Terminplanungs­software für Unternehmen

Meetings sind im Geschäftsleben unverzichtbar. Für verschiedene Teams sind sie lebenswichtig, da sie direkt zum Wachstum beitragen: Geschäfte werden abgeschlossen, Kunden werden unterstützt und die interne Zusammenarbeit wird gefördert. Dabei vereinfacht Terminplanungs­software den gesamten Prozess der Terminvereinbarung, indem sie zeitaufwendige Aufgaben überflüssig macht.

Was ist Terminplanungs­software?

Terminplanungs­software unterstützt Unternehmen dabei, ohne großen Kommunikationsaufwand Meetings mit Kunden zu planen und zu verwalten.

Auf Ihrer Buchungsseite werden die von Ihnen angebotenen Meetings und Ihre Verfügbarkeit in Form von verschiedenen Zeitfenstern angezeigt. Durch die entsprechende Auswahl können Kunden schnell selbst ein Meeting vereinbaren.

Sobald das Meeting geplant ist, automatisiert die Terminplanungs-App Aufgaben wie das Versenden von Benachrichtigungen und Erinnerungen, Kalendereinladungen, Links zu Onlinemeetings und die Datenübertragung an andere integrierte Apps.

Kurz gesagt: Terminplanungs­software vereinfacht die Planungsautomatisierung für Ihre terminbezogenen Prozesse.

Warum sollte Ihr Unternehmen Terminplanungs­software verwenden?

Die Antwort ist ganz einfach: Sie können Zeit sparen und die verschiedenen Aufgaben für die Planung eines einzelnen Meetings optimieren.

Außerdem kann Ihr Unternehmen:

• für unterschiedliche Teams und Standorte ganz einfach verschiedene Medien-Typen erstellen und verwalten.
• leichter den passenden Zeitpunkt für ein Treffen mit dem Kunden finden.
• durch Reduzierung von manuellen Aufgaben die Produktivität steigern.
• Termine rund um die Uhr planen lassen.
• Zahlungen für Onlineberatungen annehmen.
• durch Integrationen in andere Apps Daten synchronisieren und Aufgaben automatisieren.
• automatische E-Mail-Erinnerungen und Follow-ups für Meetings einrichten.
• Teammitglieder automatisch dem richtigen Meeting zuweisen.
• Und vieles mehr!

Welche Unternehmen können Terminplanungs­software nutzen?

Terminplanungs­software ist branchenunabhängig. Das bedeutet, dass sie von jedem Unternehmen mit Kundenkontakt genutzt werden kann, das Termine vereinbaren muss oder ein nahtloses Meeting-Erlebnis bieten möchte. Folgende Unternehmensdaten und Branchen können besonders von der Nutzung einer Terminplanungs­software profitieren:

• Unternehmen mit kundenorientierten Teams (Vertrieb, Personalbeschaffung, IT, Kundensupport, Personalwesen und mehr)
• Gesundheitsdienstleistungen, die Termine von verschiedenen Standorten aus anbieten
• Bildungseinrichtungen, die Präsenzunterricht oder Meetings mit Teilnehmern anbieten
• Berater und Einzelunternehmer, die Meetings mit ihren Kunden vereinbaren
• Dienstleistungsunternehmen, beispielsweise Friseursalons, die Termine von Kunden annehmen
• Finanz- und Rechtsfachleute, die Beratungen anbieten
• Alle anderen Unternehmen, die ihren Terminplanungsprozess automatisieren möchten

Wie können Unternehmen Terminplanungs­software nutzen?

1) Terminplanungsseite (oder Buchungs-Links)

Ein Buchungslink, den Sie weitergeben können, damit andere einen Termin mit Ihnen vereinbaren können. Die Seite, auf der Ihre Meeting-Verfügbarkeit angezeigt wird, können Sie per E-Mail teilen oder über einen Hyperlink an beliebiger Stelle auf Ihrer Website verknüpfen.

2) Buchung-Widgets

Ein HTML-Code Ihrer Buchungsseite, den Sie ganz einfach in Ihrer Webseite einbetten können. Im Gegensatz zu Terminplanungs-Links müssen Buchungs-Widgets nicht per E-Mail weitergegeben werden. Beim Landen auf Ihrer Website sehen Kunden sie sofort und können basierend auf Ihrer Echtzeit-Verfügbarkeit einen Termin vereinbaren.

3) Browser-Erweiterung

Eine erweiterte Funktion der Terminplanung Software, mit der Sie Ihren Terminplanungs-Link und bevorstehende Meetings abrufen können, ohne den Tab zu wechseln. Sie können die Erweiterung für Ihren Browser herunterladen und Ihre Meetings ganz einfach verwalten.

4) Integration mit anderen Apps

Durch die Integration in die anderen von Ihnen verwendeten Geschäftsanwendungen steigert Terminplanungs­software die Produktivität und Effizienz.

• Integration von Kalender-Apps zur Synchronisierung Ihres Zeitplans
• Videokonferenz-Integration zum Generieren von Meeting-Links
• CRM-Integration für Datensynchronisierung, Lead Nurturing und Kundenmanagement
• Helpdesk-Integrationen, um Terminlinks schnell für Kundentickets freizugeben
• Live-Chat-Integration, um direkt über Ihren USB-Chat-Termine zu buchen
• Zahlungsintegration, um Zahlungen während einer Buchung anzunehmen
• Marketingautomatisierung für gezielte Kampagnen mit einem Terminplanungslink
• ATS-Integration zum Planen von Vorstellungsgesprächen mit Bewerbern
• und vieles mehr!

