Guia do Usuário do Zoho Mail

 O que é uma tarefa?

Uma tarefa é um conjunto de ações atribuídas a uma pessoa ou a um grupo. Uma tarefa estabelece um trabalho, uma atribuição ou um problema. As tarefas podem ser usadas no nível do grupo ou até mesmo no nível pessoal. Aqui, diferenciamos as tarefas em duas categorias:

  1. Tarefas pessoais
  2. Tarefas em grupo

 Criação de uma Tarefa

  1. Clique em "Add Task" para criar uma nova tarefa.
  2. Adicione o título e defina a data de início e data de vencimento.
  3. Defina status e a prioridade corretos.

 Criação de tarefa com base na data e na hora de vencimento

O Zoho Tasks permite que você adicione tarefas de um dia onde você pode criar tarefas com base no prazo. Você pode criar tarefas de um dia como seus compromissos de negócios, reuniões, chamadas em conferência, demonstrações de produtos, etc. Você também pode definir lembretes por e-mail e pop-up para notificar sobre as tarefas subsequentes.

Para criar uma tarefa de uma dia:

  • Clique em "Add Task" para criar uma tarefa.
  • Ative a caixa de seleção e os horários de início e de término.
  • Defina o status, a prioridade, a categoria e o lembrete, se necessário.

Nota:

  • uma tarefa com base no tempo é uma da tarefa de um dia. Dessa forma a data de início e a data de vencimento, aparentemente serão a mesmas.

 Configuração de um lembrete para uma tarefa.

Crie uma lista de tarefas e seja lembrado sobre elas no momento correto enquanto você trabalha. O Zoho Tasks permite que você defina um lembrete para todas as tarefas que criar. Ele é muito útil e é um lembrete amigável ideal para uso de negócios. 

 Lembrete por pop-up e e-mail:

Crie um lembrete e receba notificações por meio de uma mensagem pop-up ou de um e-mail quando no momento correto.

 Marque suas tarefas

Marcações, outro recurso útil no Zoho Tasks, facilitam a organização da sua lista de tarefas por categoria. O Zoho Task é compatível com várias marcações personalizadas. Por exemplo, a tarefa "Reunião com o gerente" pode se encaixar nas categorias "Reuniões" e "Lista de tarefas pendentes".

 Adição de novas marcações e marcação de tarefas

  • Para adicionar uma nova marcação, clique em "+" ao lado de Tags. Caracteres especiais, como / \ | * ? , : ; " > < % & # são não permitidos. Você também pode adicionar uma nova marcação em "Tags", que está na faixa superior.

  • Para marcar tarefas, selecione uma tarefa (clique na caixa de seleção) e atribua uma marcação a partir da lista Tags, que está na faixa superior. Você também pode adicionar/remover/atribuir marcações diretamente clicando em um ícone de marcação, que está na lista de marcações.

  • Você pode atribuir várias marcações a uma tarefa e vice-versa. Para fazer isso, selecione uma tarefa e atribua uma marcação por vez.
  • Para atribuir uma marcação comum a várias tarefas, selecione várias tarefas e atribua uma marcação a todas de uma só vez.

  • Você também pode visualizar os detalhes de uma tarefa como o título da tarefa, atribuída a, nome da marcação, status e porcentagem apenas passando o ponteiro do mouse sobre a dica de ferramenta da tarefa.

 Arraste e solte

O Zoho Tasks foi aprimorado para fornecer a você a capacidade de marcar uma tarefa usando o recurso de arrastar e soltar. Isso é muito mais fácil e mais rápido do que a outra forma de marcação de tarefas. Para marcar uma tarefa, basta arrastar e soltá-la sobre uma marcação na lista Tags. Você também pode selecionar várias tarefas ao mesmo tempo e soltá-las sobre uma marcação.

Nota:

  • não é possível arrastar e soltar uma subtarefa ou uma tarefa que foi atribuída a você por outro usuário.

 Codificação de marcações por cores

Codifique suas marcações por cores para diferenciá-las das demais marcações. A codificação por cores torna muito mais fácil e rápido encontrar as marcações em vez de pesquisá-las uma a uma. Veja como você pode codificar sua marcação por cores.

  • Clique no quadrícula de uma marcação.
  • Escolha qualquer cor na paleta de cores.

 Marcações de grupos

As marcações de grupos são semelhantes às pessoais, nas quais você pode atribuir uma marca a uma tarefa que está no grupo. Você também pode atribuir várias marcações a uma tarefa. No entanto, há algumas coisas de que diferem das marcações pessoais.

  • Um membro do grupo pode atribuir uma marcação a uma tarefa. Mas, o membro do grupo pode editar nem excluir essa marcação específica.
  • Somente o Administrador/Moderador do grupo tem a autoridade para excluir ou editar a marcação.

 Renomear e excluir marcações.

  • Você pode renomear ou excluir uma marcação apenas clicando sobre ela com o botão direito do mouse e escolhendo a opção apropriada. Excluir uma marcação também a remove da tarefa à qual ela foi associada.

 Tarefas recorrentes

As tarefas recorrentes são uma série de repetições de tarefas que ocorrem regularmente. Se você administra uma empresa, terá um conjunto de tarefas que devem ser realizadas toda semana/mês/ano. Portanto, nesse caso, é melhor ter uma opção que lembrará você automaticamente na data daquela tarefa específica.

