ส่งออก/สำรองข้อมูลบัญชีอีเมล กู้คืน และลองส่งอีเมลอีกครั้ง

คอนโซลผู้ดูแลระบบ Zoho Mail มีตัวเลือกในการส่งออกหรือสำรองข้อมูลอีเมลของผู้ใช้ กู้คืนอีเมลที่ถูกลบ และลองส่งอีเมลที่ส่งไม่สำเร็จอีกครั้ง ตัวเลือกเหล่านี้มีอยู่ในเมนูการตั้งค่าอีเมลของคอนโซลผู้ดูแลระบบ

การส่งออกอีเมล

ผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือผู้ดูแลระบบสามารถส่งออกบัญชีอีเมลของผู้ใช้ในองค์กรของตนได้ เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายการสำรองข้อมูลหรือเพื่อสำรองข้อมูลบัญชีก่อนที่พนักงานจะลาออกจากองค์กร ในบางกรณี เมื่อที่เก็บข้อมูลของบัญชีเมลถูกใช้อยู่ ผู้ดูแลระบบสามารถสำรองอีเมลจากบัญชีนั้นได้ตามระยะเวลาที่ระบุ ก่อนที่จะลบอีเมลเก่าเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชีนั้น

การส่งออกบัญชีอีเมลสามารถทำได้สำหรับทั้งบัญชี หรืออิงตามระยะเวลาที่ระบุโดยเฉพาะ อีเมลที่ส่งออกจะอยู่ในรูปแบบ ZIP/PST ในคอนโซลผู้ดูแลระบบเป็นระยะเวลา 30 วันนับจากวันที่ส่งออก

ส่งออกบัญชีอีเมล - ผู้ดูแลระบบ

โดยทั่วไป บัญชีทั้งบัญชีจะถูกส่งออกเมื่อพนักงานลาออกจากองค์กร และเมื่อผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องสำรองข้อมูลบัญชีก่อนที่จะลบบัญชีหรือล้างอีเมล ไฟล์ ZIP/PST ที่ส่งออกจะมีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่แน่นอนซึ่งมีอยู่ในบัญชีผู้ใช้

เฉพาะอีเมลที่มีอยู่ในบัญชีนั้น ณ เวลาที่ส่งออกเท่านั้นที่จะถูกส่งออก อีเมลในสแปม/ถังขยะจะไม่รวมอยู่ในการสำรองข้อมูล

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่เมนู Mail Settings แล้วเลือก Export Mail Account
3. คลิก Schedule New Export เมื่อคุณกำหนดเวลาส่งออกเป็นครั้งแรก หากไม่ใช่ ให้คลิก Add
   
4. เลือกปุ่ม Select users เพื่อเพิ่มกล่องจดหมายของผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งออก
   
5. คลิก Add ในกล่อง Add users และคลิก Proceed
6. เลือกว่าต้องการส่งออกทั้งบัญชีหรืออีเมลที่อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด
   • เลือก Entire Account ในฟิลด์ Export mails from หากคุณต้องการส่งออกอีเมลของผู้ใช้ทั้งหมด
   • เลือก Specific Period และป้อนช่วงเวลาสำหรับการส่งออกตามช่วงเวลา อีเมลทั้งหมดที่ส่งหรือได้รับในระหว่างช่วงเวลานี้จะถูกส่งออกเป็นไฟล์ ZIP
   • เลือก Export archive emails only เมื่อคุณต้องการส่งออกเฉพาะอีเมลที่เก็บถาวรของผู้ใช้ที่เลือกเท่านั้น
7. เลือกช่องทำเครื่องหมาย Use Encryption เพื่อป้องกันไฟล์ที่ส่งออกด้วยรหัสผ่านและป้อนรหัสผ่านสำหรับไฟล์ นี่เป็นขั้นตอนที่ไม่บังคับ และคุณสามารถไม่เลือกช่องทำเครื่องหมายนี้ได้หากคุณไม่ต้องการให้ป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับไฟล์ของคุณ
8. เลือกว่าคุณต้องการส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ ZIP หรือไฟล์ PST ภายใต้ตัวเลือก Export as

   หมายเหตุ:

   • ตัวเลือกในการส่งออกข้อมูลในรูปแบบ PST ได้รับการเผยแพร่ในลักษณะแบ่งเป็นระยะ และจะใช้ได้เฉพาะกับผู้ใช้ในองค์กรที่ใช้งานหนึ่งในแผนแบบชำระเงินของเรา
   • หากคุณต้องการเปิดใช้งานตัวเลือกนี้กับบัญชีองค์กรของคุณ โปรดติดต่อเราที่ support@zohomail.com
9. สุดท้าย ให้คลิก Export เพื่อส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ที่เลือก
   
