คู่มือผู้ใช้ Zoho Mail

 งานคืออะไร

งานคือชุดของการทำงานที่มอบหมายให้กับบุคคลหรือกลุ่ม งานทำให้หน้าที่การงาน งานที่ได้รับมอบหมาย หรือการแก้ปัญหาสำเร็จ งานสามารถใช้ได้ในระดับกลุ่มหรือแม้แต่ระดับส่วนตัว เราจะจำแนกงานออกเป็น 2 ประเภท :

  1. งานส่วนบุคคล
  2. งานกลุ่ม

 การสร้างงาน

  1. คลิก “เพิ่มงาน" เพื่อสร้างงานใหม่
  2. กำหนดชื่อและตั้งค่าวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด
  3. จากนั้น ตั้งค่าสถานะและลำดับความสำคัญ

 การสร้างงานตามวันที่และเวลาที่ครบกำหนด

Zoho Task ให้คุณเพิ่มงานสำหรับหนึ่งวัน ซึ่งคุณสามารถสร้างงานตามเวลาได้ คุณสามารถสร้างงานสำหรับหนึ่งวัน เช่น การนัดหมายทางธุรกิจ การประชุม การประชุมทางโทรศัพท์ การสาธิตผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ ได้ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนผ่านป๊อปอัพและเมลเพื่อแจ้งเตือนงานที่ตามมาได้

ในการสร้างงานสำหรับหนึ่งวัน ให้ทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ :

  • คลิก “เพิ่มงาน" เพื่อสร้างงาน
  • เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย และตั้งเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด
  • ตั้งค่าสถานะลำดับความสำคัญ ชนิด และการแจ้งเตือนหากจำเป็น

หมายเหตุ:

  • งานที่ยึดตามเวลาเป็นงานหนึ่งวัน ดังนั้นวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดจะเป็นวันเดียวกัน

 การตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับงาน

สร้างรายการงานและรับการแจ้งเตือนในเวลาที่เหมาะสมในขณะที่คุณทำงาน Zoho Task ให้คุณตั้งค่าการแจ้งเตือนทุกงานที่คุณสร้างขึ้น ซึ่งมีประโยชน์มากและเป็นการแจ้งเตือนที่ใช้งานง่ายซึ่งเหมาะสำหรับการใช้งานทางธุรกิจ 

 การแจ้งเตือนผ่านป๊อปอัพและเมล :

สร้างการแจ้งเตือนและรับการแจ้งเตือนผ่านข้อความป็อปอัพหรือเมลเมื่อถึงกำหนดเวลา

 แท็กงานของคุณ

แท็กซึ่งเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งใน Zoho Task ทำให้คุณสามารถจัดระเบียบรายการงานของคุณตามประเภทได้ง่ายขึ้น Zoho Task สนับสนุนแท็กแบบกำหนดเองหลายประเภท ตัวอย่างเช่น งาน ‘การประชุมกับผู้จัดการ’ อาจเหมาะกับแท็กประเภท “การประชุม” และประเภท “รายการสิ่งที่ต้องทำ"

 การเพิ่มแท็กใหม่และการแท็กงาน

  • ในการเพิ่มแท็กใหม่ ให้คลิก ‘+’ ด้านข้างแท็ก ไม่สามารถใช้อักขระพิเศษเช่น / \ | * ? , : ; “ > < % & # ได้ คุณยังสามารถเพิ่มแท็กใหม่ภายใต้ ‘แท็ก’ ที่อยู่แถบด้านบนได้

  • เมื่อต้องการแท็กงาน ให้เลือกงาน (คลิกในกล่องกาเครื่องหมาย) และกำหนดแท็กจากรายการแท็กซึ่งอยู่ที่แถบบนสุด คุณยังสามารถเพิ่ม/ลบ/กำหนดแท็กได้โดยตรง โดยการคลิกที่ไอคอนแท็กซึ่งอยู่ในรายการแท็ก

