Sẵn sàng tuân thủ GDPR với Zoho Campaigns

Khi Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) bắt đầu có hiệu lực vào ngày 25 tháng 5 năm 2018, bạn sẽ phải tuân thủ một số phương pháp tiếp thị qua email để tuân thủ điều luật. Zoho Campaigns đã cho ra đời những tính năng thiết yếu nhất giúp bạn giải quyết những yêu cầu của GDPR. 

Đảm bảo danh sách gửi thư chất lượng với xác nhận kép

Với quy trình xác nhận kép của Zoho Campaigns, bạn có thể chỉ thêm những người đăng ký thực sự quan tâm đến bạn vào danh sách gửi thư, ví dụ như mỗi người gửi dữ liệu bằng biểu mẫu đăng ký sẽ nhận được một email xác nhận để họ có thể chọn đồng ý hoặc từ chối đăng ký nhận email của bạn. Nói một cách đơn giản, xác nhận kép là cách giúp bạn xây dựng danh sách gửi thư chất lượng và tuyển chọn.

Xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng cơ sở pháp lý

Bạn có thể xử lý dữ liệu người đăng ký cho nhiều mục đích nhưng để tuân thủ nguyên tắc xử lý dữ liệu GDPR, bạn cần xác định đúng những cơ sở pháp lý cho từng mục đích. Dù bạn xử lý dữ liệu cho một hay nhiều mục đích, tiếp thị qua email tuân thủ GDPR của Zoho Campaigns cho phép bạn xử lý dữ liệu tuân thủ một trong sáu cơ sở pháp lý sau: Hợp đồng, Sự chấp thuận theo yêu cầu, Nghĩa vụ pháp lý, Lợi ích hợp pháp, Nhiệm vụ cộng đồng và Lợi ích sống còn. Thực hiện theo phương pháp này giúp bạn tổ chức cách thức thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân. 

Lưu ý: Chúng tôi luôn khuyên bạn tìm kiếm tư vấn pháp lý để được tư vấn về xác định cơ sở pháp lý phù hợp cho mỗi hoạt động xử lý dữ liệu.

Nhận sự chấp thuận rõ ràng trước khi tương tác

Nếu mục đích xử lý dữ liệu của bạn cần tuân thủ cơ sở pháp lý Sự chấp thuận theo yêu cầu, hãy gửi email chấp thuận cho người đăng ký trước khi gửi email tiếp thị. Bằng cách này, bạn đảm bảo được những người đăng ký thực sự quan tâm đến sự kiện, triển lãm thương mại hoặc hội thảo qua web thể hiện sự chấp thuận nhận tương tác rõ ràng của họ với bạn. Zoho Campaigns cũng cho phép người đăng ký từ chối một mục đích tiếp thị cụ thể với tùy chọn Tù chối trong email chấp thuận.

Hãy minh bạch với dữ liệu cá nhân người đăng ký

Quyền truy cập được quy định trong GDPR có nghĩa là người đăng ký có thể truy cập dữ liệu cá nhân của họ bất cứ khi nào họ muốn. Mang lại cảm giác an tâm cho người đăng ký rằng bạn đang sử dụng thông tin của họ một cách phù hợp. Zoho Campaigns hỗ trợ bạn xuất dữ liệu cá nhân người đăng ký trong các định dạng có thể đọc được bằng máy để bạn có thể gửi dữ liệu dưới dạng email khi người đăng ký yêu cầu. 

Lưu ý: Bất kỳ tập tin nào chứa thông tin người đăng ký phải được bảo mật bằng mật khẩu. Chúng tôi khuyên bạn chỉ xuất dữ liệu theo yêu cầu của người đăng ký và xóa dữ liệu ngay sau khi chia sẻ. 

Thêm thông tin chi tiết Ấn hiệu và giao tiếp hiệu quả

Luôn minh bạch trong tiếp thị qua email bằng cách thêm thông tin chi tiết Ấn hiệu bao gồm thông tin của người gửi email như tên, thông tin liên hệ và Mã số thuế (TIN). Zoho Campaigns quy định bạn phải thêm thẻ kết hợp thông tin Ấn hiệu trong tất cả email. 

Lưu ý: Thông tin chi tiết về tên đại diện được ủy quyền và địa chỉ email liên lạc là bắt buộc trong phần thông tin Ấn hiệu. Những thông tin khác như địa chỉ tổ chức, số điện thoại liên lạc và mã số thuế không bắt buộc.

