ما هي خطة المشروع؟
تُعد خطة المشروع أداة حاسمة لإدارة المشروع بشكل فعال. وتُشكّل دليلاً لمديري المشاريع وأعضاء الفريق والشركاء والعملاء وأصحاب المصلحة، ناهيك عن المفتاح لضمان عمل كل الأعضاء معًا بغية تحقيق هدف مشترك. تسجّل خطة المشروع كل تفاصيل مشروعك وصولاً إلى التفاصيل الدقيقة بحيث يتم تنفيذ المشروع بسلاسة والتحكم فيه في حالة حدوث أي انحرافات.
لماذا تحتاج فرق المشاريع إلى برنامج تخطيط المشاريع؟
ويساعد برنامج تخطيط المشاريع فرق المشاريع في تحديد طريقة عملهم من أجل تحقيق أهداف المشروع.
على سبيل المثال، قد يكون مشروعك أيًّا مما يلي:
- تطوير منتج أو خدمة جديدين
- بناء بيت أو أي مبنى آخر
- تصميم لتسويق علامة تجارية أو شركات علاقات عامة أو شركات معمارية أو تصميمات ويب
- شركة استشارية للشركات الصغيرة تساعدها في تحقيق أهدافها في العمل
للتخطيط لمثل هذه المشاريع، تحتاج إلى تحديد النواتج القابلة للتسليم الصحيحة، وتخصيص الموارد، وتتبع مدة نشاط ما وتقدير التكاليف. لتحقيق هذا، تحتاج إلى برنامج تخطيط مشاريع فعال يتميز بسهولة الاستخدام وذي سعر معقول، وهو الأهم.
لفهم سبب حاجة الفرق إلى برنامج تخطيط المشاريع، نحتاج أولاً إلى معرفة ما هو تخطيط المشاريع. يمكن لفرق المشاريع تتبع نطاق أو "سبب" مشروعهم لمعرفة ما إذا كانت أهدافهم قد تحققت. يسمح برنامج تخطيط المشاريع لهم كذلك بتعيين العمل أو "ما" يجب القيام به من أجل تلبية نطاق المشروع، و "من" الذي يجب أن يشارك، و "متى" يتم الانتهاء من المراحل المختلفة للمشروع.
الميزات الرئيسية لبرنامج تخطيط المشاريع
01 تحديد خطوط الأساس للمشروع
أداء المشروع بأكمله يقاس بالنسبة إلى نقاط بدء المشروع الثلاثة، وهي النطاق وجدول المواعيد والتكلفة. وهي تمثل الأساس للمشروع، وتُستخدم لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أثناء التنفيذ أم لا. وتعمل كخطوط أساس للمشروع لضمان تنفيذه بطريقة سليمة.
02 صياغة نطاق المشروع
هناك افتراض بأن بيان النطاق هو العنصر الأهم في خطة المشروع ويجب أن يشمل: احتياجات الشركة وأهدافها ونطاق المشروع والفوائد المترتبة على إنجازه. ويمكن التعامل مع النطاق باعتباره علاقة تعاقدية بين مدير مشروع والمساهم، وهي علاقة تعاقدية لا يمكن تغييرها إلا بموافقة المساهم.
03 جدولة خطوط أساس المشروع
بمجرد تأكيد نواتج المشروع القابلة للتسليم في بيان النطاق، يجب صياغتها في شكل بنية تقسيم عمل (WBS) تضم كل النواتج القابلة للتسليم. يشمل النطاق كل النواتج القابلة للتسليم والتي يتعين إنتاجها في المشروع؛ وبذلك يحدد كل العمل المقرر تنفيذه.
04 إدارة موارد المشروع
تتمثل الخطوة التالية في عملية تخطيط مشروعك في تخصيص الميزانية والموارد الأخرى للأقسام المقسمة لنطاق مشروعك. يتضمن ذلك أيضًا أعمال التخصيص الأمثل لكل الموظفين للتأكد من أنهم لا يعملون بأكثر من طاقتهم أو يعملون بأقل من طاقتهم. تعمل هذه المرحلة جنبًا إلى جنب مع جدولة المشروع وقد تؤثران على بعضهما البعض.
05 التواصل بخصوص خطة المشروع
إحدى السمات المهمة لخطة المشروع هي خطة الاتصالات. خطة الاتصالات يجب أن تذكر: من في المشروع يجب أن يتم إرسال التقارير إليه، وما معدلات إرسال التقارير، وكيف سيتم تصعيد المشاكل، ومن سيتولى حلها ومتى وأين سيتم تخزين معلومات المشروع، وبأي تنسيق، ومن سيتاح له حق الوصول إليها.
كيف تصنع خطة مشاريع عبر الإنترنت؟
يمكن إنشاء خطط المشاريع عبر الإنترنت باستخدام أي برنامج تخطيط للأعمال. تتضمن خطوات تخطيط المشاريع ما يلي:
01. إنشاء هيكل تفصيل عملك
بمجرد تحديد النطاق، يجب تقسيمه إلى أقسام يمكن التحكم فيها. في أداة تخطيط المشاريع، يمكنك بسهولة تسجيل هذه المراحل وتتبعها. يمكن تحديد المعالم أو الأهداف الرئيسية التي تعد جميعها عوامل مساهمة في الهدف النهائي، والمهام المتضمنة لتحقيق كل معلم رئيسي ومهام فرعية لكل مهمة من هذا القبيل في دقائق باستخدام أدوات تخطيط المشاريع.