  • คุณสามารถกำหนดแอตทริบิวต์หลายแท็กให้กับงาน และกำหนดแท็กให้กับแอตทริบิวต์ได้ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เลือกงานและกำหนดแท็กทีละรายการ
  • เมื่อต้องการกำหนดแท็กทั่วไปให้กับงานหลายงาน ให้เลือกงานหลายงานและกำหนดแท็กทั้งหมดในครั้งเดียว

  • คุณยังสามารถดูรายละเอียดของงาน เช่น ชื่องาน ที่มอบหมายให้ ชื่อแท็ก สถานะ และเปอร์เซ็นต์ได้โดยการชี้เมาส์ของคุณเหนือคำแนะนำของงาน

 ลากและวาง

Zoho Task ได้รับการพัฒนาให้คุณสามารถแท็กงานได้โดยใช้คุณสมบัติการลากและวาง วิธีนี้จะง่ายและรวดเร็วกว่าวิธีอื่นในการแท็กงาน เมื่อต้องการแท็กงาน เพียงลากงานแล้วปล่อยเหนือแท็กภายใต้รายการแท็ก คุณยังสามารถเลือกงานได้หลายงานในครั้งเดียวและวางไว้บนแท็กได้

หมายเหตุ:

  • คุณไม่สามารถลากแล้วปล่อยงานย่อยหรืองานที่ผู้อื่นมอบหมายให้คุณได้

 รหัสสีของแท็ก

ใส่รหัสสีให้แท็กเพื่อให้สีของแท็กแตกต่างจากแท็กอื่นๆ การใส่รหัสสีทำให้ง่ายต่อการค้นหาแท็กอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องค้นหาทีละแท็ก ต่อไปนี้เป็นวิธีที่คุณสามารถใส่รหัสสีให้กับแท็ก

  • คลิกที่กล่องสี่เหลี่ยมของแท็ก
  • เลือกสีที่ต้องการจากรายการสี

 แท็กกลุ่ม

แท็กกลุ่มจะคล้ายกับแท็กส่วนบุคคล คุณสามารถกำหนดแท็กให้กับงานที่อยู่ในกลุ่มได้ คุณยังสามารถกำหนดแท็กหลายรายการให้กับหนึ่งงานได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม แท็กกลุ่มแตกต่างจากแท็กส่วนตัวเล็กน้อย

  • สมาชิกกลุ่มสามารถกำหนดแท็กให้กับงานได้ แต่สมาชิกกลุ่มไม่สามารถแก้ไขหรือลบแท็กนั้นได้
  • เฉพาะผู้ดูแลกลุ่ม/ผู้ควบคุมเท่านั้นที่มีสิทธิ์ในการลบหรือแก้ไขแท็ก

 การเปลี่ยนชื่อและการลบแท็ก

  • คุณสามารถเปลี่ยนชื่อหรือลบแท็กได้ โดยคลิกขวาที่แท็กนั้นและเลือกตัวเลือกที่ต้องการ การลบแท็กจะลบแท็กออกจากงานที่เกี่ยวข้องด้วย

 งานที่ทำเป็นกิจวัตร

งานที่เป็นทำเป็นกิจวัตรคือการทำรายการงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ถ้าคุณดำเนินธุรกิจ คุณจะมีรายการงานที่จะต้องทำทุกสัปดาห์/เดือน/ปี ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะมีตัวเลือกที่จะแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับงานนั้นโดยอัตโนมัติ

ตัวเลือกงานที่ทำเป็นกิจวัตรใน Zoho Tasks จะสร้างงานเดียวกันนั้นโดยอัตโนมัติเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ งานจะถูกสร้างขึ้นในเวลาเดียวกับที่ตั้งค่าไว้สำหรับงานแรก ด้านล่างนี้คือสถานการณ์ที่สามารถใช้คุณสมบัติงานที่ทำเป็นกิจวัตรได้:

ในบริษัท แผนกบัญชีต้องอัปเดตเงินเดือนของพนักงานในวันทำงานวันสุดท้ายของทุกเดือน งานจะถูกตั้งค่าเป็นวันจันทร์ที่ 31 สิงหาคม ชื่องานคือ “การอัปเดตเงินเดือน " เลือกระดับสูงและกำหนดการทำเป็นกิจวัตรให้เป็นประจำทุกเดือน ในวันทำงานวันสุดท้ายของทุกเดือน เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ งานที่ทำเป็นกิจวัตรจะถูกสร้างใหม่ขึ้นสำหรับวันที่ 30 กันยายนซึ่งเป็นวันทำงานวันสุดท้ายของเดือนถัดไป ซึ่งจะเกิดขึ้นเป็นกิจวัตรต่อเนื่องไปทุกเดือน

 การมอบหมายงาน

คุณสามารถมอบหมายงานให้กับผู้ใช้ทุกรายในองค์กรของคุณได้ ในการมอบหมายงานให้กับผู้ใช้อื่น ให้คลิกไอคอน ‘+’ เลือกผู้ใช้และคลิกตกลง เฉพาะเจ้าของงานเท่านั้นที่สามารถแก้ไขหรือลบงานได้

 การผสานการทำงาน Tasks เข้ากับ CRM และ Projects:

แน่นอนว่านี่คือทางเลือกเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ Zoho Mail Suite ผู้ใช้สามารถเพิ่มงาน CRM และ Project ได้โดยตรงภายใน Zoho Task Mail Suite โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบแอปพลิเคชันเฉพาะ

 การจัดประเภทงาน:

ผู้ใช้สามารถสร้างประเภทต่างๆ และเรียงลำดับประเภทตามความเหมาะสมได้ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างงานและจัดประเภทงานได้

 สถานะงาน

จัดอันดับความคืบหน้าของงานของคุณ โดยใช้สถานะงานที่แตกต่างกัน Zoho Business ให้คุณกำหนดสถานะได้ดังนี้:

  1. ต้องดำเนินการ - โดยทั่วไปแล้ว งานที่ยังไม่เริ่มต้นจะถูกจัดกลุ่มอยู่ในสถานะ ‘ต้องดำเนินการ'
  2. อยู่ในระหว่างการดำเนินการ — งานที่เริ่มต้นและอยู่ภายใต้การดำเนินการอย่างต่อเนื่องคืองานที่อยู่ในระหว่างการดำเนินการ งานเหล่านี้ยังไม่เสร็จสิ้นและกำลังดำเนินการอยู่
  3. เสร็จสมบูรณ์ - งานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วจะถูกจัดกลุ่มภายใต้สถานะงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
  4. ยกเลิกแล้ว - ในเหตุการณ์ใดๆ ถ้าผู้ได้รับมอบหมายตัดสินใจที่จะยกเลิกงาน งานนั้นจะอยู่ภายใต้ตัวเลือกงานที่ยกเลิกไป

ผู้ได้รับมอบหมายสามารถเปลี่ยนสถานะของงานเป็นยกเลิกได้หากต้องการ

 ลำดับความสำคัญของงาน

ลำดับความสำคัญในงานมี 5 ประเภท สูงสุด, สูง, ปานกลาง, ต่ำสุด, ต่ำสุด ลำดับความสำคัญเริ่มต้นคือปานกลาง คุณสามารถตั้งค่าลำดับความสำคัญได้เมื่อมีการสร้างงานและแก้ไขงาน ลำดับความสำคัญของงานจะกำหนดว่างานนั้นสำคัญแค่ไหน

ด้านล่างนี้คือลำดับความสำคัญทั้งห้าประเภท และสถานะทั้งสี่ประเภท

 มุมมองงาน:

งานจะมีมุมมองที่แตกต่างกันห้าประเภท ซึ่งได้แก่:

  1. งานของวันนี้
  2. งานที่ล่าช้า
  3. งานที่ใกล้เข้ามา
  4. งานของสัปดาห์นี้
  5. งานของเดือนนี้

