Zoho Mail - กลุ่มส่วนตัว

กลุ่มส่วนตัว: 

กลุ่มส่วนตัวหรือกลุ่มปิดคือกลุ่มอีเมลซึ่งสามารถรับอีเมลจากสมาชิกในกลุ่มเดียวกันเท่านั้น โดยมีไว้สำหรับการสื่อสารภายในทีม สำหรับการตั้งค่าการแจ้งเตือน การระดมความคิดภายในทีมงาน ฯลฯ และจะมีตัวเลือกในการควบคุม/ปฏิเสธอีเมลที่สร้างขึ้นภายนอกกลุ่ม เช่น: myteam@yourdomain.com, gamers@yourdomain.com, writers@yourdomain.com ตามค่าเริ่มต้น หากบุคคลที่อยู่นอกกลุ่มส่งอีเมลมายังกลุ่มนี้ อีเมลจะถูกเก็บไว้สำหรับการควบคุม 

ตัวอย่างของกลุ่มดังกล่าวคือกลุ่มตามแผนก ซึ่งกำหนดขึ้นเพื่อใช้ในการพูดคุยในหมู่ผู้ร่วมงานที่ทำงานในแผนกเดียวกัน เช่น: management@yourdomain.com, yourteam@yourdomain.com สามารถเป็นกลุ่มส่วนตัวได้ ที่อยู่อีเมลนี้สามารถใช้ในการติดต่อสื่อสารภายในกลุ่มได้

ขั้นตอนในการสร้างกลุ่มส่วนตัว:

1. เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ/ผู้ดูแลระบบระดับสูง
2. คลิกไอคอน “การตั้งค่า” >> “แผงควบคุม” > “กลุ่ม”
3. คลิกลิงก์ 'เพิ่มกลุ่ม' ที่ด้านบนเพื่อสร้างกลุ่มใหม่
4. ในระดับการเข้าถึง ให้เลือก 'เฉพาะสมาชิกของกลุ่ม' เพื่อสร้างกลุ่มส่วนตัว
   
5. ป้อนชื่อกลุ่ม คำอธิบายย่อ และที่อยู่อีเมลที่ต้องการสำหรับโดเมน 
6. เลือกผู้ควบคุมสำหรับกลุ่มตามข้อกำหนด 
7. ในกรณีที่ไม่มีการเลือกผู้ควบคุ มผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องทำหน้าที่ควบคุม 

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดตัวเลือกการส่งอีเมลเองสำหรับอีเมลที่มาจากบุคคลที่ไม่ใช่สมาชิกของกลุ่มได้ ตามค่าเริ่มต้น หากคุณไม่ระบุผู้ควบคุม อีเมลที่ส่งถึงกลุ่มจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง ตัวเลือกมีให้ใช้งานใน “การตั้งค่าขั้นสูง” เพื่อควบคุมอีเมลจากสมาชิกภายนอก โดยผู้ควบคุมหรือผู้ดูแลระบบจะตรวจสอบอีเมลและยอมรับหรือปฏิเสธอีเมลเหล่านั้นได้ 

และสามารถตั้งค่าให้ปฏิเสธอีเมลจากผู้อื่นได้ โดยในกรณีนี้อีเมลจากผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง คุณสามารถเลือกที่จะตีกลับอีเมลได้ใน “การตั้งค่าขั้นสูงของกลุ่ม” 

การตั้งค่าการส่งอีเมลสำหรับกลุ่มส่วนตัว:

คำแนะนำด้านล่างจะช่วยให้คุณตีกลับอีเมลที่ผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกกลุ่มส่งไปยังกลุ่มส่วนตัวได้ คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้ได้หากคุณแน่ใจว่าผู้ใช้ของคุณหรือผู้อื่นไม่ได้ส่งอีเมลสำคัญจากบัญชีผู้ใช้อีเมลที่ไม่ใช่ของกลุ่มไปยังที่อยู่อีเมลของกลุ่มนี้

การตีกลับอีเมลจากผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกกลุ่ม:

1. เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ
2. คลิกไอคอน “การตั้งค่า” >> “แผงควบคุม” > “กลุ่ม”
3. เลือก “กลุ่ม” และไปที่ “การตั้งค่าขั้นสูง” ในกลุ่ม
4. ในตัวเลือก “การควบคุมอีเมล” ของกลุ่ม ให้เลือก “ตีกลีบข้อความ” หากมีผู้อื่นส่งอีเมลไปยังกลุ่ม 
   

เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ อีเมลจากผู้ส่งที่อยู่ในองค์กรเดียวกันแต่ไม่ใช่สมาชิกขององค์กรก็อาจถูกตีกลับได้ 

ควบคุมอีเมลจากผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ในกลุ่ม (ผู้ใช้ภายนอก):

คำแนะนำด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณตั้งค่ากลุ่มขององค์กรได้ด้วยการตั้งค่าการควบคุม เมื่อผู้ใช้ภายนอกองค์กรส่งอีเมลไปยังกลุ่ม อีเมลจะถูกเก็บไว้รอการอนุมัติของผู้ควบคุม และจะถูกส่งหรือตีกลับตามการตัดสินใจของผู้ดำเนินการ 

1. เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ
2. คลิกไอคอน “การตั้งค่า” >> “แผงควบคุม” > “กลุ่ม”
3. เลือก “กลุ่ม” และไปที่ “การตั้งค่าขั้นสูง” ในกลุ่ม
4. ในตัวเลือกการควบคุมอีเมลสำหรับกลุ่ม ' เลือก “เก็บอีเมลไว้รอการอนุมัติจากผู้ควบคุม”'  
   

ในกรณีที่คุณเลือกตัวเลือกเป็น 'เก็บอีเมลไว้รอการอนุมัติจากผู้ควบคุม' แต่กลุ่มไม่มีผู้ควบคุมที่กำลังดำเนินการอยู่ ผู้ดูแลระบบ/ผู้ดูแลระบบระดับสูงควรควบคุมอีเมลสำหรับกลุ่มเท่านั้น