การใช้งาน Tasks ใน Zoho Mail

การใช้งาน Tasks ใน Zoho Mail

แอปพลิเคชัน Zoho Tasks ที่มีให้ใช้งานจากกล่องจดหมายของคุณเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามงานและจัดการงานเหล่านั้น Tasks ในแอปพลิเคชันนี้สามารถเป็นได้ทั้งงานส่วนตัวและงานของกลุ่ม 

การเพิ่มงาน

เพิ่มงานใหม่

  1. เข้าสู่ระบบ zoho.com/mail
  2. ไปที่แอปพลิเคชัน Zoho Task 
  3. คลิกปุ่มงานใหม่
  4. หน้าต่างเพิ่มงานจะปรากฏขึ้นมา
  5. ป้อนรายละเอียดงานที่จำเป็นและคลิกบันทึก

หรือคุณสามารถเพิ่มงานจากหน้าต่างกล่องจดหมายเข้าได้ คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ถัดจากไอคอนจดหมายใหม่ เลือกบันทึกย่อใหม่จากรายการและใส่รายละเอียด 

เพิ่มงานโดยใช้เมนูสร้างอัจฉริยะ

  1. เข้าสู่ระบบ zoho.com/mail
  2. เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มเป็นงาน
  3. เมนูสร้างอัจฉริยะจะปรากฏขึ้นมา
  4. คลิกไอคอนสร้างงาน
  5. ส่วนข้อความที่เลือกจะถูกเพิ่มเป็นคำอธิบายงาน
  6. ใส่ชื่อของงานและเพิ่มการตั้งค่าเองอื่นๆ ตามที่จำเป็น
  7. คลิก บันทึก

เพิ่มงานจากหน้ามุมมองจดหมาย

  1. เข้าสู่ระบบ zoho.com/mail
  2. ขณะดูอีเมลให้คลิกไอคอนการดำเนินการเพิ่มเติมที่มุมบนขวาของหน้าต่าง
  3. จากเมนูดรอปดาวน์ให้เลือกเพิ่มไปยังแล้วเลือกงาน
  4. ชื่อหัวเรื่องของอีเมลจะถูกเพิ่มเป็นชื่องานและเนื้อหาจะถูกเพิ่มเป็นคำอธิบาย
  5. ป้อนรายละเอียดอื่นๆที่จำเป็น และคลิกบันทึก

เพิ่มงานจากหน้าแสดงรายการจดหมาย

  1. เข้าสู่ระบบ zoho.com/mail
  2. คลิกขวาที่อีเมลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นงาน
  3. เลือก สร้างงานจาก จากรายการ
  4. ชื่อของงานจะเป็นหัวข้อของเมล 
  5. เนื้อหาของอีเมลจะเป็นคำอธิบาย
  6. ป้อนรายละเอียดอื่นๆ หากมีและคลิกบันทึก

คุณสามารถดูอีเมลที่สร้างบันทึกย่อได้โดยใช้ตัวเลือกเปิดอีเมลที่เชื่อมโยงกันในแอป Task

ขณะสร้างงานของกลุ่มจากอีเมล คุณสามารถแชร์การสนทนาที่เชื่อมโยงกับกลุ่มได้ด้วย สามารถดูงานได้ในหน้าสตรีมของกลุ่ม และสามารถดูอีเมลที่ลิงก์ได้หากแชร์อีเมลนั้นไว้

สร้างโครงการใหม่

โครงการคือประเภทย่อยของงานที่สามารถสร้างไว้ภายใต้งานของกลุ่มได้ เพื่อมอบหมายงานที่ต้องการให้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการได้ 

เมื่อต้องการสร้างโครงการใหม่ในกลุ่มที่คุณเป็นสมาชิก ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้

  1. เข้าสู่ระบบ zoho.com/mail
  2. ไปที่แอปพลิเคชันงานจากหน้าต่างเมนูด้านซ้าย
  3. กลุ่มที่คุณเป็นสมาชิกจะปรากฏอยู่ 
  4. คลิกขวาที่กลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มโครงการ
  5. เลือกสร้างโครงการจากรายการ
  6. ป้อนชื่อโครงการและกด Enter
  7. โครงการจะถูกสร้างขึ้นภายใต้กลุ่มดังกล่าว

คุณสามารถดูโครงการที่เพิ่มไว้ในกลุ่มได้ โดยการขยายสามเหลี่ยมทางด้านซ้ายของชื่อกลุ่ม ในการจัดสรรงานของโครงการ ให้เลือกชื่อโครงการในหน้าต่างเพิ่มงาน 

