O que é uma assinatura de e-mail
Uma assinatura de e-mail é um trecho de texto, uma imagem ou um hiperlink que aparece no final do seu e-mail para fornecer ao destinatário informações sobre você como remetente. Em alguns casos, por criar um toque pessoal com o usuário final, deixar de usá-la pode ser um fator decisivo. Esse pequeno bloco de texto pode desempenhar um papel significativo em suas campanhas de e-mail.
Quando se trata de converter um lead promissor ou acompanhar a jornada do cliente, uma assinatura de e-mail pode ser extremamente benéfica. Dizem que as pessoas tendem a notar mais o seu adeus do que o seu olá, então você deve sempre tentar oferecer às pessoas uma forma de saber mais sobre você e sua marca.
Ao planejar atividades críticas para os negócios, como divulgar seu novo produto online ou oferecer um desconto, os links importam, e sua assinatura de e-mail é um lugar em que você pode posicionar seus esforços promocionais com inteligência. Ela oferece um espaço discreto, mas consistente, para destacar ofertas atuais ou direcionar as pessoas para páginas de destino importantes. Como aparece em todas as mensagens que você envia, ela ajuda a gerar visibilidade constante e mantém suas campanhas ativas sem nenhum trabalho extra.
Por que uma assinatura de e-mail é importante
Imagine encerrar um e-mail com uma despedida genérica composta apenas pelo seu nome, e encerrar outro com seu nome, cargo, foto/logotipo da empresa, função e formas de se conectar em plataformas sociais. Se você espera que a conversa evolua com uma resposta do destinatário, na maioria dos casos ele escolherá a segunda versão em vez da primeira, porque ela transmite uma sensação maior de confiabilidade. Então, na próxima vez que ele vir um e-mail seu, saberá que veio de uma fonte legítima. Uma assinatura de e-mail deve estar alinhada com a voz da empresa e do remetente.
Ela facilita a conexão
Adicionar os perfis sociais da sua empresa ajuda o destinatário a se conectar rapidamente e a se manter atualizado sobre seus produtos e atividades promocionais. Você também pode adicionar seus perfis sociais para fins de networking. Isso dá ao destinatário a oportunidade de se conectar com você e abre a porta para uma conversa futura.
Ela impulsiona sua rede de contatos
Quando você envia e-mails para fins de vendas/marketing, adicionar um número de contato cria uma oportunidade para que o destinatário clique nele e inicie uma conversa. Tente sempre aproveitar todas as oportunidades para se conectar com as pessoas para quem você está enviando e-mails.
Ela funciona como seu cartão de visita digital
Quando você está começando um negócio, divulgar sua marca o máximo possível é importante para criar visibilidade. Uma assinatura de e-mail é uma forma de conseguir isso, porque ajuda a tornar sua marca mais reconhecível. Uma assinatura de e-mail é essencialmente o seu cartão de visita em formato digital. Ela torna seu e-mail mais profissional, mas de forma amigável.
Como criar uma assinatura de e-mail
Criar uma assinatura de e-mail para uso profissional é bem diferente de criar uma para seus e-mails pessoais. Sua assinatura de e-mail profissional é a primeira impressão que os destinatários têm da sua marca, portanto ela deve transmitir informações suficientes sobre com quem eles estão interagindo, ao mesmo tempo em que reflete a marca que estão conhecendo. Como sua assinatura fica no rodapé do e-mail, ela se torna um espaço pequeno, mas poderoso, para comunicar identidade e credibilidade. Seu objetivo deve ser projetar meticulosamente uma assinatura que alcance clareza e presença de marca simultaneamente.
Seja você proprietário de um negócio totalmente novo ou administre uma startup em crescimento, deve sempre buscar oportunidades para expandir o alcance da sua marca. Usar uma assinatura de e-mail profissional bem planejada é uma maneira fácil de fortalecer sua marca junto ao público-alvo. Seja para realizar uma venda no seu site ou agendar uma demonstração com um cliente, sua assinatura de e-mail ajudará a abrir caminho. Certifique-se de incluir todos os componentes principais, mas não adicione tanto a ponto de ela ficar desorganizada e poluída.
Se sua assinatura de e-mail profissional contém apenas seu nome, cargo e vínculo com a empresa, você não está aproveitando totalmente seus benefícios. Há mais detalhes que você pode incluir ao criar sua assinatura de e-mail profissional.
