งาน
Zoho Mail Task ช่วยให้คุณไม่พลาดรายการสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถสร้างและติดตามงานของแต่ละคนและงานของกลุ่มได้
งานของแต่ละคน
งานของแต่ละคนคืองานที่คุณรับผิดชอบโดยแยกกัน คุณสามารถสร้างและติดตามงานของแต่ละคนได้ที่ส่วนงานของฉัน เมื่อคุณสร้างงาน คุณสามารถตั้งค่าวันครบกำหนด การแจ้งเตือนและลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ได้
คุณสามารถทำเครื่องหมายงานเป็นเสร็จสมบูรณ์ หรือเปิดงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วอีกครั้งจากมุมมองรายการได้โดยตรงด้วยการคลิกไอคอนเปลี่ยนสถานะงาน คุณยังสามารถเพิ่มงานย่อยลงในงานใดๆ ที่ต้องการได้จากมุมมองรายการได้อีกด้วย
งานกลุ่ม
เมื่อคุณสร้างงานในกลุ่ม สมาชิกทั้งหมดของกลุ่มจะสามารถเข้าถึงงานนั้นได้ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกใดๆ ของกลุ่มได้ อีกทั้ง สามารถมอบหมายงานของกลุ่มให้กับสมาชิกขององค์กรที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มได้ด้วย
คุณสามารถสร้างงานหลายรายการภายใต้โครงการ และสร้างงานย่อยหลายรายการภายใต้งานหลักของแต่ละงานได้ คุณสามารถเลือกโครงการได้เมื่อสร้างงาน หรือสร้างโครงการใหม่ได้โดยตรงจากหน้าเพิ่มงาน จะสามารถใช้โครงการได้กับงานของกลุ่มเท่านั้น
ในขณะที่สมาชิกกลุ่มทั้งหมดสามารถให้ความคิดเห็นและถูกใจงานใดๆได้ ผู้ใช้ที่มีบทบาทต่างๆ ภายในกลุ่มก็จะได้รับสิทธิ์การแก้ไขงานของกลุ่มในระดับที่แตกต่าง ตารางด้านล่างเป็นภาพรวมของสิทธิ์ที่มีเหมือนกัน
| แก้ไขงานหลัก* | แก้ไขงานย่อย* | |
| ผู้ดูแลกลุ่ม | ได้ | ได้ |
| เจ้าของงาน | ได้ | ได้ |
| ผู้ได้รับมอบหมายงานหลัก | ได้ | ได้ |
| ผู้ได้รับมอบหมายงานย่อย | ไม่ได้ | ได้ |
| สมาชิกกลุ่ม | ไม่ได้ | ไม่ได้ |
| สมาชิกองค์กร (ผู้ได้รับมอบหมายงานหลัก) | ไม่ได้ | ไม่ได้ |
*สิทธิ์ในการแก้ไขงานหลักและงานย่อยนั้นรวมถึงการแก้ไขคำอธิบายงาน ชื่อเรื่อง วันครบกำหนด ลำดับความสำคัญ และตัวเลือกที่เป็นกิจวัตร
สิทธิ์ในการเพิ่มผู้รับเชิญลงในงานนั้นขึ้นอยู่กับว่ามีการเลือกปฏิเสธผู้รับเชิญสำหรับงานนั้นหรือไม่
เมื่อคุณสร้างงานของกลุ่ม คุณสามารถจัดกลุ่มงานภายใต้โครงการได้ ซึ่งทำให้การติดตามงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นเรื่องง่าย และจะทำให้มองเห็นภาพรวมเกี่ยวกับงานของโครงการ รายการที่ค้างอยู่ ความคืบหน้า และเป้าหมายสูงสุดของทั้งกลุ่มได้ ซึ่งยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลประโยชน์ของทั้งทีมจะมุ่งเน้นไปในทิศทางเดียวพร้อมด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน และช่วยให้สมาชิกในกลุ่มสามารถมองเห็นงานได้ชัดเจนขึ้น
คุณสามารถคัดลอกงานของกลุ่มหรือย้ายไปยังกลุ่มสตรีมอื่นได้ด้วยการเลือกตัวในเมนู ‘ตัวเลือกเพิ่มเติม' คุณสามารถเลือกที่จะไม่รวมความเห็นในงานเดิมเมื่อคัดลอกหรือย้ายงานได้ โดยการคลิกเพื่อลบเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมาย ‘รวมความคิดเห็น'
งานที่ทำเป็นกิจวัตร
