Quản trị nhóm
trong tầm tay của bạn
Dữ liệu và tập tin của nhóm là một phần quan trọng trong công việc của bạn. Với WorkDrive, bạn có thể quản lý hiệu quả quyền truy cập, cấu trúc và mức bảo mật cho kho kiến thức của mình.
Thiết lập trong vài phút
Nhanh chóng tập hợp các thành viên trong nhóm bằng liên kết lời mời, bằng cách nhập địa chỉ email của các thành viên hoặc liên kết Thư mục hoạt động của bạn với xác thực SAML.
Tạo các nhóm chức năng
Tạo nhóm dựa trên chức năng của các thành viên trong nhóm. Nhanh chóng tạo Thư mục nhóm cho một dự án cụ thể bằng cách thêm các nhóm chức năng mà bạn muốn đưa vào.
Vai trò và quyền
Gán vai trò cho mỗi người là quản trị viên nhóm hoặc thành viên nhóm. Ở vị trí quản trị viên, hãy theo dõi các hoạt động tập tin của nhóm bằng bảng điều khiển cho quản trị viên.
Tùy chỉnh hồ sơ nhóm của bạn
Để Zoho WorkDrive hoạt động theo cách của bạn. Quyết định ai sẽ có quyền tạo Thư mục nhóm, chia sẻ nội dung ra bên ngoài hoặc tải tập tin xuống thiết bị
Hãy đưa nhóm của bạn
đến Zoho WorkDrive
Thay đổi chưa bao giờ là điều dễ dàng, đặc biệt là khi có nhiều người tham gia. Chuyển sang Zoho WorkDrive có nghĩa là chỉ cần dành ít thời gian để di chuyển hơn và bạn có thể bắt đầu ngay công việc.
- Dự đoán nhu cầu của nhóm
Khi nhóm của bạn phát triển, nhu cầu của nhóm cũng sẽ tăng lên. Biết được các chi tiết như tổng dung lượng lưu trữ còn lại, số lượng giấy phép được sử dụng và lời mời người dùng đang chờ xử lý. Ngoài ra, theo dõi tiến trình của nhóm với các chi tiết như người dùng hoạt động, Thư mục nhóm hoạt động và hoạt động của người dùng.
- Báo cáo hoạt động và biên bản kiểm tra
Khi nhóm của bạn phát triển, nhu cầu của nhóm cũng sẽ tăng lên. Biết được các chi tiết như tổng dung lượng lưu trữ còn lại, số lượng giấy phép được sử dụng và lời mời người dùng đang chờ xử lý. Ngoài ra, theo dõi tiến trình của nhóm với các chi tiết như người dùng hoạt động, Thư mục nhóm hoạt động và hoạt động của người dùng.
- Tăng tốc khám phá dữ liệu
Tạo Mẫu dữ liệu và thêm các trường tùy chỉnh dưới dạng siêu dữ liệu dựa trên cách bạn muốn phân loại tài liệu. Với WorkDrive, bạn có thể liên kết mẫu với tập tin và thêm phân loại dựa trên mục đích cho nội dung, giúp dễ dàng tìm kiếm hoặc lọc tập tin dựa trên các trường tùy chỉnh.
Hiểu nhóm
của bạn hơn
Nhận bản tóm tắt ngắn gọn về các hoạt động nhóm trong trình quản lý tập tin của bạn. Xem các thao tác được thực hiện nhiều nhất, thao tác của người dùng, Thư mục nhóm hoạt động nhiều nhất và các chi tiết lưu trữ khác trong nháy mắt.
Dự đoán nhu cầu của nhóm
Khi nhóm của bạn phát triển, nhu cầu của nhóm cũng sẽ tăng lên. Biết được các chi tiết như tổng dung lượng lưu trữ còn lại, số lượng giấy phép được sử dụng và lời mời người dùng đang chờ xử lý. Ngoài ra, theo dõi tiến trình của nhóm với các chi tiết như người dùng hoạt động, Thư mục nhóm hoạt động và hoạt động của người dùng.
Báo cáo hoạt động và biên bản kiểm tra
Hãy chuẩn bị về mặt pháp lý. Tại sao phải làm phiền đến đội ngũ CNTT để tìm các tập tin đã tạo trong tổ chức của bạn? Nhận báo cáo chi tiết về từng hoạt động của tập tin trong trường hợp có yêu cầu pháp lý. Xem số lần tải lên, chỉnh sửa, tải xuống và xem trước tập tin ở cấp độ nhóm và Thư mục nhóm.