A opção de tarefas recorrentes no Zoho Tasks gera automaticamente a mesma tarefa uma vez que a tarefa seja concluída. A tarefa é gerada no mesmo tempo em que foi definida para a primeira ocorrência. Abaixo apresentamos um cenário típico em que o recurso de tarefa recorrente pode ser utilizado:

Em uma empresa, o departamento de Contas precisa atualizar os salários dos funcionários no último dia útil de cada mês. Uma tarefa é definida para 31 de agosto, que é uma segunda-feira. O título da tarefa é "Atualização de Salário". Selecione Advanced e repita a tarefa mensalmente no Último dia da semana de cada mês. Assim que a tarefa é concluída, uma repetição é gerada para 30 de setembro, que é o último dia útil do mês seguinte. Esse procedimento é repetido nos meses consecutivos.

 Atribuição de tarefas

Você pode atribuir tarefas a qualquer usuário na sua organização. Para atribuir uma tarefa a outro usuário, clique no ícone "+", selecione usuários e clique em OK. Apenas o proprietário da tarefa pode editar ou excluí-la.

 Integração de tarefas com o CRM e com o Projects:

Definitivamente, essa opção será um complemento para os usuários do Zoho Mail Suite. Os usuários podem adicionar suas tarefas do CRM e do Projects diretamente na Tarefa do Zoho Mail Suite sem a necessidade de fazer login em um aplicativo específico.

 Categorização de tarefas:

Os usuários podem criar diferentes categorias e classificá-las de adequadamente. Isso ajuda o usuário a criar uma tarefa e a disponibilizá-la de forma categorizada.

 Status das tarefas

Avalie o andamento das suas tarefas usando diferentes status de tarefas. O Zoho Business permite que você defina os seguintes tipos de status:

  1. Needs Action – Convenientemente, as tarefas que ainda serão iniciadas são agrupadas com o status "Needs Action".
  2. In Process – Tarefas que já iniciaram e estão em um fluxo contínuo de ação estão "In Process". Essas tarefas estão ativas e em andamento.
  3. Completed – Tarefas concluídas com êxito são agrupadas com o status de Completed.
  4. Cancelled – Se o destinatário decidir cancelar uma tarefa, ela será enquadra na opção de tarefas canceladas.

Se desejar, o destinatário pode alterar o status da tarefa para cancelado.

 Prioridade das tarefas

Há cinco tipos de prioridades em Task. São eles: Highest, High, Medium, Lowest, Low. A prioridade padrão é Medium. A prioridade pode ser definida quando uma tarefa é criada e também quando é editada. A prioridade da tarefa define o quanto ela é importante.

Abaixo estão fornecidos todos os cinco tipos diferentes de prioridades e quatro tipos de status.

 Visualizações de tarefas:

As tarefas fornecem aos usuários cinco tipos diferentes de visualizações. São elas:

  1. Tarefas de hoje
  2. Tarefas atrasadas
  3. Próximas tarefas
  4. Tarefas desta semana
  5. Tarefas deste mês

As tarefas podem ser visualizadas de acordo com o status. Portanto, clicar em All, Pending, Completed, Canceled mostrará as respectivas tarefas no painel de tarefas. Cada visualização exibe as tarefas na configuração de visualização atual juntamente com os detalhes da tarefa concluída
Você também pode visualizar as tarefas de acordo com o status. Portanto, clicar em All, Pending, Completed, Canceled mostrará as respectivas tarefas no painel de tarefas. Cada visualização exibe as tarefas na configuração de visualização atual juntamente com os detalhes da tarefa concluída.

 Como gerar tarefa

Os relatórios são gerados para todas as tarefas criadas. Um relatório baseia-se em:

  1. Data de início e data de término
  2. Status da tarefa – Needs Action, In Process, Completed, Canceled
  3. A prioridade da tarefa: Highest/High/Medium/Low/Lowest
  4. Categoria da tarefa.

Os relatórios são gerados para todas as tarefas criadas. Um relatório baseia-se em:

 Comentários

Para adicionar um comentário a uma tarefa, basta clicar no ícone de comentário, que está na lista de tarefas.

 Como adicionar uma subtarefa:

Para adicionar uma subtarefa a uma tarefa existente, passe o ponteiro do mouse sobre a lista de tarefas e clique no ícone de adição de subtarefa, como mostrado na imagem abaixo. Esta é uma opção adicional em que os usuários podem adicionar uma série de subtarefas sem precisar criar uma nova tarefa de cada vez.

 Importação e exportação:

Você pode facilmente importar sua abrangente lista de tarefas no Zoho Tasks a partir de outro aplicativo que está sendo usado no momento.

Para importar tarefas:

  • Salvar seu arquivo de tarefas no formato .ics ou .csv. O formato de codificação do arquivo exportado deve estar no formato UTF-8.
  • Os arquivos .CSV devem ter um cabeçalho formatado corretamente. O cabeçalho deve conter, pelo menos, o assunto ou o título para importar tarefas no Zoho.
  • Clique em "Browse" e abra o arquivo .ics ou .csv.
  • Clique em OK.
  • Para voltar à página principal, clique em "Back to Home", no canto superior direito da página de Tarefas.

Para exportar tarefas:

Você também pode exportar tarefas do Zoho Tasks.

  • Selecione a tarefa que você deseja exportar e clique no menu suspenso para "Export".
  • Escolha o formato [.ICS ou .CSV]
  • Salve o arquivo.

 Adicionar rapidamente:

Para fazer uma nota rápida sobre uma tarefa, basta usar a opção "Quick Add" que será adicionada à sua lista de tarefas. E, mais tarde, você pode modificar a tarefa da maneira que desejar.

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