Cho người đăng ký biết bạn biết về họ bằng cách nào

Nhắc người đăng ký về lý do họ nhận được một email cụ thể từ bạn. Zoho Campaigns quy định bạn phải xác định rõ nguồn thu thập thông tin người đăng ký khi tạo một danh sách gửi thư. Mô tả này sẽ tự động được thêm vào phần chân trang trong email của bạn.

Cho phép người đăng ký chọn nội dung họ muốn nhận

Nhắm mục tiêu người đăng ký với nội dung thu hút và đúng lúc dựa trên sở thích của họ bằng cách thêm thẻ kết hợp tùy chọn người đăng ký trong email của bạn. Bằng cách này, người đăng ký sẽ dễ dàng cập nhật loại email mà họ muốn nhận, từ đó giúp bạn tăng tỷ lệ tham gia. 

Luôn cập nhật hồ sơ người đăng ký

Với Quyền điều chỉnh được quy định trong GDPR, người đăng ký nên được sửa đổi dữ liệu cá nhân của họ khi cần. Zoho Campaigns tạo điều kiện thực thi quyền này với việc bổ sung một liên kết cập nhật hồ sơ ở phần chân trang trong email của bạn.

Cho phép người đăng ký xóa dữ liệu cá nhân

Người đăng ký có toàn quyền yêu cầu bạn xóa thông tin cá nhân của họ như được quy định trong Quyền xóa/Quyền được lãng quên của GDPR. Bất cứ khi nào người đăng ký cảm thấy thông tin của họ không còn cần thiết cho tổ chức của bạn, họ có thể truy cập liên kết hủy đăng ký ở phần chân trang của email để chọn xóa thông tin cá nhân mà họ đã cung cấp cho bạn. 

Tìm hiểu thêm về xóa dữ liệu

Bảo vệ thông tin cá nhân với mã hóa dữ liệu

Vì bảo mật dữ liệu là một trong những khía cạnh chủ chốt của GDPR, việc lưu trữ thông tin người đăng ký với bảo mật tuyệt đối là rất quan trọng. Zoho Campaigns giúp việc này trở nên đơn giản hơn với Mã hóa trường tùy chỉnh, một tùy chọn cho phép bạn mã hóa các trường tùy chỉnh người đăng ký với chỉ một cú nhấp chuột.

Đảm bảo bảo mật dữ liệu với chính sách về quyền riêng tư

Hãy thêm một chính sách về quyền riêng tư vào biểu mẫu đăng ký của bạn để người đăng ký cảm thấy an tâm khi gửi thông tin của họ cho tổ chức của bạn. Nhằm tuân thủ Quyền được thông báo được quy định trong GDPR, tất cả biểu mẫu đăng ký bạn tạo với Zoho Campaigns đều có tùy chọn thêm liên kết ở phần dưới cùng của tuyên bố chính sách quyền riêng tư của bạn. Điều này sẽ thực sự giúp bạn xây dựng uy tín thương hiệu.

Cho phép người không quan tâm hủy đăng ký

Duy trì danh sách gửi thư chất lượng và giảm khiếu nại thư rác bằng cách xóa người đăng ký không tương tác khỏi danh sách của bạn. Zoho Campaigns cung cấp một liên kết Hủy đăng ký mặc định ở phần chân trang trong email của bạn. Điều này giúp người đăng ký dễ dàng rời khỏi danh sách gửi thư hoặc tổ chức của bạn với chỉ một cú nhấp chuột. Quy trình này cũng cho phép người đăng ký xóa thông tin của họ từ tổ chức của bạn nếu muốn như được nêu trong Quyền xóa/Quyền được lãng quên.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Việc tuân thủ những yêu cầu của GDPR chỉ khả thi khi có sự phối hợp giữa con người, quy trình và công nghệ. Zoho Campaigns đã nỗ lực tối đa để cung cấp các giải pháp cho bạn có thể sử dụng để tuân thủ điều luật. Thông tin được trình bày ở đây không phải là tư vấn pháp lý. Chúng tôi luôn khuyên bạn tìm kiếm tư vấn pháp lý để được tư vấn về phương pháp tối ưu để đảm bảo tuân thủ GDPR.