อีเมลคืออะไร
อีเมลคือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นรูปแบบการสื่อสารที่น่าเชื่อถือที่สุดและถูกกฎหมาย ซึ่งใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และการส่งข้อมูลเพื่อส่งข้อความผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ต่างๆ ไปยังผู้รับรายหนึ่งหรือกลุ่มผู้รับในอินเทอร์เน็ต
ข้อดีของอีเมล
- อีเมลมีความเป็นสากลเนื่องจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลทั้งหมดต้องเป็นไปตามกฎ RFC ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดย IETF (Internet Engineering Task Force)
- คุณสามารถส่งอีเมลถึงบุคคลหรือกลุ่มที่ใช้บริการอีเมลต่างๆ ได้ในคราวเดียว
- สามารถส่งอีเมลเพื่อแจ้งหรือย้ำเตือนผู้คนได้
- อีเมลไม่ใช่โหมดการสื่อสารแบบทันที และผู้รับสามารถตอบกลับในภายหลังได้ตามสะดวก
- ตัวเลือก Cc/ Bcc (สำเนา/ สำเนาลับ) ในอีเมลมีประโยชน์ในการทำให้ผู้คนต่างๆ ได้รับอีเมลที่คุณเขียน แม้ว่าผู้รับจริงจะเป็นคนละกลุ่มกันก็ตาม
- ด้วยตัวเลือกทุกที่ทุกเวลาและแอปพลิเคชันสากล อีเมลยังคงเป็นโหมดการสื่อสารที่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร
- อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ในแง่ของต้นทุน ความเร็ว และความน่าเชื่อถือ
วิธีการทํางานของอีเมล
เมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนหรือผู้ติดต่อของคุณ อีเมลนั้นจะถูกส่งถึงผู้รับแทบจะทันทีภายในพริบตา อย่างไรก็ตาม มีชุดของกระบวนการที่เกิดขึ้นในพื้นหลังตั้งแต่เมื่อคุณส่งอีเมล และจนกว่าอีเมลจะถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าของผู้รับ ภาพรวมโดยสรุปของกระบวนการดังกล่าวได้ถูกอธิบายไว้ด้านล่างนี้:
- คุณล็อกอินเข้าสู่อีเมลของคุณ (เว็บเมลหรืออุปกรณ์มือถือหรือไคลเอนต์เดสก์ทอป)
- เปิดเครื่องมือเขียนและระบุหัวเรื่อง พิมพ์เนื้อหาอีเมล เลือกผู้รับ และร่างอีเมล
- คุณกดส่ง และส่งอีเมล ทีนี้ กระบวนการในเบื้องหลังจะเริ่มต้นขึ้น
- ไคลเอนต์อีเมล (เว็บ/ มือถือ/ เดสก์ท็อป) จะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ SMTP ขาออกตามบัญชีอีเมลที่คุณใช้
- ไคลเอนต์อีเมลจะส่งต่ออีเมลในรูปแบบ MIME ไปยังเซิร์ฟเวอร์ SMTP ขาออก
- SMTP ขาออกจะตรวจสอบรายละเอียดผู้ส่งและประมวลผลข้อความสำหรับการส่ง
- นอกจากนี้ยังตรวจสอบขนาดเอกสารแนบ และตรวจสอบว่าอีเมลเป็นไปตามนโยบายอีเมลขาออกที่กำหนดไว้สำหรับบัญชีนั้นๆ หรือไม่
- เมื่อการตรวจสอบความถูกต้องเสร็จสมบูรณ์ อีเมลจะถูกส่งไปยังคิวขาออก
- เซิร์ฟเวอร์ SMTP จะค้นหาระเบียน DNS ของโดเมนและเรียกข้อมูล ระเบียน MX ของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ (ระเบียน A ในกรณีที่ไม่พบระเบียน MX)
- จากนั้นเซิร์ฟเวอร์ SMTP จะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมล MTA ของผู้รับ และส่งอีเมลผ่านโปรโตคอล SMTP
- ขณะนี้เซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะดำเนินการตรวจสอบต่างๆ - รวมถึงการตรวจสอบสแปมและไวรัสสำหรับอีเมล และยอมรับอีเมลตามนโยบายป้องกันสแปมและป้องกันไวรัส
- จากนั้นเซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะตรวจสอบบัญชีผู้รับและส่งอีเมลไปยังบัญชีเมลของผู้ใช้ตามนโยบายอีเมลขาเข้าที่ตั้งค่าไว้สำหรับบัญชี
- ผู้ใช้ดูอีเมลที่ได้รับโดยใช้ไคลเอนต์อีเมลของเขา
วิธีการทํางานของอีเมล
อีเมลตีกลับ/ ข้อความที่ไม่สามารถส่งได้ (ข้อผิดพลาด 554.x.x/ ข้อผิดพลาด 5xx):
เมื่ออีเมลถูกส่งจากไคลเอนต์ อีเมลอาจถูกตีกลับเป็นอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้เนื่องจากเหตุผลใดๆ ทางด้านล่าง ข้อผิดพลาดเหล่านี้เป็นข้อผิดพลาดถาวร ดังนั้นเซิร์ฟเวอร์ SMTP จะไม่พยายามส่งอีเมลซ้ำ
โดเมนไม่ถูกต้อง:
เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังโดเมนที่ไม่ถูกต้อง เซิร์ฟเวอร์ SMTP จะไม่สามารถค้นหาข้อมูล DNS สำหรับโดเมนนั้นได้ ในกรณีนี้ อีเมลจะถูกตีกลับเป็นไม่สามารถส่งได้โดยเซิร์ฟเวอร์ SMTP เอง
ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยัง abc@yordomain.com แทนที่จะเป็น abc@yourdomain.com ในกรณีนี้ เมื่อไม่มีโดเมนที่ถูกต้องชื่อ yordomain.com การค้นหา DNS จะล้มเหลวและถือว่าเป็นโดเมนที่ไม่ถูกต้อง
