Utilização de tarefas no Zoho Mail

O aplicativo Zoho Tasks, integrado à sua caixa de mensagens, é uma maneira eficiente para manter o controle e de gerenciar as suas tarefas. As tarefas nesse aplicativo podem ser usadas em nível pessoal e em grupo. 

Adicionar tarefas

Adicionar nova tarefa

1. Faça login em zoho.com/mail.
2. Navegue até o aplicativo Zoho Tasks. 
3. Clique no botão New Task.
   
4. A janela Add Task é exibida.
5. Digite os detalhes obrigatórios da tarefa e clique em Save.

Como alternativa, você também pode adicionar uma tarefa a partir da janela da caixa de entrada. Clique na lista suspensa ao lado do ícone New Mail, selecione New Notena lista e digite os detalhes. 

Adicionar tarefa usando o menu Smart Create

1. Faça login em zoho.com/mail.
2. Selecione a parte do texto que você deseja adicionar como uma tarefa.
3. O menu Smart Create é exibido.
4. Clique no ícone Create Task.
   ​
5. A parte do texto selecionada é adicionada como a descrição da tarefa.
6. Forneça um título adequado e adicione as outras personalizações conforme necessário
7. Clique em Salvar.

Adicionar tarefa a partir do painel de exibição do e-mail

1. Faça login em zoho.com/mail.
2. Durante a visualização de qualquer e-mail, clique no ícone More Actions, no canto superior direito da janela.
3. Na lista suspensa, selecione Add To e escolha Tasks.
   
4. O assunto do e-mail é adicionado como título da Tarefa e o conteúdo do é adicionado como a descrição.
5. Digite os outros detalhes obrigatórios e clique em Save.

Adicionar tarefa a partir do painel de listagem de e-mails

1. Faça login em zoho.com/mail.
2. Clique com o botão direito em qualquer e-mail que você queira adicionar como uma tarefa.
3. Selecione Create Task from a partir da lista.
   
4. O assunto do e-mail é adicionado como o nome uma tarefa. 
5. O conteúdo do e-mail é adicionado como a descrição.
6. Digite os outros detalhes, se houver, e clique em Save.

Você pode visualizar o e-mail a partir do qual a tarefa foi criada usando a opção Open Linked email, no aplicativo Tasks.

Durante a criação de tarefas de grupo a partir de e-mails, você também pode compartilhar com o grupo a conversa vinculada. A tarefa pode ser visualizada na página de Streams do grupo, e você também pode visualizar o e-mail vinculado se o e-mail tiver sido compartilhado.

Criar novo projeto

Projetos são subcategorias que podem ser criadas nas tarefas de cada grupo de forma que uma tarefa específica pode ser alocada como parte de um projeto. 

Para criar um novo projeto em um grupo do qual você participa, siga as etapas abaixo:

1. Faça login em zoho.com/mail.
2. Navegue até o aplicativo Tasks no painel do menu à esquerda.
3. Os grupos dos quais você participa são listados. 
4. Clique com o botão direito no grupo ao qual você deseja adicionar um projeto.
5. Selecione Create Project a partir da lista.
   
6. Insira um nome para o projeto e pressione Enter.
7. O projeto é criado no respectivo grupo.

Os projetos adicionados a um grupo podem ser visualizados expandindo-se o triângulo à esquerda do nome do grupo. Para atribuir uma tarefa a um projeto específico, selecione o Nome do projeto na janela Add Task. 

Colaboração em tarefas

O Zoho Mail permite que você discuta uma tarefa específica comentando sobre ela, obtenha as opiniões dos membros do grupo e realize outras ações.

Você também pode marcar os membros que não fazem parte do grupo ou convidar membros para facilitar a comunicação entre os membros dos grupos. 

Etapas para adicionar convidados:

1. Clique no ícone + para Visualizar/Adicionar convidados
   
2. A janela Invitees é exibida na tela.
3. Digite o nome do membro de uma organização e selecione a opção adequada na lista.
4. O membro da organização é adicionado à lista de convidados.

As tarefas adicionadas diretamente a um grupo específico são sincronizadas com o grupo de Streams relevante, se o Streams estiver habilitado para esse grupo. O andamento da tarefa também pode ser discutido aqui. Você pode clicar no nome de exibição nos comentários na tarefa de qualquer grupo para visualizar o cartão do contato. Você pode escolher visualizar as tarefas criadas por e atribuídas a esse membro selecionando as opções View Tasks by this member e View tasks assigned to this member, respectivamente.

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​​Visualizações de tarefas

O Zoho Tasks fornece seis diferentes modos de exibição de que facilitam a visualização das tarefas nas categorias relevantes e a planejá-las com antecedência.