งานบางอย่างไม่ใช่งานที่ทำเพียงครั้งเดียวแต่เป็นการทำเป็นกิจวัตรในระยะเวลาหนึ่งๆ งานเหล่านี้เรียกว่างานที่ทำเป็นกิจวัตร คุณสามารถสร้างงานที่ทำเป็นกิจวัตรใน Zoho Mail ได้ เช่น การสร้างรายงาน การชำระหนี้ การส่งใบบันทึกเวลา และอื่นๆ คลิกไอคอนทำเป็นกิจวัตรเพื่อตั้งค่ารูปแบบการทำเป็นกิจวัตรให้กับงาน
คุณสามารถเลือกได้ระหว่างการทำเป็นกิจวัตรรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี โดยมีตัวเลือกย่อยเพิ่มเติมเพื่อเลือกรูปแบบ/เวลาที่เป็นกิจวัตร และอื่นๆ
งานย่อย
งานขนาดใหญ่มักสามารถแยกออกเป็นงานย่อยหลายๆ งานได้ งานของกลุ่มมักจะเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของสมาชิกทีมหลายคน โดยแต่ละคนจะดูแลงานย่อยที่แตกต่างกัน
แผ่นบันทึกข้อมูลงาน
Zoho Tasks ขอนำเสนอเคล็ดลับในการตั้งค่าล่วงหน้าเล็กๆน้อยๆ เพื่อให้การจัดการงานของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถส่งอีเมลถึงตัวคุณเองในรูปแบบเฉพาะ เพื่อเพิ่มและจัดการงานในกล่องจดหมายของคุณได้
หัวข้ออีเมลของคุณจะถูกเพิ่มเป็น ‘ชื่องาน’ และเนื้อหาอีเมลจะถูกเพิ่มเป็น ‘คำอธิบายงาน' เฉพาะอักขระ 50 ตัวแรกของงานเท่านั้นที่จะถูกเพิ่มเป็นคำอธิบายของงาน
| อีเมลถึง | ตัวอย่าง | รายละเอียดการสร้างงาน |
| <username>+task@domainname.com | rebecca+task@zylker.com | สร้างงานง่ายๆ ให้ตัวคุณเอง |
| <username>+task+1Sep2016@domainname.com | rebecca+task+1Sep2016@zylker.com | สร้างงานที่มีวันครบกำหนดเป็น 1 ก.ย. 2016 |
| <username>+task+1Sep@domainname.com | rebecca+task+1Sep@zylker.com | สร้างงานที่มีวันครบกำหนดเป็น 1 ก.ย. 2016 หากผ่านไปแล้ว ให้ตั้งค่าวันครบกำหนดเป็น 1 ก.ย. 2017 |
<group-id>+task@domainname.com cc: member@domainname.com | marketing+task@zylker.com cc: paula@zylker.com | สร้างงานของกลุ่มและมอบหมายงานนั้นให้กับสมาชิกที่เพิ่มใน cc |
<group-id>+task+1Sep2016@domainname.com cc: member @domainname.com | marketing+task+1Sep2016@zylker.com cc: paula@zylker.com | สร้างงานของกลุ่มที่มีวันครบกำหนดเป็น 1 ก.ย. 2016 และมอบหมายให้กับสมาชิกที่เพิ่มในช่องสำเนาถึง |
ในกรณีที่คุณเป็นผู้ใช้บัญชีส่วนบุคคล ให้ป้อนคำว่า ‘Zoho’ แทนชื่อโดเมน
การที่คุณส่งอีเมลถึงตัวคุณเองเท่ากับว่างานจะถูกมอบหมายให้คุณ ในขณะที่อีเมลที่ส่งถึง ID อีเมลของกลุ่มจะถูกเพิ่มเป็นงานกลุ่ม คุณสามารถเปิดแอปพลิเคชันงานจากในกล่องจดหมายของคุณเองได้ และสามารถแก้ไขงานได้ตามและเมื่อจำเป็น
หมายเหตุ:
เคล็ดลับเหล่านี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่ออีเมลถูกส่งจากโดเมนที่มี Zoho Mail เป็นโฮสต์เท่านั้น
การผสานการทำงานร่วมกับ Zoho Projects
Zoho Projects พร้อม Zoho Mail ช่วยให้การเข้าถึงพอร์ทัลโครงการและงานต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากแอปพลิเคชัน Tasks ซึ่งจะทำให้คุณสามารถสร้างงานใหม่ได้โดยตรงใน Zoho Projects หรือเพิ่มอีเมลเป็นงาน/บั๊กในพอร์ทัลโครงการของคุณได้ โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการผสานการทำงานร่วมกับ Zoho Projects ได้ที่นี่