برنامج تخطيط للمشاريع

لماذا تحتاج إلى برنامج تخطيط مشروعات؟

صياغة خطة مشروع هو الإجراء الأول الذي ينبغي لك القيام به عندما يوكل إليك أي نوع من المشروعات. ومع ذلك، فغالبًا ما نتجاهل خطة المشروع من أجل مواصلة العمل والمضي قدمًا به، ونخفق في إدراك قيمة خطة المشروع في توفير الوقت والمال والموارد، وخلافه. فالتخطيط الشامل مطلوب لتقليل الكثير من انعدام اليقين الذي يحيط بتنفيذ المشروع.

قبل أن تتمكّن من بناء مشروع، تساعدك خطته في تحديد طبيعة المشروع بدقة، ونطاقه وطريقة تحقيق هذا عن طريق المشروع.

خطة مشروع

على سبيل المثال، قد يكون مشروعك أيًّا مما يلي:

للتخطيط لمثل هذه المشاريع، تحتاج إلى تحديد النواتج القابلة للتسليم الصحيحة، وتخصيص الموارد، وتتبع مدة نشاط ما وتقدير التكاليف. لتحقيق هذا، تحتاج إلى برنامج تخطيط مشاريع فعال يتميز بسهولة الاستخدام وذي سعر معقول، وهو الأهم. باستخدام Zoho Projects برنامجًا لتخطيط مشروعاتك، سوف يتوفر لك وقت أكبر لإنجاز مهام عمل حقيقية وسوف يتعين عليك قضاء وقت أقل في إدارتها.

الفوائد الأساسية التي تعود على الأعمال من برنامج تخطيط مشاريع

الميزات الرئيسية

تحديد خطوط البداية للمشروع

أداء المشروع بأكمله يقاس بالنسبة إلى نقاط بدء المشروع الثلاثة، وهي النطاق وجدول المواعيد والتكلفة. وهي تمثل الأساس للمشروع، وتُستخدم لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أثناء التنفيذ أم لا. وتعمل كخطوط بداية للمشروع لضمان تنفيذه بطريقة سليمة.

من المهم لمدير المشروع أن ينظر إلى الصورة بوضوح وأن يوافق على المهام المطلوبة أثناء العمل والأفراد الذين سينفذونها في الفريق. ويجب أن يكون المدير على علم بالقرارات التي سيتخذها كل مساهم/عميل وكيف سيتم تحقيقها أثناء سير المشروع.

صياغة نطاق المشروع

هناك افتراض بأن بيان النطاق هو العنصر الأهم في خطة المشروع ويجب أن يشمل: احتياجات الشركة وأهدافها ونطاق المشروع والفوائد المترتبة على إنجازه. ويمكن التعامل مع النطاق باعتباره علاقة تعاقدية بين مدير مشروع والمساهم، وهي علاقة تعاقدية لا يمكن تغييرها إلا بموافقة المساهم.

جدولة خطوط بداية المشروع

بمجرد تأكيد نواتج المشروع القابلة للتسليم في بيان النطاق، يجب صياغتها في شكل بنية تقسيم عمل (WBS) تضم كل النواتج القابلة للتسليم. يشمل النطاق كل النواتج القابلة للتسليم والتي يتعين إنتاجها في المشروع؛ وبذلك يحدد كل العمل المقرر تنفيذه.

التواصل بخصوص خطة المشروع

إحدى السمات المهمة لخطة المشروع هي خطة الاتصالات. خطة الاتصالات يجب أن تذكر: من في المشروع يجب أن يتم إرسال التقارير إليه، وما معدلات إرسال التقارير، وكيف سيتم تصعيد المشاكل، ومن سيتولى حلها ومتى وأين سيتم تخزين معلومات المشروع، وبأي تنسيق، ومن سيتاح له حق الوصول إليها.