicht direkt zustellen möchten, können Sie sie der Moderationsliste hinzufügen und sie zur Genehmigung zurückhalten. 

Gehen Sie zum Hinzufügen von Domänen/E-Mail-Adressen zu den Listen wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich unter https://mailadmin.zoho.com bei der Steuerkonsole von Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf "Groups", und wechseln Sie zur Registerkarte "Advanced". 
  3. Wählen Sie unter "Accept/Reject lists" entweder "Add Email Address" oder "Add domain" aus.
  4. Geben Sie die Domänen oder E-Mail-Adressen ein, die Sie der Liste hinzufügen möchten. 
  5. Sie können mehrere durch Komma getrennte E-Mail-Adressen oder Domänen hinzufügen.
  6. Wählen Sie aus, ob Sie sie der Zulassungs- oder Ablehnungsliste ("Accept list"/"Reject list") hinzufügen oder zur Moderation zurückhalten (der Liste "Hold for moderation" hinzufügen) möchten. 
  7. Klicken Sie auf "Add", um den Vorgang abzuschließen.

E-Mail-Optionen

In diesem Abschnitt können Sie den Inhalt verschiedener automatisierter Nachrichten angeben, die, ausgelöst durch verschiedene Ereignisse, an verschiedene Benutzer gesendet werden. Folgende Ereignisse können E-Mails auslösen:

  • Der Gruppe wurde ein neuer Benutzer hinzugefügt – Abonnement-E-Mail
  • Ein Benutzer wurde aus der Gruppe entfernt – Abonnementkündigungs-E-Mail
  • Eine E-Mail wurde vom Moderator zurückgewiesen – Ablehnungs-E-Mail
  • Eine E-Mail wurde zurückgesendet – Zurücksendungs-E-Mail
  • Eine E-Mail wurde empfangen – Bestätigung
  • Eine Nachricht wurde in die Moderator-Warteschlange eingefügt – Genehmigung des E-Mail-Inhalts
  • E-Mail an Administrator, wenn ein Gruppenmitglied eine E-Mail sendet – Genehmigung des E-Mail-Inhalts von Mitgliedern durch Administrator 
  • E-Mail an Administrator, wenn ein Nicht-Mitglied eine E-Mail sendet – Genehmigung des E-Mail-Inhalts von Nicht-Mitgliedern durch Administrator
  • Wenn eine E-Mail in der Warteschlange als Spam identifiziert wird – SPAM-Genehmigungstext
  • Wenn die Gruppen-E-Mail-Adresse nicht unter "To" oder "Cc" aufgeführt ist – Nicht unter "To" oder "Cc"

Je nach Typ der ausgewählten Gruppe sind für die Gruppe nur einige Inhalte zulässig. Stellen Sie individuell angepasste Inhalte bereit, und klicken Sie auf "Save", um die Änderungen zu speichern.

Kalendereinstellungen:

Gruppenadministratoren können Einstellungen für den Gruppenkalender in der Steuerkonsole ändern. Es gibt verschiedene Optionen zum Erstellen von Ereignissen und für andere Zugriffsebenen der Gruppenmitglieder für den Kalender.

Sich überschneidende Ereignisse:

Sie können festlegen, ob Sie das Erstellen mehrerer gleichzeitiger Kalendereinträge (Datum/Uhrzeit identisch) zulassen möchten oder nicht. 

Berechtigung zur Einladung externer Benutzer zu Gruppenereignissen:

Wenn ein Gruppenereignis angelegt wird, können Sie die Mitglieder einschränken, die zum Ereignis eingeladen werden dürfen. Sie können die Berechtigungen so festlegen, dass Einladungen nur an Gruppenbenutzer, an Gruppen- und Unternehmensbenutzer oder an alle im Unternehmen gesendet werden.

Zustimmung des Administrators zum Anlegen von Ereignissen:

Mitglieder können Ereignisse in Gruppenkalendern standardmäßig anlegen. Sie können wählen, ob diese Ereignisse die Genehmigung durch den Gruppenadministrator benötigen, bevor das Ereignis dem Gruppenkalender hinzugefügt wird.

Teilen persönlicher Kalender mit der Gruppe:

Von Mitgliedern erstellte persönliche Kalender können gegebenenfalls mit der Gruppe geteilt werden. Die Genehmigung kann aktiviert, deaktiviert oder so eingestellt werden, dass der Kalender wird nach der Genehmigung durch den Administrator geteilt wird.

Benachrichtigungen zum Gruppenkalender aktivieren/deaktivieren:

Sie können Benachrichtigungen für Aktivitäten wie Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen von Ereignissen in einem Gruppenkalender aktivieren oder deaktivieren. 

Share this post : FacebookTwitter

Finden Sie immer noch nicht, wonach Sie suchen?

Schreib uns: support@zohomail.com