Được hơn 13.000 khách hàng trên toàn thế giới tin cậy!

Tự động hóa quy trình công việc là gì?

Tự động hóa quy trình công việc là gì?

Quy trình tự động hóa một chuỗi các hành động để hoàn thành một nhiệm vụ với sự can thiệp tối thiểu của con người được gọi là tự động hóa quy trình công việc. Về bản chất, đó là tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm tự động hóa quy trình công việc giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa hiệu quả tổng thể, năng suất và sự minh bạch.

Tại sao phần mềm tự động hóa quy trình công việc lại quan trọng?

Khách hàng ngày nay mong đợi nhận được kết quả thật nhanh chóng và số hóa là cách duy nhất để thực hiện điều này. Bằng cách tự động hóa các công việc thường gặp, các tổ chức có thể tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cũng như tránh được những lỗi sai do con người. Và bằng cách thực hiện công việc đạt chất lượng một cách nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp có được lợi thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh dựa vào quy trình thủ công. Tuy nhiên, để đạt được tất cả những điều này, bạn cần có phần mềm tự động hóa quy trình công việc hiệu quả.

Tại sao việc này lại quan trọng?
Tự động hóa quy trình công việc giúp tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Tự động hóa quy trình công việc giúp tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Việc tận dụng giải pháp tự động hóa có thể cho phép doanh nghiệp chuyển đổi các quy trình thủ công mất thời gian và công sức thành các quy trình công việc tự động hóa, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Giải pháp tự động hóa quy trình công việc hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa nhiều quy trình khác nhau nhằm tăng hiệu quả, doanh thu, năng suất và hiệu quả cộng tác, đồng thời giảm được cả chi phí. Điều này mang lại trải nghiệm tích cực hơn nhiều cho nhân viên và khách hàng của bạn.

Có những loại quy trình công việc nào?

Quy trình công việc trực quan

Quy trình công việc trực quan là một quy trình cho phép người dùng tạo một chuỗi các nhiệm vụ một cách trực quan, sau đó thực hiện chúng bằng cách truyền dữ liệu từ một nhiệm vụ sang nhiệm vụ tiếp theo. Với quy trình công việc loại này, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quát về các bước trong một nhiệm vụ hoặc quy trình cụ thể. Quy trình công việc trực quan giúp cải thiện hiệu quả quản lý dự án bằng cách đơn giản hóa các quy trình, giải quyết xung đột ngay lập tức, tự động hóa quy trình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi và hơn thế nữa.

Quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh là một quy trình lặp đi lặp lại bao gồm một tập hợp các nhiệm vụ phải được hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Qua quy trình này, thông tin phù hợp được đảm bảo gửi đến đúng người vào đúng thời điểm và theo trình tự thích hợp. Quy trình kinh doanh có thể giúp bạn cải thiện hoạt động kinh doanh, loại bỏ những công việc không đáng có, giảm thời gian phải dừng hoạt động và hơn thế nữa.

Cần gì ở một phần mềm tự động hóa quy trình công việc?

Việc chọn lựa được một phần mềm tự động hóa quy trình công việc phù hợp là chìa khóa giúp bạn đạt được hiệu quả hoạt động và kinh doanh. Quản lý quy trình công việc hiệu quả đòi hỏi việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để hợp lý hóa các nhiệm vụ thông qua các tính năng và chức năng thích hợp. Doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau đây để chọn được một phần mềm tự động hóa quy trình công việc phù hợp:

Làm việc di động

Cập nhật tất cả thông báo, nhiệm vụ và phê duyệt mọi lúc, mọi nơi. Luôn có thể cập nhật thông tin bằng cách truy cập ứng dụng tự động hóa quy trình công việc dù bạn ở bất cứ đâu.

Tùy chỉnh theo cách của bạn

Bất kể là một quy trình đơn giản hay phức tạp, hãy đảm bảo rằng bạn có thể điều chỉnh phần mềm tự động hóa quy trình công việc của mình sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể với nhiều mẫu và các thành phần dễ cấu hình mà phần mềm cung cấp.

Tích hợp liền mạch

Khả năng tích hợp phải là một tiêu chí quan trọng khi bạn chọn lựa phần mềm tự động hóa quy trình công việc cho doanh nghiệp của mình. Để có thể hợp lý hóa các quy trình công việc, hãy đảm bảo rằng ứng dụng của bạn có các phần tích hợp tùy chỉnh/của ứng dụng bên thứ ba.

Lợi ích tuyệt vời

Phần mềm tự động hóa quy trình công việc cần cung cấp khả năng truy cập dễ dàng, độ bảo mật đáng tin cậy và nhất quán, khả năng mở rộng dữ liệu, tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt và nhiều lợi ích khác. Đây là lý do tại sao bạn nên lựa chọn các công cụ hoạt động trên nền tảng đám mây.

