บันทึกการตรวจสอบ

องค์กรหลายแห่งมีผู้ดูแลระบบหลายคน ดังนั้นเพื่อติดตามการดำเนินการใดๆ ของผู้ดูแลระบบหรือเพื่อวัตถุประสงค์ในการบันทึกข้อมูล การดำเนินการจะถูกบันทึกไว้ภายใต้แฟ้มบันทึก ดังนั้น การดำเนินการใดๆ เช่น การสร้างผู้ใช้ การลบผู้ใช้ การสร้างนามแฝง กลุ่มฯลฯ จะถูกบันทึกไว้ในบันทึกและสามารถเรียกบันทึกได้เมื่อต้องการ ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหาตามการดำเนินการ ผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบ วันที่ หรือตามเอนทิตีที่มีการดำเนินการได้ 

ขั้นตอนในการค้นหาบันทึกการตรวจสอบ: 

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. ไปที่ส่วน “แก้ไขปัญหา” แล้วเลือก “บันทึกการตรวจสอบ” 
   
3. คุณสามารถค้นหาตามประเภทเอนทิตีผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบหรือตามวันที่เพื่อรับบันทึกได้ 

การส่งออกบันทึกการตรวจสอบ:

คุณสามารถส่งออกบันทึกการตรวจสอบเหล่านี้เป็นไฟล์ .zip ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ 

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. ไปที่ส่วน “แก้ไขปัญหา” แล้วเลือก “บันทึกการตรวจสอบ” 
3. คลิกตัวเลือก “ส่งออกบันทึก”
4. คุณสามารถเลือกที่จะป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านได้โดยการเลือกตัวเลือก “เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน”
5. ใส่รหัสผ่านและคลิก “ส่งออกไฟล์”
6. บันทึกการตรวจสอบจะได้รับการดาวน์โหลดเป็นไฟล์ .zip

บัญชีผู้ใช้ที่บล็อก

ผู้ดูแลระบบสามารถดูรายการบัญชีผู้ใช้ที่ถูกบล็อกอันเนื่องมาจากข้อจำกัดใดๆ ในส่วนนี้ได้ ผู้ดูแลสามารถยกเลิกการบล็อกบัญชีผู้ใช้ที่ถูกบล็อก หรือแม้แต่บล็อกบัญชีผู้ใช้ตามข้อกำหนดของผู้ใช้นั้นๆ ได้

ขั้นตอนในการยกเลิกการบล็อกบัญชีผู้ใช้:

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. ไปที่ส่วน “แก้ไขปัญหา” แล้วเลือก “บัญชีผู้ใช้ที่ถูกบล็อก”
3. รายการบัญชีผู้ใช้ที่ถูกบล็อกจะปรากฏขึ้นพร้อมกับเหตุผล 
4. เลือกบัญชีที่จะยกเลิกการบล็อกแล้วเลือก ‘ยกเลิกการบล็อก’ 

ขั้นตอนในการบล็อกบัญชีผู้ใช้:

บางครั้งอาจมีหลายสาเหตุที่ผู้ดูแลระบบอาจจำเป็นต้องบล็อกบัญชีไม่ให้ส่งอีเมลหรือรับอีเมลจากบัญชีดังกล่าว ผู้ดูแลระบบสามารถบล็อกบัญชีผู้ใช้ได้จากส่วน “บัญชี Mail” หรือจากส่วน “แก้ไขปัญหา” 

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. ไปที่ส่วน “แก้ไขปัญหา” แล้วเลือก “บัญชีผู้ใช้ที่ถูกบล็อก”
3. เลือก 'บล็อกบัญชีใหม่' และระบุที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการบล็อก 
4. ทั้งอีเมลขาเข้าและขาออกจะถูกปิดใช้งานสำหรับบัญชีผู้ใช้ที่เลือก

ลองส่งจดหมายใหม่

เมื่ออีเมลถูกส่งจากบัญชีของคุณในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับไม่ยอมรับอีเมลเนื่องจากข้อผิดพลาดชั่วคราว อีเมลดังกล่าวจะถูกย้ายไปที่คิว “ลองใหม่” อีเมลไม่ถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเนื่องจากเกิดข้อผิดพลาดชั่วคราว (451.x.x) บางครั้งอีเมลที่ส่งจากโดเมนไปยังเซิร์ฟเวอร์จดหมายภายนอกอาจถูกตีกลับ เนื่องจากข้อผิดพลาดชั่วคราวบางอย่างในเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ อีเมลดังกล่าวจะไม่ถูกส่งกลับไปยังผู้ส่งแต่จะอยู่ในคิวรายการ “ลองส่งจดหมายใหม่” ผู้ส่งจะได้รับอีเมลพร้อมเหตุผลหลังจากผ่านไป 4 ชั่วโมง 

