เครื่องมือดูเอกสารแนบ

เครื่องมือดูเอกสารแนบ

เครื่องมือดูเอกสารแนบจะแสดงมุมมองรวมของเอกสารแนบทั้งหมดที่ได้รับมา โดยรวมเข้าไว้ในที่เดียว ซึ่งส่วนใหญ่จะกล่าวถึงปัญหาของความผิดปกติของเอกสารแนบที่เกิดจากอีเมลและการส่งต่อจำนวนมาก 

 มุมมองแบบรวมศูนย์

เอกสารแนบจะรวมอีเมลจากแอพพลิเคชั่นทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณสามารถดูเอกสารแนบที่ส่งให้คุณทางอีเมล หรือเอกสารแนบที่แชร์กับคุณผ่านทางสตรีม หรือสิ่งที่เพิ่มอยู่ในงานหรือบันทึกย่อของคุณในมุมมองแบบรวมศูนย์ได้  ไฟล์ต่างๆ จะได้รับการจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบตามประเภท :

  • รูปภาพ
  • เอกสาร
  • ไฟล์มีเดีย
  • ไฟล์บีบอัดและ 
  • ประเภทอื่นๆ

การดำเนินการกับเอกสารแนบ

คุณสามารถดำเนินการกับเอกสารแนบได้อย่างง่ายดายจากในเครื่องมือดูเอกสารแนบ

ตามค่าเริ่มต้น เอกสารแนบจะแสดงเป็นรูปขนาดย่อ คุณสามารถเลือกได้ทั้งมุมมองรายการหรือมุมมองรูปขนาดย่อจากมุมขวาของกล่องจดหมายได้

เปิดอีเมลที่ลิงก์ - คุณสามารถเปิดอีเมล/งาน/โพสต์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารแนบได้โดยใช้ตัวเลือกนี้

แนบและส่งอีเมลใหม่ - เมื่อคุณต้องการส่งเอกสารแนบไปกับอีเมล คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้ได้ 

คุณยังสามารถลากเอกสารแนบจากเครื่องมือดูเอกสารแนบและวางลงในพื้นที่เขียนได้โดยตรงเพื่อแนบกับอีเมลใหม่ได้อีกด้วย

นอกเหนือจากนี้ ยังมีตัวเลือกในการดาวน์โหลดเอกสารแนบ เพิ่มเอกสารแนบลงในสตรีมโพสต์หรือลงบันทึกย่อ ซ่อนหรือพิมพ์เอกสารแนบ และเพิ่มเอกสารแนบไปยังระบบคลาวด์

 การแสดงตัวอย่างไฟล์ :

คุณสามารถเลือกรูปขนาดย่อใดๆ ได้เพื่อดูตัวอย่างเอกสารแนบ ซึ่งสามารถดูตัวอย่างเอกสารได้โดยตรงโดยไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารแนบทั้งหมด นอกจากนี้ถ้าไฟล์ที่แนบมาเป็นเอกสาร/สเปรดชีตหรืองานนำเสนอ คุณสามารถดูเอกสารแนบได้โดยตรงโดยใช้แอปพลิเคชัน Zoho Writer/ Sheet/ Show ได้

 

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือดูเอกสารแนบในการดูตัวอย่างไฟล์มีเดียได้โดยตรง ในกรณีที่คุณได้รับเอกสารแนบเป็นไฟล์วิดีโอหรือไฟล์เสียง มีเพียงไฟล์บีบอัดและไฟล์ชนิดอื่นๆ บางชนิดเท่านั้นที่ต้องดาวน์โหลดจึงจะดูได้ เอกสารแนบเหล่านี้ไม่สามารถแสดงตัวอย่างได้

 การดำเนินการด่วน:

คุณสามารถทำเครื่องหมายว่าเอกสารแนบเป็นรายการโปรด เปิดโดยตรงจากอีเมลที่ลิงก์ ส่งอีเมลใหม่พร้อมเอกสารแนบ อัพโหลดไฟล์ไปยังคลาวด์ หรือเพิ่มแท็กให้กับเอกสารแนบจากมุมมองรูปขนาดย่อได้ 

อีกทั้ง การดำเนินการด่วนทั้งนี้ยังสามารถใช้งานได้ในโหมดดูตัวอย่างเอกสารแนบด้วย นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาและแสดงรายการเอกสารแนบอื่นๆ จากผู้ส่งหรือแสดงรายการเอกสารแนบชนิดเดียวกันทั้งหมดได้จากโหมดแสดงตัวอย่าง 

 

การแชร์เอกสารแนบ

จากหน้าต่างเครื่องมือดูเอกสารแนบ คุณสามารถเลือกเอกสารแนบหลายรายการและแชร์ไปยังแอปพลิเคชันอื่นใน Zoho Mail ได้ 

ขั้นตอนในการแชร์เอกสารแนบ:

  1. เปิดเครื่องมือดูเอกสารแนบ ในบัญชี Zoho Mail ของคุณ
  2. เลือกเอกสารแนบที่คุณต้องการแชร์
  3. คลิกตัวเลือกแนบไปยังที่เมนูด้านบน
  4. เลือกโพสต์ใหม่ในสตรีม หากคุณต้องการแชร์เอกสารแนบเหล่านี้กับโพสต์ของสตรีม คุณสามารถใส่เนื้อหาของโพสต์ และเลือกตัวเลือกอื่นๆ ก่อนการโพสต์ข้อความได้
  5. หากคุณเลือกอีเมลใหม่ เอกสารแนบจะปรากฏในการเขียนอีเมล
  6. คุณสามารถเลือกตัวเลือกบันทึกย่อใหม่ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเอกสารแนบลงในบันทึกย่อใหม่ คุณสามารถแก้ไขบันทึกและตั้งค่าที่คุณต้องการได้

คุณยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารแนบหลายรายการจากเครื่องมือดูเอกสารแนบได้ โดยการเลือกเอกสารแนบหลายรายการ จากนั้นคลิกตัวเลือกดาวน์โหลดเป็น Zip จากเมนูด้านบน

ตัวกรองเอกสารแนบ

แอปพลิเคชันเครื่องมือดูเอกสารแนบมีตัวกรองในตัว ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าเงื่อนไขในการกรองเอกสารแนบของคุณและค้นหาตำแหน่งเอกสารแนบได้อย่างง่ายดาย สามารถตั้งค่าเงื่อนไขเหล่านี้ตามเอนทิตีต่างๆได้

ขั้นตอนการกรองเอกสารแนบ :

  1. คลิกที่ไอคอนตัวกรองที่มุมบนขวาของหน้าจอเครื่องมือดูเอกสารแนบ
  2. ตั้งค่าเงื่อนไขตัวกรองภายใต้แต่ละเอนทิตี 
    • ถ้าคุณกำลังมองหาเอกสารแนบจากกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งโดยเฉพาะ ให้เลือกกลุ่มที่ต้องการในส่วนกลุ่ม
    • ในส่วนเอกสารแนบจาก ให้เลือกว่ามีการใช้เอกสารแนบร่วมกันผ่านทางอีเมล บันทึกย่อ หรือเอนทิตีอื่นใด 
    • ในส่วนประเภทของเอกสารแนบ ให้เลือกประเภทของเอกสารที่คุณกำลังค้นหา
    • ถ้าคุณได้แท็กเอกสารแนบที่ต้องการไว้ ให้เลือกแท็กจากดรอปดาวน์รายการแท็ก เพื่อให้กรองได้ง่ายขึ้น 
  3. หลังจากตั้งค่าเงื่อนไขที่ต้องการแล้ว ให้คลิกตัวกรอง
  4. เอกสารแนบที่อยู่ภายใต้ตัวกรองเช่นนี้จะปรากฏขึ้น

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com