10. เมื่อคุณเพิ่มการส่งออก คุณจะเข้าสู่รายการที่จะแสดงการส่งออกตามกำหนดเวลาทั้งหมด วางเมาส์เหนือการส่งออกแล้วคลิกไอคอนรีเฟรชเพื่อตรวจสอบสถานะของการส่งออก
11. เมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็นลิงก์ดาวน์โหลดในส่วน Status
12. คลิกลิงค์ดาวน์โหลดเพื่อดูรายการไฟล์ที่พร้อมสำหรับดาวน์โหลดสำหรับแต่ละบัญชี การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งไปยังผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ พร้อมด้วยลิงก์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์ที่พร้อมใช้งาน
    
13. หากต้องการลบการส่งออก ให้วางเมาส์เหนือการส่งออกที่ต้องการแล้วคลิกไอคอน ลบ
    

การส่งออกเฉพาะโฟลเดอร์ - การสำรองข้อมูลผู้ใช้:

ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบบัญชีของตนเองได้ที่ mail.zoho.com เพื่อส่งออกอีเมลในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งหรือหลายโฟลเดอร์ ตัวเลือกในการส่งออกอีเมลในบัญชีของพวกเขามีอยู่ในส่วนนำเข้า/ ส่งออกในการตั้งค่า อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถจำกัดการส่งออกอีเมลโดยผู้ใช้บางรายได้โดยใช้ส่วนการจำกัดการเข้าถึงของนโยบายอีเมลได้

สำรองข้อมูลผ่านการส่งต่ออีเมล

คุณสามารถใช้การส่งต่ออีเมลขาเข้าและการส่งต่ออีเมลขาออก เพื่อบันทึกสำเนาของอีเมลที่มาถึงบัญชีและอีเมลที่ส่งจากบัญชีนั้นๆ ได้ คุณจำเป็นต้องสร้างบัญชีผู้ใช้สองบัญชีในองค์กรของคุณเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น backup.in@yourdomain.com และ backup.out@yourdomain.com

คุณสามารถส่งต่ออีเมลขาเข้าทั้งหมดไปยังบัญชี backup.in โดยการกำหนดค่าการส่งต่ออีเมลจากคอนโซลผู้ดูแลระบบ

การส่งต่อขาออกโดยหลักแล้วจะอิงตามนโยบายการส่งต่อขาออก คุณสามารถสร้างนโยบายการส่งต่อขาออกและกำหนดค่า backup.out@yourdomain.com เป็นบัญชีที่จะใช้เพื่อเก็บสำเนาของอีเมลขาออกได้ จากนั้น คุณจำเป็นต้องนำนโยบายไปใช้กับผู้ใช้ที่คุณต้องการสำรองข้อมูลอีเมลขาออก โปรดดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับนโยบายอีเมลที่นี่

เมื่อคุณกำหนดค่าให้มีการส่งต่อหลายบัญชีไปยังบัญชีเดียว ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชี 'สำรองข้อมูล' มีที่เก็บข้อมูลเพียงพอที่จะรับปริมาณอีเมล

การกู้คืนอีเมล

ตัวเลือกการกู้คืนอีเมลช่วยให้คุณสามารถกู้คืนอีเมลที่ผู้ใช้ลบไปก่อนหน้านี้จากบัญชีอีเมลของตนได้ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีที่พนักงานลาออกจากบริษัทและพวกเขาลบอีเมล แต่ผู้ดูแลระบบองค์กรจำเป็นต้องดูอีเมลเหล่านี้ด้วยเหตุผลบางประการ ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกที่จะกู้คืนอีเมลที่ถูกลบทั้งหมดสำหรับพนักงานที่เลือกในช่วงเวลาที่กำหนดได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อกู้คืนอีเมลที่จำเป็น:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่เมนู Security & Compliance แล้วเลือก Deleted Email Recovery
3. คลิก Add Recovery
4. คลิก Select Users และเลือกผู้ใช้คนเดียวหรือหลายคนที่คุณต้องการกู้คืนอีเมล
5. ในดรอปดาวน์ Select recovery duration ให้เลือกช่วงเวลาที่ต้องกู้คืนอีเมลจากบัญชีที่ระบุ
6. ในตัวเลือก Recovery destination folder
   1. เลือก Same folder หากต้องการกู้คืนอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่มีอีเมลดังกล่าวอยู่ก่อนหน้านี้
   2. เลือก New folder หากต้องการกู้คืนไปยังโฟลเดอร์ใหม่และป้อนชื่อสำหรับโฟลเดอร์นี้
7. เลือกช่องทำเครื่องหมาย Recover deleted spam folder emails also หากคุณต้องการกู้คืนอีเมลสแปมที่ได้รับในระยะเวลาที่กำหนดด้วย
8. ตอนนี้ ให้คลิก Add Recovery
9. เมื่อคุณกำหนดเวลาการกู้คืนแล้ว คุณจะเข้าสู่รายการซึ่งจะแสดงรายการการกู้คืนตามกำหนดเวลาทั้งหมด คุณสามารถตรวจสอบสถานะของการกู้คืนอีเมลได้ที่นี่
10. คลิกตัวเลือก Recover deleted emails

