ดูแลจัดการทีมได้ด้วย
ปลายนิ้วของคุณ
ข้อมูลและไฟล์ของทีมเป็นส่วนที่สำคัญของธุรกิจของคุณ ด้วย WorkDrive คุณสามารถจัดการการเข้าถึง โครงสร้าง และการรักษาความปลอดภัยสำหรับฐานความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตั้งค่าเพียงไม่กี่นาที
เชิญสมาชิกในทีมเข้ามาได้อย่างรวดเร็วด้วยลิงก์คำเชิญ ไม่ว่าจะโดยการนำเข้าที่อยู่อีเมลของพวกเขาหรือโดยการลิงก์ไดเรกทอรีที่ใช้งานอยู่กับการตรวจสอบสิทธิ์ SAML
สร้างกลุ่มการทำงาน
สร้างกลุ่มตามหน้าที่การทำงานของสมาชิกในทีม สร้างโฟลเดอร์ของทีมเฉพาะโครงการได้อย่างรวดเร็วโดยการเพิ่มกลุ่มการทำงานที่คุณต้องการรวมไว้
บทบาทและสิทธิ์
กำหนดบทบาทให้แต่ละคนเป็นผู้ดูแลระบบของทีมหรือสมาชิกในทีม ในฐานะผู้ดูแลระบบ คอยตรวจสอบกิจกรรมในไฟล์ของทีมโดยใช้แผงการดูแลระบบ
ปรับแต่งโปรไฟล์ทีมของคุณ
ให้ Zoho WorkDrive ทำงานในแบบของคุณ ตัดสินใจว่าจะให้ใครสร้างโฟลเดอร์ของทีม แชร์เนื้อหาภายนอก หรือดาวน์โหลดไฟล์ไปยังอุปกรณ์ของพวกเขา
นำทีมของคุณเข้าสู่
Zoho WorkDrive
การเปลี่ยนแปลงมักจะเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคนจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้อง การย้ายมาใช้ Zoho WorkDrive ทำให้ใช้เวลาในการโยกย้ายน้อยลง และเริ่มต้นทำงานได้ในทันที
- คาดการณ์ความต้องการของทีม
เมื่อทีมของคุณโตขึ้น ความต้องการของพวกเขาก็มากขึ้นด้วย ตระหนักถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เหลืออยู่ทั้งหมด จำนวนสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ และคำเชิญผู้ใช้ที่รอดำเนินการ นอกจากนี้ ยังสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของทีมพร้อมรายละเอียดต่างๆ เช่น ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ โฟลเดอร์ของทีมที่ใช้งานอยู่ และกิจกรรมของผู้ใช้
- รายงานกิจกรรมและเส้นทางการตรวจสอบ
เมื่อทีมของคุณโตขึ้น ความต้องการของพวกเขาก็มากขึ้นด้วย ตระหนักถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เหลืออยู่ทั้งหมด จำนวนสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ และคำเชิญผู้ใช้ที่รอดำเนินการ นอกจากนี้ ยังสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของทีมพร้อมรายละเอียดต่างๆ เช่น ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ โฟลเดอร์ของทีมที่ใช้งานอยู่ และกิจกรรมของผู้ใช้
- ค้นพบข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
สร้างเทมเพลตข้อมูลและเพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเองเป็นข้อมูลเมตา โดยยึดตามวิธีที่คุณต้องการจัดประเภทเอกสาร ด้วย WorkDrive คุณสามารถเชื่อมโยงเทมเพลตกับไฟล์ และเพิ่มการจัดประเภทตามวัตถุประสงค์ให้กับเนื้อหา ซึ่งทำให้การค้นหา/หรือกรองไฟล์ตามฟิลด์แบบกำหนดเองเป็นเรื่องง่าย
รู้จักทีมของคุณ
มากขึ้น
ดูสรุปกิจกรรมของทีมแบบคร่าวๆ ภายในโปรแกรมจัดการไฟล์ ดูการดำเนินการที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด การดำเนินการของผู้ใช้ โฟลเดอร์ของทีมที่ใช้งานบ่อยที่สุด และรายละเอียดที่จัดเก็บอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว
คาดการณ์ความต้องการของทีม
เมื่อทีมของคุณโตขึ้น ความต้องการของพวกเขาก็มากขึ้นด้วย ตระหนักถึงรายละเอียดต่างๆ เช่น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เหลืออยู่ทั้งหมด จำนวนสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ และคำเชิญผู้ใช้ที่รอดำเนินการ นอกจากนี้ ยังสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของทีมพร้อมรายละเอียดต่างๆ เช่น ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ โฟลเดอร์ของทีมที่ใช้งานอยู่ และกิจกรรมของผู้ใช้
รายงานกิจกรรมและเส้นทางการตรวจสอบ