02. جدولة المشاريع باستخدام مخططات جانت
تكمن الخطوة التالية في عملية التخطيط لمشروعك في جدولة الجدول الزمني للمشروع. من الأهمية بمكان أيضًا مراعاة الترابط بين عناصر العمل المختلفة، لأنه المكان الذي تصبح فيه مخططات جانت ذات فائدة. استخدم مخطط جانت لجدولة المهام وتعيين التبعيات وتحليل المسار الهام وتعيين الخطوط الأساسية لمقارنتها بالتقدم المحرز في الوقت الفعلي.
03. تخصيص الموارد بالطريقة المثلى
حان الوقت الآن لإشراك فريقك وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع. تجدر الإشارة إلى أنه من المهم تخصيص العمل للأشخاص أو الفريق المناسب، مع الأخذ في الاعتبار مهارات وتخصصات فريقك. يضمن برنامج تخطيط العمل أن يتم ذلك على النحو الأمثل من خلال تحليل عبء العمل على الموظفين للتحقق من توفرهم قبل تخصيص العمل.
04. تعيين الميزانية المخططة
ضع ميزانية مخططة لمقارنتها بتكلفتك الفعلية أو إنفاقك ونفقاتك في الوقت الفعلي. تجنب الإفراط في صرف ميزانيتك من خلال التتبع المستمر للمبالغ التي يتم إنفاقها، وباستخدام تقنيات مثل التنبؤ بالميزانية، وإدارة القيمة المكتسبة (EVM) والتقارير المخطط لها مقابل التقارير الفعلية. لهذا السبب، يُعد إعداد ميزانية أولية لعناصر عملك مهمًا في تخطيط المشروع وإدارته.
05. التخطيط للتواصل الفعال
تُشكّل مجموعة واسعة من الميزات التعاونية التفاعلية المتوفرة في الأدوات الافتراضية الميزة الرئيسية فيها. تأكد من أن المعرفة تتدفق إلى كل صاحب مصلحة في المشروع على حدة من خلال التخطيط لتحديثات الحالة والمكالمات والاجتماعات الافتراضية والمزيد. تضمن ميزات مثل المنتديات أو وسائل التواصل الاجتماعي مثل الموجزات أيضًا إجراء المحادثات بشكل طبيعي.
لماذا يُعدّ Zoho Projects أفضل برنامج لتخطيط المشاريع؟
ولا يُعَد Zoho Projects برنامج إدارة مشاريع سهل الاستخدام فحسب، بل يحتوي أيضًا على ميزات تلبي احتياجات كل جوانب عملية إدارة مشروعك. قم بإنشاء هيكل تفصيلي للعمل مع وحدة إدارة المهام الشاملة التي تحتوي على ميزات مثل العروض والحالات المخصصة والتذكيرات وعمليات التكرار والجدول الزمني للحالة. تتميز مخططات جانت البديهية مع واجهة السحب والإفلات البسيطة بميزات مثل إدارة التبعية والمسار الحرج والخط الأساسي وقياس الرسم البياني.
ويُعد كل من التخصيص الفعال للموارد عبر ساعات العمل المرنة ومخططات استخدام الموارد، وإدارة الميزانية مع التقارير المخططة مقابل تلك الفعلية، والتنبؤ بالميزانية وإدارة القيمة المكتسبة (EVM)، والتعاون السلس عبر الدردشة المضمنة والاجتماعات والموجزات والمنتديات بعضًا من الأسباب التي تجعل Zoho Projects أفضل برنامج تخطيط للمشاريع. وهو في المتناول ليس من حيث الاستخدام مع تطبيقات الهاتف المحمول فحسب، بل أيضًا من حيث التكلفة. هل كنت تعلم؟ حتى خطتنا المجانية تحتوي على أدارة عرض مخطط جانت! اطلع على تفاصيل الأسعار هنا.
قوالب بسيطة لتخطيط المشاريع
توفر القوالب الكثير من الوقت في بناء خطة مشروعك، تحديدًا إذا كانت مؤسستك تعمل في مشاريع متشابهة. في Zoho Projects، لا نوفر لك نموذجًا داخليًا لتعديله وصنعه بنفسك فحسب، بل نقدم أيضًا قوالب خاصة بالمجال. تتوفر قوالب مثل الإنشاءات وتطوير البرامج وتصنيع السيارات عند التسجيل!
نحن نؤمن أيضًا بأن احتياجات شركتك فريدة من نوعها. لذلك، يمكنك في Zoho Projects إنشاء خطة مشروع من البداية مرة واحدة وحفظها كقالب لاستخدامه في أي وقت تريده بعد ذلك. قد يكون ذلك نموذجًا بسيطًا لتقسيم المهام أو تقسيمًا تفصيليًا للتكلفة، الأمر عائد لك! اقرأ المزيد عن قالب المشروع هنا.