Kho kiến thức nội bộ là gì?
Bất cứ khi nào có nhiệm vụ mới được giao cho nhân viên, họ sẽ bắt đầu tìm kiếm thông tin có thể giúp họ hoàn thành nhiệm vụ đó. Họ lục lại email cũ và thư mục chia sẻ để tìm câu trả lời mà không hỏi các nhân viên khác.
Việc tìm kiếm và thu thập kiến thức từ nhiều nguồn có thể tốn nhiều thời gian và thường thì nhân viên có thể không tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm. Điều cần thiết là tạo ra một tập hợp kiến thức để mọi người trong tổ chức của bạn có thể tạo, chia sẻ và cập nhật kiến thức, nhằm cung cấp thông tin có liên quan cho nhân viên và giúp họ luôn được cập nhật.
Kho kiến thức nội bộ là kho kiến thức được thiết lập để sử dụng nội bộ trong công ty. Kho kiến thức giúp tổng hợp tất cả kiến thức của nhóm bạn tại một nơi và cung cấp cho nhân viên những thông tin cần thiết để thống nhất mọi thành viên trong nhóm. Kho kiến thức cung cấp một hệ thống tập trung, toàn diện và có thể tìm kiếm để chia sẻ kiến thức của tổ chức với nhân viên của bạn.
Nhân viên gặp phải những khó khăn gì khi không có công cụ kho kiến thức nội bộ?
Mất thông tin có giá trị
Khi nhân viên không cộng tác về kiến thức thì sẽ thiếu đi luồng thông tin từ nhân viên này đến nhân viên khác. Ngoài ra, khi nhân viên rời khỏi tổ chức, họ sẽ mang theo kiến thức của mình và không có cách nào để đảm bảo rằng thông tin đó nằm trong tổ chức.
Không có một nguồn dữ kiện duy nhất
Khi kiến thức phân tán rải rác trên một số nguồn chẳng như email và thư mục kỹ thuật số, nhân viên không có nguồn thông tin đáng tin cậy cho tổ chức của bạn. Có thể có nhiều bản sao của cùng một tài liệu và nhân viên sẽ không thể đảm bảo rằng thông tin của họ là mới nhất.
Thiếu sự cộng tác
Khi nhân viên không tìm ra giải pháp nhanh cho vấn đề của mình, họ có thể không tham gia vào công việc và điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất tổng thể của tổ chức. Ngoài ra, không phải tất cả nhân viên trong tổ chức đều làm việc từ cùng một địa điểm. Nếu không có kho kiến thức nội bộ, họ có thể không cộng tác với nhau và đưa ra phản hồi để đảm bảo tất cả thông tin đều chính xác.
Phần mềm kho kiến thức nội bộ có thể giúp nhân viên của bạn như thế nào?
Việc có một công cụ chia sẻ kiến thức nội bộ cho các thông tin của công ty giúp cung cấp không gian làm việc cho nhân viên, nới họ có thể cộng tác, đưa ra ý kiến phản hồi và tạo ra các tài nguyên của tổ chức có thể dễ dàng tìm thấy.
Việc xây dựng một kho kiến thức mạnh mẽ của nội bộ công ty có thể giúp nhân viên tự tìm thông tin và các quy trình học tập của họ có thể trở thành một phần trong hoạt động hàng ngày. Kho kiến thức cũng mang đến một môi trường cho tất cả nhân viên trong tổ chức cùng nhau hợp tác, lên ý tưởng và giải quyết các vấn đề với trải nghiệm tập thể của họ.
Khi thông tin đã sẵn sàng, nhân viên biết ngay cần tìm một thông tin cụ thể ở đâu và đưa ra quyết định sáng suốt cho nhiệm vụ hàng ngày của họ.
Zoho Learn là công cụ cho kho kiến thức nội bộ
Việc sử dụng Zoho Learn làm phần mềm kho kiến thức nội bộ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin phù hợp vào đúng thời điểm. Phần mềm cung cấp một nền tảng để nhân viên có thể cùng nhau xây dựng, chia sẻ và sử dụng kiến thức. Nhân viên có thể truy cập nhanh vào thông tin, giúp họ tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tại nơi làm việc.
Tạo nội dung bằng trình soạn thảo phong phú của chúng tôi
Trình soạn thảo cộng tác của Zoho Learn có các tùy chọn định dạng phong phú, cung cấp một môi trường để nhân viên có thể cùng nhau tạo nội dung hấp dẫn và dễ đọc. Bạn có thể sử dụng các mẫu có thể sử dụng ngay hoặc tạo và sử dụng lại các mẫu của riêng bạn để tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi trong nội dung của mình và khôi phục kịp thời lại phiên bản trước đó bất kỳ lúc nào.
Sắp xếp kiến thức theo một cấu trúc dễ tìm
Zoho Learn có phân cấp tích hợp sẵn giúp sắp xếp nội dung theo cách dễ điều hướng. Trong Zoho Learn, kiến thức ở dạng Bài viết. Bạn có thể nhóm các bài viết liên quan vào Sổ tay hướng dẫn. Bạn có thể sắp xếp thêm các Bài viết vào các Chương bên trong Sổ tay hướng dẫn. Phân cấp có cấu trúc này, kết hợp với công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, giúp nhân viên tìm ra giải pháp cho vấn đề của họ chỉ trong vài lần bấm chuột.
Chia sẻ kiến thức và cộng tác với các nhân viên khác
Zoho Learn giúp bạn chia sẻ kiến thức của tổ chức một cách an toàn và đảm bảo rằng không có khả năng bị rò rỉ thông tin. Bạn có thể thiết lập quyền theo cách thủ công cho nhân viên, tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm của họ. Khả năng chia sẻ kiến thức xã hội của Learn giúp nhân viên đào tạo lẫn nhau bằng cách thảo luận về các nhận xét và câu trả lời. Dòng thời gian hoạt động và các thông báo tích hợp đảm bảo mọi nhân viên trong tổ chức đều thống nhất với nhau.
Truy xuất câu trả lời từ tập hợp kiến thức của bạn
Zoho Learn giúp nhân viên tìm thấy những gì mình cần một cách dễ dàng. Với khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm bằng từ hoặc cụm từ và tìm thấy đúng bài viết. Bạn cũng có thể tìm thấy các Bài viết và tập tin có nội dung khớp hoàn toàn, từ đồng nghĩa, từ viết sai chính tả hoặc các biến thể khác của từ tìm kiếm và xem gợi ý về Sổ tay hướng dẫn và Không gian khớp với từ tìm kiếm của bạn.