Tăng tốc khám phá dữ liệu
Tạo Mẫu dữ liệu và thêm các trường tùy chỉnh dưới dạng siêu dữ liệu dựa trên cách bạn muốn phân loại tài liệu. Với WorkDrive, bạn có thể liên kết mẫu với tập tin và thêm phân loại dựa trên mục đích cho nội dung, giúp dễ dàng tìm kiếm hoặc lọc tập tin dựa trên các trường tùy chỉnh.
Quản lý nhóm
hiệu quả
Tăng cường khả năng truy cập dữ liệu nghĩa là bạn có thể theo dõi dữ liệu trên nhiều thiết bị. Với vai trò là quản trị viên, bạn biết được tài liệu của mình sẽ đến đâu.
Chuyển quyền sở hữu tập tin
Đừng căng thẳng khi có nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn. Thu hồi quyền truy cập vào các tập tin nhóm của nhân viên này bằng cách tạm dừng hoặc chuyển tất cả các tập tin của họ sang một thành viên khác trong nhóm của bạn.
Bạn không phải là thành viên hoạt động?
Không thành vấn đềBạn muốn chuyển quyền sở hữu tập tin của một thành viên hoạt động sau khi họ đã chuyển sang một nhóm hoặc bộ phận khác? Cho dù họ là người dùng hoạt động, không hoạt động hoặc đang tạm dừng hoạt động, bạn đều có thể xem tất cả tài liệu Thư mục của tôi của họ và dễ dàng chuyển quyền sở hữu tập tin.
Sửa đổi cài đặt Thư mục nhóm
Xem Thư mục nhóm của bạn và cài đặt thư mục ở một nơi. Là quản trị viên, bạn có thể thêm người dùng, chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư, xem hoạt động, xóa Thư mục nhóm hoặc thậm chí là khôi phục tập tin 3 tháng trước thời gian khôi phục của Thư mục nhóm.
Mở rộng khả năng tìm kiếm nội dung của bạn
Tìm kiếm và tìm thấy tập tin mọi lúc mọi nơi ngay khi cần trong vài giây. Tìm kiếm tài liệu bằng tên tập tin, tên thư mục hoặc bằng từ khóa có trong tài liệu. WorkDrive cũng sử dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và Phát hiện đối tượng để nâng cao khả năng truy cập dữ liệu, nhờ đó, bạn thậm chí có thể tìm kiếm trong các trang hoặc hình ảnh được quét bằng từ khóa nội dung.
Quản lý tất cả các mục được chia sẻ từ một vị trí trung tâm
Việc nắm rõ ai đã chia sẻ những gì và với ai là điều rất quan trọng trong một tổ chức. Tuy nhiên, để theo dõi hoạt động chia sẻ lại là việc khó. Với WorkDrive, Quản trị viên có thể dễ dàng lọc, xem, chia sẻ và quản lý tất cả các mục được chia sẻ từ một nơi duy nhất.
Quản lý thiết bị của bạn
Hạn chế quyền truy cập vào thiết bị của người dùng dựa trên vai trò của họ. Hoặc đảm bảo rằng người dùng có thể truy cập vào các tập tin ngay cả khi họ không đi làm bằng cách cấp quyền truy cập vào ứng dụng trên thiết bị di động và máy tính của Zoho WorkDrive.
Đảm bảo bảo mật dữ liệu
Chọn nơi chia sẻ tập tin của bạn và người dùng có thể chia sẻ tập tin, cũng như chỉ chia sẻ nội bộ hay chia sẻ ra ngoài nhóm của bạn. Thêm các lớp bảo mật bổ sung vào tài khoản của bạn bằng cách tích hợp với Zoho Directory, thiết lập chính sách mật khẩu, kích hoạt xác thực hai yếu tố và hạn chế các IP không mong muốn.
Di chuyển dữ liệu dễ dàng
Bạn mới sử dụng WorkDrive? Bạn có thể bắt đầu trong vài phút. Di chuyển nhanh chóng dữ liệu của nhóm từ máy tính hoặc các dịch vụ đám mây khác, hoặc chuyển thông tin của bạn từ G Suite, Dropbox và OneDrive bằng công cụ di chuyển tự phục vụ dễ sử dụng của chúng tôi.