การทำงานร่วมกันในงาน

Zoho Mail ให้คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับงานได้โดยการแสดงความคิดเห็นโดยสมาชิกในกลุ่ม และดำเนินการขั้นตอนต่อไป

คุณยังสามารถแท็กสมาชิกที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มหรือเชิญสมาชิกให้เข้าร่วมการพูดคุยระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้อีกด้วย 

ขั้นตอนในการเพิ่มผู้รับเชิญ:

  1. คลิกไอคอน + เพื่อดู/เพิ่มผู้รับเชิญ
  2. หน้าต่างผู้รับเชิญจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ
  3. พิมพ์ชื่อของสมาชิกองค์กรและเลือกตัวเลือกจากรายการ
  4. สมาชิกองค์กรที่เลือกจะถูกเพิ่มลงในรายการผู้ได้รับเชิญ

งานที่เพิ่มในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งจะเชื่อมข้อมูลโดยตรงกับกลุ่มสตรีมที่เกี่ยวข้อง หากเปิดใช้งานสตรีมสำหรับกลุ่มดังกล่าวไว้ สามารถพูดคุยถึงความคืบหน้าของงานได้ที่นี่ด้วย คุณสามารถคลิกที่ชื่อดิสเพลย์ในข้อคิดเห็นในงานของกลุ่มใดเพื่อดูบัตรข้อมูลผู้ติดต่อได้ คุณสามารถเลือกมุมมองงานที่สร้างโดยสมาชิกรายนั้น และมอบหมายให้กับสมาชิกรายนั้นได้ ด้วยการเลือกตัวเลือกดูงานที่สร้างโดยสมาชิกรายนี้และดูงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกรายนี้ ได้ตามลำดับ

​​มุมมองงาน

Zoho Tasks มีมุมมองหกประเภทซึ่งทำให้คุณสามารถดูงานตามประเภทที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายและวางแผนได้เร็วขึ้น

  • สร้างโดยฉัน 
  • งานของวันนี้
  • งานที่ล่าช้า 
  • งานที่ใกล้เข้ามา 
  • งานของสัปดาห์นี้ 
  • งานของเดือนนี้ 

การแท็กงาน

แท็กช่วยให้การจัดระเบียบและจำแนกได้ง่ายขึ้นในภายหลัง Zoho Mail ให้คุณสร้างและเพิ่มแท็กอย่างน้อยหนึ่งแท็กให้กับแต่ละงานได้ แต่ละแท็กสามารถเชื่อมโยงกับสีเฉพาะเจาะจงได้ 

ขั้นตอนในการแท็กงาน:

  1. คลิกงานที่คุณต้องการเพิ่มแท็ก
  2. คลิกไอคอนแท็กที่ส่วนบนขวาของหน้าต่าง
  3. เลือกแท็กที่คุณต้องการเพิ่ม
  4. แท็กที่เลือกจะถูกเพิ่มลงในงาน
  5. ในกรณีที่คุณต้องการเพิ่มแท็กใหม่ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้แล้วคลิก ‘สร้าง'
  6. แท็กใหม่จะถูกสร้างและเพิ่มให้กับงาน 

เมื่อเพิ่มแท็กให้กับงานของกลุ่ม แท็กเหล่านี้จะมีผลใช้งานกับสมาชิกที่เพิ่มงานเท่านั้นและจะไม่มีผลกับสมาชิกทุกคนในกลุ่ม

ลำดับความสำคัญของงาน

การจัดลำดับความสำคัญของงานซึ่งเกี่ยวข้องกับความเร่งด่วนของสถานการณ์เป็นสิ่งสำคัญ Zoho Task ให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญให้กับแต่ละงานได้ ซึ่งนับเป็นการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องว่างานใดที่จำเป็นต้องให้ความสนใจโดยทันที 

ขั้นตอนในการกำหนดลำดับความสำคัญ:

  1. คลิกปุ่มงานใหม่
  2. หลังจากใส่รายละเอียดงานแล้ว ให้วางเมาส์เหนือด้านขวาบนของหน้าต่าง ‘เพิ่มงาน' 
  3. คลิกไอคอนลำดับความสำคัญ
  4. เลือกลำดับความสำคัญสูง ปานกลาง หรือต่ำจากรายการ
  5. คลิก บันทึก

