Teambeheer binnen handbereik
De gegevens en bestanden van uw team vormen een essentieel onderdeel van uw bedrijf. Met WorkDrive kunt u de toegang, structuur en beveiliging van uw kennisdatabase efficiënt beheren.
Breng uw team naar Zoho WorkDrive
Verandering is nooit makkelijk, vooral als er veel mensen bij betrokken zijn. Overstappen naar Zoho WorkDrive betekent dat migratie minder tijd kost en dat u direct aan het werk kunt.
In enkele minuten ingesteld
Breng teamleden snel aan boord met een uitnodigingskoppeling, door hun e-mailadressen te importeren of door uw Active Directories aan SAML-verificatie te koppelen.
Maak functionele groepen
Maak groepen op basis van de functies van teamleden. Maak snel teammappen voor een bepaald project door het toevoegen van de functionele groepen die u wilt opnemen.
Rollen en machtigingen
Wijs elke persoon een rol als teambeheerder of teamlid toe. Houd als beheerder een oogje op de bestandsactiviteiten van het team met behulp van het beheervenster.
Pas uw teamprofiel aan
Laat Zoho WorkDrive werken op uw manier. Bepaal wie teammappen mag maken, content extern mag delen of bestanden naar apparaten mag downloaden
Leer uw team beter kennen
Bekijk snel een overzicht van uw teamactiviteiten binnen uw bestandsbeheer. Zie in een handomdraai de meest uitgevoerde activiteiten, de gebruikershandelingen, de meeste actieve teammappen en andere opslagdetails.
Anticipeer op de behoeften van uw team
Wanneer uw team groeit, groeien de behoeften mee. Let op details zoals de totale hoeveelheid resterende opslagruimte, het aantal gebruikte licenties en het aantal uitstaande gebruikersuitnodigingen. Controleer ook de voortgang van uw team met gegevens zoals actieve gebruikers, actieve teammappen en gebruikersactiviteiten.
Activiteitenrapporten en audittrail
Wees juridisch voorbereid. Waarom zou u uw IT-team lastigvallen om in uw bedrijf gemaakte bestanden op te zoeken? In het geval van juridische verzoeken krijgt u gedetailleerde rapporten over elke bestandsactiviteit. U kunt zien hoe vaak bestanden op team- en teammapniveau zijn geüpload, bewerkt, gedownload en bekeken.
Gegevensherkenning versnellen
Maak gegevenssjablonen en voeg maatwerkvelden toe als metagegevens op basis van de gewenste classificatie van uw documenten. Met WorkDrive kunt u sjablonen aan bestanden koppelen en doelgerichte classificaties aan uw content toevoegen, zodat u moeiteloos bestanden kunt zoeken of filteren op basis van de maatwerkvelden.
Efficiënt uw team beheren
Het verbeteren van de toegankelijkheid van gegevens betekent ook dat u het op veel apparaten in de gaten moet houden. Zorg dat u als beheerder weet waar uw documenten naartoe gaan.
Eigendomsrechten voor bestanden overdragen
Geen reden voor stress als een werknemer uw bedrijf verlaat. Ontzeg hem de toegang tot teambestanden door hem te schorsen of al zijn bestanden aan een ander lid van uw team over te dragen.
Beheer uw apparaten
Beperk de toegang tot de apparaten van gebruikers op basis van hun rol. Of zorg ervoor dat ze toegang tot bestanden hebben zelfs als ze niet op kantoor zijn, door toegang te geven tot de Zoho WorkDrive mobiele apps en desktop-apps.
Teammapinstellingen wijzigen
Inzage in uw teammappen en de bijbehorende instellingen op één plaats. Als beheerder kunt u gebruikers toevoegen, privacyinstellingen bewerken, activiteiten bekijken, teammappen verwijderen en zelfs bestanden herstellen tot 3 maanden vóór de herstelperiode van de teammap.
Uw zoekopdrachten verbreden
Zoek en vind bestanden binnen een paar seconden, waar en wanneer u maar wilt. Zoek naar een document met de bestands- of mapnaam, of met documenttrefwoorden. WorkDrive gebruikt ook optische tekenherkenning (OCR) en objectdetectie om de toegankelijkheid van gegevens te verbeteren, zodat u zelfs gescande pagina's of afbeeldingen kunt zoeken met trefwoorden.
Gegevensbeveiliging garanderen
Kies waar uw bestanden kunnen worden gedeeld en welke gebruikers bestanden alleen intern of buiten uw team kunnen delen. Voeg extra beveiligings-lagen toe aan uw account door te integreren met Zoho Directory, wachtwoordbeleid in te stellen, twee-factor-authenticatie in te schakelen en ongewenste IP's te beperken.
Uw gegevens moeiteloos migreren
Nieuw bij WorkDrive? U kunt binnen enkele minuten aan de slag. Migreer snel de gegevens van uw team van uw desktop of andere cloudservices, of breng uw informatie over vanuit G Suite, Dropbox en OneDrive met onze eenvoudige selfservicemigratietool.
