Automatize seus processos de tarefas com Blueprints

Os processos de tarefas podem ser bastante complexos. Por vezes envolvem várias equipes, exigem aprovação de pessoas específicas em diferentes estágios e talvez precisem enviar notificações. Fazer tudo isso manualmente pode ser bastante cansativo, por isso criamos Blueprints. Relaxe e deixe o Zoho Projects assumir o trabalho entediante.

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Visualize e projete fluxos de trabalho

Por mais simples ou complexo que seja seu processo de tarefa, projete o fluxo de trabalho facilmente em nosso editor do Blueprint usando a função arrastar e soltar. Configure o status da tarefa, identifique as pessoas responsáveis pelos estágios e cuide para que o processo correto seja sempre seguido.

Envolva as pessoas certas

A maioria das tarefas inclui pessoas de muitas equipes diferentes, por isso é importante enviar notificações oportunas quando a tarefa passa de um status para o outro. Escolha quem cuida de cada tarefa em um determinado estágio e especifique quem está autorizado a empregar uma transição.

Automatize suas ações

Às vezes, quando uma tarefa passa de um status para o próximo, campos específicos precisam ser atualizados ou alertas de e-mail devem ser enviados. Automatize essas ações para economizar tempo: configure notificações por e-mail ou crie campos obrigatórios que devem ser atualizados para que a transição avance.

Por que você precisa dos blueprints

  • Faça mais daquilo que você ama

    Realize trabalhos mais significativos automatizando as tarefas necessárias, porém triviais. Tarefas de rotina costumam ser demoradas, muitas vezes deixando menos tempo e energia para trabalhos mais complicados e gratificantes. Configure notificações e mensagens de e-mail para conseguir usar melhor sua criatividade e seu tempo.

  • Siga o processo correto

    Às vezes o projeto pode estar na metade quando uma nova pessoa se junta à equipe. Isso significa que, além de aprender como a empresa funciona ou como a equipe trabalha, a pessoa terá que entender os fluxos de trabalho do processo em vigor. No entanto, quando você já tem blueprints configurados, é fácil garantir que todos sempre sigam o processo correto.

  • Reduza atrasos no projeto

    Quando um processo envolve várias equipes, eventualmente há atrasos à medida que a tarefa avança. Isso pode ocorrer por falta de transparência no processo ou porque uma equipe não é prontamente informada do progresso da tarefa. Reduza esses atrasos automatizando suas notificações e alertas por e-mail.

  • Obtenha as aprovações certas

    Mesmo quando uma parte de um processo for atribuída a várias pessoas, as tarefas não devem passar para o próximo estágio até serem aprovadas pela pessoa certa, a fim de evitar erros. Configure um proprietário de transição para que somente a pessoa designada responsável possa passar uma tarefa de um status para o próximo.

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