กลุ่มองค์กร

กลุ่มองค์กร: 

กลุ่มอีเมลขององค์กร คือกลุ่มอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในจากพนักงานขององค์กรไปยังแผนกหรือกลุ่มของพนักงานที่ระบุ ซึ่งมีบทบาทในการจัดการข้อกำหนดของบุคคลภายในองค์กรเดียวกัน 

เฉพาะผู้ใช้ภายในองค์กรเท่านั้นที่จะสามารถส่งอีเมลไปยังบัญชีอีเมลขององค์กรนี้ได้ ตัวเลือกนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับฟังก์ชันต่างๆ เช่น ผู้ดูแลระบบ แผนกเงินเดือน ฝ่ายซ่อมบำรุง ซึ่งจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์กับเฉพาะพนักงานภายในองค์กรเดียวกันเท่านั้น มีตัวเลือกเพื่อตรวจสอบ/ปฏิเสธอีเมลที่สร้างขึ้นภายนอกองค์กร

ตัวอย่างเช่น ysadmin@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com
อีเมลจะถูกส่งโดยพนักงานจากที่อยู่อีเมลที่เป็นทางการ (user@yourdomain.com และอื่นๆ) สมาชิกของกลุ่มจะเป็นผู้ดูแลระบบ
หรือสมาชิกทีมบัญชีเงินเดือน

ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่ระงับอีเมลจากภายนอกโดเมนเพื่อการตรวจสอบได้ ในกรณีที่พนักงานบางคนส่งอีเมลจากบัญชีอีเมลส่วนตัว  ดังนั้น คุณสามารถตั้งค่าอีเมลเพื่อให้ตีกลับหรือรอการอนุมัติจากผู้ควบคุมได้ในกรณีดังกล่าว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายบริษัทของคุณ 

ขั้นตอนในการสร้างกลุ่มองค์กร:

1. เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ/ผู้ดูแลระบบขั้นสูง
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า >> แผงควบคุม >> กลุ่ม
3. เลือก 'เพิ่มกลุ่ม'
4. ในระดับการเข้าถึง ให้เลือก 'องค์กร' เพื่อสร้างกลุ่มองค์กร
5. เลือก 'เปิดใช้งาน Stream' หากคุณต้องการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมโดยใช้ Stream 
6. ตั้งชื่อกลุ่ม ป้อนที่อยู่อีเมลของกลุ่ม และเลือกโดเมนจากเมนูแบบเลื่อนลง 
7. ใส่คำอธิบายสั้นๆ สำหรับกลุ่ม
   
8. คุณสามารถระบุผู้ตรวจสอบได้โดยอิงตามข้อกำหนด 
9. หากไม่ได้เลือกผู้ตรวจสอบ ผู้ดูแลระบบจะต้องดูแลอีเมลกลุ่มตามการตั้งค่า 

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดตัวเลือกการส่งอีเมลด้วยตนเองสำหรับอีเมลที่มาจากภายนอกองค์กร ตามค่าเริ่มต้น หากคุณไม่ระบุผู้ควบคุม อีเมลที่ส่งถึงกลุ่มจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง ตัวเลือกที่มีอยู่มีไว้เพื่อควบคุมอีเมลจากภายนอกองค์กร ซึ่งผู้ควบคุมหรือผู้ดูแลระบบจะตรวจดูอีเมลและยอมรับหรือปฏิเสธอีเมลเหล่านั้นในการตั้งค่าขั้นสูง 

สามารถตั้งค่าให้ปฏิเสธอีเมลจากภายนอกองค์กรได้ ซึ่งในกรณีนี้ อีเมลจากที่อยู่อีเมลภายนอกจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง คุณสามารถเลือกที่จะตีกลับอีเมลภายนอกในการตั้งค่าขั้นสูงของกลุ่ม 

ปรับแต่งการส่งอีเมลเองสำหรับกลุ่มองค์กรสำหรับอีเมลจากบัญชีภายนอก ดังนี้:

โดยทั่วไป กลุ่มองค์กรจะยอมรับอีเมลจากสมาชิกภายในองค์กรโดยตรง เมื่ออีเมลมาจากที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กร ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะตรวจสอบหรือตีกลับอีเมลดังกล่าว ตามลักษณะของกลุ่มและข้อกำหนดขององค์กร

ตีกลับอีเมลที่มาจากบัญชีอีเมลภายนอก:

คำแนะนำด้านล่างจะช่วยให้คุณสามารถตีกลับ/ปฏิเสธอีเมลจากบัญชีอีเมลภายนอกไปยังกลุ่มองค์กรได้ คุณสามารถใช้วิธีนี้ได้ถ้าคุณแน่ใจว่าอีเมลสำคัญจะไม่ถูกสร้างจากบัญชีอีเมลภายนอก (ที่ไม่ใช่ขององค์กร) ไปยังบัญชีอีเมลของกลุ่มองค์กรนี้

1. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าจากหน้ากลุ่ม
2. เลือกแท็บขั้นสูง เพื่อแก้ไขการตั้งค่าการส่งอีเมล
   
3. เลือก ตีกลับอีเมล เพื่อปฏิเสธอีเมลจากบัญชีอีเมลภายนอก 

ตรวจสอบอีเมลจากบัญชีอีเมลภายนอก:

คุณสามารถตั้งค่าการตรวจสอบอีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มองค์กรจากสมาชิกภายนอกได้ ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะนำอีเมลจากบัญชีภายนอกเข้าสู่ 'คิวการตรวจสอบ' สำหรับอีเมลจากบัญชีภายนอกที่ส่งไปยังกลุ่มองค์กรได้ ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกผู้ควบคุมสำหรับกลุ่ม ซึ่งจะสามารถตรวจทานอีเมลเพื่อยอมรับอีเมลหรือปฏิเสธอีเมลเหล่านั้นได้ 

1. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าจากหน้ากลุ่ม
2. คลิกแท็บขั้นสูง เพื่อแก้ไขการตั้งค่าการส่งอีเมล
   
3. เลือก ระงับเมลสำหรับการอนุมัติของผู้ตรวจสอบ หากมีผู้อื่นส่งอีเมลมายังกลุ่ม 

เมื่อคุณเลือกตัวเลือกระงับอีเมลสำหรับการอนุมัติของผู้ควบคุม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการเพิ่มผู้ควบคุมเข้าไปในกลุ่มแล้ว ในกรณีที่ไม่มีผู้ควบคุม ผู้ดูแลระบบหรือผู้ดูแลระบบระดับสูงต้องดูและล้างอีเมลในการควบคุม