لماذا تحتاج الشركات الصغيرة إلى برنامج مكتب مساعدة؟
إن تجربة العميل الجيدة هي ما يحول عميل المرة الأولى إلى عميل مدى الحياة. فالسبيل إلى ازدهار الشركات هو بناء قاعدة عملاء مخلصين، وهذا يعني أنه يجب أن تكون متاحًا للتعامل مع العملاء الغاضبين والسعداء على حد سواء.
يمكن أن ترد شكاوى العملاء إلى صندوق البريد الوارد الخاص بك، أو تأتي عبر نموذج ويب أو مكالمة هاتفية، أو تُعرض مباشرة على العالم عبر وسائل التواصل الاجتماعي. لذا تحتاج الشركات إلى نظام لتتبع هذه الطلبات، والاستجابة لكل منها، وقياس الجهود، مع الحفاظ على بيانات العملاء آمنة. يُعد برنامج مكتب المساعدة المستند إلى السحابة أفضل طريقة للشركات الصغيرة لتقديم دعم تنافسي إلى العملاء، حيث إنه منخفض التكلفة ولا يتطلب بنية تحتية في الموقع، وقابل للتطوير تماشيًا مع النمو المستقبلي.
كيف تتحقق إذا كان برنامج مكتب المساعدة هو ما تحتاج إليه شركتك الصغيرة
عندما تمتلك شركة متنامية، من الضروري وضع الأساس الصحيح لجميع جوانب شركتك. إذا واجهت أحد السيناريوهات الآتية، فقد حان الوقت للنظر في حل برنامج مكتب المساعدة.
عندما لا يحل Outlook أو Gmail مشكلاتك
صندوق البريد الوارد المشترك ليس مثاليًا لتفويض الأعمال وغالبًا ما يؤدي إلى فقدان الطلبات. سيكون الحل الأفضل أكثر نفعًا من صندوق البريد الإلكتروني، لكنه على نفس القدر من السهولة في الاستخدام. يتيح لك مكتب المساعدة عرض كل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعميل في واجهة واحدة مرتبة في قوائم استنادًا إلى وقت الاستحقاق والأولوية والحالة. يمكنك مد نظام تذاكر الدعم من البريد الإلكتروني إلى قنوات أخرى مع نمو عملك.
عندما يواجه وكلاء الدعم لديك صعوبة في الإنتاجية
هل يشعر وكلاؤك بالتوتر بسبب التذاكر التي من الممكن حلها من دون مساعدتهم؟ مع برنامج مكتب المساعدة، يمكنك إشراك وكلائك فقط عند الحاجة إليهم. قم بإعداد مركز مساعدة للعلامات التجارية المتعددة وإنشاء قاعدة معلومات باستخدام الأسئلة الشائعة ومقالات المساعدة والموارد الأخرى لمساعدة العملاء على حل مشكلاتهم بأنفسهم.
عندما تستغرق المهام المتكررة معظم وقت الدعم
قد يبدو تخصيص المزيد من الوقت لفهم عملائك عملاً صعبًا عندما تكون لديك مجموعة ضخمة من المهام الروتينية العالقة يوميًا. بدلاً من الاعتماد على المهام المتعددة، امنح فريق الدعم الخاص بك ميزة الأتمتة الفعالة. باستخدام أفضل برنامج مكتب مساعدة للشركات الصغيرة، يمكنك وضع قواعد التعيين التلقائي، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، وعمليات سير العمل لضمان ألا تمنعك المهام الروتينية أبدًا من توفير خدمة عملاء مخصصة.
عندما يكون من الصعب قياس أداء الوكيل أو تعليقات العملاء
"القياس، التحسين. التكرار." لكن كيف يمكنك القيام بذلك عندما لا تكون الإحصائيات متاحة لديك بسهولة؟ اجمع البيانات حول مدى تحسن خدمة العملاء ومدى رضا عملائك عنها وقم بتحليلها. سوف تساعدك المعلومات المعمقة مثل القناة التي تتمتع بأعلى حركة تذاكر وزمن الحل المعتاد للتذاكر ضمن كل قناة على العثور على العوائق وحلها بسرعة.
عندما تفوتك تحديثات التذاكر
لا تدع عملاءك ينتظرون عندما لا تكون في مكتبك. باستخدام مكتب المساعدة الذي يتضمن تطبيقات للأجهزة المحمولة، يمكنك وضع علامة على التذاكر وتعيينها ونقلها على الفور والتواصل مع العملاء والزملاء والفِرق. يمكنك أيضًا تلقي إشعارات في الوقت الفعلي حول أي تحديثات على تذاكرك، بحيث تظل على اطلاع دائم على الأمور في كل الأوقات.
