ส่งออกบัญชีผู้ใช้/สำรองข้อมูลบัญชี

ส่งออกบัญชีผู้ใช้/สำรองข้อมูลบัญชี

การส่งออกอีเมล

ผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือผู้ดูแลระบบสามารถส่งออกบัญชีอีเมลของผู้ใช้ในองค์กรของตนได้ ทั้งสำหรับนโยบายการสำรองข้อมูลหรือเพื่อสำรองข้อมูลบัญชีก่อนที่พนักงานจะลาออกจากองค์กร ในบางกรณี หากที่เก็บข้อมูลของบัญชีเมลถูกใช้อยู่ ผู้ดูแลระบบสามารถสำรองอีเมลจากบัญชีนั้นได้ตามระยะเวลาที่ระบุ ก่อนที่จะลบอีเมลเก่าเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชีนั้น 

การส่งออกบัญชีอีเมลสามารถทำได้สำหรับทั้งบัญชี หรืออิงตามระยะเวลาที่ระบุโดยเฉพาะ  อีเมลที่ส่งออกจะพร้อมใช้งานในรูปแบบ ZIP ในแผงควบคุมเป็นระยะเวลา 30 วันนับจากวันที่ส่งออก   

ส่งออกทั้งบัญชีอีเมลทั้งบัญชี - ผู้ดูแลระบบ:

โดยทั่วไป บัญชีทั้งบัญชีจะถูกส่งออกเมื่อพนักงานลาออกจากองค์กร และหากผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องสำรองข้อมูลบัญชีก่อนที่จะลบบัญชีหรือล้างอีเมล การสำรองข้อมูลนี้จะส่งออกและแสดงอีเมลในรูปแบบ EML ที่บีบอัดอยู่ในไฟล์ ZIP ไฟล์ ZIP จะมีโครงสร้างโฟลเดอร์แบบเดียวกับที่พร้อมใช้งานในบัญชีผู้ใช้ 

การส่งออกจะส่งออกอีเมลที่มีอยู่ในบัญชีนั้น ณ เวลาดังกล่าวเท่านั้น อีเมลในสแปม/ถังขยะจะไม่รวมอยู่ในการสำรองข้อมูล 

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดาวน์โหลดไฟล์ ZIP จากแผงควบคุมก่อนที่จะลบบัญชี เมื่อลบบัญชีแล้ว ไฟล์ ZIP ที่ส่งออกของบัญชีนั้นจะถูกล้างด้วย และจะไม่สามารถดาวน์โหลดได้ 

  1. เข้าสู่ระบบแผงควบคุมในฐานะผู้ดูแลระบบระดับสูง/ผู้ดูแลระบบ 
  2. เลือก ส่งออกบัญชีเมล ภายใต้ การดูแลระบบอีเมล
  3. เลือก ทั้งบัญชี เพื่อส่งออกทั้งบัญชี 
  4. เริ่มพิมพ์ที่อยู่อีเมลเพื่อค้นหาและเลือกบัญชีที่คุณต้องการกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลฃ 
  5. นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกหลายบัญชีเพื่อจัดกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลสำหรับหลายบัญชีได้ 
  6. คลิก เริ่มการส่งออก เพื่อจัดกำหนดเวลาการส่งออกอีเมลสำหรับบัญชีที่เลือก 
  7. เมื่อคุณคลิก เริ่มการส่งออก คุณจะเห็นป๊อปอัปที่คุณสามารถสร้างรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่ส่งออกได้
  8. ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ไม่บังคับ และคุณสามารถเว้นว่างตัวเลือก เข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่าน ได้หากคุณไม่ต้องการป้องกันไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่าน
  9. เลือกช่องทำเครื่องหมาย เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน หากคุณต้องการสร้างรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่ส่งออก
  10. ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการตั้งค่าสำหรับไฟล์ แล้วคลิก ส่งออกไฟล์
  11. เมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็นลิงก์ดาวน์โหลดในส่วน สถานะ 
  12. คลิกลิงค์ดาวน์โหลดเพื่อดูรายการไฟล์ Zip ที่พร้อมสำหรับดาวน์โหลดสำหรับแต่ละบัญชี
  13. การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งไปยังผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ พร้อมด้วยลิงก์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์ที่พร้อมใช้งาน
  14. ไฟล์ zip ที่ส่งออกจะใช้ได้เป็นเวลา 30 วันเท่านั้น โดยนับจากวันที่ส่งออก 

เจาะจงช่วงเวลา - การส่งออกตามวันที่:

