กลุ่มองค์กร
สารบัญ
กลุ่มองค์กร:
กลุ่มอีเมลขององค์กร คือกลุ่มอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในจากพนักงานขององค์กรไปยังแผนกหรือกลุ่มของพนักงานที่ระบุ ซึ่งมีบทบาทในการจัดการข้อกำหนดของบุคคลภายในองค์กรเดียวกัน
เฉพาะผู้ใช้ภายในองค์กรเท่านั้นที่จะสามารถส่งอีเมลไปยังบัญชีอีเมลขององค์กรนี้ได้ ตัวเลือกนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับฟังก์ชันต่างๆ เช่น ผู้ดูแลระบบ แผนกเงินเดือน ฝ่ายซ่อมบำรุง ซึ่งจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์กับเฉพาะพนักงานภายในองค์กรเดียวกันเท่านั้น มีตัวเลือกเพื่อตรวจสอบ/ปฏิเสธอีเมลที่สร้างขึ้นภายนอกองค์กร
ตัวอย่างเช่น ysadmin@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com
อีเมลจะถูกส่งโดยพนักงานจากที่อยู่อีเมลที่เป็นทางการ (user@yourdomain.com และอื่นๆ) สมาชิกของกลุ่มจะเป็นผู้ดูแลระบบ
หรือสมาชิกทีมบัญชีเงินเดือน
ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่ระงับอีเมลจากภายนอกโดเมนเพื่อการตรวจสอบได้ ในกรณีที่พนักงานบางคนส่งอีเมลจากบัญชีอีเมลส่วนตัว ดังนั้น คุณสามารถตั้งค่าอีเมลเพื่อให้ตีกลับหรือรอการอนุมัติจากผู้ควบคุมได้ในกรณีดังกล่าว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายบริษัทของคุณ
ขั้นตอนในการสร้างกลุ่มองค์กร:
- เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ/ผู้ดูแลระบบขั้นสูง
- คลิกไอคอน การตั้งค่า >> แผงควบคุม >> กลุ่ม
- เลือก 'เพิ่มกลุ่ม'
- ในระดับการเข้าถึง ให้เลือก 'องค์กร' เพื่อสร้างกลุ่มองค์กร
- เลือก 'เปิดใช้งาน Stream' หากคุณต้องการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมโดยใช้ Stream
- ตั้งชื่อกลุ่ม ป้อนที่อยู่อีเมลของกลุ่ม และเลือกโดเมนจากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใส่คำอธิบายสั้นๆ สำหรับกลุ่ม
- คุณสามารถระบุผู้ตรวจสอบได้โดยอิงตามข้อกำหนด
- หากไม่ได้เลือกผู้ตรวจสอบ ผู้ดูแลระบบจะต้องดูแลอีเมลกลุ่มตามการตั้งค่า
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดตัวเลือกการส่งอีเมลด้วยตนเองสำหรับอีเมลที่มาจากภายนอกองค์กร ตามค่าเริ่มต้น หากคุณไม่ระบุผู้ควบคุม อีเมลที่ส่งถึงกลุ่มจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง ตัวเลือกที่มีอยู่มีไว้เพื่อควบคุมอีเมลจากภายนอกองค์กร ซึ่งผู้ควบคุมหรือผู้ดูแลระบบจะตรวจดูอีเมลและยอมรับหรือปฏิเสธอีเมลเหล่านั้นในการตั้งค่าขั้นสูง
สามารถตั้งค่าให้ปฏิเสธอีเมลจากภายนอกองค์กรได้ ซึ่งในกรณีนี้ อีเมลจากที่อยู่อีเมลภายนอกจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่ง คุณสามารถเลือกที่จะตีกลับอีเมลภายนอกในการตั้งค่าขั้นสูงของกลุ่ม
ปรับแต่งการส่งอีเมลเองสำหรับกลุ่มองค์กรสำหรับอีเมลจากบัญชีภายนอก ดังนี้:
โดยทั่วไป กลุ่มองค์กรจะยอมรับอีเมลจากสมาชิกภายในองค์กรโดยตรง เมื่ออีเมลมาจากที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กร ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะตรวจสอบหรือตีกลับอีเมลดังกล่าว ตามลักษณะของกลุ่มและข้อกำหนดขององค์กร
ตีกลับอีเมลที่มาจากบัญชีอีเมลภายนอก:
คำแนะนำด้านล่างจะช่วยให้คุณสามารถตีกลับ/ปฏิเสธอีเมลจากบัญชีอีเมลภายนอกไปยังกลุ่มองค์กรได้ คุณสามารถใช้วิธีนี้ได้ถ้าคุณแน่ใจว่าอีเมลสำคัญจะไม่ถูกสร้างจากบัญชีอีเมลภายนอก (ที่ไม่ใช่ขององค์กร) ไปยังบัญชีอีเมลของกลุ่มองค์กรนี้
- เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าจากหน้ากลุ่ม
- เลือกแท็บขั้นสูง เพื่อแก้ไขการตั้งค่าการส่งอีเมล
- เลือก ตีกลับอีเมล เพื่อปฏิเสธอีเมลจากบัญชีอีเมลภายนอก
ตรวจสอบอีเมลจากบัญชีอีเมลภายนอก:
คุณสามารถตั้งค่าการตรวจสอบอีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มองค์กรจากสมาชิกภายนอกได้ ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะนำอีเมลจากบัญชีภายนอกเข้าสู่ 'คิวการตรวจสอบ' สำหรับอีเมลจากบัญชีภายนอกที่ส่งไปยังกลุ่มองค์กรได้ ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกผู้ควบคุมสำหรับกลุ่ม ซึ่งจะสามารถตรวจทานอีเมลเพื่อยอมรับอีเมลหรือปฏิเสธอีเมลเหล่านั้นได้
- เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าจากหน้ากลุ่ม
- คลิกแท็บขั้นสูง เพื่อแก้ไขการตั้งค่าการส่งอีเมล
- เลือก ระงับเมลสำหรับการอนุมัติของผู้ตรวจสอบ หากมีผู้อื่นส่งอีเมลมายังกลุ่ม
เมื่อคุณเลือกตัวเลือกระงับอีเมลสำหรับการอนุมัติของผู้ควบคุม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการเพิ่มผู้ควบคุมเข้าไปในกลุ่มแล้ว ในกรณีที่ไม่มีผู้ควบคุม ผู้ดูแลระบบหรือผู้ดูแลระบบระดับสูงต้องดูและล้างอีเมลในการควบคุม