Giới thiệu

Tiếp thị qua email sắp chuyển sang bước ngoặt mới với Luật về quyền riêng tư dữ liệu của Liên minh châu Âu. Thời gian càng tiến gần đến thời điểm áp dụng Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR), việc cân nhắc về những chiến lược tiếp thị hiện tại của bạn càng đóng vai trò quan trọng để bạn dễ dàng đón nhận những thay đổi mới. 

GDPR sẽ thay đổi cách các chuyên viên tiếp thị qua email xử lý dữ liệu của người đăng ký. Một khi việc bảo mật dữ liệu được ưu tiên hàng đầu, các phạm vi tiếp cận sẽ có những thay đổi đáng kể. Vì vậy, trong khi chờ đợi đến ngày 25 tháng 5 năm 2018, sau đây là một số nguyên tắc cơ bản cho bạn chuẩn bị để tiếp nhận những thay đổi sắp tới tốt hơn. 

GDPR là gì?

GDPR là một bộ luật của Liên minh châu Âu sắp được ban hành quy định nghiêm ngặt trách nhiệm của một doanh nghiệp trong việc sử dụng dữ liệu cá nhân của người đăng ký. Từ đó, mọi doanh nghiệp phải công khai với đối tượng của họ và chỉ thu thập những thông tin cần thiết từ đối tượng. Các doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm với sự an toàn dữ liệu của người đăng ký và chịu xử phạt cho mọi vi phạm. 

Tóm lại, quy định liệt kê tập hợp các quyền của chủ thể dữ liệu (những người có dữ liệu được quản lý bởi một doanh nghiệp) mà mọi chuyên viên tiếp thị (của một doanh nghiệp) bắt buộc tuân thủ.

Sau đây là những việc bạn cần làm với vai trò là một chuyên viên tiếp thị qua email

Khi việc tiếp cận dựa trên quyền nằm trong tâm điểm chú ý, chuyên viên tiếp thị có trách nhiệm thu thập, xử lý và quản lý dữ liệu người dùng một cách hiệu quả.

Thu thập dữ liệu

Chuyên viên tiếp thị được khuyến khích sử dụng phương pháp xác nhận kép để có được sự chấp thuận từ phía người dùng trong khi thu thập dữ liệu. Bạn cũng cần cung cấp thông tin cho người dùng về lý do bạn thu thập dữ liệu của họ. Tiến hành một cuộc kiểm tra nội bộ sẽ giúp bạn hiểu rõ những loại dữ liệu người đăng ký nào bạn đã có và những loại nào bạn cần thu thập thêm từ người dùng. Gợi ý chấp thuận với những cụm từ đơn giản và đảm bảo có được sự chấp thuận cho từng mục đích khác nhau. Hãy nhớ sự chấp thuận phải là một hành động xác nhận tự nguyện, vì vậy, đừng sử dụng biểu mẫu chấp thuận mặc định như hộp chọn đã chọn sẵn hoặc các trường đã điền sẵn.

Liên quan đến dữ liệu về trẻ em hoặc nhạy cảm như chủng tộc, dân tộc, tôn giáo, v.v, chỉ thu thập khi bạn có đủ quyền và đã thông báo rõ ràng với chủ thể.

Xử lý dữ liệu

Sau khi thu thập được những dữ liệu cần thiết, cách bạn xử lý dữ liệu cũng vô cùng quan trọng. Dữ liệu cá nhân mà bạn thu thập từ các chủ thể dữ liệu chỉ được sử dụng cho các mục đích mà bạn đã cung cấp thông tin rõ ràng khi họ cấp quyền cho bạn. Nếu bạn sử dụng dữ liệu vì bất kỳ mục đích không thích hợp nào khác, bạn sẽ phải chịu phạt cho các vi phạm điều luật.

Kiểm tra định kỳ dữ liệu để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật. Bất cứ khi nào bạn thay đổi thông báo quyền riêng tư, hãy thông báo cho người dùng ngay lập tức. Các chủ thể có quyền hạn chế việc bạn xử lý dữ liệu của họ khi họ cảm thấy nội dung dữ liệu mà bạn đang nắm giữ hoặc cách bạn xử lý dữ liệu có vấn đề. Bạn phải trả lời các yêu cầu hạn chế của chủ thể và thực hiện điều chỉnh theo đó.

Truy cập và lưu trữ dữ liệu

Bạn có trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân của người dùng và trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc vi phạm, bạn sẽ phải chịu hình phạt nghiêm khắc. Thông báo cho người đăng ký về nơi dữ liệu của họ được lưu trữ và không cho phép bất kỳ dịch vụ bên thứ ba nào hoặc những người không được cấp phép truy cập vào dữ liệu đã lưu trữ bất cứ lúc nào.

