Compartilhamento de e-mail

O compartilhamento de e-mail permite que você gerencie facilmente a discussão sobre e-mails, usando comentários, sem excesso de encaminhamentos e respostas. É uma maneira descomplicada de compartilhar as informações de um e-mail com seus colegas e obter a opinião/feedback/conselhos deles sobre elas.

Compartilhamento de e-mail

O compartilhamento de e-mails facilita a colaboração por meio de-mails com os membros da sua equipe e colegas.

Muitas vezes, recebemos e-mails de um cliente ou outros contatos comerciais que precisam ser enviados para várias pessoas na mesma equipe ou organização. Esses e-mails são debatidos e discutidos antes que uma resposta tangível possa ser enviada para essa pessoa. Nesse caso, os e-mails são encaminhados e respondidos infinitamente, confundindo até mesmo o contexto original do e-mail. Às vezes, isso causa atrasos desnecessários que duram dias, semanas e até anos. Também causa uma grande confusão, e podemos perder algumas informações críticas compartilhadas por alguém em um dos e-mails.

O recurso de compartilhamento de e-mail garante que o contexto da discussão seja sempre centralizado no e-mail. Os colaboradores compartilham feedback por meio de comentários, o que proporciona clareza contextual sobre a resposta e garante que não haja atrasos indesejados ou incertezas na resposta.

 Como o compartilhamento de e-mail funciona

Todos os e-mails que você receber ou enviar podem ser compartilhados com qualquer pessoa na organização. Você precisa @mencionar as pessoas relevantes no e-mail em vez de encaminhá-lo a elas. Você pode compartilhá-lo com usuários individuais ou até mesmo com um grupo habilitado para Fluxos. Os usuários ou os membros do grupo receberão uma notificação sobre o e-mail compartilhado. Eles poderão ver a conversa por e-mail e adicionar seus comentários como comentários.

• Ao compartilhar um e-mail, toda a conversa será compartilhada com os usuários escolhidos.
• Mesmo que você compartilhe na exibição de pesquisa, onde os e-mails são listados como e-mails individuais, toda a conversa será compartilhada com os usuários selecionados.
• O remetente original do e-mail ou os outros destinatários não serão notificados sobre o seu comentário ou sobre o e-mail compartilhado, a menos que sejam incluídos nos comentários. 
• Quando você compartilha um e-mail para outro usuário, ele não poderá convidar uma nova pessoa para visualizar o e-mail por motivos de segurança.
• Você pode clicar no link View all shares para visualizar a lista de membros que fazem parte do e-mail compartilhado e da discussão relacionada.

Vantagens do compartilhamento de e-mail:

• O conteúdo do e-mail original não pode ser adulterado nem alterado.
• Os threads de e-mail ficam mais claros, já que os threads indesejados que se formam devido aos encaminhamentos são evitados.
• A mesma conversa pode ser compartilhada com uma nova pessoa, sem precisar encaminhar vários e-mails.
• Até mesmo uma nova pessoa convidada para o thread pode facilmente entender a discussão e o fluxo de informações.

Permitir/Negar Convidados

Por padrão, ao compartilhar o e-mail, as permissões para adicionar convidados serão concedidas a todos com quem você compartilhar o e-mail. Você também pode proibir que os membros adicionem convidados a esse e-mail.

Antes de compartilhar o e-mail com os membros de sua organização, clique no ícone Disallow members from adding invitees.

Você também pode alterar sua preferência para Allow members to add invitees após compartilhar o e-mail, caso você mude de ideia mais tarde. 

 - Este ícone indica que os convidados não podem ser adicionados por ninguém, exceto pela pessoa que compartilhou o e-mail.

 - Este ícone indica que os convidados podem ser adicionados por qualquer pessoa com quem o e-mail foi compartilhado.

 Fluxos e compartilhamento de e-mail

Os Fluxos são criados principalmente para colaborar com uma equipe de usuários usando Status, Notas, Tarefas e Comentários. O compartilhamento de e-mail é um dos recursos exclusivos dos Fluxos, que ajudam os usuários a colaborar por meio de e-mails.
Quando você compartilha um e-mail, os membros relevantes recebem uma notificação sobre o compartilhamento. O e-mail pode ser lido na página Fluxos e comentado pelos usuários.

Os e-mails compartilhados por você com outros grupos ou conjuntos de usuários podem ser visualizados em My Posts na guia Home.

 Atualizar compartilhamento com novos e-mails nas conversas

Quando você compartilha um e-mail, a conversa de e-mails que estão presentes somente no momento do compartilhamento é compartilhada com outros usuários. Suponha que a mesma conversa seja atualizada com novos e-mails, os usuários convidados não poderão visualizar esses e-mails automaticamente.
É recomendado revisar os e-mails e atualizar o compartilhamento com os novos e-mails. Os e-mails que são compartilhados e aqueles que não foram compartilhados podem ser identificados usando a diferenciação visual fornecida. Os e-mails compartilhados terão um ícone de "share" destacado, enquanto os e-mails que fazem parte da mesma conversa, mas não compartilhados, ficarão em cinza.

Para incluir os e-mails mais recentes ou não compartilhados no compartilhamento, você pode clicar no ícone de compartilhamento para atualizar a visualização dos colaboradores atuais.

Compartilhamento de e-mail selecionado

É possível compartilhar e-mails selecionados de um thread de conversa com outro usuário. Você pode selecionar os e-mails do thread que deseja compartilhar clicando no ícone  Share ao lado dos respectivos e-mails. A caixa de comentários exibirá o número de e-mails selecionados para referência. Depois de selecionar os e-mails, você pode @mencionar os usuários relevantes na caixa de comentários e clicar em Share Emails. 

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Para incluir ou excluir e-mails compartilhados, você pode marcar/desmarcar os e-mails da conversa. Ele será atualizado automaticamente.

 Compartilhar rascunhos

Você pode compartilhar um rascunho de um e-mail antes de enviá-lo. Isso simplifica o processo de revisão, no qual outra pessoa precisa verificar o conteúdo antes de clicar em Send. As entradas de outros usuários podem ajudar você a verificar os fatos informados ou até mesmo corrigir quaisquer erros/erros de digitação. Você pode fazer alterações com base no feedback fornecido sobre o rascunho por meio de comentários. Depois que o rascunho for salvo, clique no botão Share. 

Isso abre uma seção de comentários ao lado direito, na qual você pode @mencionar qualquer pessoa para compartilhar o rascunho. O número de comentários será exibido no canto superior direito do compositor. Você pode clicar nesse ícone de comentário para mostrar ou ocultar a seção de comentários.

A cada alteração salva no rascunho, os convidados são notificados e verão um símbolo de Atualização na exibição Draft dentro de Fluxos. Clique no botão de atualização para visualizar a última versão salva do rascunho.

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Você também pode usar a opção Notify to All para alertar especificamente os convidados sobre o rascunho atualizado.