![sales-pipelines]()
Hướng dẫn chi tiết:
Quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng là bản mô tả trực quan về quy trình kinh doanh. Quy trình này cung cấp thông tin rõ ràng về tình trạng kinh doanh của bạn ở khía cạnh đâu là những cơ hội dành cho bạn và các loại hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao nhất trong việc tận dung những cơ hội đó. Một quy trình được thiết kế chỉn chu dành riêng cho doanh nghiệp của bạn sẽ là công cụ quan trọng để giúp tối đa hóa doanh số bán hàng.
Quy trình bán hàng vs. phễu bán hàng
Việc bán hàng không phải là quy trình chỉ có một bước. Từ việc thu hút khách hàng tiềm năng mới, nuôi dưỡng mối quan hệ với họ, mở ra cơ hội bán hàng và sau đó chốt các giao dịch đó, mọi bước đều liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau được thực hiện một cách có cấu trúc. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy trình này, các công cụ trực quan như quy trình bán hàng và phễu bán hàng được sử dụng.
Quy trình bán hàng và phễu bán hàng thường được ví như hai mặt của một đồng xu, có cùng giá trị nhưng có thiết kế khác nhau. Tuy nhiên, thực tế lại không phải vậy. Quy trình bán hàng và phễu bán hàng là hai công cụ khác nhau, cả về dữ liệu chúng sử dụng và cách chúng trình bày dữ liệu đó. Quy trình bán hàng tập trung vào các giao dịch, còn phễu bán hàng tập trung vào khách hàng tiềm năng. Quy trình bán hàng theo dõi từng bước trong quy trình kinh doanh mà đại diện bán hàng thực hiện để đi từ bước tạo đến bước chốt được giao dịch. Trong khi đó, phễu bán hàng bao gồm các giai đoạn trong quy trình mua hàng mà khách hàng tiềm năng của bạn phải trải qua trước khi trở thành khách hàng.
Lợi ích của quy trình
bán hàng là gì?
- Tinh chỉnh và cải thiện quy trình bán hàng của bạn
- Thử nghiệm nhiều chiến lược bán hàng khác nhau
- Theo dõi và cập nhật các mục tiêu trong năm tài chính của bạn
- Xây dựng mô hình dự báo tình hình kinh doanh minh bạch và chính xác
- Phân bổ đúng nguồn lực để chốt các giao dịch quan trọng
Tạo quy trình bán hàng
Có rất nhiều mẫu quy trình được thiết kế sẵn mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ là một quy trình được thiết kế riêng cho bạn ngay từ đầu. Hãy cùng xem qua cách bạn có thể tạo quy trình cho riêng mình.
Xác định đúng các giai đoạn cho quy trình
Mỗi doanh nghiệp đều có các nhu cầu, quy trình kinh doanh và mục tiêu khác nhau. Tức là họ cũng đối đãi với người mua tiềm năng theo những cách khác nhau trong suốt quy trình bán hàng. Họ có độ dài chu kỳ bán hàng và các giai đoạn trong chu kỳ bán hàng khác nhau. Điều quan trọng là bạn chọn đúng số lượng và loại giai đoạn cho doanh nghiệp của mình. Hầu hết các doanh nghiệp đều tuân theo quy trình bán hàng bao gồm sáu hoặc bảy giai đoạn và các giai đoạn sau đây là một trong số các giai đoạn thường thấy nhất:
Việc xác định thời gian mà khách hàng tiềm năng của bạn có thường bỏ ra ở mỗi giai đoạn trong quy trình bán hàng và xác suất chuyển đổi của họ ở mỗi giai đoạn cũng là một điểm quan trọng. Khi bạn đã xác định được những điểm này, bạn sẽ có đầy đủ thông tin hơn khi đặt ra mục tiêu doanh thu cũng như khi theo dõi hiệu suất trong việc đạt được những mục tiêu này.
Xây dựng quy trình bán hàng
Khi bạn đã xác định các giai đoạn trong quy trình của mình, bước tiếp theo là xây dựng quy trình bán hàng để nhóm của bạn sử dụng khi tương tác với khách hàng tiềm năng. Một quy trình bán hàng rõ ràng, có thể thực hiện nhiều lần sẽ giúp họ liên tục chốt giao dịch và mang lại doanh thu. Việc để đội ngũ bán hàng của bạn thảo luận cởi mở có thể giúp bạn xác định những phương pháp hiệu quả và không hiệu quả để xây dựng quy trình bán hàng lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn.