Ao criar uma assinatura para usar em seus e-mails profissionais, crie uma cópia para cada tipo de e-mail que você enviará (por exemplo, direto, promocional ou transacional) e use-as adequadamente. Por exemplo, você não vai querer que suas informações pessoais de contato, como seu número de celular, sejam incluídas em um e-mail promocional enviado em massa, mas talvez queira incluí-las em e-mails diretos para destinatários específicos depois de já ter estabelecido um relacionamento com eles.
Sempre adicione sua foto e o logotipo da sua empresa. Certifique-se de que sua foto de perfil pareça profissional, com um fundo formal e iluminação adequada. Como imagens e logotipos são muito mais fáceis de lembrar, o destinatário geralmente presta mais atenção a esses elementos.
Elementos de uma assinatura de e-mail profissional
Mantenha a simplicidade
Como diz o ditado popular, menos é mais, então mantenha sua assinatura limpa e simples com seu nome, cargo e nome da empresa. Adicione um toque de cor para destacar seus dados. Ao escolher cores e fontes, certifique-se de que combinem com sua marca e com os elementos de design que sua equipe de marketing usa.
Adicione sua foto e o logotipo da empresa
Uma assinatura de e-mail bem elaborada deve conter sua foto e o logotipo da sua empresa. Ao posar para sua foto, garanta que a imagem seja enquadrada dos ombros para cima e que seu rosto apareça com clareza e um sorriso natural. Isso transmitirá um tom acolhedor aos seus destinatários.
Adicione seus perfis de redes sociais
Use os canais sociais da sua marca para manter seus destinatários conectados com atualizações sobre lançamentos de produtos ou promoções especiais em intervalos regulares.
Inclua um aviso legal
Um elemento importante de uma assinatura de e-mail profissional é o aviso legal por e-mail. Muitas empresas adicionam um aviso em forma de um pequeno texto abaixo de suas assinaturas de e-mail, não apenas para garantir que as informações incluídas no e-mail permaneçam confidenciais, mas também para assegurar que ele esteja em conformidade com as políticas de e-mail. Para manter a conformidade legal sem deixar a assinatura muito pesada, mantenha o aviso o mais curto e objetivo possível e coloque-o logo abaixo da sua assinatura.
Etiqueta da assinatura de e-mail
Quando se trata de criar uma assinatura de e-mail para seus e-mails comerciais, você deve ter em mente que seu objetivo é gerar confiança nos destinatários. Ela deve ser visualmente atraente e agregar valor único ao e-mail. Se for feita corretamente, você poderá se conectar com seus clientes de forma mais significativa a cada e-mail que enviar.
Criar uma assinatura de e-mail para sua empresa ou marca deve sempre se destacar de qualquer assinatura que você crie para fins pessoais. Um e-mail profissional deve ter todas as informações básicas para dar ao destinatário uma ideia completa sobre você e sua organização. Aqui estão alguns “faça e não faça” que você pode seguir ao criar uma:
- Sempre comece sua assinatura com seu nome, cargo e vínculo com a empresa.
- Mantenha suas informações pessoais separadas das informações da empresa.
- Use imagens limpas e em alta resolução para sua foto e o logotipo da empresa.
- Adicione uma foto à sua assinatura mesmo ao enviar e-mails frios; ela pode quebrar a barreira e criar um tom sutil para o e-mail como um todo.
- Ao usar várias cores, siga a paleta de cores alinhada à sua marca.
- Evite usar um número de contato ao enviar e-mails em massa, porque isso pode acabar sendo excessivo quando muitos destinatários começarem a responder ao e-mail.
- Se você tiver um endereço alternativo para os destinatários entrarem em contato, adicione-o. Caso contrário, uma simples resposta na conversa por e-mail será suficiente.
- Use palavras e frases curtas e objetivas ao descrever sua função.
- Se você estiver adicionando links clicáveis para seu perfil social, certifique-se de que eles estejam alinhados com as informações fornecidas na assinatura.
- Se o seu nicho tiver diretrizes específicas a serem seguidas, sempre adicione um aviso legal ao final da sua assinatura para proteger informações privadas.
- Torne sua assinatura compatível com dispositivos móveis.
- Escolha um modelo que reflita sua voz e identidade.
Usando um gerador de assinatura de e-mail
Zoho Toolkit oferece uma ferramenta gratuita de gerador de assinatura de e-mail que você pode usar para gerar vários estilos de assinatura com a ajuda de diferentes modelos. Como nenhum dos campos da ferramenta é obrigatório, você pode personalizar sua assinatura de todas as formas possíveis.
