إنشاء المستندات المخصصة باستخدام Zoho Writer
اختَر من بين مجموعة متنوعة من قوالب Zoho Writer المصمَّمة سابقًا أو أنشِئ قوالب PDF المخصصة لاستخدامها في شكل مرفقات بريد إلكتروني. ومن ثَمَّ يمكنك ملء هذه القوالب تلقائيًا بالردود على النماذج من خلال تعيين بيانات الحقول إلى عناصر في مستندات PDF المخصصة. والأهم أن الأمر لا يتطلب سوى أخذ بضع خطوات بسيطة.
إنشاء المستندات المخصصة باستخدام WebMerge
استخدِم بيانات اعتماد WebMerge لإعداد قوالب المستندات التي سيتم إرسالها في شكل مرفقات في رسائل البريد الإلكتروني. وادمِج البيانات التي يتم جمعها من الردود على النماذج في قوالب مستندات التسجيل والعقود. وبمجرد الانتهاء، يمكنك إرسالها تلقائيًا وبشكل آمن عبر البريد الإلكتروني.
توقيع المستندات رقميًا باستخدام Zoho Sign
يمكنك الحصول على المستندات موقَّعة وخاضعة للتحقق بواسطة عدة أعضاء في المؤسسة باستخدام Zoho Sign، وذلك بعد تكوين عملية دمج المستندات باستخدام Zoho Writer. وبأخذ بضع خطوات مباشرة، يمكنك إعداد قائمة برسائل البريد الإلكتروني لأعضاء الفريق الذين يحتاجون إلى توقيع أي مستند أو استلام نسخة موقَّعة منه، وستُرسَل المستندات إليهم جميعًا عبر البريد تلقائيًا.
تخزين المستندات المدمَجة في السحابة
يمكنك حفظ مرفقات النماذج والمستندات المدمَجة في الخدمات المتكاملة التي نوفرها، مثل Zoho Docs وZoho Workdrive، أو في خدمات التخزين السحابي التي توفرها الجهات الخارجية مثل Dropbox أو Google Drive أو OneDrive. كما يمكنك حفظ المستندات تلقائيًا أو باتباع الإجراءات اليدوية. وبهذه الطريقة، لن تضطر أبدًا إلى مواجهة عناء فقدان المعلومات المهمة.
الإبقاء على التجانس بين المستندات المخصصة والعلامة التجارية
يمكنك تخصيص مظهر المستندات المدمجة بالتكامل مع العلامة التجارية الخاصة بك من خلال الألوان والشعارات التي تطابق النماذج. وبذلك تحافظ على تجانس المستندات من خلال ضبط التفاصيل، مثل الخطوط وأحجام الخطوط والتخطيطات والألوان.