5) APIs

Mit APIs können Sie Apps verbinden, die keine direkte Integration mit der von Ihnen ausgewählten Terminplanungs-App haben. Alternativ können Sie eine benutzerdefinierte Schnittstelle für die Terminplanung erstellen, um Ihre vorhandenen Geschäftsprozesse zu nutzen.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von Terminplanungs­software?

1) Bessere Organisation von Meetings

Mit einer Terminplanungs-App können Sie alle für Ihr Unternehmen gebuchten Termine über ein zentrales Dashboard anzeigen und verwalten. So können Sie leichter auf die richtigen Informationen zugreifen und terminbezogene Berichte generieren, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.

2) verbesserte Zeitplanung im Team

Die manuelle Zuweisung von Meetings für Ihr Team kann eine schwierige und zeitraubende Aufgabe sein. Terminplanungs-Apps vereinfachen die Zuweisung von Meetings für Ihre Teammitglieder. Wenn ihre Kalendersynchronisation und ihre Verfügbarkeiten festgelegt sind, werden sie automatisch nach dem Umlaufprinzip gebucht, sobald Sie sie einem Meeting-Typ zuweisen.

3) Verbesserung des Kundenerlebnisses

Die manuelle Planung von Terminen kann Verzögerungen mit sich bringen und sorgt oft für ein schlechtes Kundenerlebnis. Terminplanungs-Apps tragen dazu bei, Verzögerungen bei der Terminvereinbarung und den Kommunikationsaufwand zu reduzieren, indem sie es Kunden ermöglichen, über Ihre Buchungsseite einen passenden Termin zu vereinbaren.

4) Höhere Website-Konversionen

Das Erfragen von Kontaktdaten oder die Bereitstellung eines Kontaktformulars zur Terminvereinbarung auf Ihrer Website kann für Ihre Kunden ein Ärgernis darstellen. Außerdem riskieren Sie, dass sie sich gar nicht erst bei Ihnen melden. Wenn Sie Ihrer Website ein Buchungs-Widget hinzufügen, können Sie schnell und ohne zusätzlichen Aufwand Termine mit interessierten Kunden vereinbaren.

5) Automatisierte geschäftliche Workflows

Anstatt sich mit administrativen Aufgaben zur Verwaltung Ihrer Meetings zu beschäftigen, können Sie diese Aufgaben wie Workflows mithilfe von Terminplanungs­software automatisieren. Sie können E-Mail Bestätigungen, Erinnerungsbenachrichtigungen und Follow-up-E-Mails in Ihren bevorzugten Intervallen versenden und so die Kommunikation optimieren. Durch Integrationen können Sie die Daten auch an Ihre anderen Geschäftsanwendungen weiterleiten.

Kernfunktionen von Terminplanungs­software

1) Anpassbare Terminplanungsseiten

Die Terminplanungsseite, auf der Ihren Kunden landen, lässt sich optisch anpassen, um ein positives Buchungserlebnis zu bieten. Sie können zwischen verschiedenen Designs und Layouts wählen, um Ihre Verfügbarkeit anzugeben, Farbpaletten auswählen, die zu Ihrer Marke passen, für Ihr Unternehmen relevante Bilder einbinden, den Text auf der Seite ändern und vieles mehr.

2) Regeln für die Terminplanung

Unmittelbar aufeinanderfolgende Meetings können anstrengend sein, vor allem, wenn Sie Termine nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums wahrnehmen oder täglich eine bestimmte Anzahl von Meetings durchführen möchten. Mit Terminplanungs­software können Sie für Ihre Meetings Einschränkungen erstellen, damit Sie ganz nach Ihren Vorlieben gebucht werden.

3) Kalendersynchronisierung

Wenn es in unseren Kalendern zu Doppelbuchungen kommt, ist der anschließende Aufwand für die Umplanung ein echtes Ärgernis. Eine Terminplanungs-App lässt sich mit Ihren Kalendern integrieren. Dadurch wird Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit abgerufen und neue Meetings werden Ihrem Kalender automatisch als Ereignisse hinzugefügt.

4) Benachrichtigungen und Erinnerungen

Eine Sache, um die Sie sich mit Terminplanungs­software keine Gedanken mehr machen müssen, ist das Versenden von Bestätigungen oder Erinnerungen für das Meeting. Wenn ein Meeting geplant wird, versendet die App automatisch E-Mails und SMS Nachrichten sowie rechtzeitige Erinnerungen vor Beginn des Meetings.

5) Meeting-Typen

Mit Terminplanungs­software können Sie unterschiedliche Ereignistypen für Ihr Unternehmen erstellen. Dazu gehören:

• Persönliches Meeting
• Panel-Meeting
• Wiederkehrendes Meeting
• Gruppenbuchung
• Ressourcenbuchung

Für jeden Meeting-Typ können individuelle Buchungseinstellungen festgelegt, unterschiedliche Teammitglieder zugeordnet, eigene Buchungslinks oder Widgets und vieles mehr erstellt werden.

6) Teammanagement

Es ist kompliziert, sich mit Teammitgliedern zu koordinieren, mehrere Zeitpläne zu verwalten, herauszufinden, wer verfügbar ist, und dann ein Meeting manuell zu planen. Eine Terminplanungs-App vereinfacht die Terminplanung für Ihre Teammitglieder. Sie können sie als einzelne Benutzer hinzufügen, ihnen verschiedene Rollen und Berechtigungen zuweisen und ihnen unterschiedliche Meetings zur Bearbeitung zuordnen.

7) Zeitzonenumwandlungen

Wenn Sie Meetings rund um den Globus planen, kann die manuelle Umrechnung der Zeitzonen eine frustrierende Aufgabe sein. Terminplanungs­software rechnet die verfügbaren Zeitfenster automatisch in die Zeitzone Ihres Kunden um, um schnell ein Meeting zu vereinbaren.