Essa ferramenta geradora de assinatura inclui vários componentes, como nome, cargo, endereço de e-mail, foto de perfil, nome da organização, função, número de telefone, endereço, link do site e um espaço para todos os seus perfis de redes sociais.
Depois que as informações necessárias forem inseridas no modelo, você poderá escolher um dos quatro modelos pré-construídos disponíveis para obter o design desejado. Após aplicar o modelo, há duas opções disponíveis para usá-lo em seu e-mail. Um método é simplesmente copiar a assinatura inteira e colá-la diretamente no painel de composição do e-mail. O outro método é copiar a assinatura de e-mail como código HTML e inseri-la no espaço do componente de assinatura para uso posterior.
Gere uma assinatura de e-mail com um clique
Perguntas frequentes
Preciso pagar para usar o gerador de assinatura de e-mail do Zoho Toolkit?
Não. O Zoho Toolkit permite que você crie quantas assinaturas de e-mail precisar e as adicione aos seus e-mails com facilidade, e você pode fazer tudo isso sem nenhum custo.
Assinatura eletrônica e assinatura de e-mail são a mesma coisa?
Não. Embora assinaturas eletrônicas e assinaturas de e-mail sejam frequentemente confundidas, cada uma tem seus próprios casos de uso importantes. Uma assinatura eletrônica é usada para fins de autorização, como assinar um contrato legal eletronicamente, enquanto uma assinatura de e-mail é uma forma de encerrar seu e-mail com as informações necessárias de contato e de marca que você deseja que o destinatário saiba sobre você.
O que devo incluir na minha assinatura de e-mail?
Uma assinatura eficaz deve permanecer profissional e concisa. Inclua seu nome completo, cargo, nome da empresa, número de telefone e endereço de e-mail. Adicionar um link do site e o endereço do escritório aumenta a credibilidade. Se for relevante, você também pode incluir um ou dois perfis sociais profissionais, como o LinkedIn. Evite elementos desnecessários, como citações longas, vários números ou gráficos pesados que reduzam a clareza.
Com que frequência devo atualizar minha assinatura?
Atualize sua assinatura sempre que seus dados de contato, cargo ou informações da empresa mudarem. É recomendável revisá-la a cada poucos meses para garantir que os links estejam funcionando e que as informações estejam atualizadas. Empresas que realizam campanhas sazonais podem atualizar a assinatura de acordo com isso, enquanto a identidade visual principal deve permanecer consistente. Avisos legais e observações de conformidade devem ser revisados anualmente ou quando as regulamentações mudarem.
Minha assinatura será exibida corretamente no celular?
Sim. O Gerador de Assinatura de E-mail da Zoho produz designs responsivos que se adaptam às telas de dispositivos móveis. No entanto, layouts muito complexos ou imagens grandes podem não ser renderizados corretamente. Um design simples de coluna única, com fontes e elementos visuais bem dimensionados, garante a melhor experiência. Recomenda-se testar sua assinatura em vários dispositivos e clientes de e-mail.
Como configuro assinaturas de e-mail para aliases?
A maioria dos clientes de e-mail permite configurar assinaturas separadas para aliases. Crie assinaturas individuais na ferramenta da Zoho e, em seguida, atribua-as aos endereços de e-mail correspondentes nas configurações do seu cliente. Isso garante branding e detalhes de contato precisos em todos os aliases.
Como crio uma assinatura com esta ferramenta?
Insira suas informações no gerador, selecione um modelo e personalize o design para refletir sua marca. Ajuste fontes, cores e layout conforme necessário. Quando estiver satisfeito, visualize a assinatura, depois faça o download e atualize-a no seu cliente de e-mail.
Como adiciono um logotipo sem deixá-lo grande demais?
Redimensione seu logotipo antes de fazer o upload. O ideal é que ele tenha até 300x100 pixels e seja salvo como um arquivo PNG nítido com menos de 2 MB. Mantenha o tamanho do arquivo otimizado para evitar problemas de entrega e posicione o logotipo em um local que complemente o texto sem dominar o design.
Posso criar mais de uma assinatura?
Sim. Você pode criar e salvar várias assinaturas para contas, departamentos ou funções diferentes. Exporte cada uma do gerador de assinatura de e-mail da Zoho e configure-as nas contas de e-mail relevantes. Isso permite manter uma comunicação consistente e profissional, ao mesmo tempo em que adapta as assinaturas a contextos específicos.