برنامج إدارة المشاكل

المشاكل والأخطاء والعيوب والأعطال هي جزء لا يمكن تفاديه من أي مهمة، سواء أكانت مشروع تطوير برنامج عالي المستوى يمتد على مدار أشهر عديدة، أو جهدًّا تعاونيًّا قصير الأمد لفعالية جماعية تمتد لأيام؛ لأن الأخطاء ملازمة للطبيعة الإنسانية. كيفية تتبع هذه المشاكل والأخطاء ومراقبتها وإصلاحها يجعل الفرق كل الفرق بين عمل رائع وعمل عادي. والأعمال الرائعة هي تلك التي تنال التقدير والاستحسان.

عملية المعالجة الحصرية لهذه المشاكل أو الأخطاء في أي مشروع تُسمى إدارة المشاكل، أو تتبع الأخطاء في سياق مصطلحات التطوير البرمجي، علمًا بأن الأخطاء والمشاكل يتم استخدامهما بنفس المعنى في هذه الأيام.

لماذا سأرغب في برنامج تتبع مشاكل كجزء من مشروعاتي؟

متى عمل الأفراد كفريق، فهناك تتوفر كل احتمالية لتجاهل بعض الأخطاء أو ترك بعض الأشياء دون إنهاء أو وضعها في غير مكانها الصحيح، وغير ذلك، لأن نمط العمل والوظائف يختلفان من شخص إلى شخص. فالاكتفاء بإنشاء قائمة بالمشاكل التي يصادفها المرء وإرسالها بالبريد الإلكتروني أو نشرها في مستند أو صفحة ويب لن يكون كافيًا، وذلك في ظل وفرة رسائل البريد الإلكتروني والمهام والواجبات الأخرى التي يتعين على الشخص اجتيازها كل يوم وكل ساعة.

في أثناء معالجة العمليات، تصبح هذه المشاكل والأخطاء في طي النسيان وفي وقت لاحق تصبح سببًا في حيرة أفراد المشروع المشغولين بإتمام المهام الأخرى ذات الصلة وتجعلهم يتساءلون:
 

  • ما المشكلة؟ هل هناك خطأ في مكان ما؟
  • هل حاول أي شخص إصلاح هذه؟
  • وجدت المشكلة! (وبعد ساعات أو حتى أيام طويلة) ماذا الآن؟

باستخدام برنامج تتبع أخطاء أو إدارة مشاكل حصري، سوف يجاب عن كل الأسئلة أعلاه في غضون دقائق، وليس ساعات أو أيام، مما يسمح لفريق إدارة المشروع بالتركيز على المهام الرئيسية مع البقاء خالين من المشاكل رغم ذلك. ولهذا السبب يأتي المكوّن الإضافي " IssueTracker " في Zoho Projects في شكل وحدة مشاكل منفصلة.

وإليك مقطع فيديو قصيرًا آخر يشرح سبل إضفاء السلاسة على تتبع المشاكل وجعلها مهمة خالية من المشقة.

الفوائد الرئيسية لبرنامج تتبع المشاكل

  • احصل على رؤية شاملة للمشاكل التي لم يُعثر لها على حل من خلال طرق عرض تتم تصفيتها حسب درجة الشدّة والفئة وتاريخ الاستحقاق.
  • قم بتنظيم كيفية تعامل أعضاء المشروع مع المشاكل من خلال سير عمل مخصص وقواعد للعمل.
  • أضفِ إمكانية التشغيل التلقائي على تذكير الأعضاء المسؤولين عن إصلاح المشاكل وإرسال الإخطارات إليهم عن طريق إعداد قوالب الإخطارات.
  • امنح طريقة التعامل مع المشاكل بنية منظّمة عن طريق تعريف دورة التعامل مع المشكلة بناءً على العديد من المراحل.
  • قم بتحفيز أعضاء الفريق لإصلاح المشاكل من خلال الوصول السريع إلى الحلول والمحفوظات والتعليقات الخاصة بكل مشكلة.
  • وقم بتحسين الإنتاجية وتجنب إهدار الوقت عن طريق معرفة أي المشاكل بالضبط هي القابلة للتكرار وإلى أي مستوى.

إرسال المشاكل وتنظيمها

يسمح IssueTracker للمسؤولين بتكوين الأذونات بناءً على الحالة، أو نقل المشكلة إلى حالة أخرى، أو حذف المشكلة. ويساعدك على تبسيط كل خطوة من خطوات تتبع المشاكل. ومن خلال تتبع المشاكل، يمكنك الآن إدارة المشاكل جنبًا إلى جنب مع كل مهام المشروع الأخرى وإبقاء مشروعاتك على المسار الصحيح.

تخصيص سير العمل

يسمح لك قالب سير العمل المرن للمكوّن الإضافي IssueTracker بتعريف سير العمل الفردي لمشروعات مختلفة. وكل سير عمل يمكن أن يشمل عدد الخطوات المطلوب. من السهل تكوين سير العمل في Zoho Projects ليعكس الاحتياجات الفريدة لشركتك. معرفة المزيد

تحديد قواعد العمل

تحظى الطريقة التي يتم الإبلاغ بها عن المشاكل في أي برنامج تتبع مشاكل بأهمية بالغة. يمكنك تعريف قواعد العمل التي ستمكّنك من تنظيم المشاكل وتنفيذ الإجراءات، مثل تغيير درجة الشدّة والأولوية والوحدة ونوع المشكلة، وتعيين المشكلة لمستخدم، والقيام بالمزيد. معرفة المزيد

تكوين قوالب الإخطارات

يمكن لوحدة تتبع المشاكل أن ترسل الإخطارات بالبريد الإلكتروني إلى المستخدمين بخصوص الأحداث العديدة التي تقع أثناء دورة حياة تتبع المشاكل ضمن مشروع معين. يمكنك تكوين الإخطارات عن تعيين مشكلة لك، أو عند إنشائها أو حلها طبقًا لاحتياجات مشروعك. معرفة المزيد

عرض مشاكلي

تقدم ميزة "عرضي للمشاكل" نظرةً معزّزة للمشاكل التي يتم الإبلاغ عنها عن طريق مستخدم معين ولا يتوقف الأمر عند ذلك، إذ يمكنك رؤية المشاكل المعيّنة لك. وبهذه الطريقة، يمكنك أن تعرف عدد المشاكل التي يجب عليك إصلاحها وتتخلص من صعوبات تذكّر كل المشاكل. معرفة المزيد