“ไม่สามารถดำเนินการส่งข้อความได้ชั่วคราวและจะลองดำเนินการอีกครั้งใน x วัน ไม่สามารถดำเนินการส่งข้อความได้ถาวรหากพยายามดำเนินการทั้งหมดไม่สำเร็จ”

จะมีการลองส่งอีกเมลใหม่โดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนดล่วงหน้า

ในหน้า “ลองส่งจดหมายใหม่” ผู้ดูแลระบบสามารถดูอีเมลในคิว “ลองใหม่” และตรวจสอบความถูกต้องส่วนหัว รวมถึงลบจำนวนครั้งที่ลองใหม่ได้หากต้องการ รายการนี้จะมีข้อมูลของผู้ส่ง ผู้รับ เวลาที่ลองใหม่ล่าสุด สาเหตุที่ส่งล่าช้า และข้อมูลส่วนหัว ผู้ดูแลระบบสามารถลองส่งใหม่ด้วยตนเองได้โดยการเลือกข้อความและใช้ตัวเลือก “ลองใหม่”

ตัวเลือกนี้จะมีประโยชน์เมื่ออีเมลที่ส่งไปยังโดเมนที่ถูกต้องบางรายการถูกตีกลับเนื่องจากปัญหาเซิร์ฟเวอร์ชั่วคราวที่ปลายทางของผู้รับ ในกรณีดังกล่าว ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกอีเมลทั้งหมดที่ส่งไปยังโดเมนนั้นแล้วเลือก “ลองส่งใหม่” ซึ่งจะเป็นการหลีกเลี่ยงอีเมลที่ส่งกลับไปยังผู้ส่ง

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. ไปที่ส่วน “แก้ไขปัญหา” แล้วเลือก “ลองส่งจดหมายใหม่”
3. เลือกรายการอีเมลในคิวลองใหม่แล้วลองใหม่/ลบข้อมูลออก 

ผู้ใช้ที่ไม่มีกล่องจดหมาย

เมื่อคุณสร้างผู้ใช้ หากการโฮสต์อีเมลอยู่ในสถานะปิดใช้งาน หรือหากคุณไม่ได้เลือกตัวเลือกเพื่อสร้างบัญชีจดหมายสำหรับผู้ใช้ ผู้ใช้จะไม่มีบัญชีอีเมลใน Zoho แต่จะสามารถเข้าสู่ระบบได้ ผู้ใช้จะเห็นข้อความบนหน้าจอเพื่อส่งคำขอกล่องจดหมายจากผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างบัญชีผู้ใช้จดหมายสำหรับผู้ใช้ดังกล่าวได้จากส่วนนี้ 

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. ไปที่ส่วน “แก้ไขปัญหา” แล้วเลือก “ผู้ใช้ที่ไม่มีกล่องจดหมาย”
3. บัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชีจดหมายจะแสดงอยู่ในส่วนนี้
4. คุณสามารถเลือกผู้ใช้หลายคนจากรายการและเลือกลิงก์ ' สร้างบัญชีจดหมาย' จากด้านบน หรือสร้างบัญชีสำหรับผู้ใช้คนเดียว

รายงานการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย

คุณสามารถดูรายการความพยายามในการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัยทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากแผงควบคุมของคุณได้ 

1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
2. คลิก “แผงควบคุม” >> “แก้ไขปัญหา” > > “การเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย”
3. รายการความพยายามในการล็อกอินที่น่าสงสัยทั้งหมดพร้อมเวลา ตำแหน่ง ที่มาและที่อยู่ IP จะปรากฏขึ้น

คุณสามารถจำกัดรายการให้แคบลงได้โดยเลือก “ช่วงวันที่” สำหรับการค้นหาของคุณโดยใช้ดร็อปดาวน์ “ตั้งแต่” และ “ถึง” ความพยายามในการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัยทั้งหมดภายในช่วงวันที่ดังกล่าวจะปรากฏขึ้น คุณสามารถใช้ตัวเลือก “กรองตาม” เพื่อกรองรายการเพิ่มเติมตามที่อยู่อีเมล, ที่อยู่ IP หรือที่มาได้