Exportar contas do usuário/contas de e-mail de backup

Exportar contas do usuário/contas de e-mail de backup

Exportação de e-mail

Os superadministradores ou os administradores podem exportar contas de e-mail de contas de usuários de sua organização para políticas de backup ou para fazer backup para uma conta antes de um funcionário sair da organização. Em certos casos, se o armazenamento da conta de e-mail for usado, os administradores podem fazer backup de e-mails dessa conta com base em um período de tempo específico antes de excluir os e-mails antigos para liberar espaço na conta. 

A exportação da conta de e-mail pode ser feita para todas as contas ou com base em um período de tempo específico.  Os e-mails exportados estarão disponíveis no formato ZIP no painel de controle por um período de 30 dias a partir do dia da exportação.   

Exportar todas as contas de e-mail - administradores:

Geralmente, a conta inteira é exportada quando um funcionário sai da organização, e se o administrador precisar fazer backup da conta antes de excluir a conta ou apagar os e-mails. Esse backup exporta e fornece os e-mails em formato EML compactados em arquivos ZIP. Os arquivos ZIP têm exatamente a mesma estrutura de pasta que estava disponível na conta de usuário. 

A exportação exportará apenas os e-mails que estão disponíveis na conta naquele ponto de tempo. Os e-mails de spam/lixeira não serão incluídos no backup. 

Certifique-se de baixar os arquivos ZIP pelo painel de controle antes de excluir a conta. Assim que a conta for excluída, os arquivos ZIP exportados da conta também podem ser apagados e não estarão disponíveis para download. 

  1. Faça login no painel de controle como superadministrador/administrador. 
  2. Selecione Export Mail Accounts em Email Administration.
  3. Selecione Entire Account para exportar toda a conta. 
  4. Comece digitando o endereço de e-mail para pesquisar e selecione a conta para a qual deseja agendar o backup. 
  5. Você também pode selecionar várias contas para agendar o backup para várias contas. 
  6. Clique em Begin Export para agendar a exportação de e-mail para as contas selecionadas. 
  7. Ao clicar emBegin Export, você verá um pop-up onde poderá criar uma senha para os arquivos exportados.
  8. Esta é uma etapa opcional, e você pode deixar a opção Encrypt with password desmarcada, se não quiser uma senha para proteger seus arquivos.
  9. Marque a caixa de seleção Encrypt with Password se deseja criar uma senha para os arquivos exportados.
  10. Digite a senha que deseja definir para os arquivos e clique em Export File.
  11. Depois que o processo de exportação estiver concluído, você verá um link de download no Status. 
  12. Clique no link de download para exibir a lista de arquivos Zip disponíveis para download para cada conta.
  13. Uma notificação de e-mail também será enviada para o administrador e o usuário com os links para fazer download dos arquivos disponíveis.
  14. Os arquivos zip exportados estarão disponíveis somente por 30 dias a partir da data de exportação. 

Período específico - exportação com base em data:

O administrador pode fazer backups de períodos específicos das contas de e-mail, de acordo com os requisitos das políticas da organização. Para qualquer conta, o administrador pode criar um backup entre datas selecionadas, selecionando a conta e as datas da seção. 

  1. Faça login no painel de controle como superadministrador/administrador. 
  2. Selecione Export Mail Accounts em Email Administration
  3. Para exportar e-mails com base em um período específico, selecione From Date e To Date, com base no período para o qual você deseja exportar os e-mails. 
  4. Comece digitando o endereço de e-mail para pesquisar e selecione a conta para a qual deseja agendar o backup. 
  5. Você também pode selecionar várias contas para agendar o backup para várias contas. 
  6. Clique em Begin Export para agendar a exportação de e-mail para as contas selecionadas. 
  7. Ao clicar em Begin Export, você verá um pop-up onde poderá criar uma senha para os arquivos exportados.
  8. Esta é uma etapa opcional, e você pode deixar a opção Encrypt with password desmarcada, se não quiser uma senha para proteger seus arquivos.
  9. Marque a caixa de seleção Encrypt with Password se deseja criar uma senha para os arquivos exportados.
  10. Digite a senha que deseja definir para os arquivos e clique em Export File.
  11. Depois que o processo de exportação estiver concluído, você verá um link de download no Status. 
  12. Clique no link de download para exibir a lista de arquivos Zip disponíveis para download para cada conta.
  13. Uma notificação de e-mail também será enviada para o administrador e o usuário com os links para fazer download dos arquivos disponíveis.
  14. Os arquivos exportados estarão disponíveis somente por 30 dias a partir da data de exportação. 

Exportação de pasta específica - backup de usuário:

Os usuários podem fazer login em suas contas para exportar e-mails para uma pasta específica ou um conjunto de pastas. As opções para exportar os e-mails em sua conta estão disponíveis na seção Import/Export em Settings. No entanto, o administrador pode restringir a exportação de e-mails usando a seção Access Restrictions de Mail Policy

Backup por encaminhamento de e-mail

Você pode usar o encaminhamento de e-mail de entrada e o encaminhamento de e-mail de saída para salvar uma cópia do e-mail que chega à conta e dos e-mails que são enviados pela conta. Você precisa criar duas contas de usuário em sua organização exclusivamente para esse fim. Por exemplo: backup.in@yourdomain.com e backup.out@yourdomain.com. 

Você pode encaminhar todos os e-mails recebidos para a conta backup.in, configurando o encaminhamento de e-mail pelo painel de controle. 

O encaminhamento de saída é principalmente com base na política de encaminhamento de saída. Você pode criar uma política de encaminhamento de saída e configurar backup.out@yourdomain.com como a conta a ser usada para manter uma cópia dos e-mails de saída. Em seguida, você precisa aplicar a política aos usuários para os quais deseja fazer backup dos e-mails de saída. Consulte aqui para obter informações detalhadas sobre a Política de e-mails. 

Ao configurar diversas contas para serem encaminhadas para contas individuais, certifique-se de que as contas de "backup" tenham armazenamento suficiente para lidar com o volume de e-mails. 

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