A sala de reunião online é uma ferramenta extremamente importante que vem aproximando pessoas e facilitando negócios entre empresas já há algum tempo. Além disso, as reuniões online fazem parte da nova realidade.
A pandemia do COVID-19 trouxe uma nova realidade para toda a humanidade. Devido à rápida disseminação do vírus, até que uma vacina seja descoberta, a maior arma contra ela é o distanciamento social.
No entanto, para que seja possível manter o distanciamento, evitar passar por um período de extrema solidão e evitar um impacto maior do que o já visto na economia, intensificou-se o uso de ferramentas de comunicação e reuniões online.
Como funciona uma sala de reunião online?
Uma reunião online, como o nome sugere, é uma reunião de 2 ou mais pessoas realizada digitalmente pela Internet em tempo real. Por exemplo, quando você está em uma sala de reunião online, você está em uma videoconferência.
No entanto, o foco deste artigo será nas reuniões profissionais online, aquelas realizadas por membros de uma empresa para realizar negócios entre eles (externamente) ou coordenar o planejamento e execução de tarefas (internamente).
O uso da sala de reunião online faz parte do trabalho remoto, uma forma de atividade que ocorre de forma não presencial. Com uma experiência adicional de trabalho remoto em mente, trazemos para você um eBook sobre como criar um home office incrivelmente produtivo.
Nele, você conhecerá dicas de como construir um ambiente de trabalho produtivo, levando em consideração as características comportamentais de cada tipo de profissional. Interessado em? Então clique no botão abaixo para fazer o download! Não perca esta oportunidade!
Agora que você já entendeu o que é uma reunião online, conheça os principais desafios que você pode enfrentar nas seguintes realidades!
Sala de reunião online: maiores desafios
Apesar de seus muitos benefícios e de sua aparente simplicidade, a realização de reuniões on-line e a adoção em massa do trabalho remoto apresentam um conjunto de desafios. Nós os veremos a seguir.
Conexão de internet lenta
Esse é um problema enfrentado por todas as empresas que adotam o modelo de home office.
Afinal, como fazer uma sala de reunião online funcionar sem a internet? Não pense que essa realidade está tão distante. De acordo com o Comitê Gestor da Internet (CGI), o número de pessoas excluídas dos números no Brasil ainda está em torno de 47 milhões.
Além disso, na grande maioria dos casos, os funcionários que possuem internet estão alugando velocidades inferiores ao necessário para uma boa conexão. Isso significa interrupções, baixa qualidade de áudio e vídeo e comunicação reduzida durante as reuniões.
Esquecimentos e atrasos
Este é um grande problema para reuniões online e todo o home office. Muitos profissionais tendem a perder toda a liberdade que esse novo modelo de trabalho oferece, e seus resultados podem acabar em declínio.
Dessa forma, atrasos nas reuniões e queda na quantidade ou qualidade das entregas costumam ser apenas sintomas de um problema maior: a falta de foco e comprometimento causada pelo trabalho remoto.
Essas são outras questões relacionadas a todo o home office que podem atrapalhar bastante durante uma reunião. Afinal, de repente, não é justo esperar que as casas de todos os funcionários se tornem tão favoráveis ao trabalho quanto o ambiente de trabalho da empresa.
No entanto, o mais próximo disso seria o ideal. Se isso não acontecesse, o resultado, como muitos vídeos, viralizou na internet, interrupções familiares durante as reuniões, funcionários aparecendo de cueca, barulho de construção, TV e música do vizinho.
Como melhorar a comunicação com a sala de reunião online da Zoho
Não se preocupe mais com a baixa conexão
Uma boa conexão com a internet é essencial para que todos da equipe possam trabalhar remotamente. No entanto, se sua conexão com a Internet ficar inesperadamente ruim ou instável, você poderá optar por ingressar na reunião por telefone. O Zoho Meeting oferece mais de 60 números locais e mais de 55 números gratuitos para diferentes partes do mundo. Disque o número da sua área e, em seguida, disque o código de acesso exclusivo para participar da reunião. Você pode visualizar o número de discagem e o código de acesso no e-mail de convite da reunião ou alternar para a opção de áudio do telefone na janela da reunião ao vivo.
Faça agendamentos de reuniões
Quando sua equipe está trabalhando em casa, você pode planejar com antecedência e criar reuniões semanais ou mensais. Os participantes podem adicionar reuniões aos seus calendários e também podem responder (por favor responda) para que você saiba quem estará na reunião.
Você também pode convidar contatos ou clientes externos para participar de suas reuniões remotas. Se for necessária uma discussão urgente, use a opção "Reunir-se agora" para iniciar a reunião imediatamente. Compartilhe o link da reunião com sua equipe via chat e permita que eles entrem imediatamente.
Se você deseja agendar uma reunião semanal ou mensal, mas não deseja enviar convites aos participantes, pode criar uma reunião e incorporar um link para a reunião em sua página da Web. Os participantes podem visualizar o widget da reunião e ingressar inserindo seus endereços de e-mail.
Faça o compartilhamento de telas e até grave reuniões
Realizar uma reunião de equipe de vídeo é um passo importante na construção de relacionamento ao trabalhar remotamente. Também torna mais fácil para os outros interpretarem seus pensamentos e palavras.
Para adicionar contexto às suas conversas, abra documentos ou aplicativos em seu computador ou dispositivo móvel e use o compartilhamento de tela para compartilhá-los em sua reunião para que outras pessoas também possam vê-los. Se desejar, você pode dar um passo adiante e permitir que outras pessoas colaborem por meio de acesso remoto para controlar sua tela. Você também pode usar o acesso remoto para solucionar problemas técnicos, se necessário.
Grave suas reuniões e compartilhe com os membros da equipe. Isso permite que eles revisem o que foi discutido na reunião para chegar a uma nova estratégia ou plano de ação. Armazene suas gravações online, reproduza-as ou baixe-as para o seu computador. Você sempre terá acesso às suas gravações no Zoho Meeting.
Faça o gerenciamento das reuniões
Ao trabalhar remotamente, todos devem ter um cuidado extra para manter a privacidade das discussões online. Depois que todos os participantes em potencial ingressarem, o organizador da reunião poderá bloquear a reunião para maior segurança. Isso ajuda você a ter discussões confidenciais e evitar intrusos acidentais. Os novos participantes que tentarem ingressar em uma reunião bloqueada não poderão ingressar sem a permissão do organizador.
Com o Zoho Meeting, você também pode organizar reuniões para se concentrar nos tópicos da agenda. Silencie participantes individuais ou todos para eliminar o ruído de fundo e até mesmo exclua participantes quando não precisar mais deles em uma discussão iniciada.
Acompanhe sua equipe
Adicione os membros da sua equipe ao Zoho Meeting e ative as configurações da organização para eles assim que começarem a trabalhar em casa. Adicione o logotipo da sua empresa a e-mails, ative notificações e gerencie licenças e assinaturas.
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