การกู้คืนอีเมลใช้ได้กับทั้งอีเมลที่ได้รับและอีเมลที่ส่ง คุณสามารถดูสถานะการเสร็จสิ้น ขนาดของอีเมลที่กู้คืน และรายละเอียดอื่นๆ ได้ในรายการกู้คืนอีเมล คุณยังสามารถใช้ตัวเลือก Filter ที่มีเพื่อดูการกู้คืนอีเมลตามสถานะการเสร็จสมบูรณ์ได้อีกด้วย

ลองส่งจดหมายใหม่

เมื่ออีเมลถูกส่งจากบัญชีของคุณในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับไม่ยอมรับอีเมลเนื่องจากข้อผิดพลาดชั่วคราว อีเมลดังกล่าวจะถูกย้ายไปที่คิว Retry อีเมลไม่ถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเนื่องจากเกิดข้อผิดพลาดชั่วคราว (451.x.x) บางครั้งอีเมลที่ส่งจากโดเมนไปยังเซิร์ฟเวอร์จดหมายภายนอกอาจถูกตีกลับ เนื่องจากข้อผิดพลาดชั่วคราวบางอย่างในเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ อีเมลดังกล่าวจะไม่ถูกส่งกลับไปยังผู้ส่งแต่จะอยู่ในคิวรายการ Retry Mail ผู้ส่งจะได้รับอีเมลพร้อมเหตุผลหลังจากผ่านไป 4 ชั่วโมง

“ไม่สามารถดำเนินการส่งข้อความได้ชั่วคราวและจะลองดำเนินการอีกครั้งใน x วัน ไม่สามารถดำเนินการส่งข้อความได้ถาวรหากพยายามดำเนินการทั้งหมดไม่สำเร็จ”

จะมีการลองส่งอีกเมลใหม่โดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนดล่วงหน้า

ผู้ดูแลระบบสามารถดูอีเมลในคิวลองส่งใหม่ ตรวจสอบความถูกต้องส่วนหัว และลบจำนวนครั้งที่ลองใหม่ได้หากต้องการ รายการนี้จะมีข้อมูลของผู้ส่ง ผู้รับ เวลาที่ลองใหม่ล่าสุด สาเหตุที่ส่งล่าช้า และข้อมูลส่วนหัว ผู้ดูแลระบบสามารถลองส่งใหม่ด้วยตนเองได้โดยการเลือกข้อความและใช้ตัวเลือก Retry

ตัวเลือกนี้จะมีประโยชน์เมื่ออีเมลที่ส่งไปยังโดเมนที่ถูกต้องบางรายการถูกตีกลับเนื่องจากปัญหาเซิร์ฟเวอร์ชั่วคราวที่ปลายทางของผู้รับ ในกรณีดังกล่าว ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกอีเมลทั้งหมดที่ส่งไปยังโดเมนนั้นแล้วเลือก Retry Sending ซึ่งจะเป็นการหลีกเลี่ยการตีกลับของอีเมลไปยังผู้ส่ง

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่เมนู Mail Settings แล้วเลือก Retry Emails
3. อีเมลทั้งหมดที่รอการส่งใหม่จะแสดงอยู่ที่นี่ พร้อมด้วยที่อยู่ของผู้รับ เวลาที่ลองส่งใหม่ครั้งล่าสุด การลองส่งใหม่รอดำเนินการ และสาเหตุของความล้มเหลว
4. คลิกที่อีเมลใดก็ได้ในรายการเพื่อดูหัวเรื่องของอีเมล
5. เลือกอีเมลในคิวลองส่งใหม่ที่คุณต้องการดำเนินการ
6. คุณสามารถเลือกส่งหรือลบอีเมลได้