การแชร์อีเมล

การแชร์อีเมล

การแชร์อีเมลช่วยให้คุณสามารถจัดการการสนทนาในอีเมล และแสดงข้อคิดเห็นได้โดยไม่ต้องส่งต่อและตอบกลับหลายครั้ง ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายดายในการแบ่งปันข้อมูลในอีเมลกับเพื่อนร่วมงานของคุณ รวมถึงรับความคิดเห็น/คำติชม/คำแนะนำเกี่ยวกับเรื่องนี้

การแชร์อีเมล

การแชร์อีเมลช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับสมาชิกในทีมและเพื่อนร่วมงานของคุณภายในอีเมล

บ่อยครั้งที่เราได้รับอีเมลจากลูกค้าหรือผู้ติดต่อธุรกิจรายอื่นๆ ซึ่งจำเป็นต้องส่งไปยังคนในทีมหรือองค์กร เพื่อการพูดคุยและอภิปรายกันก่อนที่จะส่งคำตอบที่แน่นอนได้แก่บุคคลนั้น อีเมลดังกล่าวจะถูกส่งต่อและตอบกลับไปยังอีเมลฉบับเดิมอย่างไม่สิ้นสุด ซึ่งจะเป็นทับเนื้อหาเดิมของอีเมลดังกล่าว บางครั้งอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็นนานหลายวัน หลายสัปดาห์ หรือหลายปี นอกจากนี้ ยังมีความสับสนเกิดขึ้นมากมาย เนื่องจากเราอาจพลาดข้อมูลสำคัญบางส่วนของบุคคลหนึ่งในอีเมลได้

ฟีเจอร์การแชร์อีเมลทำให้แน่ใจได้ว่าเนื้อหาของการพูดคุยจะยังเป็นหัวใจหลักของอีเมลเสมอ ผู้ร่วมงานจะได้แบ่งปันคำพูดของตนผ่านความคิดเห็น ซึ่งให้ความชัดเจนในการตอบกลับตามบริบท และทำให้แน่ใจว่าไม่มีความล่าช้าหรือความไม่แน่นอนที่การตอบกลับไม่ควรมี

 วิธีการทำงานของการแชร์อีเมล

อีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับหรือส่งจะสามารถแชร์กับทุกคนในองค์กรได้ คุณต้อง @Mention บุคคลที่เกี่ยวข้องในอีเมลแทนการส่งต่ออีเมลไปให้พวกเขา คุณสามารถแชร์กับผู้ใช้รายบุคคลหรือแม้แต่กลุ่มที่เปิดใช้งานสตรีมได้ ผู้ใช้หรือสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับอีเมลที่มีการแชร์ พวกเขาจะสามารถดูการสนทนาทางอีเมล และเพิ่มคำพูดของพวกเขาเป็นความคิดเห็นบนการสนทนานั้นได้

  • เมื่อคุณแชร์อีเมล การสนทนาทั้งหมดจะถูกแชร์กับผู้ใช้ที่เลือก
  • แม้ว่าคุณจะแชร์จากมุมมองค้นหา ซึ่งอีเมลจะปรากฏเป็นอีเมลแยก การสนทนาทั้งหมดจะถูกแชร์กับผู้ใช้ที่เลือก
  • ผู้ส่งรายเดิมของอีเมลหรือผู้รับคนอื่นๆ จะไม่ได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณหรืออีเมลที่แชร์ เว้นแต่ว่าพวกเขาจะร่วมอยู่ในการให้ความคิดเห็น 
  • เมื่อคุณแชร์อีเมลกับผู้ใช้อื่น พวกเขาจะไม่สามารถเชิญบุคคลใหม่มาดูอีเมลได้เนื่องจากเหตุผลด้านความปลอดภัย
  • คุณสามารถคลิกลิงก์ดูการแชร์ทั้งหมดเพื่อดูรายชื่อสมาชิกที่เป็นส่วนหนึ่งของอีเมลที่แชร์และการสนทนาที่เกี่ยวข้องได้

ประโยชน์ของการแชร์อีเมล:

  • เนื้อหาอีเมลต้นฉบับจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข
  • โดยสามารถหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลเชื่อมโยงจำนวนมากได้ เนื่องจากไม่ต้องการอีเมลเชื่อมโยงจำนวนมากที่เป็นขยะจากการส่งต่อ
  • คุณสามารถแชร์การสนทนากับบุคคลใหม่ได้โดยไม่ต้องส่งต่ออีเมลหลายฉบับ
  • แม้แต่บุคคลใหม่ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมก็ยังสามารถเข้าใจการสนทนาและความเป็นไปของข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

อนุญาต/ปฏิเสธผู้รับเชิญ

ตามค่าเริ่มต้น ในขณะที่แชร์อีเมล ทุกคนที่แชร์อีเมลด้วยจะมีสิทธิ์ในการเพิ่มผู้ได้รับเชิญ คุณยังสามารถยกเลิกการอนุญาตให้สมาชิกเพิ่มผู้ได้รับเชิญได้ด้วย

ก่อนที่จะแชร์อีเมลกับสมาชิกในองค์กรของคุณ ให้คลิกที่ไอคอนไม่อนุญาตให้สมาชิกเพิ่มผู้ได้รับเชิญ

คุณยังสามารถเปลี่ยนการกำหนดลักษณะของคุณเป็นอนุญาตให้สมาชิกเพิ่มผู้ได้รับเชิญหลังจากการแชร์อีเมลได้อีกด้วย ในกรณีที่คุณเปลี่ยนใจในภายหลัง 