Bảng chỉ số trực quan

Ứng dụng tự động hóa quy trình công việc của bạn phải có khả năng tạo các bảng chỉ số toàn diện với các đồ thị, báo cáo và biểu đồ biểu diễn các số liệu quan trọng phục vụ mục tiêu tăng trưởng doanh nghiệp.

Zoho Creator - Một phần mềm tự động hóa quy trình công việc tùy chỉnh

Truy cập Zoho Creator, một nền tảng tự động hóa quy trình công việc nền tảng đám mây cho phép người dùng tạo các quy trình công việc phức tạp với giao diện kéo và thả đơn giản. Nền tảng của chúng tôi cung cấp bộ tính năng phong phú, bao gồm các phần tích hợp, hỗ trợ đa nền tảng, kiểm soát quyền truy cập và lập trình có hướng dẫn, giúp cho việc thiết kế và tự động hóa quy trình công việc cho mọi quy trình trở nên dễ dàng hơn. Với các công cụ tự động hóa quy trình công việc của Zoho Creator, bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và xây dựng các giải pháp quy trình công việc có thể mở rộng.

Làm thế nào để xây dựng một phần mềm tự động hóa quy trình công việc hiệu quả?

Phần mềm tự động hóa quy trình công việc của chúng tôi giúp ích gì cho bạn?

Tăng năng suất

Bằng cách tự động hóa các quy trình rườm rà, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian dành cho các nhiệm vụ không quan trọng và tập trung giải quyết các vấn đề phức tạp hơn.

Giảm lỗi thủ công

Với các quy trình được tự động hóa, bạn có thể tránh được lỗi và ngay cả khi có lỗi, hệ thống sẽ thông báo cho bạn biết vị trí xảy ra lỗi để bạn có thể nhanh chóng sửa lỗi.

Tăng tính minh bạch

Bằng cách xác định các quy trình giao tiếp trong nội bộ, mọi thông tin chi tiết đều có thể được chia sẻ, theo dõi và truy cập giữa các bộ phận bởi các bên liên quan theo thời gian thực, giúp mọi người nắm bắt thông tin một cách toàn diện.

Cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng

Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách thiết lập các quy tắc cho quy trình công việc để tự động định tuyến yêu cầu hỗ trợ dựa trên mức độ ưu tiên, giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn và mang lại trải nghiệm tuyệt vời hơn cho khách hàng.

Một số quy trình bạn có thể tự động hóa với phần mềm tự động hóa quy trình công việc của chúng tôi

quy trình công việc thường được tự động hóa
 
  • Quy trình bồi hoàn 
  • Đào tạo nhập môn cho nhân viên 
  • Yêu cầu nghỉ phép 
  • Đơn đặt hàng 
  • Hỗ trợ khách hàng 
 

Với công cụ tự động hóa quy trình công việc của Zoho Creator, bạn có thể

  • Xác định quy trình công việc

    Thiết kế quy trình công việc
  • Làm việc hiệu quả với các quy trình tự động hóa

    Tự động hóa nhiệm vụ
  • Chia sẻ đúng người đúng dữ liệu

    Chia sẻ đúng dữ liệu
  • Kiểm tra tình hình làm việc của đội ngũ

    Kiểm tra tình hình làm việc của đội ngũ
  • Thiết kế quy trình công việc
    • Chọn từ hơn 32 loại trường khác nhau để thu thập dữ liệu thông qua biểu mẫu. Tự động điền trường, thực hiện xác thực và sử dụng logic để xây dựng biểu mẫu hoàn hảo.
    • Trực quan hóa quy trình công việc và kích hoạt một tập hợp các hành động dựa trên cách thức và thời điểm người dùng tương tác với ứng dụng của bạn.
    • Sử dụng trình tạo tập lệnh kéo và thả để thực hiện các phép tính và thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh phức tạp.
  • Tự động hóa nhiệm vụ
    • Cấu hình phê duyệt nhiều cấp cho mọi quy trình.
    • Theo dõi công việc nhờ các thông báo cập nhật hoặc chuyển hướng tiến trình.
    • Lên lịch nhiệm vụ và gửi báo cáo, thư mời sự kiện và lời nhắc đúng thời hạn.
  • Chia sẻ ứng dụng
    • Phân nhóm người dùng theo vai trò và gán quyền để họ chỉ có thể xem những gì họ cần.
    • Tham khảo kiểm tra bản ghi để xem ai đã chỉnh sửa dữ liệu và theo dõi các thay đổi được thực hiện trên ứng dụng.
    • Duy trì cổng thông tin chuyên dụng cho khách hàng và cho phép họ đăng nhập và truy cập thông tin của họ.
  • Phát hành và giám sát
    • Phát hành quy trình công việc và kiểm tra xem chúng có hoạt động như bạn muốn không.
    • Tạo báo cáo giúp bạn xác định khúc mắc và cải thiện hiệu suất của đội ngũ.
    • Kết hợp các báo cáo trong bảng chỉ số để thu hẹp đến thông tin cụ thể.

