Warum benötigen kleine Unternehmen eine Helpdesk-Software?
Ein gutes Kundenerlebnis sorgt dafür, dass aus einem Erstkunden ein Kunde fürs Leben wird. Der Aufbau eines treuen Kundenstamms ist die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens, und dazu gehört, dass Sie für verärgerte und zufriedene Kunden gleichermaßen erreichbar sind.
Kundenbeschwerden können in Ihrem Posteingang landen, über ein Webformular oder einen Telefonanruf eingehen oder direkt in den sozialen Medien verbreitet werden. Unternehmen brauchen also ein System, um diese Anfragen zu verfolgen, auf jede einzelne zu reagieren und die Bemühungen nachzuvollziehen, während zugleich die Kundendaten geschützt werden. Cloudbasierte Helpdesk-Software ist die beste Möglichkeit für kleine Unternehmen, einen wettbewerbsfähigen Kundensupport anzubieten, da sie kosteneffizient ist, keine Infrastruktur vor Ort benötigt und mit künftigem Wachstum skalierbar ist.
So erkennen Sie, ob eine Helpdesk-Software das Richtige für Ihr kleines Unternehmen ist
Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind, ist es wichtig, die besten Voraussetzungen für alle Aspekte Ihres Unternehmens zu schaffen. Sollte eines der folgenden Szenarien auf Sie zutreffen, ist es an der Zeit, eine Helpdesk-Softwarelösung in Betracht zu ziehen.
Wenn Outlook oder Google Mail Ihre Probleme nicht löst
Ein gemeinsamer Posteingang ist nicht ideal, um Arbeit zu delegieren, und führt oft dazu, dass Anfragen übersehen werden. Eine bessere Lösung bietet mehr als ein E-Mail-Postfach, aber ist genauso einfach zu bedienen. Mit einem Helpdesk können Sie sich alle Ihre Kunden-E-Mails in einer einzigen Benutzeroberfläche ansehen. Die E-Mails werden in Warteschlangen nach Fälligkeit, Priorität und Status geordnet. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie das Supportticket-System von E-Mails auf andere Kanäle ausweiten.
Wenn Ihre Supportmitarbeiter nicht produktiv arbeiten können
Sind Ihre Mitarbeiter gestresst aufgrund von Anfragen, die auch ohne ihr Mitwirken beantwortet werden könnten? Mit einer Helpdesk-Software können Sie Ihre Mitarbeiter gezielt dort einsetzen, wo sie tatsächlich benötigt werden. Richten Sie ein markenübergreifendes Help Center ein und erstellen Sie eine Wissensdatenbank mit häufig gestellten Fragen, Hilfeartikeln und anderen Ressourcen, damit Ihre Kunden ihre Probleme selbst lösen können.
Wenn der Großteil der Supportzeit für repetitive Aufgaben genutzt wird
Es ist schwierig, Zeit zu investieren, um Ihre Kunden besser zu verstehen, wenn Sie jeden Tag mit einer Reihe von Routineaufgaben zu kämpfen haben. Anstatt sich auf Multitasking zu verlassen, können Sie Ihrem Support-Team die Vorteile einer effektiven Automatisierung bieten. Mit der besten Helpdesk-Software für kleine Unternehmen können Sie automatische Zuweisungsregeln, Dienstgütevereinbarungen und Workflows festlegen, damit Routineaufgaben Sie nie wieder davon abhalten, einen großartigen Kundenservice zu bieten.
Wenn es schwierig ist, die Mitarbeiterleistung zu erfassen oder das Kundenfeedback einzuholen
"Messen. Verbessern. Wiederholen." Aber wie kann das gelingen, wenn Sie keine leicht zugänglichen Statistiken haben? Sammeln und analysieren Sie Daten darüber, wie sehr sich Ihr Kundenservice verbessert hat und wie zufrieden Ihre Kunden sind. Einblicke wie der Kanal mit dem höchsten Ticketverkehr und die typische Bearbeitungszeit für Tickets je Kanal helfen Ihnen, Engpässe zu finden und diese schnell zu beheben.
Wenn Sie Ticket-Updates verpassen
Lassen Sie Ihre Kunden nicht warten, wenn Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Mit einem Helpdesk, der mobile Apps umfasst, können Sie Tickets sofort markieren, zuweisen und verschieben und mit Kunden, Kollegen und Teams kommunizieren. Sie können auch Echtzeitbenachrichtigungen über alle Aktualisierungen Ihrer Tickets erhalten, um jederzeit auf dem Laufenden zu bleiben.