• Criadas por mim 
• Tarefas de hoje
• Tarefas atrasadas 
• Próximas tarefas 
• Tarefas desta semana 
• Tarefas deste mês 

Marcação de tarefas

Marcações facilitam uma melhor organização e identificação posterior das tarefas. O Zoho Mail permite que você crie e adicione uma ou mais marcações a cada tarefa. Cada marcação também pode ser associada a uma cor específica. 

Etapas para marcar tarefas:

1. Clique na tarefa à qual você deseja adicionar uma marcação.
2. Clique no ícone Tag na parte superior direita da janela.
3. Selecione a marcação que você deseja adicionar.
   
4. A marcação selecionada é adicionada à tarefa.
5. Se quiser adicionar uma nova marcação, digite o nome que deseja atribuir e clique em "Create".
6. A nova marcação é criada e adicionada à tarefa. 

Quando as marcações são adicionadas às Tarefas do grupo, elas são exclusivas apenas para o membro que adiciona a tarefa e não serão refletidas em todos os membros do grupo.

Prioridades das tarefas

Priorizar as tarefas com relação à urgência da situação é fundamental. O Zoho Tasks permite que você atribua uma prioridade a cada tarefa, o que serve como um lembrete constante sobre quais tarefas exigem atenção imediata. 

Etapas para atribuir uma prioridade:

1. Clique no botão New task.
2. Depois de inserir os detalhes da tarefa, passe o mouse sobre o lado superior direito da janela "Add task". 
3. Clique no ícone Priority.
4. Selecione a prioridade High, Medium ou Low na lista
   
5. Clique em Salvar

Para alterar ou atribuir uma prioridade para uma tarefa existente, clique na respectiva tarefa, passe o mouse sobre o lado direito da janela de visualização da tarefa, clique no ícone de prioridade e selecione uma opção da lista.

Filtrar por

As tarefas em qualquer grupo podem ser filtradas com base em diversos parâmetros. Depois que você clicar no ícone Filter By, os parâmetros de Responsável, Status, Prioridade, Marcação e de Tarefas atrasadas são exibidos. Você pode escolher os parâmetros relevantes e as tarefas que se enquadrarem na categoria específica serão listados.

Classificar tarefas

As tarefas em qualquer visualização podem ser classificada por data de vencimento na ordem crescente ou decrescente.

 Clique no ícone Sort By no menu superior, selecione a opção Due Date e escolha a opção Ascending ou Descendingna lista.

Imprimir tarefas

Você pode imprimir qualquer lista de tarefas preferencial da sua conta do Zoho Mail a partir do aplicativo Tasks. Abra a respectiva lista de tarefas e clique no ícone Print. Tarefas seletivas podem ser impressas usando o mesmo ícone. Selecione as tarefas que precisam ser impressas clicando na caixa de seleção ao lado das tarefas e clique no ícone Print. 

Listas de tarefas filtradas com base no status ou na prioridade das tarefas também podem ser impressas especificamente usando esta opção.

Copiar tarefas 

As tarefas podem ser copiados no Zoho Mail seguindo estas etapas: 

1. Faça login em Zoho Mail >> Tasks e abra a tarefa que você deseja copiar para o seu grupo de streams.
2. Clique no ícone  e selecione Copy Task.
   
3. Na janela pop-up, escolha o grupo e o projeto para o qual você deseja copiar a tarefa a partir das seções correspondentes e clique em "Save".
   ​

Você também pode mover a tarefa para o outro grupo de streams escolhendo "Move Task" no menu de mais opções.

Nota: você pode optar por excluir os comentários na tarefa original, desmarcando a caixa de seleção "Include comments" quando copiar ou mover uma tarefa.

Importar e exportar tarefas 

Importar tarefas 

O arquivo de tarefas que você pretende importar deve ser do formato .csv.

Para importar tarefas no Zoho Tasks, siga estas etapas:

1. Clique no ícone , na parte superior esquerda da página
2. Selecione Importar da lista
   
3. Procure e selecione o arquivo .csv que contém todas as suas tarefas
4. A importação será programada e será concluída dependendo do tamanho do arquivo. 
5. Após a conclusão da importação, um e-mail de notificação será enviado para sua caixa de entrada.
6. Você poderá ver que as tarefas foram preenchidas no aplicativo Tasks.

Exportar tarefas

1. Marque as caixas de seleção de todas as tarefas que você deseja exportar
2. Clique no ícone , na parte superior direita da tela. 
3. Selecione Export
    
4. A exportação das tarefas selecionadas será programada 
5. Após a conclusão da exportação, um e-mail de notificação será enviado para sua caixa de entrada.
6. O e-mail também contém um link para baixar as tarefas exportadas.
7. O arquivo será exportado em formato .csv.