Tarefas
O Zoho Mail Tasks ajuda você a manter as suas listas de Tarefas Pendentes atualizada. Ele permite que você crie e faça o acompanhamento das tarefas individuais e em grupo.
Tarefas individuais
Tarefas individuais são tarefas que você precisa fazer individualmente. Você pode criar e fazer o acompanhamento das tarefas individuais em My Tasks. Ao criar tarefas, você pode configurar as datas de vencimento, lembretes e a prioridade das tarefas.
Você pode marcar uma tarefa como concluída ou reabrir uma tarefa concluída a partir da visualização em lista diretamente clicando no ícone Change Task Status. Você também pode adicionar subtarefas a qualquer tarefa da visualização em lista.
Tarefas em grupo
Quando você cria tarefas em Groups, elas ficam acessíveis a todos os membros do grupo. Você pode atribuir uma tarefa a qualquer membro do grupo. Tarefas em grupo também podem ser atribuídas a qualquer membro da organização que não faça parte do grupo.
Você pode criar várias tarefas em um projeto e criar várias subtarefas em cada tarefa principal. Você pode selecionar um projeto quando cria uma tarefa ou criar um novo projeto diretamente a partir da visualização Add Task. Os projetos estão disponíveis somente para as tarefas de grupo.
Enquanto todos os membros do grupo podem fazer comentários e como qualquer tarefa, os usuários com diferentes funções no grupo recebem diferentes níveis de permissões para editar tarefas de grupo. A tabela abaixo é uma visão geral das tarefas de grupo.
| Editar tarefa principal* | Editar subtarefa* | |
| Administrador de grupos | Sim | Sim |
| Proprietário da tarefa | Sim | Sim |
| Destinatário da tarefa principal | Sim | Sim |
| Destinatário da subtarefa | Não | Sim |
| Membro do grupo | Não | Não |
| Membro da organização (Destinatário da tarefa principal) | Não | Não |
*Editar permissões para a tarefa principal e para a subtarefa inclui a edição da descrição, do título, da data de vencimento, da prioridade e das opções de recorrência da tarefa.
As permissões para adicionar convidados a uma tarefa são subjetivas se a opção Refuse Invitees tiver sido escolhida para aquela tarefa específica.
Ao criar tarefas do grupo, você pode agrupar as tarefas em Projects. Isso facilita o acompanhamento do conjunto completo de tarefas relacionadas. Esta ação fornece uma visibilidade para todo o grupo sobre as tarefas do projeto, itens pendentes, andamento e a meta principal. Isso também garante que os interesses de toda a equipe estejam focados em uma única direção, com metas claras e visibilidade aprimorada das tarefas entre todos os membros do grupo.
As tarefas do seu grupo podem ser copiadas ou movidas para outro grupo de streams escolhendo as opções apropriadas no menu "more options". Você pode optar por excluir os comentários na tarefa original enquanto ela está sendo copiada ou movida desmarcando a caixa de seleção "include comments".
Tarefas recorrentes
Determinadas tarefas não ocorrem uma só vez, mas continuam repetindo-se com uma certa frequência. Essas tarefas são chamadas de tarefas recorrentes. Você pode criar tarefas recorrentes no Zoho Mail para tarefas como Geração de relatórios, Pagamento de contas, Envio de gráfico de horas, e assim por diante. Clique no ícone Recurring para definir o padrão de repetição da tarefa.
Você pode escolher entre as recorrências diária, mensal e anual, com subopções adicionais para escolher o padrão/horário, e assim por diante.
Subtarefas
Uma tarefa grande normalmente pode ser dividida em várias subtarefas. Tarefas de grupo geralmente envolvem a contribuição de vários membros da equipe, e cada um deles cuida de uma subtarefa diferente.
Truques sobre tarefas
O Zoho Tasks oferece alguns truques pré-definidos para simplificar o gerenciamento de suas tarefas. Você pode enviar um e-mail para si mesmo no formato especificado para adicionar e gerenciar tarefas na sua caixa de correio.
O assunto do seu e-mail será adicionado como Título da tarefa e o conteúdo do e-mail é adicionado como Descrição. Somente os primeiros 50 caracteres da tarefa são adicionados como descrição.
| Enviar e-mail para* | Exemplo | Detalhes de criação de tarefas |
| <nomedousuário>+tarefa@nomedodomínio.com | rebecca+tarefa@zylker.com | Cria uma tarefa simples para você mesmo |
| <nomedousuário>+tarefa+1Set2016@nomedodomínio.com | rebecca+tarefa+1set2016@zylker.com | Cria uma tarefa com data de vencimento como 1 de set de 2016 |
| <nomedousuário>+tarefa+1Set@nomedodomínio.com> | rebecca+tarefa+1Set@zylker.com tarefa | Cria uma tarefa com data de vencimento em 1 de set de 2016 se o prazo ainda não foi decorrido, caso contrário, define a data de vencimento para 1 de set de 2017 |
<id-do-grupo>+tarefa@nomedodomínio.com cc: membro@nomedodomínio.com | marketing+tarefa@zylker.com cc: paula@zylker.com | Cria uma tarefa de grupo e atribui a tarefa ao membro adicionado em cc |
<id-do-grupo>+tarefa+1Set2016@nomedodomínio.com cc: membro@nomedodomínio.com | marketing+tarefa+1Set2016@zylker.com cc: paula@zylker.com | Cria uma tarefa de grupo com a data de vencimento em 1 de set de 2016 e atribui a tarefa para o membro adicionado em cc |
Caso você seja um usuário de conta pessoal, digite "zoho" no lugar do nome do domínio.
Os truques sobre tarefas que você envia por e-mail a si mesmo são atribuídos a você, enquanto os que são enviados ao id do e-mail do grupo são adicionados como tarefas do grupo. Você pode abrir o aplicativo Tasks a partir de sua caixa de correio e editar as tarefas como e quando necessário.
Nota:
esses truques só funcionam se o e-mail for enviado de um domínio hospedadas com o Zoho Mail.
Integração com o Zoho Projects
A integração com o Zoho Projects no Zoho Mail facilita o acesso aos portais dos seus projetos e às respectivas tarefas a partir do aplicativo Tasks. Ele permite que você crie uma nova tarefa diretamente no Zoho Projects ou adicione um e-mail como uma Tarefa/Erro no portal do projeto desejado a partir da sua caixa de entrada de correio. Consulte aqui para obter mais detalhes sobre integrações com o Zoho Projects.