Do sự tương tác của bạn với chủ thể hoàn toàn là tương tác hai chiều trong phạm vi dựa trên quyền, bạn phải cho phép người dùng hủy đăng ký dịch vụ của bạn vào mọi lúc. Người dùng cũng có quyền chỉnh sửa thông tin của họ, vì vậy, hãy để họ truy cập vào dữ liệu và cập nhật thông tin khi cần.

Chuyển đổi và xóa dữ liệu

Bạn phải cho phép chuyển đổi dữ liệu cá nhân từ hệ thống của bạn đến các dịch vụ bên thứ ba theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu. Bạn cũng có thể chuyển đổi dữ liệu giữa các trung tâm dữ liệu trong phạm vi tổ chức của mình vì không có quy định nào áp đặt chỉ được lưu trữ thông tin trên các máy chủ của EU. Một cá nhân cũng có thể yêu cầu xóa bất kỳ dữ liệu cá nhân nào mà họ cảm thấy doanh nghiệp của bạn sử dụng dữ liệu đó của họ không thích hợp. Trong cả hai trường hợp chuyển đổi và xóa dữ liệu, bạn không thể phạt một người dùng đưa ra yêu cầu này và bạn phải nhanh chóng đáp lại yêu cầu của họ bằng cách đưa ra các điều chỉnh kịp thời. 

Việc cho phép người dùng truy cập vào dữ liệu của họ ở định dạng có thể đọc được là rất quan trọng, giúp họ có thể tải về thông tin của họ bất cứ khi nào thông qua các tập tin được bảo mật bằng mật khẩu.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không tuân thủ GDPR?

Bạn sẽ bị phạt một số tiền lớn nếu không tuân thủ GDPR. Chế tài xử phạt của việc không tuân thủ điều luật có thể rất cao: 20 triệu euro (€20 triệu) hoặc 4% tổng doanh thu trên toàn thế giới của công ty bạn trong năm tài chính trước đó, tùy theo mức nào cao hơn. 

Bạn có thể hưởng lợi gì từ việc tuân thủ GDPR?

  1. Tiếp thị qua email có chọn lọc: Khi tuân thủ các điều luật của quy định này, bạn sẽ chỉ tiếp cận những người thực sự muốn kết nối với bạn. Tỷ lệ tương tác email sẽ tăng, thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi tăng. 
  2. Cảm tình của khách hàng: Nhờ sự minh bạch trong cách thức tiếp cận tiếp thị qua email của bạn, khách hàng sẽ gắn bó với bạn và sự tin tưởng có thể được vun đắp giữa thương hiệu và khách hàng của bạn. 
  3. Tăng doanh thu: Với tỷ lệ chuyển đổi cao hơn và hiệu suất chiến dịch email được cải thiện, bạn có thể cải thiện ROI và quan trọng hơn hết là xây dựng một hình ảnh thương hiệu tốt đẹp hơn.

Lợi nhuận

GDPR không phải là áp lực cho ngành tiếp thị qua email. Đây là động lực giúp bạn chọn lọc danh sách gửi thư của mình và nhắm mục tiêu đến đúng nhóm đối tượng. Tuy việc tuân thủ các điều luật ban đầu có vẻ khó khăn nhưng kết quả nhận lại thì hoàn toàn xứng đáng: bạn sẽ trở thành một chuyên viên tiếp thị thông thái hơn! Vì vậy, hãy tuân thủ GDPR cho những chiến dịch tiếp thị qua email thành công và tự động hóa. 

Vai trò của Zoho Campaigns trong khuôn khổ GDPR

Zoho Campaigns cung cấp một số tính năng nâng cao giúp bạn quản lý dựa trên sự chấp thuận từ người dùng, thực hiện đúng các quyền của chủ thể dữ liệu và đạt được đáng kể các tương tác email chất lượng. Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về các công cụ mới nhất của chúng tôi. 

Bạn có sẵn sàng tuân thủ GDPR không?

Bây giờ, khi đã hiểu GDPR tác động như thế nào đến tiếp thị qua email, bạn đã sẵn sàng tuân thủ các quy định này chưa? Hãy xem qua danh sách kiểm tra sự sẵn sàng tuân thủ GDPR mà chúng tôi đã thiết kế riêng cho chuyên viên tiếp thị qua email để bạn hiểu rõ hơn những điều cần biết về quy định này. 

Tài nguyên

  • bsi-assurance
  • Bảo vệ quyền riêng tư
  • TRUSTe
  • SOC

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin được trình bày ở đây không phải là tư vấn pháp lý. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm tư vấn pháp lý về những gì bạn cần làm để tuân thủ các yêu cầu của GDPR.