Wenn Ihr Kundendienstsystem nicht mit anderen Anwendungen synchronisiert werden kann
Wenn Sie mehrere Fenster öffnen müssen, um Kundendaten oder Zahlungsinformationen zu finden, verlängert sich die Wartezeit für Kunden. Mit einem guten Helpdesk-Ticket-System können Sie native Integrationen, benutzerdefinierte Funktionen und APIs nutzen, um aktualisierte Informationen über alle Ihre Anwendungen hinweg zu erhalten.
Sie müssen sich nicht an Zoho Desk anpassen. Es passt sich an Sie an!
Die Einrichtung von Software, mit der Sie nicht vertraut sind, kann wie eine große Herausforderung wirken, aber in diesem Fall müssen Sie sich keine Sorgen machen. Sie können Ihr Ticket-System anpassen und ändern, damit es bei jedem Schritt Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Sie können native Integrationen, kundenspezifische Funktionen und APIs nutzen, um selbst die leistungsstärkste Kundendienstsoftware zu erweitern.
Zoho Desk ist die beste Wahl für kleine Unternehmen
Zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen haben mit Zoho Desk ihre Support-Aktivitäten erweitert, langfristige Kundenbeziehungen aufgebaut und einen erstklassigen ROI erzielt. Hier sind einige Highlights des besten Helpdesks für kleine Unternehmen.
Einfache Implementierung
Als kleines Unternehmen benötigen Sie eine ebenso einfache wie kostengünstige Technologie. Die intuitive Benutzeroberfläche von Zoho Desk macht die Einrichtung auch mit minimalen IT-Kenntnissen einfach. Die Hilfeartikel und Tooltips führen Benutzer durch die Konfiguration des Helpdesks und sorgen dafür, dass er innerhalb von ein oder zwei Tagen einsatzbereit ist.
Multichannel-Support
Neben E-Mails können Ihre Mitarbeiter Tickets auch über Instant Messaging, Webformulare, soziale Medien, Live-Chat und mehr empfangen und beantworten, ohne eine verwirrend hohe Anzahl an Registerkarten. Sie können für Ihre Kunden optimal erreichbar sein und sicherstellen, dass keine Kundenanfragen unbearbeitet bleiben.
Mitarbeiterproduktivität
Die Arbeitsmodi von Zoho Desk helfen Ihren Mitarbeitern dabei, Tickets mit einem einzigen Klick zu priorisieren und so die Reaktionszeit zu verkürzen. Ihre Mitarbeiter können außerdem die durchschnittliche Bearbeitungszeit mithilfe von Snippets/vorgefertigten Antworten, Artikelvorschlägen aus Ihrer Wissensdatenbank und personalisierten Ticketantworten des KI-gesteuerten Antwortassistenten reduzieren.
Selfservice für Kunden
Kunden wollen ihre Probleme selbst lösen, bevor sie sich an Sie wenden. Geben Sie ihnen die Möglichkeit dazu, indem Sie ein Help Center mit der mehrsprachigen Wissensdatenbank von Zoho Desk erstellen. Sie können eine Kunden-Community aufbauen, indem Sie Foren einrichten, in denen Ihre Benutzer miteinander interagieren, Anwendungsfälle diskutieren, neue Funktionsanforderungen vorschlagen und Best Practices austauschen können. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die richtige Methode zur Implementierung von Selfservice.
Automatisierung und KI
Entwickeln Sie Makros, um die Lösungszeit zu verkürzen, und konfigurieren Sie Dienstgütevereinbarungen, um Tickets rechtzeitig zu eskalieren. Erstellen Sie Workflows, um Aufgaben auszuführen, wenn Tickets definierten Regeln entsprechen, und erstellen Sie sogar Blueprints ganzer Geschäftsprozesse in Zoho Desk, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Zoho Desk bereitet kleine Unternehmen auch auf die Zukunft vor, indem es mit Zia eine KI-Assistentin anbietet, die mit der Zeit lernt, Kundenstimmungen vorhersagen und ganze Servicegespräche mit Kunden führen kann.
Analysen und Einblicke
Behalten Sie mit den zahlreichen Berichten und Dashboards von Zoho Desk die wichtigsten Kundendienstkennzahlen im Blick. Wählen Sie aus Standardberichten oder erstellen Sie eigene Berichte, um Anomalien zu erkennen, die Kundenstimmung vorherzusagen und Engpässe zu beheben, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Mit der RADAR-App behalten Sie auch unterwegs den Überblick über wichtige Kennzahlen.
Starten Sie mit Zoho Desk von Anfang an richtig durch!
Mit dem mehrfach ausgezeichneten Helpdesk für kleine Unternehmen sparen Sie Zeit und Geld!