GDPR là gì?

Nói một cách đơn giản, GDPR đảm bảo rằng cư dân EU giờ đây sẽ có tiếng nói lớn hơn về những gì, cách thức, tại sao, ở đâu và khi nào dữ liệu cá nhân của họ được sử dụng, xử lý hoặc loại bỏ. Quy tắc này, có hiệu lực từ ngày 25 tháng 5 năm 2018, làm rõ cách thức luật thông tin cá nhân của EU được áp dụng ngay cả ở ngoài biên giới của EU.

Tại sao bạn nên tuân thủ GDPR?

Theo GDPR, mọi tổ chức làm việc với thông tin cá nhân của cư dân EU theo bất kỳ hình thức nào đều có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu. Thông tin này bao gồm thông tin cơ bản của khách hàng mà doanh nghiệp của bạn cần như tên, email và số điện thoại.

Tại sao việc bạn phải có bộ phận trợ giúp tuân thủ GDPR lại quan trọng?

Dịch vụ khách hàng yêu cầu khách hàng của bạn gửi thông tin cá nhân. Thông tin này được duy trì và sử dụng theo một số cách để xử lý các chức năng khác nhau trên Zoho Desk. Ví dụ: Desk duy trì địa chỉ email, số điện thoại và tài khoản Twitter của khách hàng để liệt kê tất cả các yêu cầu mà họ đã gửi. GDPR yêu cầu các công ty duy trì nhật ký tất cả các thông tin của khách hàng và tất cả các cách thức đang được sử dụng.

Zoho Desk đã nỗ lực như thế nào để hỗ trợ bạn?

Đầu tiên, Zoho luôn tôn trọng quyền riêng tư của người dùng, chúng tôi chưa bao giờ sử dụng dữ liệu của bạn cho mục đích quảng cáo và sẽ không bao giờ làm như vậy. Bạn luôn được bảo vệ từ trước khi chính sách GDPR ra đời. Mặc dù vậy, chúng tôi đã đưa vào một số điểm kiểm tra mới, qua đó khách hàng có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với cách thức sử dụng dữ liệu của họ.

Chứng nhận bảo mật

Zoho Desk có mức bảo mật cao nhất, đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 27001 và SOC 2 Type II của ngành. Zoho cũng đã được chứng nhận là tuân thủ Khung bảo vệ quyền riêng tư châu Âu - Hoa Kỳ liên quan đến việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ. Chúng tôi tin rằng GDPR sẽ nâng cao hơn nữa các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu người dùng.

Biểu mẫu chấp thuận

Nhận sự chấp thuận của khách hàng bất cứ khi nào cần thiết với các trường chấp thuận hoàn toàn tùy chỉnh. Sắp có ở tất cả các biểu mẫu trong Zoho Desk.

Lưu trữ và di chuyển dữ liệu

Các trung tâm dữ liệu an toàn của chúng tôi đặt tại EU, Hoa Kỳ và Trung Quốc. Dù tài khoản của bạn được tạo ở đâu đi nữa thì dữ liệu của bạn có thể được di chuyển đến các trung tâm dữ liệu ở EU theo yêu cầu. Để giảm thiểu ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn, quá trình này sẽ được thực hiện dự kiến là không có thời gian nghỉ.

Mã hóa dữ liệu

Khi vào Zoho Desk, dữ liệu nhạy cảm sẽ được bảo vệ khỏi sự truy cập, tiết lộ hoặc chỉnh sửa trái phép. Chúng tôi sử dụng một số giao thức mã hóa và phương pháp bảo mật để đảm bảo hực hiện được việc này. Với vai trò là quản trị viên, bạn cũng có thể chọn mã hóa các trường tùy chỉnh có liên quan.

Tiết lộ dữ liệu

Vai trò và hồ sơ trên Zoho Desk cho phép bạn xác định quyền, do đó bạn có thể kiểm soát chặt chẽ những ai trong tổ chức có quyền truy cập vào thông tin nào. Quy tắc chia sẻ dữ liệu và quyền cấp trường giúp bạn thực hiện phát triển tính năng này.

Truy cập dữ liệu

Mỗi nhân viên và khách hàng của bạn đều có cấp độ truy cập của riêng họ vào thông tin cá nhân (như tên, địa chỉ email và yêu cầu) và có thể thực hiện một số thao tác trên dữ liệu.

  1. Chỉnh sửa: Khách hàng có thể chỉnh sửa tất cả các thông tin cá nhân của họ ngoại trừ địa chỉ email của họ vì đó là mã định danh duy nhất cho mỗi liên hệ.
  2. Di động: Quản trị viên có thể xuất dữ liệu dịch vụ cho mọi mô-đun của Zoho Desk.
  3. Xóa: Khách hàng có quyền yêu cầu xóa thông tin cá nhân của họ. Tuy nhiên, nhân viên và quản trị viên của bạn cũng có thể xóa dữ liệu dịch vụ từ trong giao diện trong trường hợp họ thấy là phù hợp.

Chính sách duy trì


Chúng tôi lưu giữ dữ liệu trong tài khoản của bạn cho đến khi nào bạn vẫn còn sử dụng Zoho Desk. Khi bạn chấm dứt tài khoản Zoho desk, dữ liệu của bạn cuối cùng sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu hiện hoạt trong lần dọn sạch tiếp theo vào mỗi 6 tháng. Dữ liệu bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu hiện hoạt sẽ bị xóa khỏi bản sao lưu sau 3 tháng.
 

Kiểm tra dữ liệu

Bạn sẽ sớm nhận được nhật ký kiểm tra có thông tin về việc bổ sung, cập nhật và xóa bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn ở định dạng thân thiện với người dùng và dễ hiểu.

Chúng tôi liên tục nâng cấp các biện pháp bảo mật để giúp bạn trong hành trình tuân thủ. Các tổ chức bị phát hiện không tuân thủ hoặc vi phạm quy định có thể phải đối mặt với khoản tiền phạt lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu hàng năm của tổ chức, tùy theo mức nào cao hơn.

Để biết thêm về sự sẵn sàng tuân thủ GDPR của Zoho, bấm vào đây.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin được trình bày ở đây không phải là tư vấn pháp lý. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm tư vấn pháp lý về những gì bạn cần làm để tuân thủ các yêu cầu của GDPR.