 

- ไอคอนนี้ระบุว่าไม่มีใครสามารถเพิ่มผู้ได้รับเชิญได้ ยกเว้นผู้ที่แชร์อีเมล

- ไอคอนนี้ระบุว่าทุกคนที่ได้รับเชิญในอีเมลนี้สามารถเพิ่มผู้ได้รับเชิญได้

 สตรีมและการแชร์อีเมล

สตรีมจะถูกสร้างขึ้นเพื่อทำงานร่วมกับทีมของผู้ใช้ โดยใช้สถานะ บันทึกย่อ งาน และข้อคิดเห็นเป็นหลัก การแชร์อีเมลเป็นหนึ่งในฟีเจอร์เฉพาะของสตรีมซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในอีเมลได้
เมื่อคุณแชร์อีเมล สมาชิกที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการแชร์นั้น สามารถอ่านอีเมลได้จากหน้าสตรีม รวมถึงแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับผู้ใช้

 

คุณสามารถดูอีเมลที่คุณแชร์กับกลุ่มหรือรายการผู้ใช้อื่นๆ ได้จากโพสต์ของฉันในแท็บหน้าแรก

 รีเฟรชการแชร์ด้วยอีเมลใหม่ในการสนทนา

เมื่อคุณแชร์อีเมล การสนทนาในอีเมลที่แสดงอยู่ ณ เวลาที่มีการแชร์เท่านั้นที่จะถูกแชร์กับผู้ใช้อื่น สมมติว่าการสนทนานี้ได้รับการอัพเดตด้วยอีเมลใหม่ ผู้ใช้ที่ได้รับเชิญจะไม่สามารถดูอีเมลเหล่านั้นได้โดยอัตโนมัติ
คุณอาจต้องการตรวจสอบอีเมลและตัดสินใจเกี่ยวกับการรีเฟรชการแชร์กับอีเมลใหม่ สามารถระบุอีเมลที่แชร์และอีเมลที่ไม่ได้แชร์ได้ด่วยความแตกต่างของภาพที่ให้เป็นข้อมูลนี้ อีเมลที่แชร์จะมีไอคอน ‘แชร์’ ที่มีไฮไลต์ ในขณะที่อีเมลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาดังกล่าวแต่ไม่ได้แชร์จะเป็นสีเทา

 

ในการรวมอีเมลที่ใหม่กว่าหรือไม่แชร์เข้าไว้ในการแชร์ คุณสามารถคลิกที่ไอคอนแชร์เพื่ออัพเดตมุมมองของผู้ร่วมงานได้

การแชร์อีเมลที่เลือก

คุณสามารถแชร์อีเมลที่เลือกจากการสนทนากับผู้ใช้อื่นได้ คุณสามารถเลือกอีเมลจากการสนทนาที่คุณต้องการแชร์ได้ โดยคลิกที่ไอคอนแชร์ถัดจากอีเมลที่ต้องการ กล่องความคิดเห็นจะแสดงจำนวนอีเมลที่เลือกสำหรับอ้างอิง เมื่อคุณเลือกอีเมลแล้วคุณสามารถ @Mention ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในช่องความคิดเห็น และคลิกแชร์อีเมล 

ในการรวมหรือไม่รวมในอีเมลที่แชร์ คุณสามารถเลือก/ยกเลิกการเลือกอีเมลจากการสนทนาได้ ซึ่งจะอัพเดทโดยอัตโนมัติ

 แชร์แบบร่าง

คุณสามารถแชร์แบบร่างของอีเมลก่อนที่คุณจะส่งแบบร่างได้ ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการตรวจทานง่ายขึ้น ด่วยบุคคลอื่นที่ต้องตรวจสอบเนื้อหาก่อนที่คุณจะกดส่ง ข้อมูลที่คุณป้อนจากผู้ใช้คนอื่นๆ สามารถสร้างข้อเท็จจริงได้ดีขึ้น หรือตรวจสอบข้อเท็จจริง หรือแม้แต่แก้ไขข้อผิดพลาด/การพิมพ์ผิดใดๆ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ตามความคิดเห็นที่ให้ไว้ในแบบร่างผ่านความคิดเห็นได้ เมื่อบันทึกแบบร่างแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มแชร์ 

ซึ่งจะเป็นการเปิดส่วนข้อคิดเห็นที่ด้านขวา ที่คุณสามารถ @Mention ใครก็ได้เพื่อแชร์แบบร่าง จำนวนความคิดเห็นจะปรากฏขึ้นที่มุมขวาบนของเครื่องมือการเขียน คุณสามารถคลิกที่ไอคอนความคิดเห็นนี้เพื่อแสดงหรือซ่อนส่วนความคิดเห็นได้

 

เมื่อการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกอยู่ในแบบร่างแล้ว ผู้ได้รับเชิญจะได้รับการแจ้งให้ทราบ พร้อมด้วยสัญลักษณ์รีเฟรชในมุมมองแบบร่างภายในสตรีม คลิกที่ปุ่มรีเฟรชเพื่อดูเวอร์ชันแบบร่างล่าสุดที่บันทึกไว้

คุณยังสามารถใช้แจ้งให้กับทุกคนเพื่อแจ้งเตือนผู้ที่ได้รับเชิญให้ทราบถึงแบบร่างที่อัพเดตได้ด้วย

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com