Lưu giữ email và eDiscovery
Dữ liệu luôn luôn là tài nguyên quý giá nhất của bạn. Đối với doanh nghiệp của bạn, hầu hết thông tin quan trọng này nằm trong các kênh trao đổi qua email. Tính năng eDiscovery cho Zoho Mail giúp bạn theo dõi, lưu giữ, tìm kiếm và khám phá dữ liệu mong muốn khi cần.
Đăng ký ngay
Tại sao chọn eDiscovery?
Liên quan đến vấn đề tuân thủ, bạn không thể để xảy ra sai sót dù là nhỏ nhất. Tuân thủ tiêu chuẩn ngành và luật pháp lưu giữ email bằng cách thiết lập cổng thông tin eDiscovery mạnh mẽ. Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp để tránh khỏi những vụ kiện cáo tiềm ẩn nguy cơ, hành vi giả mạo bằng chứng và ăn cắp tài sản trí tuệ. Cũng giống như việc đảm bảo an toàn cho hộp thư của bạn, chúng tôi luôn lưu giữ email với sự bảo mật chặt chẽ và quyền riêng tư vượt trội.
- Thiết lập chính sách lưu giữ
- Emails được lưu giữ theo chính sách lưu giữ
- Tiến hành điều tra
- Tìm kiếm để thu hẹp kết quả
- Giữ lại những email phù hợp cần tìm
- Xuất những email đã tìm thấy
- Nhật ký kiểm tra hoạt động
- Kết thúc điều tra sau khi tìm kiếm thành công
- Bảo vệ dữ liệu quan trọng
- Tùy chỉnh chính sách lưu giữ
- Cổng thông tin của bạn, quy tắc của bạn
- Tìm kiếm mạnh mẽ
- Luôn an toàn
- Chi tiết từng hành động
Bảo vệ dữ liệu quan trọng
Zoho Mail hỗ trợ các quản trị viên email tạo chính sách lưu giữ email mặc định dễ dàng hơn để lưu giữ và bảo vệ email trong toàn tổ chức. Bạn có thể chọn lưu giữ mãi mãi hoặc cài đặt khoảng thời gian cần lưu giữ.
Tùy chỉnh chính sách lưu giữ
Chính sách lưu giữ mặc định có thể không phù hợp với mọi nhu cầu của bạn. Xây dựng chính sách lưu giữ tùy chỉnh cho những yêu cầu cụ thể bằng cách thiết lập điều kiện. Chính sách này sẽ ghi đè chính sách mặc định và áp dụng cho tất cả email đáp ứng điều kiện.
Cổng thông tin của bạn, quy tắc của bạn
Kiểm soát những trường hợp bạn áp dụng quy tắc lưu giữ linh hoạt, giúp cung cấp các mức độ xem xét kỹ lưỡng. Chọn chỉ lưu giữ những email trong một số thư mục hoặc những email được gửi đi từ một số miền, bao gồm hoặc loại trừ thư rác, hay thậm chí chọn tài khoản email cần áp dụng chính sách.
Tối đa sức mạnh tìm kiếm
Tìm thấy những gì bạn đang tìm một cách nhanh chóng và chính xác với các công cụ tìm kiếm eDiscovery. Trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể tìm kiếm trong toàn bộ tổ chức hoặc chỉ một số tài khoản, bao gồm hoặc loại trừ thư rác và email đã xóa. Bạn cũng có một danh sách đa dạng các điều kiện để chọn, giúp bạn xác định truy vấn tìm kiếm.
Luôn an toàn
Sẵn có các chính sách lưu giữ email rõ ràng, tổ chức của bạn sẽ luôn sẵn sàng cho những cuộc điều tra vì lý do pháp lý. Chuẩn bị tìm kiếm theo yêu cầu với điều kiện truy vấn để tìm thấy những gì bạn cần. Thực hiện giữ lại kết quả tìm kiếm để ghi đè bất kỳ chính sách nào cho đến khi hành động giữ lại được hủy bỏ.
Chi tiết từng hành động
Mọi hành động trong cổng thông tin eDiscovery đều được theo dõi, và báo cáo kiểm tra có thể được xem trước và tải về nếu cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể xuất những tìm kiếm đã lưu và những email đã lưu giữ để làm bằng chứng.
Câu hỏi thường gặp
Lưu giữ email và eDiscovery là gì?
Lưu giữ email có nghĩa là giữ lại bản sao của tất cả email trong tổ chức trong một khoảng thời gian định sẵn. eDiscovery chỉ đơn giản là khám phá điện tử, một quy trình mà ở đó bạn có thể tìm kiếm và truy cập tất cả email được lưu giữ.
Tại sao giải pháp eDiscovery lại quan trọng với bạn?
eDiscovery và chính sách lưu giữ email giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ luật pháp về lưu giữ, giải quyết kiện tụng và tranh chấp, tránh giả mạo bằng chứng và điều tra hành vi ăn cắp thông tin hoặc tranh chấp hợp đồng.
Email từ những tài khoản đã tạm dừng hoạt động có được lưu giữ không?
Email từ những tài khoản đã tạm dừng hoạt động hoặc bị vô hiệu hóa cũng sẽ được lưu giữ theo chính sách lưu giữ định sẵn. Tuy nhiên, dữ liệu từ những tài khoản đã bị xóa sẽ được xóa khỏi các hệ thống của chúng tôi sau một khoảng thời gian mặc định.