ในการเปลี่ยนแปลงหรือกำหนดลำดับความสำคัญให้กับงานที่มีอยู่แล้ว ให้คลิกที่งานที่ต้องการ เลื่อนเมาส์ไปที่ด้านขวาของหน้าต่างแสดงตัวอย่างงาน คลิกที่ไอคอนลำดับความสำคัญแล้วเลือกตัวเลือกจากรายการ

กรองตาม

สามารถกรองงานในกลุ่มต่างๆ ได้โดยใช้พารามิเตอร์หลายพารามิเตอร์ เมื่อคุณคลิกไอคอนกรองด้วย ผู้ได้รับมอบหมาย สถานะ ลำดับ ความสำคัญ แท็ก และงานที่ล่าช้าจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกพารามิเตอร์ที่ต้องการ และงานที่อยู่ในประเภทที่เลือกจะปรากฏขึ้น

เรียงลำดับงาน

งานในมุมมองต่างๆ สามารถเรียงลำดับตามวันครบกำหนดได้ ทั้งจากใกล้ไปหาไกล หรือจากไกลไปหาใกล้

 คลิกไอคอนเรียงลำดับตามที่เมนูด้านบน เลือกตัวเลือกวันครบกำหนด แล้วเลือกจากใกล้ไปหาไกลหรือจากไกลไปหาใกล้จากรายการ

พิมพ์งาน

คุณสามารถพิมพ์รายการงานของบัญชี Zoho Mail จากแอปพลิเคชัน Tasks ได้ เปิดรายการงานที่ต้องการ และคลิกไอคอนพิมพ์ สามารถพิมพ์งานที่เลือกไว้ได้โดยใช้ไอคอนเดียวกัน เลือกงานที่ต้องการพิมพ์โดยคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายข้างงานแล้วคลิกที่ไอคอนพิมพ์ 

นอกจากนี้ คุณสามารถพิมพ์รายการงานที่กรองตามสถานะหรือลำดับความสำคัญของงานไว้ได้โดยใช้ตัวเลือกนี้

คัดลอกงาน 

คุณสามารถคัดลอกงานต่างๆ ใน Zoho Mail ได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ 

  1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail >> Task และเปิดงานที่คุณต้องการคัดลอกไปยังกลุ่มสตรีมของคุณ
  2. คลิกไอคอน และเลือกคัดลอกงาน
  3. ในป็อปอัพให้เลือกกลุ่มและโครงการที่คุณต้องการคัดลอกงานจากหรือไปวาง และคลิก ‘บันทึก'

คุณยังสามารถย้ายงานไปยังกลุ่มสตรีมอื่นได้ โดยเลือก ‘ย้ายงาน’ ในเมนูตัวเลือกเพิ่มเติม


หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกที่ไม่รวมความเห็นในงานต้นฉบับได้โดยการยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย “ รวมความเห็น" ขณะคัดลอกหรือย้ายงาน

นําเข้าและส่งออกงาน 

นำเข้างาน 

ไฟล์งานที่คุณต้องการนำเข้าต้องเป็นรูปแบบ .csv

ในการนำเข้างานไปยัง Zoho Task ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. คลิกไอคอน ที่ส่วนบนซ้ายของหน้า
  2. เลือกนำเข้าจากรายการ
  3. เรียกดูและเลือกไฟล์ .csv ที่มีงานทั้งหมดของคุณ
  4. การนำเข้าจะได้รับการจัดกำหนดการ และจะเสร็จสมบูรณ์โดยขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์ 
  5. เมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์ จะมีการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณ
  6. จากนั้น คุณจะเห็นว่างานถูกป้อนลงในแอปพลิเคชัน Tasks ของคุณแล้ว

ส่งออกงาน

  1. เลือกกล่องกาเครื่องหมายของงานที่คุณต้องการส่งออก
  2. คลิกไอคอน ที่ส่วนบนซ้ายของหน้าจอ 
  3. เลือก ส่งออก
  4. การส่งออกงานที่เลือกจะถูกวางกำหนดการทันที 
  5. เมื่อส่งออกเสร็จแล้ว จะมีการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังกล่องข้อความของคุณ
  6. อีเมลจะมีลิงก์สำหรับดาวน์โหลดงานที่ส่งออกด้วย
  7. ไฟล์จะถูกนำออกในรูปแบบ .csv

หมายเหตุ:

คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อได้เฉพาะบัญชี Zoho เท่านั้น คุณจะไม่สามารถเชื่อมโยงบันทึกย่อกับอีเมลในบัญชี POP ภายนอก หรือในโฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกันได้

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com