Tự động hóa quy trình công việc với Blueprint

Các quy trình công việc có thể khá phức tạp. Quy trình có thể liên quan đến nhiều nhóm, yêu cầu phê duyệt ở các giai đoạn khác nhau bởi những người cụ thể và có thể cần gửi thông báo. Thực hiện tất cả những việc này theo cách thủ công có thể khiến bạn mệt mỏi và đó là lý do tại sao chúng tôi xây dựng Blueprint. Hãy nghỉ ngơi và để Zoho Projects xử lý hết những công việc tẻ nhạt.

Bắt đầu
Mở
Gửi để xem xét
Đang tiến hành
Nhấp để từ chối
Tạm dừng
Mở lại
Nhấp để phê duyệt
Đã đăng
Bản thảo của bạn đang bị giữ lại Bản thảo của bạn đã sẵn sàng để đăng tải

Trực quan hóa và thiết kế quy trình công việc

Dù quy trình công việc của bạn đơn giản hay phức tạp, bạn đều có thể dễ dàng thiết kế workflow trong trình chỉnh sửa blueprint của chúng tôi bằng chức năng kéo và thả. Thiết lập trạng thái nhiệm vụ, xác định người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn và đảm bảo luôn tuân thủ đúng quy trình.

Cập nhật với đúng đối tượng

Hầu hết các nhiệm vụ đều liên quan đến thành viên của nhiều nhóm khác nhau, vì vậy, điều quan trọng là phải gửi thông báo kịp thời khi nhiệm vụ tiến triển từ trạng thái này sang trạng thái tiếp theo. Chọn người phụ trách từng nhiệm vụ ở mỗi giai đoạn cụ thể và xác định người được phép thực hiện chuyển tiếp.

Tự động hóa hành động

Đôi khi, khi một nhiệm vụ chuyển từ trạng thái này sang trạng thái tiếp theo, các trường cụ thể phải được cập nhật hoặc thông báo cần được gửi qua email. Tự động hóa các hành động này để tiết kiệm thời gian: cấu hình thông báo qua email hoặc tạo các trường bắt buộc phải được cập nhật để tiếp tục chuyển tiếp.

Lý do bạn cần đến blueprint

  • Làm được nhiều việc mà bạn yêu thích hơn

    Thực hiện những công việc có ý nghĩa hơn bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ cần thiết nhưng nhỏ nhặt. Công việc thường nhật chiếm rất nhiều thời gian làm bạn có ít thời gian và năng lượng dành cho những công việc phức tạp và đáng để bỏ công sức hơn. Cấu hình thông báo và tin nhắn qua email để bạn có thể tận dụng tối đa khả năng sáng tạo và thời gian của mình.

  • Làm theo đúng quy trình

    Đôi khi, dự án đã đi được nửa chặng đường thì có người mới gia nhập nhóm. Điều này có nghĩa là ngoài việc tìm hiểu cách thức hoạt động của công ty hoặc của nhóm, họ còn phải hiểu được quy trình công việc hiện thời. Tuy nhiên, khi bạn đã thiết lập blueprint, bạn có thể dễ dàng đảm bảo mọi người luôn tuân thủ theo đúng quy trình.

  • Giảm tình trạng dự án bị chậm trễ

    Khi một quy trình liên quan đến nhiều nhóm, đôi khi tình trạng chậm trễ có thể xảy ra khi công việc tiến triển. Điều này có thể do thiếu sự minh bạch trong quy trình hoặc vì một nhóm không được thông báo kịp thời về tiến độ công việc. Giảm tình trạng chậm trễ bằng cách tự động hóa thông báo và tin nhắn qua email.

  • Xin phê duyệt đúng người

    Ngay cả khi nhiều người cùng được phân công một phần của quy trình, nhiệm vụ không được chuyển sang giai đoạn tiếp theo cho đến khi được đúng người phê duyệt để tránh sai sót. Thiết lập chủ sở hữu của chuyển tiếp để chỉ người có trách nhiệm được chỉ định có thể đẩy nhiệm vụ từ trạng thái này sang trạng thái tiếp theo.

Chúng tôi thấy rằng Zoho Projects là công cụ dành cho chúng tôi, vì chúng tôi có mọi thứ mà mình đang tìm kiếm với mức giá rất phải chăng.

Rakesh Nautiyal Sunnyland Tours