Phần mềm quản lý tài liệu dự án

Phần mềm quản lý tài liệu trong quản lý dự án là gì?

Khi nói đến quản lý dự án, phần mềm quản lý tài liệu giúp lưu trữ, theo dõi, chia sẻ và quản lý các tập tin văn bản điện tử, PDF, hình ảnh, bảng tính, âm thanh và video. Những tài liệu này có sẵn cho người dùng có quyền truy cập dự án.

Hệ thống quản lý tài liệu dự án cần thiết như thế nào?

Với mô hình làm việc kết hợp đang gia tăng đáng kể trong hầu hết các ngành, việc quản lý và cộng tác trên tài liệu trở nên hết sức cần thiết. Dù đó là làm việc từ xa hay kết hợp, các nhóm đều cần truy cập phiên bản tài liệu mới nhất. Tất cả các tài liệu ở một vị trí trung tâm sẽ cho phép phê duyệt nhanh chóng. Đối với các doanh nghiệp có quá nhiều quy trình và bộ phận khác nhau, việc sắp xếp tài liệu theo danh mục sẽ loại bỏ tình trạng nhầm lẫn và người dùng không cần truy cập nhiều lần. Mỗi lần truy cập một tài liệu sẽ tạo ra một nhật ký kiểm tra, có thể được sử dụng cho mục đích kiểm tra sau này.

Việc chú thích, nhận xét hoặc xem lại tài liệu cùng nhau mang lại cảm giác cộng tác và phối hợp tích cực trong nhóm, điều mà một hệ thống quản lý tài liệu tốt có thể làm được. Ngoài ra, có thể theo dõi và thực hiện mọi thay đổi ngay lập tức một cách dễ dàng, giúp mọi người luôn được cập nhật.

Cách chọn phần mềm quản lý tài liệu

Mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau. Cân nhắc mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn, đồng thời tạo danh sách tất cả những khó khăn bạn muốn phần mềm giải quyết. Hãy chắc chắn thu thập thông tin chuyên sâu từ nhóm của bạn. Sau khi đã có lựa chọn phần mềm, chọn bản demo sản phẩm cho từng phần mềm. Bạn cũng có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm đánh giá một vài công cụ trong danh sách rút gọn để giúp công việc dễ dàng hơn. Xem xét kỹ tất cả các ưu điểm và khuyết điểm; hãy nhớ rằng mọi nhà cung cấp bạn chọn phải mang lại những tính năng đáng đồng tiền, vì vậy hãy dành thời gian xem xét cho đến khi bạn thật sự tin tưởng và thu hẹp xuống còn hai hoặc ba đối thủ. Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả cần có giao diện người dùng trực quan, tích hợp liền mạch với tất cả các ứng dụng yêu thích của bạn, giao thức bảo mật và bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ, khả năng lưu trữ đầy đủ, quyền người dùng tùy chỉnh và các tính năng cộng tác. Tiếp theo, tiến hành nghiên cứu về nhà cung cấp tiềm năng. Các trang đánh giá đã đánh giá như thế nào? Nhà cung cấp đã có mặt trên thị trường bao nhiêu năm? Có các loại gói và mức giá nào? Liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của công ty và đánh giá chất lượng dịch vụ và kiến thức về sản phẩm của họ.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu dự án