عندما لا تتم مزامنة إعداد خدمة العملاء مع التطبيقات الأخرى
يؤدي فتح نوافذ متعددة من أجل العثور على تفاصيل العميل أو معلومات الدفع إلى زيادة وقت انتظار العميل النشط. يتيح لك برنامج إصدار التذاكر الجيد الخاص بمكتب المساعدة استخدام عمليات الدمج الأصلية والوظائف المخصصة وواجهات برمجة التطبيقات للحصول على معلومات محدثة عبر جميع تطبيقاتك.
وبالتالي لا يلزم التكيّف مع Zoho Desk، فهو يتكيّف معك.
قد يبدو إعداد برنامج لست معتاده أمرًا محبطًا، لكن في هذه الحالة، لا تقلق. يمكنك تخصيص نظام إصدار التذاكر وتغييره ليناسب متطلبات أعمالك في كل خطوة. استخدم عمليات التكامل الأصلية والوظائف المخصصة وواجهة برمجة التطبيقات لتوسيع نطاق برنامج خدمة العملاء الفعّال بالفعل.
Zoho Desk هو الخيار الأفضل للشركات الصغيرة
قامت الآلاف من الشركات صغيرة ومتوسطة الحجم بتوسيع نطاق عمليات الدعم الخاص بها، وبناء علاقات طويلة الأمد مع العملاء، وتحقيق أفضل عائد على الاستثمار في فئتها باستخدام Zoho Desk. في ما يأتي بعض النقاط البارزة لأفضل مكتب مساعدة للشركات الصغيرة.
سهولة الاستخدام
كشركة صغيرة، تحتاج إلى تقنية بسيطة وبسعر معقول. تجعل واجهة المستخدم البسيطة في Zoho Desk من السهل القيام بعملية الإعداد، حتى مع الحد الأدنى من المعرفة في مجال تكنولوجيا المعلومات. توجه مقالات التعليمات والتلميحات المستخدمين خلال تكوين مكتب المساعدة الخاص بهم وتشغيله في غضون يوم أو يومين.
الدعم المتعدد القنوات
بالإضافة إلى البريد الإلكتروني، يمكن للوكلاء أيضًا تلقي التذاكر والرد عليها عبر المراسلة الفورية ونماذج الويب ومواقع التواصل الاجتماعي والدردشة المباشرة وغيرها من دون فوضى علامات التبويب المتعددة. يمكنك الوصول حقًا إلى عملائك والتأكد من عدم إغفال أي طلب من طلباتهم.
إنتاجية الوكلاء
تساعد أوضاع العمل من Zoho Desk وكلاءك على تحديد أولويات التذاكر بنقرة واحدة، ما يقلل من زمن الرد. يمكن لوكلائك أيضًا تقليل متوسط وقت المعالجة باستخدام القصاصات/الردود الجاهزة، واقتراحات المقالات من قاعدة المعلومات الخاصة بك، واستجابات التذاكر المخصصة من مساعد الرد الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي.
الخدمة الذاتية للعملاء
يريد العملاء حل الأمور بأنفسهم قبل أن يأتوا إليك. مكِّنهم من ذلك عن طريق بناء مركز مساعدة مع قاعدة المعلومات متعددة اللغات في Zoho Desk. يمكنك رعاية مجتمع العملاء من خلال إنشاء منتديات حيث يمكن للمستخدمين التفاعل مع بعضهم البعض، ومناقشة حالات الاستخدام، واقتراح طلبات الميزات الجديدة، ومشاركة أفضل الممارسات. إليك قراءة سريعة حول الطريقة الصحيحة لتطبيق الخدمة الذاتية.
الأتمتة والذكاء الاصطناعي
تطوير وحدات الماكرو لتقليل زمن الحل وتكوين اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) لتصعيد التذاكر في الوقت المحدد. إنشاء عمليات سير العمل لأداء المهام عندما تستوفي التذاكر القواعد المحددة، وحتى إنشاء مخططات Blueprint لعمليات الشركة بأكملها داخل Zoho Desk لضمان تشغيل الأشياء وفق الخطة. كما يجهز Zoho Desk الشركات الصغيرة للمستقبل من خلال تقديم مساعِدة تعمل بالذكاء الاصطناعي، Zia، يمكنها التعلم بمرور الوقت، والتنبؤ بانطباعات العملاء، وإجراء محادثات خدمة كاملة مع العملاء.
التحليلات والمعلومات المعمقة
راقب مقاييس دعم العملاء المهمة باستخدام مجموعة Zoho Desk الواسعة من التقارير ولوحات المعلومات. اختر من بين التقارير الافتراضية، أو قم بإنشاء تقارير مخصصة للكشف عن أوجه القصور، والتنبؤ بانطباعات العملاء، وإصلاح العوائق لتحسين تجربة العملاء. يمكنك حتى البقاء على اطلاع بالمقاييس الحيوية في أثناء التنقل باستخدام تطبيق RADAR.
ابدأ بخطوة صحيحة مع Zoho Desk!
وفِّر الوقت والمال مع مكتب المساعدة الحائز على جوائز للشركات الصغيرة!