Xác định chỉ tiêu về doanh thu
Khi đã đề ra các giai đoạn của quy trình và xác suất chuyển đổi trong các giai đoạn nói trên, bạn có thể bắt đầu xem xét mục tiêu doanh thu của mình. Việc xác định rõ ràng các mục tiêu của bạn cho một tháng hoặc một quý có thể giúp bạn xác định số lượng giao dịch bạn cần thực hiện để đáp ứng các mục tiêu tài chính của mình. Thông tin này sau đó có thể được dùng để đưa ra các chỉ số như mục tiêu cho từng đại diện bán hàng, số lượng khách hàng tiềm năng mà họ nên theo dõi, số lượng hoạt động họ nên hoàn thành và các thông tin khác. Các số liệu này đóng vai trò như mức điểm chuẩn để nhóm bán hàng của bạn tự đánh giá, để họ biết được hiệu quả hoạt động của mình và những khía cạnh mà họ nên tập trung vào.
Áp dụng quy trình bán hàng
Khi bạn đã vượt qua được thử thách xây dựng một quy trình bán hàng chặt chẽ, rào cản tiếp theo là giúp nhóm của bạn sử dụng quy trình này một cách hiệu quả và duy trì tính ổn định của quy trình bán hàng. Nhóm của bạn phải tạo thói quen thêm khách hàng tiềm năng và giao dịch vào quy trình và chuyển khách hàng và giao dịch qua các giai đoạn khi giao dịch tiến triển. Khi họ chủ động và liên tục đẩy các giao dịch qua quy trình, họ sẽ hình thành phản xạ trong việc thu thập các dữ liệu có liên quan ở từng giai đoạn và bắt đầu cải thiện khả năng chuyển đổi khách hàng.
Duy trì một quy trình tinh gọn
Không có gì đảm bảo rằng một giao dịch riêng lẻ bất kỳ nào trong quy trình của bạn sẽ thực sự tác động đến lợi nhuận. Ngay cả những giao dịch sắp được chốt cũng có thể bị đối thủ cạnh tranh làm chệch hướng hoặc không được thông qua. Còn những giao dịch có vẻ không hứa hẹn rốt cuộc lại được thông qua. Tình huống thứ hai sẽ không gây tổn hại cho bạn. Tuy nhiên, tình huống đầu tiên có thể tạo ra những dự báo không chính xác, kỳ vọng không hợp lý từ ban quản lý và các mục tiêu không thực tế cho đội ngũ bán hàng của bạn.
Việc xem xét định kỳ quy trình bán hàng của bạn để phát hiện các giao dịch không được thông qua, bị đình trệ khi so sánh với chu kỳ bán hàng trung bình của bạn là cực kỳ quan trọng. Hãy loại bỏ những giao dịch này để chúng không làm tắc nghẽn quy trình của bạn, sau đó hãy chuyển những khách hàng tiềm năng này sang danh sách nuôi dưỡng lâu dài để mở ra những cơ hội trong tương lai.
Phân tích quy trình bán hàng
để đạt hiệu quả tối ưu
Để phản ánh trực tiếp quy trình kinh doan của bạn, quy trình bán hàng sẽ là một hệ thống tĩnh. Điều quan trọng là bạn phải liên tục cải thiện quy trình bán hàng của mình thông qua quá trình thử và sai, rồi phân tích chuyên sâu để từ đó doanh nghiệp của bạn có thể đạt được kết quả tốt nhất. Hãy cùng xem qua một số chỉ số chính mà bạn cần tách biệt và phân tích bằng dữ liệu lịch sử để giúp bạn xác định các rào cản trong quy trình kinh doanh của mình và giải quyết chúng, để từ đó quy trình bán hàng của bạn hiệu quả hơn.
