As ferramentas de gestão de contatos costumavam ser pouco mais do que uma pilha de cartões de visita e uma agenda cheia de post-its.
Hoje, ferramentas como sistemas de gestão de contatos e software de gestão de relacionamento com clientes (CRM) mudaram a forma como a gestão de contatos é feita e aumentaram as expectativas no processo.
Uma ótima gestão de clientes não é mais a cereja do bolo da estratégia de vendas — é um diferencial importante em um ambiente de negócios competitivo.
O que é gestão de contatos?
Gestão de contatos são os sistemas e ferramentas que você usa para armazenar, organizar e gerenciar seus clientes, prospects e leads. É uma parte crítica do seu processo de vendas e afeta o sucesso do cliente, o pipeline e a receita das seguintes maneiras:
- Pipeline e crescimento da receita: um plano de gestão de contatos pode ajudá-lo a nutrir e apoiar relacionamentos com seus clientes potenciais e leads.
- Experiências aprimoradas do cliente: a gestão pode ajudá-lo a oferecer ótimas experiências para seus clientes. Tempos de resposta rápidos, comunicações personalizadas e mensagens consistentes contribuem para uma jornada do cliente de alto nível que cria fidelidade e reduz a rotatividade.
- Segmentação de clientes: o gestão de contatos pode ajudá-lo a segmentar seus clientes por setor, tamanho, região, produto, serviço e praticamente qualquer outra categoria que você possa imaginar. Isso pode ajudá-lo a criar materiais de vendas direcionados, campanhas de marketing e documentação de suporte.
- Eficiência e alinhamento: um sistema de gestão de contatoscentralizado ajuda sua equipe a colaborar e economiza tempo na entrada e recuperação de dados redundantes.
Como criar um plano de gestão com 4 elementos fundamentais
Existem quatro elementos fundamentais que compõem um plano de gestão de contatos. Eles são:
- Informações de contato: quais informações você coleta sobre seus clientes, prospects e leads? Isso determina a eficácia do seu plano de gestão. Quanto mais informações você puder coletar e rastrear, melhor será sua personalização e segmentação.
- gestão e acessibilidade de dados: como você captura e acessa seus dados de contato? Quanto mais fácil sua equipe acessar suas informações de contato, melhor eles poderão atender às necessidades de seus clientes e prospects.
- Mensagens: Qual é a sua estratégia de comunicação? Isso deve incluir cadências para nutrição de leads, gestão de sucesso do cliente e tíquetes de suporte, bem como diretrizes sobre linguagem, terminologia e tom.
- Acompanhamento: Como você acompanha o sucesso do seu plano de gestão de contatos? Acompanhar suas taxas de conversão, tempos de ciclo, pipeline, cronogramas de resolução de suporte e retenção de clientes pode ajudá-lo a avaliar seu desempenho.
Um dos maiores fatores de sucesso do seu plano de gestão de contatos é o conjunto de ferramentas que você usa para implementar esse plano.
Sistemas de gestão de contatos versus CRM
Existem muitas ferramentas de software no mercado que podem ajudá-lo a criar um sistema de gestão. As planilhas do Excel são um exemplo rudimentar. Para opções mais abrangentes, sistemas de gestão de contatos e software de CRM são os principais candidatos.
- Sistemas de gestão de contatos: Os sistemas de gestão se concentram exclusivamente na gestão de contatos. Eles armazenam informações de contato em um banco de dados e as tornam acessíveis com recursos de filtro e pesquisa. Sistemas de gestão mais robustos podem rastrear interações e agendar reuniões ou compromissos.
- CRM: O software de CRM possui ferramentas de gestão incorporadas em sua funcionalidade geral e pode ser integrada a uma ampla variedade de outras ferramentas de suporte ao cliente. Eles podem conectar contatos a contas, produtos, suporte e aplicativos de serviço, fornecendo uma solução completa para o cliente.
Por ter um foco mais amplo, o CRM é a opção superior para implementar e dar suporte a um plano de gestão.
Por que um CRM é a melhor ferramenta para gestão de contatos
Os benefícios de usar um CRM como parte de seu plano de gestão de contatos incluem:
- Armazenamento de dados, acessibilidade e segurança: os CRMs modernos são altamente adaptáveis, com formulários e campos personalizados que permitem capturar e rastrear dados de contato específicos para as necessidades do seu negócio. Além disso, os controles de acesso baseados em função mantém seus dados de contato seguros, ajudando você a manter a conformidade com os mais recentes regulamentos e padrões do setor.
- Automações, lembretes e alertas de tarefas: as automações podem ajudar a reduzir a redundância e evitar etapas perdidas. Os lembretes e alertas de tarefas aumentam a eficiência e garantem que sua equipe fique a par de problemas urgentes ou emergentes.
- Rastreamento e filtragem de dados: recursos avançados de filtro e pesquisa tornam a segmentação de clientes mais rápida e fácil com um CRM. Juntamente com ferramentas de rastreamento abrangentes, você pode analisar e avaliar seus contatos de qualquer ângulo e usar os insights obtidos para personalizar as mensagens, criar campanhas de marketing direcionadas e entregar anúncios.
O Zoho Bigin é a ferramenta certa
À medida que as ferramentas que você usa para fazer negócios evoluem, o mesmo acontece com as expectativas de seus prospects e clientes.
Pense na última vez que você comprou um par de jeans ou calça. A pessoa do caixa perguntou se eles tinham você no arquivo? A maioria dos varejistas mantém registros detalhados de suas compras recentes e envia e-mails sobre as próximas vendas e promoções. Você deve esperar o mesmo de sua empresa — seus clientes já esperam.
Um plano de gestão de contatos ajuda você a atender e superar as crescentes expectativas de seus clientes. Ao investir nas ferramentas certas e criar os processos certos, você pode aumentar a receita, as taxas de conversão, a fidelidade do cliente e o reconhecimento da marca.
A Zoho Bigin é a plataforma de gestão de trabalho + CRM com classificação de usuários mais alta do mercado. Ajudamos as equipes a gerenciar todos os relacionamentos com os clientes em um só lugar, trabalhar de forma mais colaborativa para fazer mais e acompanhar e melhorar o desempenho.
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