ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารในการจัดการโครงการคืออะไร

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะช่วยในการจัดเก็บ ติดตาม แบ่งปัน และจัดการไฟล์ข้อความอิเล็กทรอนิกส์, PDF, รูปภาพ, สเปรดชีต, เสียง และวิดีโอ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโครงการจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้

ทำไมระบบการจัดการเอกสารโครงการถึงมีความจำเป็น

เนื่องด้วยรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่มีความสำคัญมากขึ้นในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ การจัดการและการทำงานร่วมกันบนเอกสารจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบไฮบริดหรือระยะไกล ทีมต่างๆ ก็จำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุด ตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับเอกสารทั้งหมดช่วยให้การอนุมัติทำได้อย่างรวดเร็ว สำหรับธุรกิจที่มีกระบวนการมากมายและหลากหลายแผนก การจัดเรียงเอกสารตามหมวดหมู่จะช่วยลดความสับสนและการเข้าชมของผู้ใช้จำนวนมาก การเข้าชมเอกสารทุกครั้งจะสร้างบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบได้ในภายหลัง

การใส่คำอธิบาย แสดงความคิดเห็น หรือตรวจทานเอกสารร่วมกันทำให้รู้สึกถึงการทำงานร่วมกันอย่างกระตือรือร้นและความร่วมมือภายในทีม ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการมีระบบการจัดการเอกสารที่ดี นอกจากนี้ยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ และดำเนินการได้ทันทีอย่างง่ายดาย ทำให้ทุกคนรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

ทุกธุรกิจมีความต้องการที่หลากหลาย พิจารณาถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของคุณ และสร้างรายการความท้าทายทั้งหมดที่คุณต้องการให้ซอฟต์แวร์จัดการ อย่าลืมรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากทีมของคุณด้วย เมื่อคุณมีตัวเลือกซอฟต์แวร์แล้ว ให้เลือกการสาธิตผลิตภัณฑ์สำหรับแต่ละรายการ คุณยังสามารถให้สมาชิกในทีมประเมินเครื่องมือที่ได้รับการคัดเลือก เพื่อช่วยให้กระบวนการคัดเลือกง่ายขึ้น เปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียทั้งหมด โปรดจำไว้ว่า ผู้ขายรายใดก็ตามที่คุณเลือกจะต้องเสนอราคาที่คุ้มค่าที่สุด ดังนั้นใช้เวลาให้เต็มที่จนกว่าคุณจะมั่นใจและจำกัดตัวเลือกให้เหลือเพียงสองหรือสามรายการเท่านั้น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีควรมี UI ที่ใช้งานง่าย การผสานการทำงานที่ราบรื่นกับแอปพลิเคชันที่คุณชื่นชอบทั้งหมด โปรโตคอลความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูลที่แข็งแกร่ง ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่เพียงพอ สิทธิ์ผู้ใช้ที่ปรับแต่งได้ และฟีเจอร์ในการทำงานร่วมกัน จากนั้นทำการหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการที่คุณสนใจ รีวิวบนเว็บไซต์เป็นอย่างไรบ้าง ผู้ขายอยู่ในอุตสาหกรรมนี้มากี่ปีแล้ว ราคาและแผนการใช้งานที่มีให้เลือกเป็นอย่างไร ติดต่อทีมสนับสนุนของบริษัท และประเมินคุณภาพการบริการและความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารโครงการ

  • ให้ความสำคัญกับการลดการใช้ทรัพยากร

    บอกลากระดาษ แฟ้มเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร แม่กุญแจ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ความยั่งยืนจะให้ความได้เปรียบที่สูงกว่า การแปลงเอกสารของคุณให้เป็นไฟล์ดิจิทัลจะช่วยให้ทีมระยะไกลเข้าถึงข้อมูลโครงการจากแล็ปท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อย่างง่ายดาย

  • ปกป้องเอกสารของคุณ

    ไม่ว่าจะเจอลูกเห็บตก ไฟไหม้ หรือพายุ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารโครงการจะช่วยปกป้องเอกสารทั้งหมดของคุณ ด้วยฟีเจอร์การสำรองข้อมูลและการกู้คืน เอกสารของคุณจึงมีความปลอดภัย ทำให้คุณไม่ต้องกังวลกับการสูญเสียข้อมูลสำคัญ