คุณสามารถดูงานได้ตามสถานะของงาน ดังนั้นการคลิกที่งานทั้งหมด ที่ค้างอยู่ เสร็จสมบูรณ์ ถูกยกเลิก จะแสดงงานที่มีสถานะดังกล่าวในหน้าต่างงาน แต่ละมุมมองจะแสดงงานที่ตรงกับการตั้งค่าปัจจุบัน พร้อมกับรายละเอียดทั้งหมดของงาน
คุณยังสามารถดูงานตามสถานะของงานได้อีกด้วย ดังนั้นการคลิกที่งานทั้งหมด ที่ค้างอยู่ เสร็จสมบูรณ์ ถูกยกเลิก จะแสดงงานที่มีสถานะดังกล่าวในหน้าต่างงาน แต่ละมุมมองจะแสดงงานในการตั้งค่ามุมมองปัจจุบันพร้อมกับรายละเอียดทั้งหมดของงาน

 การสร้างงาน

จะมีการสร้างรายงานสำหรับงานทั้งหมดที่สร้างไว้ รายงานจะยึดตามข้อมูลต่อไปนี้

  1. วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด
  2. สถานะของงาน - ต้องดำเนินการ, อยู่ระหว่างดำเนินการ, เสร็จสมบูรณ์, ยกเลิกแล้ว
  3. ลำดับความสำคัญของงานคือสูงสุด/สูง/กลาง/ต่ำ/ต่ำสุด
  4. ประเภทของงาน

จะมีการสร้างรายงานสำหรับงานทั้งหมดที่สร้างไว้ รายงานจะยึดตามข้อมูลต่อไปนี้

 ความคิดเห็น

เมื่อต้องการเพิ่มข้อคิดเห็นลงในงาน ให้คลิกไอคอนข้อคิดเห็นที่อยู่ในรายการงาน

 การเพิ่มงานย่อย :

เมื่อต้องการเพิ่มงานย่อยลงในงาน ให้วางเมาส์ของคุณเหนือรายการงานและคลิกไอคอนเพิ่มงานย่อยตามที่แสดงในรูปด้านล่าง ซึ่งนี่คือตัวเลือกเพิ่มเติมที่ผู้ใช้สามารถเพิ่มจำนวนงานย่อยได้โดยไม่ต้องสร้างงานใหม่ทุกครั้ง

 นำเข้าและส่งออก :

คุณสามารถนำเข้ารายการงานไปยัง Zoho Task จากแอปพลิเคชันอื่นที่คุณกำลังใช้งานอยู่ได้อย่างง่ายดาย

ในการนำเข้างาน:

  • บันทึกไฟล์งานของคุณในรูปแบบ .ics หรือ .csv รูปแบบการเข้ารหัสของไฟล์ที่นำออกควรอยู่ในรูปแบบ UTF-8
  • ไฟล์ .CSV ต้องมีส่วนหัวเรื่องที่มีการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง ส่วนหัวเรื่องจะต้องมีชื่อเรื่องหรือหัวข้อเป็นอย่างน้อย เพื่อนำเข้างานไปยัง Zoho
  • คลิก ‘ค้นหา’ และเปิดไฟล์ .ics หรือ .csv
  • คลิกตกลง
  • ในการกลับไปยังหน้าหลัก ให้คลิก ‘ย้อนกลับไปที่หน้าหลัก’ ซึ่งอยู่ที่มุมบนขวาของหน้างาน

ในการนำออกงาน :

คุณสามารถส่งออกงานจาก Zoho Task ได้ด้วย

  • เลือกงานที่คุณต้องการส่งออกแล้วคลิกเมนูดรอปดาวน์ ‘ส่งออก'
  • เลือกรูปแบบ [.ICS หรือ .CSV]
  • บันทึกไฟล์

 เพิ่มด่วน:

เมื่อต้องการเพิ่มบันทึกให้กับงานอย่างรวดเร็ว เพียงใช้ตัวเลือก “เพิ่มด่วน ซึ่งจะเพิ่มบันทึกไปยังรายการงานของคุณ และคุณสามารถปรับเปลี่ยนงานได้ตามที่คุณต้องการในภายหลัง

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com