Số lượng giao dịch trong quy trình
- Số lượng giao dịch trong quy trình
- Số lượng giao dịch ở mỗi giai đoạn
- Tỷ lệ rời bỏ giữa từng giai đoạn
- Tỷ lệ chuyển đổi giữa từng giai đoạn
- Quy mô trung bình của giao dịch
- Độ dài trung bình của chu kỳ bán hàng
- Tỷ lệ chốt được giao dịch
- Tốc độ quy trình bán hàng
Số lượng giao dịch trong quy trình
Đây là chỉ số mà bạn có thể theo dõi để có được thông tin hết sức cơ bản về tình trạng của doanh nghiệp mình. Tổng số cơ hội trong quy trình của bạn và những người mà nhóm của bạn liên hệ sẽ giúp bạn lập kế hoạch phân bổ nguồn lực tốt hơn. Bạn có thể huy động thêm nhân lực hoặc tiết kiệm tài nguyên, tùy thuộc vào khối lượng công việc mà nhóm bán hàng của bạn đang giải quyết hàng ngày.
Số lượng giao dịch ở mỗi giai đoạn
Chúng tôi xem xét tình hình tổng thể các giao dịch của bạn, dù vậy việc nắm được các giao dịch này được dàn trải như thế nào trong từng giai đoạn của quy trình bán hàng của bạn một cách chi tiết cũng có tầm quan trọng không kém. Khi kết hợp dữ liệu này với xác suất chốt được giao dịch ở các giai đoạn khác nhau, bạn sẽ có thể suy ra số lượng khách hàng tiềm năng từ mỗi giai đoạn mà bạn phải chốt để đạt được mục tiêu của mình.
Tỷ lệ rời bỏ giữa từng giai đoạn
Ngay cả những quy trình kinh doanh tốt nhất cũng không hoàn hảo và luôn có những giao dịch bị bỏ sót ở các giai đoạn khác nhau vì nhiều lý do. Tuy vậy, việc hiểu được những điểm mà nhóm của bạn đã không thành công trong việc thúc đẩy giao dịch là điều quan trọng để đưa ra sự điều chỉnh cần thiết nhằm thúc đẩy nhiều giao dịch qua quy trình hơn một cách hiệu quả. Việc xem xét các giao dịch bị bỏ giữa các giai đoạn sẽ giúp bạn biết được mức độ tương tác của bạn có quá thấp không hoặc bài trình bày sản phẩm của bạn có phù hợp với đối tượng mục tiêu không hoặc những vấn đề khác đang cản trở hoạt động bán hàng của bạn.
Tỷ lệ chuyển đổi giữa từng giai đoạn
Ngược lại với tỷ lệ rời bỏ, Tỷ lệ chuyển đổi là mức độ thành công của quy trình trong việc chuyển các giao dịch qua các giai đoạn tiếp nối nhau trong quy trình bán hàng. Tỷ lệ này giúp bạn hiểu được các giai đoạn mà nhân viên bán hàng của bạn thực hiện tốt công việc và những giai đoạn vẫn cần cải thiện thông qua huấn luyện. Một lợi ích khác của việc theo dõi tỷ lệ chuyển đổi là bất cứ khi nào bạn nhận thấy có sự chênh lệch so với giá trị trung bình, bạn có thể xác định ngay giai đoạn nào đang phát sinh vấn đề và bắt đầu đưa ra các biện pháp khắc phục để đảm bảo tỷ lệ chuyển đổi cao.
Quy mô trung bình của giao dịch
Mỗi giao dịch được chốt sẽ tạo ra một lượng doanh thu nhất định cho doanh nghiệp và doanh thu trung bình của các giao dịch được chốt trong một khoảng thời gian sẽ cho bạn biết quy mô trung bình của giao dịch. Quy mô trung bình của giao dịch giúp bạn nắm được thông tin tổng thể về số tiền doanh nghiệp của bạn kiếm được và mức độ hoàn thành chỉ tiêu của bạn trong tháng hoặc quý. Khi phân tích sâu hơn, bạn có thể phân đoạn quy mô trung bình của giao dịch theo khách hàng mới, định kỳ hoặc hiện tại để xây dựng và tinh chỉnh các chiến lược cụ thể nhằm giúp nhóm bán hàng của bạn tối đa hóa tỷ lệ chốt giao dịch trên các phân khúc này.