  • ค้นหาอย่างง่ายดาย

    ค้นหาและเข้าถึงไฟล์ได้อย่างง่ายดายโดยการป้อนคำสำคัญหรือแท็กที่เชื่อมโยงกับเอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรืองานใดๆ ได้โดยไม่ต้องรอให้ใครส่งมา

  • มีข้อมูลเดียวกันและเวอร์ชันเดียวกันเสมอ

    ขจัดความสับสนและข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบ และติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด การแก้ไขในนาทีสุดท้าย และเส้นทางการตรวจสอบ เพื่อให้คุณรับทราบข้อมูลที่ถูกต้อง

  • การรักษาความปลอดภัยเต็มรูปแบบ

    โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารโครงการที่ดีจะมอบการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นโดยการเก็บรักษาบันทึกกิจกรรมเอกสารทั้งหมดและจำกัดสิทธิ์ของผู้ใช้บนเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน

  • เป็นมิตรกับแอปทั้งหมดที่คุณชื่นชอบ

    มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดและเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นด้วยการผสานการทำงานซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารของคุณเข้ากับแอปที่คุณมี

ทำไม Zoho Projects จึงเป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด

ตั้งแต่พื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนกลางและการค้นหาที่ง่ายดาย ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง Zoho Projects ทำได้ทุกอย่างที่กล่าวมาและอีกมากมาย

จัดการไฟล์ได้ในที่เดียว

จัดการไฟล์ได้ในที่เดียว

เอกสาร คลิปวิดีโอ ภาพกราฟิก สเปรดชีต รายงาน โครงการทั่วไปนั้นประกอบไปด้วยไฟล์ต่างๆ หลายร้อยไฟล์ ซึ่งมักจะอยู่ในคอมพิวเตอร์จำนวนหลายสิบเครื่อง ด้วยระบบจัดการเอกสารของเรา ไฟล์ทั้งหมดจะได้รับการจัดเก็บและจัดระเบียบไว้ที่ศูนย์กลาง ทุกทีมจึงรับทราบข้อมูลได้เสมอ

แบ่งปันไฟล์ได้จากทุกที่

แบ่งปันไฟล์ได้จากทุกที่

แบ่งปันไฟล์ให้ทีมของคุณจากที่เดียว คุณยังสามารถเชื่อมโยงไฟล์เข้ากับงานหรือปัญหาต่างๆ และจัดระเบียบเป็นโฟลเดอร์ตามลำดับที่เป็นไปตามโครงสร้างและเวิร์กโฟลว์ การควบคุมอย่างสมบูรณ์แบบที่มาพร้อมกับความง่ายดายโดยแท้จริง

ติดตามเวอร์ชันของไฟล์

ติดตามเวอร์ชันของไฟล์

Zoho Projects ทำให้กระบวนการจัดการเอกสารที่สำคัญ เช่น การติดตามฉบับแก้ไข การควบคุมการเข้าถึง รวมถึงการค้นหาและกู้คืน เป็นไปโดยอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะแสดงพร้อมบันทึก วันที่ และข้อมูลผู้เขียน ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจึงสามารถใช้งานไฟล์ทั้งหมดในเวอร์ชันล่าสุดและถูกต้องที่สุดได้

ค้นหาไฟล์ได้อย่างง่ายดาย

ค้นหาไฟล์ได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือค้นหาอันทรงพลังของ Zoho Projects ช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารภายในโครงการได้อย่างง่ายดาย ค้นหาไฟล์โดยใช้คำในชื่อหรือเนื้อหา และดูผลลัพธ์ได้โดยทันที

การผสานการทำงานร่วมกับ Zoho Workdrive

การผสานการทำงานร่วมกับ Zoho Workdrive

ด้วยการผสานการทำงานร่วมกับ Zoho Workdrive ผู้ใช้สามารถสร้างและจัดระเบียบโฟลเดอร์ของทีมเพื่อทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณยังสามารถกำหนดบทบาทที่แตกต่างกันให้กับสมาชิกในโฟลเดอร์ทีมด้วยสิทธิ์การเข้าถึงแบบเฉพาะได้อีกด้วย