Tự động hóa quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối

Đăng ký miễn phí

Tự động hóa quy trình công việc giúp công việc trở nên dễ dàng hơn cho mọi đội ngũ

Giải pháp tự động hóa quy trình công việc có thể hỗ trợ nhiều bộ phận trong tổ chức của bạn trong việc đơn giản hóa hoạt động và giảm thiểu nhiệm vụ nhàm chán là nhập dữ liệu thủ công.

Tiếp thị/Kinh doanh

Nhân sự

Sản phẩm

CNTT

Tài chính

Vận hành

Sau đây là cách phần mềm tự động hóa quy trình công việc của chúng tôi đã giúp ích cho khách hàng

  

Phần mềm tự động hóa quy trình công việc toàn diện giúp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển

Đăng ký miễn phí

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm tự động hóa quy trình công việc là gì?

Phần mềm tự động hóa quy trình công việc là một công cụ cho phép các doanh nghiệp tự động hóa một phần hoặc tất cả các hoạt động của họ bằng cách thiết kế các quy trình công việc tùy chỉnh. Việc tự động hóa các quy trình cốt lõi bằng cách sử dụng nền tảng tự động hóa quy trình công việc của Zoho Creator có thể giúp bạn tạo ra tác động thực sự đến doanh nghiệp của mình.

Phần mềm tự động hóa quy trình công việc mang lại những lợi ích gì?

Sau đây là năm lợi ích chính mà phần mềm tự động hóa quy trình công việc có thể mang lại:

  • Tăng năng suất
  • Giảm lỗi
  • Cải thiện vấn đề tuân thủ
  • Tiết kiệm thời gian
  • Nâng cao khả năng giám sát

Làm thế nào để tự động hóa một quy trình công việc?

Mặc dù với mỗi người một khác, nhưng thường công việc này bao gồm từ 5 đến 6 bước. Sau đây các bước mà Zoho Creator đề xuất cho bạn:
1. Xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
2. Xác định rõ ràng các yêu cầu của bạn.
3. Phác thảo quy trình công việc của các quy trình cần tự động hóa.
4. Chọn phần mềm tự động hóa quy trình công việc phù hợp với nhu cầu của bạn.
5. Đào tạo các bên liên quan về phần mềm.
6. Tạo quy trình công việc đơn giản hoặc phức tạp như bạn mong muốn.

Vậy là xong!

Bạn nên tìm kiếm điều gì ở một phần mềm tự động hóa quy trình công việc?

Một công cụ tự động hóa quy trình công việc toàn diện cần dễ sử dụng, có các tính năng bảng chỉ số và phân tích tuyệt vời, các phần tích hợp liền mạch, tương thích với nhiều nền tảng và khả năng kiểm soát theo vai trò.

Sự khác biệt giữa tự động hóa quy trình công việc và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?

Cả tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và tự động hóa quy trình công việc đều là những công cụ thiết yếu để tự động hóa các quy trình kinh doanh khác nhau, mặc dù hai giải pháp này phục vụ các chức năng khác nhau. RPA có phạm vi hoạt động rộng hơn có thể tự động hóa toàn bộ các quy trình công việc từ đầu đến cuối, còn tự động hóa quy trình công việc cho phép tự động hóa các nhiệm vụ cụ thể bên trong một quy trình kinh doanh hoặc quy trình công việc.

Tại sao nên chọn Zoho Creator?

Chúng tôi đã giúp hơn 13.000 thương hiệu tạo ra quy trình công việc theo yêu cầu và cải thiện hoạt động của họ từ đầu đến cuối trong nhiều ngành nghề khác nhau. Với hơn 25 năm kinh nghiệm phục vụ các tổ chức B2B, chúng tôi có những công cụ tốt nhất trong lĩnh vực thương mại để giúp bạn cải thiện doanh nghiệp của mình.

Một số ví dụ về tự động hóa quy trình công việc là gì?

Quản lý chuyên cần, theo dõi nghỉ phép, đào tạo nhập môn cho nhân viên, đánh giá tài liệu và phê duyệt hóa đơn chỉ là một vài trong số những quy trình có thể được tự động hóa. Bạn cũng có thể tận dụng các mẫu quy trình công việc tạo sẵn của chúng tôi để bắt đầu ngay lập tức.