Độ dài trung bình của chu kỳ bán hàng
Biết được thời gian trung bình để một khách hàng chuyển từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng trả tiền sẽ giúp ích rất nhiều trong việc hiểu được trạng thái của quy trình bán hàng và dự đoán hiệu suất bán hàng của bạn một cách tự tin. Bằng cách tính toán độ dài chu kỳ bán hàng trung bình của mình, bạn có thể xác định các giao dịch có cơ hội chốt cao nhất và những giao dịch đã bị trì trệ quá lâu, giúp bạn dọn dẹp quy trình của mình và điều chỉnh dự báo cho phù hợp.
Tỷ lệ chốt được giao dịch
Đây có lẽ là chỉ số quan trọng nhất trong việc phân tích hiệu suất của quy trình kinh doanh và độ hiệu quả của quy trình bán hàng. Tỷ lệ thành công là tỷ lệ phần trăm các giao dịch ở giai đoạn cuối cùng trong quy trình bán hàng của bạn được chốt và tạo ra khách hàng trả tiền. Tỷ lệ thành công thấp cho thấy các giao dịch không được chốt, điều này có thể cho thấy quy trình kinh doanh tổng thể có vấn đề. Từ đó bạn có thể tìm hiểu sâu hơn và đưa ra sự điều chỉnh cần thiết.
Tốc độ quy trình bán hàng
Tất cả các chỉ số chi tiết trong quá trình thảo luận về việc phân tích cùng nhau sẽ cho bạn biết tốc độ quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Đây là thước đo cho biết tốc độ mà quy trình bán hàng thúc đẩy doanh thu dựa trên các chỉ số tương quan với nhau như quy mô trung bình của giao dịch, độ dài chu kỳ bán hàng trung bình, số lượng giao dịch trong quy trình và tỷ lệ thành công tổng thể của bạn. Thông tin này cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện nhất về tình hình kinh doanh, tình hình của bạn về mặt doanh thu được tạo ra so với doanh thu được dự báo và những sự điều chỉnh bạn cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đó. Bằng cách kết hợp dữ liệu tổng thể từ tốc độ quy trình bán hàng và dữ liệu chi tiết từ các chỉ số khác mà chúng ta đã đề cập, bạn có thể xác định và giải quyết các rào cản, xác định các cơ hội cần được quan tâm và chú ý nhiều hơn cũng như tối ưu hóa quy trình kinh doanh tổng thể của bạn trong lâu dài.
Triển khai quy trình bán hàng
bằng CRM của bạn
Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đều sử dụng công cụ CRM để quản lý hoạt động kinh doanh hằng ngày của họ một cách hiệu quả và CRM là nền tảng tối ưu để tái tạo quy trình bán hàng lý tưởng của bạn bằng kỹ thuật số và áp dụng quy trình bán hàng. Hãy xem cách các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp đang phát triển có thể tận dụng các giải pháp CRM của Zoho để xây dựng và quản lý quy trình bán hàng.
Quy trình bán hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các đại diện bán hàng thường lỡ mất khách hàng tiềm năng do quy trình không rõ ràng. Các công cụ quản lý quy trình đơn giản của Bigin sẽ giúp nhóm của bạn có toàn quyền kiểm soát quy trình bán hàng và đảm bảo bạn luôn nắm bắt được mọi giao dịch quan trọng. Bigin cung cấp cho bạn tùy chọn điều chỉnh giai đoạn bán hàng để phù hợp với quy trình kinh doanh thông qua giao diện kéo và thả gọn gàng để quản lý giao dịch, nhờ đó bạn có thể thiết lập quy trình bán hàng hoàn hảo chưa từng có.
Khám phá Bigin
Quản lý quy trình bán hàng để
phát triển doanh nghiệp
Với Zoho CRM, bạn có thể tạo nhiều quy trình cũng như phễu bán hàng, bảng chỉ số tùy chỉnh và các báo cáo chi tiết để phân tích quy trình kinh doanh và quy trình bán hàng của bạn. Phần mềm này được tăng cường với dự đoán và dữ liệu chuyển đổi sử dụng AI để giúp đại diện bán hàng tập trung vào các giao dịch phù hợp nhằm giúp họ tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu trong tháng hoặc quý.
Khám phá Zoho CRMXây dựng quy trình bán hàng
và dùng Zoho CRM để xây dựng
các mối quan hệ bền vững
Đăng ký miễn phí