เตรียมพร้อมรับมือด้านกฎหมาย ทำไมต้องให้ทีม IT เสียเวลาค้นหาไฟล์ที่องค์กรของคุณสร้างขึ้น ในกรณีคำขอทางกฎหมาย รับรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมของแต่ละไฟล์ ดูจำนวนการอัปโหลดไฟล์ การแก้ไข ดาวน์โหลด และการแสดงตัวอย่างที่ระดับทีมและโฟลเดอร์ของทีม
ค้นพบข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
สร้างเทมเพลตข้อมูลและเพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเองเป็นข้อมูลเมตา โดยยึดตามวิธีที่คุณต้องการจัดประเภทเอกสาร ด้วย WorkDrive คุณสามารถเชื่อมโยงเทมเพลตกับไฟล์ และเพิ่มการจัดประเภทตามวัตถุประสงค์ให้กับเนื้อหา ซึ่งทำให้การค้นหา/หรือกรองไฟล์ตามฟิลด์แบบกำหนดเองเป็นเรื่องง่าย
จัดการทีมของคุณ
อย่างมีประสิทธิภาพ
การปรับปรุงความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลยังหมายถึงการติดตามข้อมูลเหล่านั้นบนอุปกรณ์ต่างๆ อีกด้วย ในฐานะผู้ดูแลระบบ โปรดระวังเรื่องจุดหมายปลายทางที่จะส่งเอกสาร
โอนความเป็นเจ้าของไฟล์
ไม่ต้องกังวลเมื่อพนักงานออกจากองค์กรของคุณ เพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ของทีมจากพนักงานเหล่านั้นโดยการระงับหรือถ่ายโอนไฟล์ทั้งหมดของพวกเขาไปยังสมาชิกคนอื่นในทีมของคุณ
ไม่ใช่สมาชิกที่ใช้งานอยู่เหรอ
ไม่ใช่ปัญหา!ต้องการถ่ายโอนความเป็นเจ้าของไฟล์ของสมาชิกที่ใช้งานอยู่หลังจากที่พวกเขาย้ายไปยังทีมหรือแผนกอื่นใช่หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ ไม่ได้ใช้งาน หรือถูกระงับ คุณสามารถดูเอกสารใน "โฟลเดอร์ของฉัน" ของพวกเขาและถ่ายโอนความเป็นเจ้าของไฟล์ได้อย่างง่ายดาย
แก้ไขการตั้งค่าโฟลเดอร์ของทีม
ดูโฟลเดอร์ของทีมและการตั้งค่าของโฟลเดอร์เหล่านั้นได้ในที่เดียว ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ แก้ไขการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว ดูกิจกรรม ทิ้งโฟลเดอร์ของทีมลงถังขยะ หรือกู้คืนไฟล์ภายในเวลา 3 เดือนก่อนช่วงเวลาการกู้คืนโฟลเดอร์ของทีม
ขยายขอบเขตการค้นหาเนื้อหาของคุณ
ค้นหาและค้นหาไฟล์ได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการในไม่กี่วินาที ค้นหาเอกสารโดยใช้ชื่อไฟล์หรือชื่อโฟลเดอร์ หรือด้วยคำสำคัญของเอกสาร WorkDrive ยังใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) และการตรวจจับวัตถุเพื่อเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาหน้าหรือภาพที่สแกนด้วยคำสำคัญของเนื้อหาได้
จัดการรายการที่แชร์ทั้งหมดจากส่วนกลาง
การรู้ว่าใครแชร์อะไรกับใครบ้างเป็นสิ่งสำคัญในองค์กร แต่การติดตามกิจกรรมการแชร์อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ด้วย WorkDrive ผู้ดูแลระบบสามารถกรอง ดู แชร์ และจัดการรายการที่แชร์ทั้งหมดได้จากที่เดียว
จัดการอุปกรณ์ของคุณ
จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงอุปกรณ์ของผู้ใช้ตามบทบาทของพวกเขา หรือทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ได้แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ที่ทำงานโดยให้สิทธิ์การเข้าถึงแอป Zoho WorkDrive สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือเดสก์ท็อป
รับประกันความปลอดภัยของข้อมูล
เลือกตำแหน่งที่สามารถแชร์ไฟล์ของคุณได้ รวมถึงผู้ใช้ที่สามารถแชร์ไฟล์ได้เฉพาะภายในหรือภายนอกทีม เพิ่มการรักษาความปลอดภัยให้กับบัญชีผู้ใช้โดยการรวมเข้ากับ Zoho Directory การตั้งค่านโยบายรหัสผ่าน การใช้งานการตรวจสอบความถูกต้องแบบ 2 ปัจจัย และการจำกัด IP ที่ไม่ต้องการ
โยกย้ายข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย
หากไม่เคยใช้ WorkDrive มาก่อน คุณสามารถเริ่มต้นได้ภายในเวลาไม่กี่นาที โยกย้ายข้อมูลของทีมจากเดสก์ท็อปหรือบริการคลาวด์อื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว หรือถ่ายโอนข้อมูลจาก G Suite, Dropbox และ OneDrive ด้วยเครื่องมือการโยกย้ายแบบบริการตนเองที่ใช้งานง่ายของเรา