ผู้ดูแลระบบสามารถสำรองข้อมูลบัญชีอีเมลที่เจาะจงช่วงวเลาตามข้อกำหนดของนโยบายองค์กรได้ สำหรับบัญชีใดๆ ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างการสำรองข้อมูลระหว่างวันที่ที่เลือกไว้ได้ โดยเลือกบัญชีและวันที่จากส่วนนี้ 

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม ในฐานะผู้ดูแลระบบระดับสูง/ผู้ดูแลระบบ 
  2. เลือก ส่งออกบัญชีเมล ภายใต้ การดูแลระบบอีเมล
  3. หากต้องการส่งออกอีเมลตามระยะเวลาเฉพาะ ให้เลือก จากวันที่ และ ถึงวันที่ โดยอิงตามระยะเวลาที่คุณต้องการส่งออกอีเมล 
  4. เริ่มพิมพ์ที่อยู่อีเมลเพื่อค้นหาและเลือกบัญชีที่คุณต้องการกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลฃ 
  5. นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกหลายบัญชีเพื่อจัดกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลสำหรับหลายบัญชีได้ 
  6. คลิก เริ่มการส่งออก เพื่อจัดกำหนดเวลาการส่งออกอีเมลสำหรับบัญชีที่เลือก 
  7. เมื่อคุณคลิก เริ่มการส่งออก คุณจะเห็นป๊อปอัปที่คุณสามารถสร้างรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่ส่งออกได้
  8. ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ไม่บังคับ และคุณสามารถเว้นว่างตัวเลือก เข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่าน ได้หากคุณไม่ต้องการป้องกันไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่าน
  9. เลือกช่องทำเครื่องหมาย เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน หากคุณต้องการสร้างรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่ส่งออก
  10. ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการตั้งค่าสำหรับไฟล์ แล้วคลิก ส่งออกไฟล์
  11. เมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็นลิงก์ดาวน์โหลดในส่วน สถานะ 
  12. คลิกลิงค์ดาวน์โหลดเพื่อดูรายการไฟล์ Zip ที่พร้อมสำหรับดาวน์โหลดสำหรับแต่ละบัญชี
  13. การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งไปยังผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ พร้อมด้วยลิงก์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์ที่พร้อมใช้งาน
  14. ไฟล์ที่ส่งออกจะใช้ได้เป็นเวลา 30 วันเท่านั้น โดยนับจากวันที่ส่งออก 

การส่งออกเฉพาะโฟลเดอร์ - การสำรองข้อมูลผู้ใช้:

ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบบัญชีของตนเองเพื่อส่งออกอีเมลในโฟลเดอร์หรือชุดของโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง ตัวเลือกในการส่งออกอีเมลในบัญชีของพวกเขาจะอยู่ภายใต้ส่วน นำเข้า/ส่งออก ในการตั้งค่า อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถจำกัดการส่งออกอีเมลโดยใช้ส่วน การจำกัดการเข้าถึง ของ นโยบายเมล ได้ 

สำรองข้อมูลผ่านการส่งต่ออีเมล

คุณสามารถใช้การส่งต่ออีเมลขาเข้าและการส่งต่ออีเมลขาออก เพื่อบันทึกสำเนาของอีเมลที่มาถึงบัญชีและอีเมลที่ส่งจากบัญชีนั้นๆ ได้ คุณจำเป็นต้องสร้างบัญชีผู้ใช้สองบัญชีในองค์กรของคุณเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น backup.in@yourdomain.com และ backup.out@yourdomain.com 

คุณสามารถส่งต่ออีเมลขาเข้าทั้งหมดไปยังบัญชี backup.in โดยการกำหนดค่าการส่งต่ออีเมลจากแผงควบคุม 

การส่งต่อขาออกโดยหลักแล้วจะอิงตามนโยบายการส่งต่อขาออก คุณสามารถสร้างนโยบายการส่งต่อขาออกและกำหนดค่า backup.out@yourdomain.com เป็นบัญชีที่จะใช้เพื่อเก็บสำเนาของอีเมลขาออกได้ จากนั้น คุณจำเป็นต้องนำนโยบายไปใช้กับผู้ใช้ที่คุณต้องการสำรองข้อมูลอีเมลขาออก โปรดดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับนโยบายเมลที่นี่ 

เมื่อคุณกำหนดค่าให้มีการส่งต่อหลายบัญชีไปยังบัญชีเดียว ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชี 'สำรองข้อมูล' มีที่เก็บข้อมูลเพียงพอที่จะรับปริมาณอีเมล 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com