Quản trị nhóm trong tầm tay của bạn

Các tập tin nhóm bạn đã tạo trong thời gian qua là kho kiến thức cho doanh nghiệp. Mất tập tin có thể khiến bạn phải trả giá đắt nên hãy cẩn trọng với các hoạt động của tập tin trong tổ chức. Nhận tổng quan về các hoạt động nhóm của bạn trên Bảng điều khiển quản trị hoặc đi sâu hơn để nhận báo cáo kiểm tra chi tiết về việc sử dụng tập tin và hoạt động của người dùng.

Request for a demo

Hãy đưa nhóm của bạn đến Zoho WorkDrive

Thay đổi chưa bao giờ là điều dễ dàng, đặc biệt là khi có nhiều người tham gia. Chuyển sang Zoho WorkDrive có nghĩa là chỉ cần dành ít thời gian để di chuyển hơn và bạn có thể bắt đầu ngay công việc. 

Thiết lập trong vài phút 

Nhanh chóng tập hợp các thành viên trong nhóm bằng liên kết có lời mời, bằng cách nhập địa chỉ email của các thành viên hoặc liên kết Thư mục hoạt động của bạn với xác thực SAML.

Tạo các nhóm chức năng

Tạo nhóm dựa trên chức năng của các thành viên trong nhóm. Nhanh chóng tạo Thư mục nhóm cho một dự án cụ thể bằng cách thêm các nhóm chức năng mà bạn muốn đưa vào.

Vai trò và quyền

Gán vai trò cho mỗi người là quản trị viên nhóm hoặc thành viên nhóm. Ở vị trí quản trị viên, hãy theo dõi các hoạt động tập tin của nhóm bằng bảng quản trị.

Tùy chỉnh hồ sơ nhóm của bạn

Để Zoho WorkDrive hoạt động theo cách của bạn. Quyết định ai sẽ có quyền tạo Thư mục nhóm, chia sẻ nội dung ra bên ngoài hoặc tải tập tin xuống thiết bị

Hiểu nhóm của bạn hơn

Nhận bản tóm tắt ngắn gọn về các hoạt động nhóm trong trình quản lý tập tin của bạn. Xem các thao tác được thực hiện nhiều nhất, thao tác của người dùng, Thư mục nhóm hoạt động nhiều nhất và các chi tiết lưu trữ khác trong nháy mắt. 

Dự đoán nhu cầu của nhóm 

Khi nhóm của bạn phát triển, nhu cầu của họ cũng tăng lên. Biết được các chi tiết như tổng dung lượng còn lại, số lượng giấy phép được sử dụng và lời mời người dùng đang chờ xử lý. Ngoài ra, theo dõi tiến trình của nhóm các chi tiết như người dùng hoạt động, Thư mục nhóm hoạt động và hoạt động của người dùng.

Báo cáo hoạt động và biên bản kiểm tra

Hãy chuẩn bị về mặt pháp lý. Tại sao phải làm phiền đến đội ngũ CNTT để tìm các tập tin đã tạo trong tổ chức của bạn? Nhận báo cáo chi tiết về từng hoạt động của tập tin trong trường hợp có yêu cầu pháp lý. Xem số lần tải lên, chỉnh sửa, tải xuống và xem trước tập tin ở cấp độ nhóm và Thư mục nhóm.

Quản lý nhóm hiệu quả

Tăng cường khả năng truy cập dữ liệu nghĩa là bạn có thể theo dõi dữ liệu trên nhiều thiết bị. Với vai trò là quản trị viên, bạn biết được tài liệu của mình sẽ đến đâu. 

Chuyển quyền sở hữu tập tin

Đừng căng thẳng khi có nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn. Thu hồi quyền truy cập vào các tập tin nhóm của nhân viên này bằng cách tạm dừng hoặc chuyển tất cả các tập tin của họ sang một thành viên khác trong nhóm của bạn.

Quản lý thiết bị của bạn

Hạn chế quyền truy cập vào thiết bị của người dùng dựa trên vai trò của họ. Hoặc đảm bảo rằng người dùng có thể truy cập vào các tập tin ngay cả khi họ không đi làm bằng cách cấp quyền truy cập vào ứng dụng trên thiết bị di động và máy tính để bàn của Zoho WorkDrive. 

Sửa đổi cài đặt Thư mục nhóm

Xem Thư mục nhóm của bạn và cài đặt của họ ở tại một nơi. Là quản trị viên, bạn có thể thêm người dùng, chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư, xem hoạt động, xóa Thư mục nhóm hoặc thậm chí là khôi phục tập tin 3 tháng sau thời gian khôi phục của Thư mục nhóm.