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบตัวสะกดของชื่อโดเมนที่คุณป้อนให้ถูกต้อง
ไม่พบระเบียน MX
เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังโดเมนที่ถูกต้อง แต่ไม่มีระเบียน MX/ ระเบียน A ที่ถูกต้องสำหรับโดเมน (ไม่มีการส่งกลับโดยเซิร์ฟเวอร์ DNS) อีเมลจะถูกตีกลับในฐานะอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้โดยเซิร์ฟเวอร์ SMTP เอง
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบกับผู้รับหรือผู้ดูแลระบบของผู้รับหากเป็นปัญหาที่ทราบแล้ว ตรวจสอบที่อยู่อีเมลสำรองและส่งอีเมลไปยังที่นั่นในกรณีฉุกเฉิน ปัญหานี้เกิดขึ้นที่โดเมนผู้รับเท่านั้นและผู้ดูแลระบบของผู้รับสามารถแก้ไขได้
ผู้รับไม่ถูกต้อง/ ผู้ใช้ที่ไม่รู้จัก
เมื่อคุณส่งอีเมลแต่พิมพ์ที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง หรือส่งอีเมลถึงพนักงานซึ่งออกจากองค์กรไปแล้ว คุณอาจได้รับข้อผิดพลาดดังกล่าว
ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยัง abb@yourdomain.com แทนที่จะเป็น abc@yourdomain.com อีเมลจะถูกส่งไปยังระเบียน MX ของ yourdomain.com แต่ไม่มีบัญชีที่ถูกต้องชื่อ abb@yourdomain.com ในเซิร์ฟเวอร์ เซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะตีกลับอีเมลในฐานะอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้
วิธีแก้ไข: ในบางกรณี การตรวจสอบที่อยู่อีเมลเพื่อค้นหาการพิมพ์ผิดอาจช่วยได้
การละเมิดนโยบายอีเมล:
เซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับอาจมีข้อจำกัดหรือนโยบายอีเมลบางอย่างที่ใช้กับอีเมลขาเข้า หากอีเมลที่คุณส่งละเมิดนโยบายดังกล่าว อีเมลของคุณอาจถูกปฏิเสธโดยเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยัง abc@yourdomain.com โดยมีไฟล์เอกสารแนบ .mov หากเซิร์ฟเวอร์ผู้รับมีนโยบายอีเมลที่ไม่ยอมรับไฟล์ .mov เซิร์ฟเวอร์ผู้รับอาจปฏิเสธอีเมลตามนโยบายนั้นได้
เหตุผลอื่น:
นอกเหนือจากสาเหตุทั่วไปข้างต้น เซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับอาจปฏิเสธหรือตีกลับอีเมลเนื่องจากเหตุผลและข้อผิดพลาดต่างๆ ส่วนใหญ่แล้ว อีเมลที่ตีกลับจะรวมเหตุผลที่อีเมลถูกปฏิเสธด้วย
อีเมลล้มเหลวชั่วคราว/ ข้อผิดพลาดลองใหม่ (ข้อผิดพลาด 451.x.x/ ข้อผิดพลาด 4xx):
บางครั้งเมื่อเซิร์ฟเวอร์ SMTP เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับ เซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะส่งคืนข้อผิดพลาดชั่วคราว ในกรณีนี้ อีเมลจะถูกใส่ไว้ในคิวลองใหม่ และเซิร์ฟเวอร์ SMTP จะพยายามส่งอีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์ผู้รับตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ อีเมลส่วนใหญ่อาจถูกส่งในการลองใหม่ครั้งต่อมา หากเซิร์ฟเวอร์ผู้รับไม่ยอมรับอีเมลหลังจากลองใหม่ตามจำนวนครั้งที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อีเมลจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเป็นความล้มเหลวถาวร
เซิร์ฟเวอร์ไม่ว่าง:
หากเซิร์ฟเวอร์ผู้รับไม่ว่าง อีเมลจะถูกใส่ไว้ในคิวลองใหม่และจะลองส่งอีกครั้งในภายหลัง
Greylisting:
บางเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ เมื่อได้รับอีเมลจากโดเมนเฉพาะเป็นครั้งแรก จะทำ Greylist อีเมลโดยการส่งข้อผิดพลาดชั่วคราว อีเมลเหล่านี้ส่วนใหญ่จะถูกส่งในการลองใหม่ครั้งต่อมา
อีเมลมากเกินไป/ นโยบายอีเมล:
บางเซิร์ฟเวอร์จะทำ Greylist อีเมลในกรณีที่พบว่าจำนวนอีเมลที่ได้รับจากโดเมนเฉพาะหรือที่อยู่ไอพีเฉพาะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การปฏิเสธชั่วคราวนี้จะยึดตามนโยบายอีเมลของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
เหตุผลอื่น:
บางเซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะส่งข้อผิดพลาด 4xx เมื่อกล่องจดหมายของผู้รับเต็มหรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการป้องกันสแปมของโดเมน/ เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ ในกรณีของ Zoho Mail จะถือว่าการไม่มีระเบียน MX เป็นข้อผิดพลาดชั่วคราวและใส่อีเมลไว้ในคิวลองใหม่